《《要事第一時(shí)間管理》PPT課件》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《《要事第一時(shí)間管理》PPT課件（33頁珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、要事第一的時(shí)間管理,張慶文 2008年4月,培訓(xùn)內(nèi)容,認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 如何高效管理自我的時(shí)間 時(shí)間管理的百寶箱 如何管理他人的時(shí)間 時(shí)間管理的九大要決 制定個(gè)人行動(dòng)計(jì)劃,學(xué)習(xí)目標(biāo),當(dāng)培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員能夠： 闡明時(shí)間管理的核心概念，并重新認(rèn)識(shí)到進(jìn)行時(shí)間管理與工作組織的重要性與緊迫性 掌握管理個(gè)人時(shí)間管理的六個(gè)核心步驟，明確時(shí)間管理四個(gè)象限的處理策略，并能按照事件的重要性和緊急性，進(jìn)行有效的排序和安排 掌握通過授權(quán)管理他人的時(shí)間的思路與方法 闡明時(shí)間管理與工作組織的九個(gè)要決,一年有365天； 其中雙休日共_104__天； 法定假日__10 _天； 公司帶薪休假__10__天； 帶薪病假_

2、_0_天； 實(shí)際工作約241_天，共_1928_小時(shí); 研究表明，有效工作時(shí)間為_20-30_%； 全年有效工作時(shí)間為_385-578_小時(shí)。,算算我們時(shí)間？,認(rèn)識(shí)時(shí)間管理,時(shí)間管理中最根本的要素? --事件 時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是什么? --事件長(zhǎng)短與排序的管理,全球調(diào)查結(jié)果：時(shí)間管理無效的原因,1.優(yōu)先順序不明確 2.電話打擾 3.缺乏目標(biāo)計(jì)劃 4.貪多嚼不爛 5.不速之客 6.無效授權(quán) 7.桌面雜亂無章/找不到東西 8.缺乏自律/拖延 9.不會(huì)說“不” 10.低效的會(huì)議,時(shí)間管理的核心步驟,定角色、職責(zé)和目標(biāo) 列出事件清單 排定事件次序 制定時(shí)間計(jì)劃表 言行一致地執(zhí)行 調(diào)整和改善,時(shí)間管理的核

3、心步驟第一步,1、確定角色、職責(zé)和目標(biāo) 公私兼顧：工作+家庭 目標(biāo)為先：結(jié)果導(dǎo)向,時(shí)間管理的核心步驟第二步,2、列出事件清單 主動(dòng)性任務(wù) --幫你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo) 應(yīng)對(duì)性任務(wù) --不太重要卻不可缺少,會(huì)見,,13-11-2000,時(shí)間管理的核心步驟第三步,3、排定事件次序 根據(jù)： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時(shí)間處理） 工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）,,重要性與緊急性,你個(gè)人覺得有價(jià)值且對(duì)你的使命、價(jià)值觀及首 要目標(biāo)有意義的活動(dòng)。,重要性,你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件 或活動(dòng)。,緊急性,我們可以用這兩個(gè)要素及其對(duì)立面所形成的四象限來描述我們所從事的活動(dòng)。這四象限構(gòu)

4、成“時(shí)間管理矩陣圖”。,時(shí)間管理矩陣圖,,,,重要 不重要,緊急 不緊急,象限 危機(jī) 急迫的問題 有限期的任務(wù)，會(huì)議， 準(zhǔn)備事項(xiàng),象限 準(zhǔn)備及預(yù)防工作 計(jì)劃，休閑 建立人際關(guān)系 培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新,象限 干擾，一些電話 一些會(huì)議 一些緊急*事件 湊熱鬧的活動(dòng),象限 細(xì)瑣的工作* 浪費(fèi)時(shí)間的閑聊 不關(guān)緊要的信件 看太多的電視,,,,,,重要， 緊急,,重要， 不緊急,重要,緊急,,I,,III,不重要，緊急,不重要，不緊急,擴(kuò)大,,減少,,避免,縮小,,時(shí)間管理基本策略,時(shí)間管理矩陣的啟示,效能的人在第一象限中只會(huì)有少量非常重 要且需立即處理的緊急事件。他們將焦點(diǎn)放在 重要但

5、不緊急的第二象限活動(dòng)上，來保持產(chǎn)出 與產(chǎn)能的平衡。” -史蒂芬柯維,“有,為第二象限預(yù)留時(shí)間,花更多時(shí)間在第二象限，來創(chuàng)造機(jī)會(huì)和保護(hù)資源 為第一象限活動(dòng)做預(yù)測(cè)并將它們移入第二象限 預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒?dòng)做準(zhǔn)備，以減弱緊急程度 確認(rèn)和消除不能幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng),時(shí)間管理的核心步驟第四步,4、制定時(shí)間計(jì)劃表 計(jì)算事件時(shí)間長(zhǎng)度 保證為重要工作預(yù)留整塊時(shí)間 適當(dāng)預(yù)留彈性,時(shí)間管理的核心步驟第五步,5、言行一致地執(zhí)行 排除干擾 有效授權(quán),如何對(duì)付影響工作的打擾者,先打斷他的話； 站起來； 把握好時(shí)間； 把握好談話內(nèi)容（適當(dāng)?shù)匕凳荆?可另約時(shí)間 態(tài)度要友善。 要做到：對(duì)待他人，時(shí)間上要苛刻，

6、態(tài)度上要和氣,時(shí)間管理的核心步驟--第六步,6、調(diào)整和持續(xù)改善 每日調(diào)整與應(yīng)變 階段自我評(píng)估與改善,時(shí)間管理的核心六步驟,定角色、職責(zé)與目標(biāo) 公私兼顧,目標(biāo)為先 列出事件清單 按照主動(dòng)性與應(yīng)對(duì)性分類 排定事件優(yōu)先次序 以重要性和緊急性來排定 制定時(shí)間計(jì)劃表 預(yù)留彈性,保證重點(diǎn) 言行一致地執(zhí)行 排除干擾,有效授權(quán) 調(diào)整和改善 自我評(píng)估,持續(xù)改善,推薦兩個(gè)時(shí)間管理與工作組織的好工具,周工作計(jì)劃/小結(jié)表 效率記事本(每日事件安排表),月 周工作計(jì)劃/小結(jié)表( 月 日至 月 日),(模板),每日時(shí)間安排表,小組作業(yè),請(qǐng)小組為小張安排一周事件的時(shí)間計(jì)劃表,,管理者授權(quán)的兩個(gè)障礙,管理者要學(xué)會(huì)如何授權(quán)，必

7、須先要克服兩個(gè)障礙： 要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做 克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控,授權(quán)前的思考,哪項(xiàng)任務(wù)？ 由誰負(fù)責(zé)？ 如果派他，她/他能勝任嗎？ 需要多長(zhǎng)時(shí)間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？ 制定培訓(xùn)計(jì)劃。,授權(quán)后的跟進(jìn),提供必要的支援 關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展,高效會(huì)議十大要點(diǎn),準(zhǔn)備要充分 目的要明確 始終要準(zhǔn)時(shí) 流程要清晰 角色要分工（主持、會(huì)議紀(jì)要、時(shí)間管理） 主題要緊扣 個(gè)別另處理 總結(jié)并確認(rèn) 紀(jì)要及時(shí)發(fā) 跟進(jìn)并落實(shí),高效會(huì)議通知十大要素,郵件標(biāo)題明確 目的要明確 時(shí)間 地點(diǎn) 參加人 流程（議題及時(shí)間分配） 主持人 紀(jì)要人 注意事項(xiàng) 聯(lián)系方式,時(shí)間管理的九大要決,效果效率

8、 ---- 做正確的事情 目標(biāo)計(jì)劃 ---- 書面界定結(jié)果 計(jì)劃行動(dòng) ---- 縝密思考策劃 排序羅列 ---- 優(yōu)先高于一切 20 80 ---- 保證少數(shù)重點(diǎn) 集中分散 ---- 專注整塊時(shí)間 團(tuán)隊(duì) 個(gè)人 ---- 提高整體效能 人 事 ---- 投資情感帳戶 羅盤時(shí)鐘 ---- 平衡工作生活,平衡發(fā)展的生命之輪,,,To live:生理,To love: 社交/人際,To learn: 心智,,To leave: 心靈,時(shí)間管理推薦書目,高效能人士的七個(gè)習(xí)慣 一生的計(jì)劃 要事第一 80/20法則,昨天是一張已被注銷的支票 明天是一張尚未到期的本票 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 Put First Things First!,