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1、第七模塊 會(huì)計(jì)資料整理技能會(huì)計(jì)資料產(chǎn)生于單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，尤其是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)之中.主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因而具有非常重要的保留價(jià)值。各單位的會(huì)計(jì)資料往往是分散的,數(shù)量也很多，類別也比較繁雜，為了對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行妥善保管，以發(fā)揮其會(huì)計(jì)檔案的作用,有必要對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行挑選、收集、整理，形成會(huì)計(jì)檔案,集中妥善保管，有序存放，以方便檢查，防止銷毀、散失和泄密。會(huì)計(jì)資料的整理就是將已收集的會(huì)計(jì)資料分門別類地加以系統(tǒng)化，按序存放。其整理的目的是對(duì)會(huì)計(jì)資料實(shí)行有序管理。整理工作包括系統(tǒng)化、編目以及必要的加工等。系統(tǒng)化就是區(qū)分全宗、分類組卷

2、、案卷排列三項(xiàng)工作；編目就是指會(huì)計(jì)資料的目錄編制、備查表的編制等等。會(huì)計(jì)資料整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是存放、利用會(huì)計(jì)檔案的前提。第一單元 會(huì)計(jì)憑證的整理、歸檔一、會(huì)計(jì)憑證的整理會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明,是記賬的重要依據(jù)。是會(huì)計(jì)資料的重要組成部分，也是形成其他會(huì)計(jì)資料的重要來源。會(huì)計(jì)憑證包括記賬憑證和原始憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生時(shí)由經(jīng)辦人員直接取得或填制、用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況、明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種原始依據(jù).如發(fā)貨票、進(jìn)貨單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等等。原始憑證一般作為記張憑證的附件附在記賬憑證后面。記賬憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)按其性質(zhì)加以歸類、確

3、定會(huì)計(jì)分錄，并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的憑證。記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的。會(huì)計(jì)憑證的整理方法是：1把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證進(jìn)行分類。記賬憑證一般分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種，根據(jù)不同的種類，按順序號(hào)或按時(shí)間逐張排放好。2。整理記賬憑證的附件(原始憑證），補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料,剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔一些資料。.清除訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物。4。將每一類記張憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求,認(rèn)真作好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。二、會(huì)計(jì)憑證的裝訂在裝訂會(huì)計(jì)憑證前,檢查會(huì)計(jì)憑證及其附件是否齊全，編號(hào)從小號(hào)到大號(hào)是否連續(xù)，把填

4、制好的記張憑證按順序號(hào)排列好，防止編號(hào)顛倒;制單、記賬、稽核等責(zé)任者沒簽字蓋章的要補(bǔ)齊并加蓋戳印;編制記張憑證匯總表，試算平衡后，與總賬核對(duì)，賬表相符后，方可著手進(jìn)行裝訂。每月裝訂會(huì)計(jì)憑證的本數(shù)應(yīng)該根據(jù)單位業(yè)務(wù)量大小來確定，避免過厚或過薄，訂本太厚事后翻閱不便，訂本太薄，不好保管，容易散失。不準(zhǔn)跨月裝訂.裝訂會(huì)計(jì)憑證要加封面、封底,其格式如圖71所示圖1 在裝訂前，要把會(huì)計(jì)憑證封面疊好,把科目匯總表放在第一頁記賬憑證前邊,按順序號(hào)把記賬憑證后邊所附的原始憑證墩齊,不規(guī)格的原始憑證要疊好,使其不超過記賬憑證的長(zhǎng)和寬。具體來說:對(duì)于紙張面積大于記張憑證的原始憑證，可按略小于記賬憑證面積的尺寸,先自

5、右向左,再自下向上兩次折疊,如果采用“角訂法”進(jìn)行裝訂，要把折疊起來的左上角反折成一個(gè)三角形，如果采用“側(cè)訂法”裝訂，則要把折疊起來的的左邊,留一些空余，另外再用厚紙折成三角或長(zhǎng)條,襯在裝訂處，這樣使裝訂處與不裝訂處一樣厚薄，既美觀又便于裝訂和查閱；對(duì)于紙張面積很小、無法進(jìn)行裝訂的原始憑證,可按一定的順序和類別,粘貼在“原始憑證粘貼單上。“粘貼單”的大小、形狀與記賬憑證相仿、略小為宜。粘貼時(shí)對(duì)小票分別排列,適當(dāng)重疊，但要露出數(shù)字和編號(hào)，以便于計(jì)算和復(fù)核。同類、同金額的單據(jù)應(yīng)粘貼在一起,既方便計(jì)算，又不易搞錯(cuò),同時(shí)還美觀.記賬憑證所附原始憑證的順序應(yīng)該是:先是單張的面積小于記賬憑證的，后是原始憑

6、證粘貼單,最后是折疊過的、紙張較大的原始憑證.數(shù)量過多的原始憑證可以單獨(dú)裝訂保管（不包括發(fā)票),在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類。同時(shí)，在記賬憑證上注明原始憑證名稱、編號(hào)及“附件另訂字樣。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件和上級(jí)批準(zhǔn)文件，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管,并在記賬憑證或原始憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。會(huì)計(jì)憑證的裝訂辦法較多，通常的裝訂辦法有“角訂法”和“側(cè)訂法”等。(一)角訂法要先準(zhǔn)備一些裝訂工具，如鐵錐或打孔機(jī)、剪刀、鐵夾、線繩、獎(jiǎng)糊、三角包紙（牛皮紙）等.然后將記賬憑證的左、上、下對(duì)齊，接著便是加封面并用鐵夾夾牢。包角：包角紙的大小一般邊長(zhǎng)為13厘米的正方形鍘

7、去三分之一(如圖72所示）,先將包角紙的角對(duì)準(zhǔn)左上角,反面向上，然后在虛線處打眼、裝訂、包角。包角的要求是按虛線折疊后，剪去左上角，再在反面涂漿處抹上漿糊，從上方包向背面，再從左方包向背面，然后蓋章.如圖72所示。(二）側(cè)訂法側(cè)訂法與“角訂法”的不同之處是采用左側(cè)面裝訂.裝訂時(shí)在封面之上再加一張紙復(fù)在封面上(此封面長(zhǎng)，反面朝上)，以底邊和左側(cè)為準(zhǔn),墩齊、夾緊，在左側(cè)打三個(gè)孔，把線繩的中段從孔中引出，留扣,再把線繩從兩端孔引過，并套入中間的留扣中，用力拉緊系好,余繩剪掉.復(fù)底紙上涂上漿糊.翻轉(zhuǎn)后將左側(cè)和底部粘牢,晾干后,寫好封面有關(guān)內(nèi)容即可存查。如圖7-3所示.不論采取哪種方法裝訂,裝訂線一邊的

8、表、單用剪刀把毛邊剪齊,這樣才能避免訂后脫頁丟失的現(xiàn)象。裝訂好的會(huì)計(jì)憑證要四邊成線,有角有棱，堅(jiān)固，規(guī)整。圖7-2 圖7- 三、會(huì)計(jì)憑證的立卷、歸檔會(huì)計(jì)憑證裝訂以后：認(rèn)真填寫好會(huì)計(jì)憑證封面，封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證.“啟用日期”要把年、月、日寫全;“單位名稱”要寫全稱；“本月共XX冊(cè)，本冊(cè)是X冊(cè)”要寫清楚；“憑證張數(shù)”填本冊(cè)共多少張；記賬憑證號(hào)數(shù)“自第X號(hào)至第X號(hào)一欄要填寫清晰；“保管期限是按規(guī)定要求本冊(cè)憑證應(yīng)保管多少年。還要把原始憑證及記賬憑證總頁數(shù),按照記賬憑證所屬原始憑證張數(shù)加計(jì)清點(diǎn),準(zhǔn)確填好數(shù)字。裝訂年、月、日要如實(shí)填寫。會(huì)計(jì)主管人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封

9、口,并加蓋騎縫章.。填好卷脊上的項(xiàng)目.卷脊上一般應(yīng)寫上是“某年某月憑證”和案卷號(hào)。案卷號(hào)主要是為了便于保存和查找,一般由檔案管理部門統(tǒng)一編號(hào),卷脊上的編號(hào)應(yīng)與封面案卷號(hào)一致。3.將裝訂好的憑證按年統(tǒng)一編流水號(hào),卷號(hào)與記賬憑證冊(cè)數(shù)編號(hào)應(yīng)當(dāng)一致,然后入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。第二單元 會(huì)計(jì)賬簿的整理、歸檔一、會(huì)計(jì)賬簿的分類會(huì)計(jì)賬簿也稱為會(huì)計(jì)賬冊(cè),是記錄會(huì)計(jì)核算過程和結(jié)果的載體。會(huì)計(jì)賬簿的形式和種類很多，按照其外表形式分類主要有“訂本式賬簿”，如總賬、日記賬(現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）等；“活頁式賬簿”，如材料、往來等明細(xì)賬。詳見圖7所示。二、會(huì)計(jì)賬簿的整理、歸檔會(huì)計(jì)賬簿作為全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記載各種

10、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工具,是編制各種財(cái)務(wù)報(bào)告所需要經(jīng)濟(jì)資料的主要來源,也是檢查、分析和監(jiān)督單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的依據(jù)。因此，會(huì)計(jì)賬簿是儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的重要會(huì)計(jì)檔案，整理時(shí)要做到以下幾點(diǎn):1為保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，明確記賬責(zé)任,便于查閱,賬簿在啟用時(shí)，都要在賬簿的扉頁填寫“經(jīng)管人員一覽表”和“賬戶目錄.2對(duì)活頁賬簿，如明細(xì)分類賬等，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后,要及時(shí)加工整理。在裝訂前，撤去賬夾和空白賬頁，填齊賬戶目錄頁號(hào)，還要分別會(huì)計(jì)科目在賬頁的右上方編上總頁數(shù)和分頁數(shù)；在前后加裝會(huì)計(jì)賬簿封面、封底,并在扉頁上填寫好啟用表；按封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、賬頁、封底順序排列，裝訂成冊(cè),封口處加蓋

11、裝訂人名單,賬簿脊背注明所屬年度。對(duì)訂本賬簿，如日記賬、總賬等,在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，也要及時(shí)加工整理。為了保證賬簿的原來面貌，不撤去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一行下紅線，以示結(jié)束使用,并在賬戶目錄上，詳細(xì)記錄使用賬頁的頁數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。4認(rèn)真填寫會(huì)計(jì)賬簿案卷的封面。詳細(xì)寫明：?jiǎn)挝幻Q、會(huì)計(jì)年度、賬簿名稱、賬簿編號(hào)、本賬起訖頁次、記賬人員和會(huì)計(jì)主管簽名蓋章等.5.會(huì)計(jì)賬簿一般按年編號(hào)，除跨年度使用的賬簿外，應(yīng)按照總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、往來明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、收入明細(xì)賬、成本明細(xì)賬、其他明細(xì)賬、輔助賬簿的順序,編制年度案卷總序號(hào)來立卷歸檔.訂本式賬簿按外表形分 活

12、頁式賬簿會(huì) 卡片式賬簿現(xiàn)金日記賬計(jì) 日記賬銀行存款日記賬訂本式轉(zhuǎn)賬日記賬賬 總分類賬 （訂本式) 分類賬 三欄式簿按用途 明細(xì)分類賬 數(shù)量金額式（活頁式)多欄式 平行式備查賬圖7- 第三單元 財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔一、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理、歸檔財(cái)務(wù)報(bào)告是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面文件，它包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書等。其中，會(huì)計(jì)報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)告的主要組成部分。財(cái)務(wù)報(bào)告的整理立卷的方法是:1按月份順序整理裝訂成冊(cè)并編制年度案卷總序號(hào);2.月內(nèi)按合并會(huì)計(jì)報(bào)表類、匯總會(huì)計(jì)報(bào)表類、本企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告類、個(gè)別財(cái)務(wù)報(bào)告類的順序整理,類內(nèi)按會(huì)計(jì)報(bào)表、

13、財(cái)務(wù)情況說明、內(nèi)部及報(bào)表、財(cái)務(wù)分析的順序整理，會(huì)計(jì)報(bào)表按其編號(hào)的順序整理;3財(cái)務(wù)報(bào)告有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào).所以，一般按月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分別整理、裝訂、立卷。年終決算報(bào)告要單獨(dú)整理立卷，裝訂一冊(cè)，季報(bào)和月報(bào)，可根據(jù)張數(shù)的多少,立成一卷或數(shù)卷。4。平時(shí),月（季）財(cái)務(wù)報(bào)告，由會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)保存.年終，將全年財(cái)務(wù)報(bào)告,按月份的時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案目錄,逐項(xiàng)寫明財(cái)務(wù)報(bào)告名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核蓋章后,由主管財(cái)務(wù)報(bào)告的人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂應(yīng)以左上角齊。裝訂順序是：封面；財(cái)務(wù)報(bào)告說明書；會(huì)計(jì)報(bào)表；封底。二、其他會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔其他會(huì)計(jì)資料包括財(cái)務(wù)收支計(jì)劃；工

14、資計(jì)算表；銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單;經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告;比較重要的經(jīng)濟(jì)合同等。這些資料不需全部移交檔案部門，有的在一個(gè)很長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)由財(cái)會(huì)部門保存,這就需要認(rèn)真篩選,把收集起來的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的,另行組卷裝訂,按要求移交。一般來說,其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單類，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃類，重要合同類,會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)類,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)和查閱登記清冊(cè)類，增設(shè)或合并會(huì)計(jì)科目說明、會(huì)計(jì)科目名稱對(duì)比明細(xì)表、會(huì)計(jì)印章啟用交接封存或銷毀材料類，財(cái)產(chǎn)清查類，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、審計(jì)報(bào)告類等其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料的順序整理立卷,類內(nèi)按

15、照時(shí)間順序，分冊(cè)或合并裝訂，并編制年度案卷總序號(hào).總之，會(huì)計(jì)資料的收集整理要規(guī)范化。卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫,封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作。做到收集按范圍，整理按規(guī)范,裝訂按標(biāo)準(zhǔn).本模塊實(shí)訓(xùn)利用前面所練習(xí)開具的各種發(fā)票以及模擬會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行如下訓(xùn)練：。原始憑證整理的訓(xùn)練；2.記賬憑證、賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表整理的訓(xùn)練;3會(huì)計(jì)憑證裝訂方法的訓(xùn)練。（包括“角訂法和“側(cè)訂法”）主要參考文獻(xiàn)：1計(jì)算技術(shù)編寫組：計(jì)算技術(shù)，1版，北京，中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，991。2.張?bào)阒伲河?jì)算技術(shù)，1版，北京,中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,99。.姚克賢:珠算教程，1版,大連,東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，9

16、94。4。張成武：計(jì)算技術(shù)，1版，北京,中國(guó)商業(yè)出版社,994。5。汪正明：計(jì)算技術(shù),版，合肥，中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)出版社，199。6姚瓏瓏:計(jì)算技術(shù),1版，大連，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,200.曹先海:計(jì)算技術(shù)習(xí)題集,版，合肥,安徽省新聞出版局,199。8 安徽省珠算協(xié)會(huì)編：安徽珠算工作十五年，197年。9.微機(jī)鍵盤快速錄入技術(shù)中國(guó)商業(yè)出版社 張昕 韓巨松主編北京20年1。三星多功能一體機(jī)使用手冊(cè) (適用型號(hào):S60系列)1。操作手冊(cè)24針點(diǎn)陣式打印機(jī)PON 004 愛普生（中國(guó)）有限公司 北京2.佳能PIXMA P00D噴墨打印機(jī)使用手冊(cè)13。廣東省粵稅科技有限公司防偽稅控管理系統(tǒng)14.航天信息股份有限公司納稅申報(bào)軟件15安徽省蕪湖市國(guó)稅局網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)16。張曄清:連鎖企業(yè)門店?duì)I運(yùn)與管理1版,上海，立信會(huì)計(jì)出版社,20.17.友路商業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)版報(bào)表樣張 河北商業(yè)電腦有限公司,河北。河北省企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范實(shí)施細(xì)則，河北人民出版社。不足之處，請(qǐng)您指出來，謝謝！149 / 9