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1、1本章內(nèi)容第1頁/共71頁2一、報表的功能 盡管數(shù)據(jù)表和查詢都可用于打印，但是，報表才是打印和復(fù)制數(shù)據(jù)庫管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù)。報表既可以輸出到屏幕上，也可以傳送到打印設(shè)備。第2頁/共71頁3 報表是查閱和打印數(shù)據(jù)的方法，與其他的打印數(shù)據(jù)方法相比，具有以下兩個優(yōu)點： 報表不僅可以執(zhí)行簡單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計。 報表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內(nèi)容，從而可以方便有效地處理商務(wù)。第3頁/共71頁4 報表作為Access 2003數(shù)據(jù)庫的一個重要組成部分，不僅可用于數(shù)據(jù)分組，單獨提供各項數(shù)據(jù)和執(zhí)行計算，還提供了以下功能： 可

2、以制成各種豐富的格式，從而使用戶的報表更易于閱讀和理解。 可以使用剪貼畫、圖片或者掃描圖像來美化報表的外觀。 通過頁眉和頁腳，可以在每頁的頂部和底部打印標(biāo)識信息 可以利用圖表和圖形來幫助說明數(shù)據(jù)的含義。第4頁/共71頁5二、報表設(shè)計 如同數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建的大多數(shù)對象一樣，用戶可以采用多種方式來創(chuàng)建所需的報表。首先，打開數(shù)據(jù)庫窗口，單擊【對象】欄下的【報表】按鈕，然后單擊【報表設(shè)計】工具欄上的【新建】， 則彈出【新建報表】 對話框。第5頁/共71頁61.1. 報表設(shè)計工具 工具欄特殊效果視圖超鏈接字段列表工具箱自動套用格式屬性新對象數(shù)據(jù)庫窗口對象排序分組代碼生成器線條/邊框?qū)挾鹊?頁/共71頁7 工

3、具箱第7頁/共71頁8 用于選定操作的對象。 單擊該按鈕后，在使用其他控件時，即可在向?qū)?下完成。 顯示標(biāo)題、說明文字。 用來在窗體、報表或數(shù)據(jù)訪問頁上顯示輸入 或編輯數(shù)據(jù)，也可接受計算結(jié)果或用戶輸入。 顯示一組限制性的選項值。當(dāng)表內(nèi)數(shù)據(jù)具有邏輯性時，用來幫助數(shù)據(jù)的輸入。與切換按鈕類似，屬單選。選中時，值為1，取消時，值為0。屬多選。包括了列表框和文本框的特性。 用來顯示一個可滾動的數(shù)據(jù)列表。第8頁/共71頁9 用來執(zhí)行某些活動。 加入圖片。 用來顯示一些非綁定的OLE對象。 用來顯示一系列的圖片。 用于定義多頁數(shù)據(jù)表格的分頁位置。 創(chuàng)建帶有選項卡的對話框。 用于將其他表中的數(shù)據(jù)放置在當(dāng)前報表

4、中。 劃直線。 劃矩形。 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件。第9頁/共71頁10 工作區(qū) 第10頁/共71頁11 以大的字體將該份報表的標(biāo)題放在報表頂端。只有報表的第1頁才出現(xiàn)報表頁眉內(nèi)容。報表頁眉的作用是作封面或信封等。 頁面頁眉中的文字或字段，通常會打印在每頁的頂端。如果報表頁眉和頁面頁眉共同存在于第1頁，則頁面頁眉數(shù)據(jù)會打印在報表頁眉的數(shù)據(jù)下。 用于處理每一條記錄，其中的每個值都要被打印。主體區(qū)段是報表內(nèi)容的主體區(qū)域，通常含有計算的字段。頁面頁腳通常包含頁碼或控件，其中的【=“第”&page&“頁”】表達(dá)式用來打印 頁碼。 用于打印報表末端，通常使用它顯示整個報表的計算匯

5、總等。第11頁/共71頁12 除了以上通用區(qū)段外，有可能需要和區(qū)段?？蛇x擇【視圖】|【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對話框。選定分組字段后，對話框下端會出現(xiàn)【組屬性】選項組，將【組頁眉】和【組頁腳】框中的設(shè)置改為【是】，在工作區(qū)即會出現(xiàn)相應(yīng)的組頁眉和組頁腳。第12頁/共71頁13 屬性窗口 報表的每個區(qū)域或其中的控件,都有其自身特有的屬性,如果需要更改這些屬性,可以通過屬性窗口來完成。選定工作區(qū)域或控件對象后進(jìn)行如下操作， 【視圖】 【屬性】 右擊鼠標(biāo) 快捷菜單 【屬性】第13頁/共71頁142. 使用向?qū)?chuàng)建報表 創(chuàng)建報表最簡單的方法是使用向?qū)АＴ趫蟊硐驅(qū)е?，需要選擇在報表中出現(xiàn)的信息

6、，并從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表向?qū)Р煌氖牵脩艨梢杂脠蟊硐驅(qū)нx擇希望在報表中看到的指定字段，這些字段可來自多個表和查詢，向?qū)ё罱K會按照用戶選擇的布局和格式，建立報表。第14頁/共71頁15 【報表】 【新建】第15頁/共71頁16 選擇表和字段 第16頁/共71頁17 按學(xué)分分組： 第17頁/共71頁18 按課程ID排序： 第18頁/共71頁19 選擇報表布局： 第19頁/共71頁20 選擇報表樣式： 第20頁/共71頁21 確定報表標(biāo)題： 第21頁/共71頁22 運行報表結(jié)果： 第22頁/共71頁233. 自動創(chuàng)建報表及圖表向?qū)?自動創(chuàng)建報表 報表向?qū)峁┑淖詣觿?chuàng)建

7、報表有兩種格式： 一種是縱欄式，另一種是表格式。第23頁/共71頁24 表格式第24頁/共71頁25 圖表向?qū)绻枰獙?shù)據(jù)以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報表。圖表向?qū)Чδ軓姶?，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。 新建報表向?qū)?，選擇圖表向?qū)?，和?shù)據(jù)來源表：第25頁/共71頁26 選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段：第26頁/共71頁27 選擇圖表的類型： 第27頁/共71頁28 指定圖表的布局： 第28頁/共71頁29 指定圖表的標(biāo)題： 第29頁/共71頁30 運行圖形報表，得到結(jié)果圖： 第30頁/共71頁314. 標(biāo)簽向?qū)?(了解) 標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓姶?，它不但支持?biāo)準(zhǔn)型號的標(biāo)簽，也

8、支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。第31頁/共71頁32 選擇標(biāo)簽型號第32頁/共71頁33 選擇標(biāo)簽字體和尺寸第33頁/共71頁34 選擇填寫標(biāo)簽信息第34頁/共71頁35 選擇排序字段第35頁/共71頁36 指定報表標(biāo)簽名稱第36頁/共71頁37 顯示標(biāo)簽樣式第37頁/共71頁385. 使用報表設(shè)計視圖 下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡單的報表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報表。啟動【新建報表】：第38頁/共71頁39報表設(shè)計工作區(qū)如下：第39頁/共71頁40 向報表工作區(qū)添加控件報表中的每一個對象，都稱為之為控件，控件分為三種： 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時，

9、Access 自動更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲在表中但保存窗體或報表的OLE對象。 計算控件 計算控件是建立在表達(dá)式（如函數(shù)和計算）基礎(chǔ)之上的。計算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。第40頁/共71頁41用戶可以在設(shè)計視圖中對控件進(jìn)行如下操作： 通過鼠標(biāo)拖動創(chuàng)建新控件、移動控件。 通過按Del鍵刪除控件。 激活控件對象，拖動控件的邊界調(diào)整控件大小。 利用屬

10、性對話框改變控件屬性。 通過格式化改變控件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。 對控件增加邊框和陰影等效果。第41頁/共71頁42 向報表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件，拖動到報表上即可。 向報表中添加綁定控件是一項重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結(jié)合來顯示數(shù)據(jù)。 在報表中創(chuàng)建計算控件時，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計算表達(dá)式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達(dá)式生成器來創(chuàng)建表達(dá)式。第42頁/共71頁43 使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計算控件的操作步驟如下： 在設(shè)計視圖中打開報表。 創(chuàng)建或選定一個非綁定的【文本框】。 單擊【報

11、表設(shè)計】工具欄中的【屬性】。 打開屬性對話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來源】。 單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】。 單擊“=”按鈕，并單擊相應(yīng)的計算按鈕。 雙擊計算中使用的一個或多個字段。 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值，然后【確定】。第43頁/共71頁44第44頁/共71頁45 控件的更改和設(shè)置 更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。 在報表中添加節(jié) 為了使報表更易于理解，可將報表分成若干節(jié)，在報表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報表有3個節(jié)：“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】|【報表頁眉/頁腳】，可增加兩個節(jié)：“報表頁眉”、“報表頁腳”。

12、 報表的節(jié)也具有屬性，不過比報表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色；但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對話框進(jìn)行設(shè)置。要打開節(jié)的屬性對話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。第45頁/共71頁46 屬性設(shè)置 除了可以移動控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過屬性對話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。第46頁/共71頁47 保存報表 在對報表進(jìn)行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會彈出【另存為】對話框。在文本框中輸入報表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報表。第47頁/共71頁486.

13、用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建報表第48頁/共71頁49 添加相應(yīng)字段到報表設(shè)計主體區(qū)內(nèi)。 第49頁/共71頁50 添加頁面頁眉和頁面頁腳 第50頁/共71頁51 其中頁面頁腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。 第51頁/共71頁52 通過預(yù)覽檢查結(jié)果 滿意后保存第52頁/共71頁537. 報表屬性(了解)第53頁/共71頁54 如果沒有用設(shè)計視圖打開報表，而是選中一個報表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話框。 第54頁/共71頁558. 使用報表快照 (了解) Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有.snp擴(kuò)展名的獨立文件，包含Acce

14、ss 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報表的顏色和二維版面。報表快照的優(yōu)點是，不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本，接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁面。 為了查看、打印或郵寄一個報表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個獨立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶第一次創(chuàng)建一個報表快照時，Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。第55頁/共71頁56第56頁/共71頁57第57頁/共71頁58 通過電子郵件發(fā)送 第58頁/共71頁59三、報表高級設(shè)計 1. 排序與分組 所謂分組，是指按某個字段值進(jìn)行歸類，將字

15、段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個字段值將記錄排序。 在設(shè)計視圖方式打開相應(yīng)的報表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對話框，在對話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。第59頁/共71頁60 系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序為升序排列。當(dāng)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時，可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式，然后設(shè)置其組屬性。最多可對10個字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。 組頁眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁眉。 組頁腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁腳。 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新 組?；蛴眠x項取決于分組字段的數(shù) 據(jù)類型。 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間 距

16、值。 保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上。第60頁/共71頁61 下面對不同的分組情況進(jìn)行介紹： 按日期/時間字段分組記錄 每一個值 按照字段或表達(dá)式相同的值對記錄進(jìn)行分組。 年 按照相同歷法中的日期對記錄進(jìn)行分組。 季度 按照相同歷法季度中的日期對記錄進(jìn)行分組。 月份 按照同一月份中的日期對記錄進(jìn)行分組。 周 按照同一周中的日期對記錄進(jìn)行分組。 日 按照同一天的日期對記錄進(jìn)行分組。 時 按照相同小時的時間對記錄進(jìn)行分組。 分 按照同一分鐘的時間對記錄進(jìn)行分組。第61頁/共71頁62 按文本字段分組記錄 每一個值 按照字段或表達(dá)式相同的值對記錄 進(jìn)行分組。 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾

17、個字符相同的值對記錄進(jìn)行分組。第62頁/共71頁63 按自動編號、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄 每一個值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對記錄進(jìn)行分組。 間隔 按照位于指定間隔中的值對記錄進(jìn)行分組。第63頁/共71頁64 設(shè)置排序與分組的步驟 在對報表中的數(shù)據(jù)分組時，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對出現(xiàn)。第64頁/共71頁65 結(jié)果第65頁/共71頁662. 子報表子報表是出現(xiàn)在另一個報表內(nèi)部的報表，。一個主報表，可以是結(jié)合型，也可以是非結(jié)合型。也就是說，它可以基于查詢或SQL語句，也

18、可以不基于它們。通常，主報表與子報表的數(shù)據(jù)來源有以下幾種聯(lián)系： 一個主報表內(nèi)的多個子報表的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)記錄源。在此情況下，非結(jié)合型的主報表只是作為合并的不相關(guān)的子報表的“容器”使用。 主報表和子報表數(shù)據(jù)來自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報表時，應(yīng)該把主報表與一查詢或SQL語句結(jié)合起來。 主報表和多個子報表數(shù)據(jù)來自相關(guān)記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的數(shù)據(jù)，在此情況下，子報表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。第66頁/共71頁67第67頁/共71頁68四、預(yù)覽及打印報表1. 預(yù)覽報表 單擊數(shù)據(jù)窗口中【對象】欄下的【報表】按鈕，選中所需預(yù)覽的報表后，單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕，即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實結(jié)果一致。如果報表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個滾動條和頁數(shù)指示框，可進(jìn)行翻頁操作。第68頁/共71頁692. 報表打印 打印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報表發(fā)送到打印機上。但在打印之前，有時需要對頁面和打印機進(jìn)行設(shè)置。第69頁/共71頁70 選擇打印機,設(shè)置打印份數(shù)及屬性等,然后點擊確定第70頁/共71頁71感謝您的觀看。第71頁/共71頁