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1、,如何提高工作效率,2011-03,,效率的定義,效率就是運(yùn)用對(duì)的方法，在最短的時(shí)間內(nèi)把對(duì)的事情做好。,效率管理的核心問(wèn)題,目標(biāo)管理：是指做對(duì)的事情。首先必須保證前進(jìn)的方向是正確的。如果方向都錯(cuò)了，跑得越快，錯(cuò)得越遠(yuǎn)。 方法管理：是指找到并使用對(duì)的方法。如果找不到最好的方法，或運(yùn)用了錯(cuò)誤的方法，一定創(chuàng)造不了最高的效率。 時(shí)間管理：是指有計(jì)劃地利用時(shí)間，在最短的時(shí)間或預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。,時(shí)間就是生命，效率就是成績(jī)”。我們要珍惜時(shí)間，充實(shí)自己，完善自己，用實(shí)踐證實(shí)自己的努力，用效率證明自己的成功。 坦白說(shuō)，要追求成功和卓越，效率非常重要。因?yàn)槿松緛?lái)就很短暫，除去三分之一睡覺(jué)、求學(xué)、吃飯等

2、時(shí)間后，真正用來(lái)工作的時(shí)間屈指可數(shù)。即使我們?cè)俾斆?，再勤奮，如果一天只完成了一件事情，只解決了一個(gè)問(wèn)題，成功即使到來(lái)，也一定是姍姍來(lái)遲的。 思考：對(duì)于想成功的我們?cè)撊绾翁岣吖ぷ餍?，盡量讓成功提前到來(lái)呢？,時(shí)間管理,時(shí)間的特性,供給毫無(wú)彈性； 無(wú)法蓄積； 無(wú)法取代； 無(wú)法失而復(fù)得；,,,,人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時(shí)間。 計(jì)算一下我們所剩下的可以用來(lái)工作的時(shí)間。 時(shí)間游戲,,,時(shí)間管理的方法,以目標(biāo)為導(dǎo)向 六點(diǎn)優(yōu)先工作制----價(jià)值2.5萬(wàn)美金的時(shí)間管理方法 如何區(qū)分緊急、重要----“四限象”法,,,以目標(biāo)為導(dǎo)向,1、設(shè)立明確的目標(biāo)： 寫(xiě)出年度的幾個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心

3、目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、進(jìn)行目標(biāo)切割： （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； （2） 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過(guò)來(lái)； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來(lái)； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出來(lái)。,,,時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。,,,故 事,美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯舒瓦普，為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專(zhuān)家艾維李尋求幫助，希望李能賣(mài)給他一套思維方法，告訴他如何在短短的時(shí)間里完成更

4、多的工作。 艾維李說(shuō)：“好！我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法?！薄澳惆衙魈毂仨氁龅墓ぷ饔浵聛?lái)，不一會(huì)兒，舒瓦普就在一張白紙上寫(xiě)滿(mǎn)了他要完成的工作。艾維李說(shuō)：“請(qǐng)把你認(rèn)為最重要六項(xiàng)工作挑出來(lái)，然后按重要程度編上號(hào)碼，最重要的排在首位，依次類(lèi)推，早上一上班，馬上從第一項(xiàng)工作做起，一直做到完成為止，然后審視一下剩下工作的重要程度，用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)工作，第三項(xiàng)工作直到你下班為止。即使你花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)工作，也沒(méi)關(guān)系，只要它是最重要的工作，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。在你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你的公司的人也這樣做?！?,,“這套方法你愿意試多

5、久就試多久，然后你認(rèn)為對(duì)你有幫助話，就給我寄張支票，并填上你認(rèn)為合適的數(shù)字?！? 舒瓦普通過(guò)實(shí)踐，認(rèn)為這個(gè)思維方式很有用，不久就填了一張25,000美元的支票給艾維李。舒瓦普后來(lái)堅(jiān)持使用艾維李教給他的那套方法，五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為全美最大的不需要外援的鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)。舒瓦普常對(duì)朋友說(shuō)：“我和整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持揀最重要的事情先做，我認(rèn)為這是我的公司多年來(lái)最有價(jià)值的一筆投資！”,,,六點(diǎn)優(yōu)先工作制,寫(xiě)下一天中全部要做的全部事情。 按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。 每天一開(kāi)始，請(qǐng)你全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然

6、后再審視一下剩余的工作的排序，全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事情，以此類(lèi)推。,,,六點(diǎn)優(yōu)先工作制集中體現(xiàn)了“要事第一”時(shí)間管理方法的原則，被管理學(xué)界喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美金的時(shí)間管理方法”。,優(yōu)先工作制工具表,,,第四象限 不緊急 不重要,第三象限 緊急 不重要,第二象限 不緊急 重要,第一象限 緊急 重要,,,,,,緊急 不緊急,四象限,,,四象限法解析, 忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話 浪費(fèi)性時(shí)間 逃避性活動(dòng), 造成干擾的訪問(wèn)、電話 信件、報(bào)告 某些會(huì)議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事, 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施、計(jì)劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 增進(jìn)自己的能力,

7、重要緊急狀況 迫切問(wèn)題 限期完成的會(huì)議或工作,,,,,,,緊急 不緊急,重要 不重要,,,,“四象限”法的 要 點(diǎn),重要而緊急的事馬上做，盡快完成，一般這類(lèi)事不會(huì)占用我們太多時(shí)間。 主要精力和時(shí)間放在處理重要但不緊急的事情上，這類(lèi)事情一般決定著我們總目標(biāo)的完成和未來(lái)的發(fā)展。 緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”或請(qǐng)別人代做。 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo),,不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，只做重要而且是必要的任務(wù) ,我們就不會(huì)迷失方向、且總能完成最終目標(biāo)。 作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時(shí)間是用在規(guī)劃、組織、用人、指

8、導(dǎo)、控制上。 作為一名銷(xiāo)售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識(shí)傳授給屬下，規(guī)劃未來(lái)的銷(xiāo)售計(jì)劃，走訪一些重要的顧客，把下級(jí)的一些意見(jiàn)反映給上級(jí)等。 作為一個(gè)銷(xiāo)售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見(jiàn)客戶(hù)，然后準(zhǔn)備銷(xiāo)售的工具以及材料，到客戶(hù)那去，向客戶(hù)介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。,,,只做重要及必要的任務(wù),剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷(xiāo)售方面的雜志信件待處理,一位重要客戶(hù)的來(lái)電，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后對(duì)方才能開(kāi)車(chē)生產(chǎn),寫(xiě)一份公司剛開(kāi)發(fā)出來(lái)的新產(chǎn)品的銷(xiāo)售計(jì)劃,宣傳部通知，參加一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門(mén)能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開(kāi)始,有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開(kāi)發(fā)

9、的“路路通”手機(jī)軟件,有幾位重要客戶(hù)因近期較忙，已經(jīng)有近兩個(gè)月沒(méi)有跟對(duì)方聯(lián)系了，需要電話聯(lián)絡(luò)一下感情,A,B,C,F,E,D,重要而緊急,重要而不緊急,重要而不緊急,緊急而不重要,不重要不緊急,緊急而不重要,D,A,C,E,F,B,這是一位銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？,缺乏輕重緩急之分 缺少計(jì)劃 不授權(quán) 無(wú)效的會(huì)議 缺乏組織,個(gè)人間的沖突 對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足 試圖根據(jù)記憶來(lái)做事 沒(méi)有能力說(shuō) “不” 拖延,時(shí)間浪費(fèi)的陷阱,,,時(shí)間管理水平自測(cè),選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工

10、作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來(lái)規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話、不速之客來(lái)訪以及突然約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)有規(guī)律的來(lái)安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要事情時(shí)，我會(huì)說(shuō)“不”。,,結(jié) 論,0 -12分：你自己沒(méi)有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別 人牽著鼻子走。 13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能 持之以恒。 18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。 23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的典范。,,,,謝 謝 ！,