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1、第三章 辦公自動(dòng)化軟件 3.1 Microsoft Office 2000概述 3.2 字處理軟件Word 2000 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3.4 文稿演示軟件PowerPoint 2000 3.1 Microsoft Office 2000概述辦公自動(dòng)化的主要業(yè)務(wù)有：文字處理；電子郵件；數(shù)字、表格處理；電子會(huì)議；語音處理；文檔管理和資料檢索；圖形圖像處理。 3.1 Microsoft Office 2000概述 Microsoft公司推出的Office 2000是當(dāng)前使用最廣泛的辦公自動(dòng)化套裝軟件之一，它主要包含了：字處理軟件Word、電子表格Excel、關(guān)系數(shù)據(jù)庫Acc

2、ess、文稿演示軟件PowerPoint、郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序Outlook 、網(wǎng)頁制作工具FrontPage、圖片處理軟件Photo Draw和排版軟件Publisher。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel 2000窗口的基本組成啟動(dòng)Excel 2000后，將出現(xiàn)工作簿窗口。它包含了最基本的元素：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、滾動(dòng)條、工作區(qū)等。工作表是由65536256個(gè)單元格組成的表格 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1工作表：在屏幕上由網(wǎng)格構(gòu)成的表格。（1）Excel的一切操作都是在工作表上進(jìn)行的。（2）每張工作表可由256列和65536行構(gòu)成。（3）

3、系統(tǒng)默認(rèn)工作表名為sheet1、sheet2、位于標(biāo)簽欄上，白色標(biāo)簽的為當(dāng)前工作表。2工作簿：是工作表的集合。（1）一個(gè)工作簿最多可以有255張互相獨(dú)立的工作表。（2）Excel 2000 中每一個(gè)文件保存一個(gè)工作簿，其文件擴(kuò)展名為XLS。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3單元格：?jiǎn)卧袷荅xcel運(yùn)算和操作的基本單位，用來存放輸入的數(shù)據(jù)。每一個(gè)單元格都有一個(gè)固定的地址編號(hào)，由“列標(biāo)+行號(hào)”構(gòu)成，如D8。（1）活動(dòng)單元格：被黑框套住的單元格稱為活動(dòng)單元格。（2）單元格區(qū)域命名：選定單元格或區(qū)域，單擊名稱框，輸入名稱并回車。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel：窗口

4、的標(biāo)題欄、編輯欄 1標(biāo)題欄 ：顯示當(dāng)前打開的工作簿的文件名。啟動(dòng)時(shí)默認(rèn)工作簿文件名為Book1。2編輯欄：（1）編輯欄左部為名稱框，顯示當(dāng)前編輯的位置；當(dāng)編輯公式時(shí)，提供可選擇的函數(shù)。（2）編輯欄右部為編輯區(qū)，它可以編輯活動(dòng)單元格的內(nèi)容。編輯區(qū)中寫入的內(nèi)容可以用取消按鈕取消編輯、用確認(rèn)按鈕確認(rèn)編輯、用函數(shù)工具按鈕插入各種函數(shù)。 3.3 電子表格軟件Excel 2000窗口操作 1排列窗口：選擇“窗口”菜單的“重排窗口”命令。2分割窗口：?jiǎn)螕艄ぷ鞅碇行枰指舸翱诘哪承谢蛄谢騿卧?，選擇“窗口”菜單的“拆分”命令。3凍結(jié)窗口：?jiǎn)螕艄ぷ鞅碇心承谢蛄谢騿卧?，選擇“窗口”菜單的“凍結(jié)窗格”命令；或窗口

5、被拆分后，選擇“窗口”菜單的“凍結(jié)窗格”命令。4縮放窗口：選擇“視圖”菜單的“顯示比例”命令。 3.3 電子表格軟件Excel 2000在工作表中輸入數(shù)據(jù) Excel單元格中，可輸入兩種類型的數(shù)據(jù)：常量、公式。1常量(1)數(shù)字：如日期、時(shí)間、貨幣形式、百分比等等。在單元格中默認(rèn)右對(duì)齊； 數(shù)值格式默認(rèn)為“常規(guī)”，其數(shù)字長(zhǎng)度為11位，超出單元格目前寬度時(shí)，自動(dòng)以科學(xué)記數(shù)形式表示；分?jǐn)?shù)的輸入：如“1/4”表日期“1月4日”，“0 1/4”表數(shù)值“1/4”；當(dāng)數(shù)據(jù)較長(zhǎng)，目前單元格顯示不下時(shí)，則顯示成“#”，此時(shí)可拉長(zhǎng)相應(yīng)列標(biāo)即可。(2）字符：在單元格中默認(rèn)左對(duì)齊；把數(shù)字作為字符看待，輸入時(shí)應(yīng)在前面加上

6、單引號(hào)（），如：0620。 （3）在單元格中按Alt+Enter鍵輸入硬回車。2公式公式是由一串?dāng)?shù)值、單元格、函數(shù)及運(yùn)算符等組成的表達(dá)式。公式以等號(hào)“=”或“+”或“”開始。單元格顯示公式計(jì)算結(jié)果。 3.3 電子表格軟件Excel 2000修改數(shù)據(jù) 單元格、行或列及工作表的插入 清除和刪除 移動(dòng)和復(fù)制 填充 (填充等差數(shù)列或等比數(shù)列)查找與替換 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1選定工作表（1）選定一個(gè)工作表：?jiǎn)螕艄ぷ鞅順?biāo)簽。（2）選定多個(gè)連續(xù)的工作表：先單擊要選定的第一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊最后一個(gè)工作表標(biāo)簽。（3）選定多個(gè)不連續(xù)的工作表：按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)左

7、鍵逐個(gè)單擊要選定的工作表標(biāo)簽。（4）選定一個(gè)工作簿文件中的全部工作表：指針在某一工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令項(xiàng)。（5）取消多張工作表的選定：用鼠標(biāo)右鍵單擊任意一張工作表的標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”命令項(xiàng)。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2工作表的更名：工作表名字的長(zhǎng)度可達(dá)31個(gè)字符。（1）雙擊要更名的工作表標(biāo)簽上的名字。（2）先選中要更名的工作表，再選擇“格式”菜單中“工作表”菜單項(xiàng)下的“重命名”命令項(xiàng)。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3工作表的復(fù)制和移動(dòng)（1）選定要復(fù)制的工作表，單擊同時(shí)按住Ctrl鍵，沿標(biāo)簽拖

8、至新位置，若不按Ctrl鍵，則為移動(dòng)。（2）在工作表名字上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出快捷菜單中選擇復(fù)制或移動(dòng)。（3）選擇“編輯”菜單的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。4添加工作表：在插入新表的位置，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令5刪除工作表：使用“編輯”菜單的“刪除工作表”命令；或在要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出快捷菜單中選擇“刪除”命令 3.3 電子表格軟件Excel 2000公式是電子表格最重要的核心部分，它是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式。Excel提供了許多類型的函數(shù)。在公式中利用函數(shù)可以進(jìn)行簡(jiǎn)單或復(fù)雜的計(jì)算或數(shù)據(jù)處理。 一、公式 Excel中的公式是以等號(hào)開頭的式子，語法為：“表達(dá)式”。 3

9、.3 電子表格軟件Excel 2000二、運(yùn)算符 Excel中運(yùn)算符有4類：它們是算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。 1算術(shù)運(yùn)算符運(yùn)算符有：負(fù)號(hào)（-）、百分?jǐn)?shù)（%）、乘冪（）、乘（*）和除（/）、加（+）和減（-）。運(yùn)算優(yōu)先級(jí)：高 低 2文本運(yùn)算符 Excel的文本運(yùn)算符只有一個(gè)，就是“&”。 3比較運(yùn)算符比較運(yùn)算符有：等于（=）、小于（）、小于等于（=）、不等于（）。 4引用運(yùn)算符 3.3 電子表格軟件Excel 2000單元格引用 1相對(duì)引用當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式復(fù)制到一個(gè)新的位置或者用一個(gè)公式填入一個(gè)區(qū)域時(shí)，公式中的單元格地址會(huì)隨著改變，如SUM（C1：C4）。 2絕

10、對(duì)引用把復(fù)制到一個(gè)新的位置或者用一個(gè)公式填入一個(gè)區(qū)域時(shí)，公式中的單元格地址保持不公式變。單元格地址列標(biāo)和行號(hào)前帶有“$”符號(hào)，如SUM（$C$1：$C$4）。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3混合引用在一個(gè)單元格地址中，既有絕對(duì)地址引用，又有相對(duì)地址引用。單元格地址的列標(biāo)或行號(hào)中，有一個(gè)帶有“$”，如SUM（C$1：C$4）。4引用運(yùn)算符（1）冒號(hào)（：）是區(qū)域運(yùn)算符，對(duì)左右兩個(gè)引用之間，包括兩個(gè)引用在內(nèi)的矩形區(qū)域內(nèi)所有單元格進(jìn)行引用。（2）逗號(hào)（，）是聯(lián)合運(yùn)算符，聯(lián)合操作符將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用。 3.3 電子表格軟件Excel 2000（3）空格是交叉運(yùn)算符，它取引用區(qū)域的公共

11、部分（又稱為交）。（4）三維引用運(yùn)算符“！”，利用它可以引用另一張工作表中的數(shù)據(jù)，其表示形式為：工作表名！單元格引用區(qū)域。引用不同工作簿中某工作表中的數(shù)據(jù)，其表示形式為：工作簿名工作表名！單元格引用區(qū)域。（5）表示某一行或幾行，可以表示成“行號(hào):行號(hào)”的形式，同樣若要表示某一列或幾列，可以表示成“列標(biāo):列標(biāo)”的形式。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 1求和函數(shù)SUM SUM(num1,num2,) 2求平均值函數(shù)AVERAGE AVERAGE(num1,num2,)當(dāng)單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時(shí)將被忽略不計(jì) 3計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT COUNT(num1,num2,)當(dāng)單元格中填

12、入的是文字、邏輯值或空白時(shí)，將不會(huì)計(jì)數(shù) 4求最大值函數(shù)MAX MAX(num1,num2,) 5求最小值函數(shù)MIN MIN(num1,num2,) 6取整函數(shù)INT 格式：INT(number) 7四舍五入函數(shù)ROUND 格式：ROUND(number,num_digits) 3.3 電子表格軟件Excel 2000 8根據(jù)條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF 格式：COUNTIF(range,criteria) 9條件函數(shù)IF。 IF(logical_value,value1,value2) 10邏輯求與函數(shù)AND。AND(logical_value1,logical_value2,logical_v

13、alue3,) 11邏輯求或函數(shù)OR。OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,) 12邏輯非函數(shù)NOT 格式：NOT(logical) 3.3 電子表格軟件Excel 2000 3.3 電子表格軟件Excel 2000工作表的格式化 1改變行和列的寬度：（1）改變行寬：鼠標(biāo)指針移到行標(biāo)底邊框線，鼠標(biāo)指針變成帶上下箭頭的十字形狀，上下拖動(dòng)鼠標(biāo)即可.（2）改變列寬：鼠標(biāo)指針移到列標(biāo)右邊框線，指針變成帶左右箭頭的十字形狀，左右拖動(dòng)鼠標(biāo)即可。（3）最合適的行高和列寬：“格式”菜單“行”命令中的“最合適行高”命令和“列”命令中的“最合適列寬”命令。

14、 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2設(shè)置數(shù)據(jù)格式：選擇“格式”菜單下的“單元格” 命令項(xiàng)，在“單元格格式”對(duì)話框中，可設(shè)置貨幣格式、日期格式、時(shí)間格式、分?jǐn)?shù)格式、數(shù)值格式及自定義格式，設(shè)置對(duì)齊方式等 3保護(hù)工作表：在缺省狀態(tài)下，所有的單元格都得處于“鎖定”狀態(tài)，但必須選擇“工具”菜單“保護(hù)”子菜單下的“保護(hù)工作表”命令項(xiàng)，才使“鎖定”起作用。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 4隱藏單元格中的公式：先執(zhí)行單元格隱藏操作，然后通過“保護(hù)工作表”命令來保護(hù)該工作表，否則隱藏公式或鎖定單元格不起作用。5條件格式：選擇要設(shè)置格式的單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單的“條件格式”命令項(xiàng)，在“

15、條件格式”對(duì)話框，設(shè)置格式。6自動(dòng)套用格式：選擇單元格區(qū)域，單擊“格式”菜單的“自動(dòng)套用格式”命令。 3.3 電子表格軟件Excel 2000圖表是工作表數(shù)據(jù)的圖形表示，用來生動(dòng)、形象地表示數(shù)據(jù)。1創(chuàng)建圖表（1）選中用于制表的數(shù)據(jù)區(qū)域。（2）選擇“插入”菜單的“圖表”命令，或單擊“常用”工具欄上 的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇圖表類型；（3）在“圖表數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，選擇圖表的數(shù)據(jù)系列；（4）在“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框中，設(shè)置標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表；（5）在“圖表位置”對(duì)話框中，選擇是建立嵌入式圖表還是工作表圖表。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 2圖表編輯 （1）移動(dòng)圖表

16、：?jiǎn)螕魣D表，把鼠標(biāo)指針移到圖表中，拖動(dòng)鼠標(biāo)，移動(dòng)圖表到新的位置。（2）調(diào)整圖表的大小：?jiǎn)螕魣D表，把鼠標(biāo)指針移到某個(gè)尺寸柄上，鼠標(biāo)指針成雙箭頭形狀；拖動(dòng)鼠標(biāo)，改變圖表大小。（3）改變圖表的類型：?jiǎn)螕魣D表，選擇“圖表”菜單的“圖表類型”命令或選擇快捷菜單的“圖表類型”命令或利用“圖表”工具欄的“圖表類型”下拉按鈕進(jìn)行改變。（4）修改圖表中的標(biāo)題：?jiǎn)螕魣D表，選擇“圖表”菜單的“圖表選項(xiàng)”命令；或選擇已有的標(biāo)題，單擊修改。 3.3 電子表格軟件Excel 2000（5）插入數(shù)據(jù)標(biāo)記：?jiǎn)螕魣D表，選擇“圖表”菜單的“圖表選項(xiàng)”命令。（6）刪除圖表：?jiǎn)螕魣D表，選擇“編輯”菜單的“清除”命令；或按 Delet

17、e 鍵。（7）添加數(shù)據(jù)：方法一：選擇添加的數(shù)據(jù)，用“編輯”菜單的“復(fù)制”命令，或單擊“常用”工具欄的“復(fù)制”按鈕，選中圖表，用“編輯”菜單的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕。方法二：選中圖表，用“圖表”菜單的“添加數(shù)據(jù)”命令。（8）刪除數(shù)據(jù)：?jiǎn)螕粢獎(jiǎng)h除的數(shù)據(jù)系列，再按Delete鍵。（9）添加文字 方法一：選中圖表，單擊“繪圖”工具欄中的“文本框”按方法二：選中圖表，直接輸入文字，然后按Enter鍵。 3.3 電子表格軟件Excel 2000數(shù)據(jù)庫管理 數(shù)據(jù)庫：數(shù)據(jù)庫是把數(shù)據(jù)按照一定的聯(lián)系結(jié)構(gòu)組織起來存放在外存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)集合。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)高度共享，數(shù)據(jù)的冗余度小，易于維護(hù)和使

18、用。數(shù)據(jù)清單：在Excel 2000 中，把工作表中的數(shù)據(jù)做成一個(gè)類似于數(shù)據(jù)庫文件的數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單也按照行、列方式組織數(shù)據(jù)。每一行稱為記錄，每一列稱為字段。數(shù)據(jù)清單的第一行稱為標(biāo)題行，由字段名組成。1數(shù)據(jù)清單的建立，可同工作表一樣建立。2使用記錄單編輯數(shù)據(jù)、修改數(shù)據(jù)、添加記錄、刪除記錄和查找記錄 3.3 電子表格軟件Excel 2000記錄排序 1表格整體排序單擊含數(shù)據(jù)單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令項(xiàng)，選擇關(guān)鍵詞、是否包含標(biāo)題行，選擇排序次序、排序方法等。2表格局部排序選擇單元格數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序” 命令項(xiàng)，以當(dāng)前選定區(qū)域排序。 3.3 電子表格軟件Excel 20

19、00記錄篩選 1單擊任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”選項(xiàng)的“自動(dòng)篩選”命令，每個(gè)標(biāo)題右側(cè)出現(xiàn)下拉箭頭，選擇或輸入篩選條件。2取消某個(gè)字段的篩選條件：?jiǎn)螕粼撟侄蔚暮Y選箭頭，選擇“全部”即可。3取消所有的篩選條件：選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”選項(xiàng)中再次選擇“自動(dòng)篩選” 命令項(xiàng)即可。 3.3 電子表格軟件Excel 2000分類匯總 在數(shù)據(jù)清單中，對(duì)記錄按照某一字段的內(nèi)容進(jìn)行分類，然后對(duì)每一類做出統(tǒng)計(jì)。1建立分類匯總：先按關(guān)鍵詞進(jìn)行排序，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，選擇分類字段、匯總方式、匯總項(xiàng)。2撤消分類匯總：打開“分類匯總”對(duì)話框，單擊“全部刪除”命令按鈕。 3.3 電子表格軟件Ex

20、cel 2000數(shù)據(jù)透視表 1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表選擇數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“數(shù)據(jù)透視表”命令，依次選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng)、指定數(shù)據(jù)源的區(qū)域、指定數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)、指定生成的數(shù)據(jù)透視表的保存位置。2編輯數(shù)據(jù)透視表在數(shù)據(jù)透視圖中直接將字段拖到新的位置。3刪除數(shù)據(jù)透視表單擊數(shù)據(jù)透視表報(bào)表，單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上“數(shù)據(jù)透視表”菜單中“選定”子菜單下的“整張表格”命令，然后單擊“編輯”菜單中的“清除”下的“全部”命令項(xiàng)。 3.3 電子表格軟件Excel 2000 Excel：打印 1頁面設(shè)置：“文件”菜單的“頁面設(shè)置”命令。2打印區(qū)域：“文件”菜單的“打印區(qū)域”選項(xiàng)中的“設(shè)置打印區(qū)域”命令。3打印預(yù)覽：“文件”菜單的“打印預(yù)覽”命令