文書檔案管理 四川大學(xué)公共管理學(xué)院 何 玲 檔案與檔案工作概述 文書檔案管理 電子文件管理 幾種專門檔案的管理 第一部分：檔案與檔案工作概述 檔案概述 檔案工作概述 從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題 一、檔案概述 1、檔案的起源及演變 （1）檔案的起源 檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會(huì)發(fā) 展到一定階段的必然產(chǎn)物。 （2）檔案的演變 古老型載體檔案：甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛檔案 。 傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。 新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案 ，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。 （3）檔案的名稱 商代：冊(cè) 周代：中 秦漢：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿書 清代：楊賓柳邊紀(jì)略 “邊外文字，多書于木，往來(lái)傳遞者曰牌子， 以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔 子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也，然今文 字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣。” 2、檔案的定義及含義 （1）定義 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng) 中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及 其它各種方式和載體的歷史記錄。 （2 2）含義）含義 檔案的來(lái)源檔案的來(lái)源國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人；社會(huì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人；社會(huì) 活動(dòng)?；顒?dòng)。 檔案的條件檔案的條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件。保存?zhèn)洳榈臍v史文件。 文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個(gè)條件：文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個(gè)條件： 辦理完畢；辦理完畢； 有查考利用價(jià)值；有查考利用價(jià)值； 按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手續(xù)）。按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手續(xù)）。 檔案的記錄方式和載體多種多樣。 檔案的性質(zhì)原始記錄性。 （檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中 直接形成的） 3、檔案的基本價(jià)值 （1）檔案的憑證作用 （2）檔案的參考作用 二、檔案工作概述二、檔案工作概述 1、檔案工作的內(nèi)容 八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)： 收集、整理、鑒定、保管、 統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用 2、檔案工作的性質(zhì) 服務(wù)性 科學(xué)管理性 政治性 3、我國(guó)檔案工作的基本原則 (中華人民共和國(guó)檔案法1987年9月5日第六屆全國(guó)人民 代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第22次會(huì)議通過， 根據(jù)1996年7月5 日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第20次會(huì)議關(guān)于 修改中華人民共和國(guó)檔案法的決定修正) “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案 ，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方 面的利用?！?統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案我 國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制。 維護(hù)檔案的完整與安全我國(guó)檔案工作的基本 要求。 便于社會(huì)各方面的利用我國(guó)檔案工作的根本 目的。 4、檔案工作機(jī)構(gòu) 各級(jí)各類檔案室（內(nèi)部機(jī)構(gòu)） 各級(jí)各類檔案館（文化事業(yè)機(jī)構(gòu)） 檔案行政管理部門 國(guó)家檔案局：是國(guó)務(wù)院直屬的掌管全國(guó)檔案事務(wù) 的最高職能機(jī)構(gòu)。1954年經(jīng)第一屆全國(guó)人民代表 大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二次會(huì)議批準(zhǔn)成立。 文件中心（介于單位和檔案館之間的過渡性檔案 管理機(jī)構(gòu)） 檔案寄存中心（由國(guó)家綜合性檔案館設(shè)立） 檔案科研和教育機(jī)構(gòu) 檔案宣傳、出版機(jī)構(gòu) 檔案室基礎(chǔ) 檔案館主體 檔案行政管理部門組織指揮中心 檔案工作輔助機(jī)構(gòu)檔案工作發(fā)展的條件 三、從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題 1、檔案與文件的關(guān)系問題（文件是檔案的前身，檔 案是文件的歸宿） 2、反映基本職能活動(dòng)的檔案與其它檔案的關(guān)系（突 出前者） 3、檔案的“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系（檔案具有潛在價(jià) 值） 4、檔案工作同資料、情報(bào)、圖書工作的關(guān)系（一體 化） 5、檔案室與檔案館的關(guān)系（積累輸送、無(wú)償進(jìn)館） 6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系（人員素質(zhì)、電子 文件、雙套制） 7、管理工作中人與物的關(guān)系 第二部分：文書檔案管理 檔案的收集 檔案的整理 檔案的鑒定 檔案的編研與利用 檔案的統(tǒng)計(jì)與保管 第二部分：文書檔案管理 一、檔案的收集 1、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔檔案室收集工作的主要途徑。 歸檔制度主要內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔 案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。 （1）歸檔范圍 國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍 （1987）（已廢止） 歸檔文件整理規(guī)則(DA/T222000) 國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保 管期限規(guī)定（2006.9.19） 四川省檔案局關(guān)于施行歸檔文件整理規(guī)則的幾 點(diǎn)意見川檔發(fā)200124號(hào) 2001.4.9 GB9705文書檔案案卷格式 DB51/T171-93四川省文書立卷與案卷構(gòu)成的一般 要求 凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，有查考利用 價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是 歸檔的主體。 （2）歸檔時(shí)間： 一般在次年上半年向檔案部門移交。 國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)檔案工作條例（1983） （3）歸檔案卷的質(zhì)量要求 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 （4）歸檔手續(xù) 案卷目錄的移交，交接雙方簽字。 2、歸檔的組織工作：檔案部門指導(dǎo)和協(xié)助文書部門 作好歸檔工作。 3、平時(shí)收集 二、檔案的整理二、檔案的整理 1 1、整理工作的原則：整理工作的原則：檔案的整理應(yīng)該充分利用原檔案的整理應(yīng)該充分利用原 有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系， 便于保管和利用。便于保管和利用。 2 2、常用的檔案分類法：、常用的檔案分類法：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分 類法、問題分類法。類法、問題分類法。 年度年度組織機(jī)構(gòu)分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)）；組織機(jī)構(gòu)分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)）； 組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)年度（撤銷機(jī)關(guān)和歷史檔案）；年度（撤銷機(jī)關(guān)和歷史檔案）； 年度年度問題分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)）問題分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)） 問題問題年度分類法（撤銷機(jī)關(guān)和歷史檔案）年度分類法（撤銷機(jī)關(guān)和歷史檔案） 3、立卷 立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文 件的排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、 案卷封面的編目與案卷的裝封。 立卷六特征：?jiǎn)栴}、作者、文種（名稱）、時(shí)間 、地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān) 4、類內(nèi)案卷排列和案卷目錄的編制 5、檔案整理工作的組織：系統(tǒng)化與編目，檔案室協(xié)調(diào)。 歸檔文件整理規(guī)則簡(jiǎn)介 歸檔文件整理規(guī)則 檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) （2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施DA/T22-2000） 1、歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢 、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2、歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類 、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。 3、件：指歸檔文件的整理單位。 一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與 附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為 一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù) 文可為一件。 4、整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限 編號(hào)：文件首頁(yè)上端加蓋歸檔章（全宗號(hào)、年度、保管期限 、件號(hào)) 編目：逐件編目 裝盒：按件號(hào)順序裝盒 (四川省檔案局關(guān)于施行歸檔文件整理規(guī)則的幾點(diǎn)意見 川檔發(fā)200124號(hào) 2001.4.9) 三、檔案的檢索三、檔案的檢索 1 1、檔案檢索的內(nèi)容、檔案檢索的內(nèi)容 （1 1）存儲(chǔ)：）存儲(chǔ)：著錄標(biāo)引、組織檢索工具。著錄標(biāo)引、組織檢索工具。 （2 2）查找：）查找：確定查找內(nèi)容、查找操作。確定查找內(nèi)容、查找操作。 中國(guó)檔案分類法中國(guó)檔案分類法（19961996） 檔案分類標(biāo)引規(guī)則檔案分類標(biāo)引規(guī)則(GB/T1541894)(GB/T1541894) 中國(guó)檔案主題詞表中國(guó)檔案主題詞表（19951995） 檔案著錄規(guī)則檔案著錄規(guī)則（GBGB：19861986） 檔案著錄規(guī)則檔案著錄規(guī)則（DA/T181999DA/T181999） 2 2、檔案檢索工具的種類、檔案檢索工具的種類 （1 1）按體例分：）按體例分：目錄、索引、指南。目錄、索引、指南。 （2 2）按載體分：）按載體分：書本式、卡片式、縮微式、機(jī)讀書本式、卡片式、縮微式、機(jī)讀 式。式。 （3 3）按功能分：）按功能分：館藏式、查找式、介紹式。館藏式、查找式、介紹式。 3 3、常用的檢索工具：、常用的檢索工具：案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、分案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、分 類目錄、主題卡片、人名索引、文號(hào)目錄等。類目錄、主題卡片、人名索引、文號(hào)目錄等。 四、檔案的鑒定 1、鑒定工作的內(nèi)容： 2、檔案保管期限表 （1）定義：用表冊(cè)的形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和 形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件， 它是檔案館、室鑒定檔案價(jià)值，確定檔案保管期 限的依據(jù)。 （2）結(jié)構(gòu)：順序號(hào)、條款、保管期限（永久、長(zhǎng)期 、短期）附注、說明 (3)檔案保管期限的劃分 國(guó)家檔案局文書檔案保管期限表（1987） 保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）已被以下文件取 代： 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 2006年9月19日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過、 自公布之日起施行。 機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。 定期一般分為30年、10年。 3 3、檔案鑒定工作的制度和程序、檔案鑒定工作的制度和程序 （1 1）制度：）制度： 制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件；制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件； 檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)：檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)：“三結(jié)合三結(jié)合” 鑒定小組鑒定小組= =有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)+ +業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)人員+ +檔案人員；檔案人員； 銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度 （2 2）鑒定方法：）鑒定方法：直接鑒定法直接鑒定法 （3 3）銷毀清冊(cè)）銷毀清冊(cè) 五、檔案的檔案的編研與利用 1、檔案的編研 l （1）內(nèi)容：編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編 ，編輯檔案文摘匯編，編寫檔案參考資料。 l （2）現(xiàn)行檔案文件匯編和檔案文摘匯編的主要種類： l 法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、 會(huì)議文件匯編、公報(bào)、政報(bào)、學(xué)術(shù)論文文摘匯 編、科技成果文摘匯編、專題檔案文摘匯編等 l （3）檔案參考資料的主要種類： l 大事記、組織沿革、專題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介和統(tǒng) 計(jì)數(shù)字匯集。 2、檔案的利用 （1）檔案利用服務(wù)工作的含義：通過一定的方式方 法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù) 的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 “檔案利用”檔案部門 “利用檔案”利用者 (2)檔案提供利用的基本途徑和方式 檔案提供利用的途徑:提供檔案原件;提供檔案副 本或復(fù)制品;提供檔案信息加工品. 檔案提供利用的方式: 閱覽服務(wù)； 外借服務(wù)； 展覽與陳列服務(wù)； 制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)； 制發(fā)檔案證明服務(wù)； 檔案目錄信息服務(wù)； 檔案咨詢服務(wù)。 六、檔案的統(tǒng)計(jì)與保管 1、檔案的統(tǒng)計(jì)： （1）定義：以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔 案工作的有關(guān)情況。 （2）步驟：統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析。 （3）內(nèi)容：檔案數(shù)量和狀況的統(tǒng)計(jì)；檔案利用的 統(tǒng)計(jì)等 2、檔案的保管（略） 第三部分：電子文件管理 電子文件概述 電子文件管理 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件保管與利用 第三部分：電子文件管理 一、電子文件概述 1、電子文件的概念 電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù) 碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴 計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng) 絡(luò)上傳送的文件。 具備文件構(gòu)成三要素：內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)。 2、電子文件的種類 （1）文本文件 （6）聲音文件 （2）數(shù)據(jù)文件 （7）程序文件 （3）圖形文件 （8）“多媒體文件” （4）圖像文件 （9）“超文本文件” （5）影像文件 3、電子文件的特點(diǎn) （1）信息的非人工識(shí)讀性 (2) 系統(tǒng)依賴性 (3) 信息與特定載體之間的可分離性 (4) 信息的易變性 (5) 信息存儲(chǔ)的高密度性 (6) 多種信息媒體的集成性 (7) 信息的可操作性 二、電子文件管理 1、電子文件管理原則 （1）全程管理原則 （2）前端控制原則 （3）集成管理原則 （4）動(dòng)態(tài)管理原則 （5）注重效益原則 2、電子文件的管理模式 （1）機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理模式：統(tǒng)一管理；一體化管理；雙 套制。 （2）檔案館管理模式：分布式；集中式。 （3）數(shù)字檔案館：是一種技術(shù)模式，是一個(gè)數(shù)字化的 信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為對(duì)象的有序的 信息空間和開放的環(huán)境。 3、電子文件管理的法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn) （1）目前暫與紙質(zhì)文件、檔案管理的共用標(biāo)準(zhǔn) 檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）檔案分類 標(biāo)引規(guī)則(GB/T1541894)歸檔文件整理 規(guī)則(DA/T222000) （2）電子文件管理特有的標(biāo)準(zhǔn) 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T151995) 電子文件歸檔與管理規(guī)范 (GB/T188942002，2002/12/04，2003/05/01) CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分 ：電子文件歸檔與檔案管理 （GB/T17678.11999） CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第二部分 ：光盤信息組織結(jié)構(gòu) （GB/T17678.21999） CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)一致性測(cè)試 （GB/T17679 1999） CAD電子文件管理（GB/T17825.1101999） （1999/02/26，1999/10/01） 三、電子文件的鑒定與歸檔 1、電子文件鑒定工作的內(nèi)容：鑒別、內(nèi)容與技術(shù)鑒 定、處置、鑒定過程的記錄。 2、電子文件內(nèi)容鑒定的步驟 （1）制定電子文件保管期限表 （2）將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并加 以維護(hù) （3）鑒定歸檔前文件 （4）鑒定期滿文件 3、電子文件技術(shù)鑒定與處置 (1)分析影響文件技術(shù)狀況的因素以及采取的相 應(yīng)措施 （2）檢查保障措施的實(shí)施結(jié)果 （3）判斷文件的技術(shù)狀況 （4）處置：銷毀、留存、移交 （5）監(jiān)控 4、電子文件的歸檔 （1）歸檔范圍： 依據(jù)：電子文件歸檔與管理規(guī)范 (GB/T18894_2002) 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī) 定已經(jīng)2006年9月19日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議 審議通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。 （2）歸檔方式：邏輯歸檔，物理歸檔。 （3）歸檔時(shí)間：實(shí)時(shí)歸檔，定期歸檔。 （4）歸檔要求：歸檔工作要求，質(zhì)量要求。 （5）歸檔手續(xù)：歸檔電子文件登記表歸 檔電子文件移交檢驗(yàn)表 四、電子文件保管與利用 1、電子文件保管 （1）載體保管： 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T15_1995) 電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894_2002) CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第 一部分：電子文件歸檔與檔案管理（ GB/T17678.1_1999） 電子文件歸檔與管理規(guī)范 （GB/T188942002 ） （2）電子文件信息保護(hù) 中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例 （1994） 信息加密技術(shù)，信息認(rèn)證技術(shù)，防治計(jì)算機(jī)病毒， 信息備份，網(wǎng)絡(luò)安全、電子文件長(zhǎng)期可存取技術(shù) 。 2、電子文件的利用：閱覽、出借、復(fù)制、咨詢、局域 網(wǎng)與網(wǎng)站服務(wù)。 第四部分：幾種專門檔案的管理 人事檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 教學(xué)檔案管理 第四部分：幾種專門檔案的管理 一、人事檔案管理 1、人事檔案和人事檔案工作 （1）人事檔案 是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成 的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn) 的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字 、表格及其他各種形式的歷史記錄。 由干部（公務(wù)員）、職員、工人、學(xué)生、軍人檔 案構(gòu)成。 （2）人事檔案工作 是用科學(xué)的原則和方法管理人事檔案，提供檔 案信息為組織、人事工作服務(wù)的一項(xiàng)工作。 管理體制集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)。 2、人事檔案的收集與鑒別 （1）人事檔案的收集 完善移交制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、補(bǔ)充 制度。 （2）人事檔案的鑒別 判斷是否屬于人事檔案； 判斷是否屬于本人的檔案材料； 判斷材料是否處理完畢和手續(xù)齊全； 判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。 剔除材料的處理轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀。 3、人事檔案的整理 人事檔案的分類： 履歷類； 自傳類； 鑒定、考核、考察類； 學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評(píng)定崗位技能的材料政歷類； 黨團(tuán)類； 獎(jiǎng)勵(lì)類； 處分類； 錄用、任免、出國(guó)、工資、待遇及各種代表會(huì)議代表的材 料； 其他。 4、人事檔案的保管、轉(zhuǎn)遞和利用 （1）人事檔案的保管 在職人員人事檔案的保管與人員管理范圍相一致； 離休、退休人員人事檔案的保管分級(jí)、分單位保管 ； 死亡人員人事檔案的保管分級(jí)保管、5年后進(jìn)各級(jí) 檔案館。 （2）人事檔案的轉(zhuǎn)遞 及時(shí)、準(zhǔn)確、安全?！皺n隨人走，人檔一致” 。 （3）人事檔案的利用 二、會(huì)計(jì)檔案管理 1、會(huì)計(jì)檔案概述 （1）會(huì)計(jì)檔案的概念 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告 等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè) 務(wù)的重要史料和證據(jù)。 （2）會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容 會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他。 A、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他 會(huì)計(jì)憑證。 B、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片 ，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。 C、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì) 報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 D、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng) 當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔 案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 2、會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)計(jì)檔案管理辦法 【發(fā)布單位】財(cái)政部 國(guó)家檔案局【發(fā)布文號(hào)】（98）財(cái)會(huì) 字第32號(hào)【發(fā)布日期】1998-08-21 【生效日期】1999-01 -01 （1999） （1）會(huì)計(jì)檔案的管理體制 財(cái)政部門和檔案行政管理部門條塊結(jié)合、分工負(fù) 責(zé)； 財(cái)會(huì)部門立卷歸檔制度； 管理形式原則上由本單位檔案部門集中統(tǒng) 一保管，但應(yīng)視實(shí)際情況而定，自行選擇。統(tǒng)一 歸口、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一檢查。 （2）會(huì)計(jì)檔案的保管 保管清冊(cè)；專人保管；原卷冊(cè)；按程序銷毀；會(huì) 計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保 管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；紙 質(zhì)。 （3）會(huì)計(jì)檔案的銷毀 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： A、由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷冊(cè)數(shù)、 起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí) 間等內(nèi)容。 B、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。 C、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派 員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門 、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng) 當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。 D、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位 負(fù)責(zé)人。 E、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未 了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷保管到 未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 F、單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 G、正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔 案不得銷毀。 （4）會(huì)計(jì)檔案的移交 A、移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列 明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔 案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 B、 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清 冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān) 交交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案 移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。 C、我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī) 構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡(jiǎn)稱境外單位）的會(huì)計(jì) 檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 （5）單位變更后會(huì)計(jì)檔案的交接 A.撤銷、解散、破產(chǎn)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái) 產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管； B.單位分離后原單位存續(xù)的檔案由存續(xù)方統(tǒng)一保管， 其他方可查閱、復(fù)制； C.單位分離后原單位解散的協(xié)商后由其中一方代管或 移交檔案館代管，其他方可查閱、復(fù)制； D.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證抽出 由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，按規(guī)定辦好交接手續(xù)； E.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案原單 位保存； F.單位合并后原單位解散回一方存續(xù)其他方解散的原單 位會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管。 （6）交接手續(xù) 建設(shè)單位竣工決算后交接； 單位間的交接移交清冊(cè)。 三、教學(xué)檔案的管理 1、教學(xué)檔案概述 教學(xué)檔案：是各級(jí)各類學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教 師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究 活動(dòng)中直接形成的，有一定保存價(jià)值的文字、圖 表、聲像、電子載體的，具有有機(jī)聯(lián)系的歷史記 錄。 2、教學(xué)檔案的特點(diǎn) （1）專業(yè)性 （2）周期性 （3）成套性 （4）來(lái)源分散性 （5）形式多樣性 3、教學(xué)檔案的管理 （1）歸檔 （2）分類 高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法 （ DA/T 10-1994 1995/06/12 1995/10/01） （3）鑒定保管 （4）利用服務(wù) 講座結(jié)束，謝謝大家！ 我的Email ：