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1、 檔案管理制度檔案管理制度一、目的為了保證我公司檔案資料歸檔的及時性、完整性及檔案管理的規(guī)范性，特制定本公司檔案管理制度。二、適用范圍適用公司所有招標代理、投標文件資料、造價咨詢資料、監(jiān)理咨詢資料以及人事檔案管理資料。三、職責 3.1 行政人事部負責本制度的制定和檔案的收集與管理。 3.2 各部門負責人負責本部門有關業(yè)務檔案的歸集、整理，提交行政人事部檔案管理人員。 3.3 各部門相關人員負責所從事業(yè)務的檔案的歸集、整理，并提交部門負責人審核，保證檔案的完整性，不得遺漏和缺失，及時歸檔。3.4 總工辦總工程師領全面負責全線的檔案管理工作，行政人事是檔案管理的職能部門，并設專職檔案員，在總工程師

2、的指導下，負責對全線檔案管理工作進行指導、監(jiān)督、檢查，組織集中整理工作。四、管理內(nèi)容 4.1 檔案管理要求及原則4.1.1 檔案管理必須認真執(zhí)行公司有關各項規(guī)章制度，檔案管理員要增強法律意識，做到依法照章辦事，努力提高政治和業(yè)務素質(zhì)，盡職盡責做好檔案管理工作。4.1.2 管理應堅持集中統(tǒng)一管理的原則，檔案管理員應積極收取各種門類和載體的檔案資料，存檔案室集中統(tǒng)一管理。4.1.3 裝訂成冊的檔案必須按規(guī)定立卷，填好案卷目錄，然后按不同業(yè)務成果類別、載體分別上架保管，并寫明載體名稱，以便查找利用。4.1.4 隨時保持卷面清潔、整齊、保證檔案的完整齊全。4.1.5 檔案管理員必須保證檔案安全。檔案管

3、理員離開檔案室時，必須關停電器，撥掉電源插頭，上好門鎖，管好鑰匙，節(jié)假日離開前必須嚴格檢查，必要時可打封條。4.1.6 檔案管理員對所保管檔案每半年要全面、仔細地檢查一次，作好記錄，做到賬物相符。對破損和褪變的檔案要進行修復和復制，并做好檔案的防霉及防蛀措施。4.1.7 檔案工作要充分利用電子計算機等先進設備來加強科學管理，提高檔案工作的管理水平和服務質(zhì)量。4.1.8 做好檔案信息開發(fā)利用工作。檔案管理員要繪制檔案分類大綱和存放示意圖，編制檢索工具和參考資料，認真編好檔案目錄。檔案管理員要熟悉所藏檔案情況，方便快捷提供利用。4.1.9 堅持履行檔案借閱手續(xù)，經(jīng)相關領導批準后方可借閱并認真做好登

4、記及催還檔案工作，嚴格區(qū)分開放與控制使用的檔案。4.1.10 檔案管理員必須認真負責管理檔案。查閱檔案必須由檔案管理員查找、調(diào)取。4.1.11 檔案接收、移出、銷毀及檔案管理員工作變動，必須進行檔案交接，逐一清點核對，履行交接簽收手續(xù)，及時記入檔案移交和接收登記薄，對接收的檔案，原則上應保持原卷冊原貌，以分清責任。4.1.12 對超過保管期限的檔案，要按照保管期限重新組織鑒定；對于需繼續(xù)保存的檔案要造具檔案銷毀清冊，寫出報告，經(jīng)領導審核同意，由專人監(jiān)銷。4.1.13 檔案在歸檔前由保存者個人負責，歸檔后由檔案管理員負責。誰出問題誰負責。4.1.14 相關檔案應由檔案管理員收集并裝訂成冊，由檔案

5、管理員保存。4.1.15 檔案管理員和直接責任人發(fā)生玩忽職守、擅自提供抄錄、損毀、丟失、泄密等事件，要追究責任，根據(jù)情節(jié)輕重按照公司相關制度規(guī)定給予行政或刑事處理。4.2 各類型檔案歸檔內(nèi)容4.2.1 工程量清單及控制價編制歸檔應收集的資料4.2.1.1 工程造價咨詢合同4.2.1.2 三級復核表4.2.1.3 清單及控制價編制成果文件紙質(zhì)文本（注：紙質(zhì)文本可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.1.4 電子文檔（光盤）存檔內(nèi)容應當包括但不限于：4.2.1.4.1 工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套）4.2.1.4.2 工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格）4.2.1.4.3 圖紙

6、電子文檔4.2.1.5 計算過程中相關責任方（如委托方、設計方等）的來往函件、答疑等。4.2.1.6 若同一項目有修改，應將所有修改編制文件一并存檔，應將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。4.2.1.7 財評報告復印件4.2.1.8 其他應歸檔資料 4.2.1.9 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.2 工程結(jié)算編制歸檔應收集的資料4.2.2.1 工程造價咨詢合同4.2.2.2 結(jié)算編制成果文件及電子文檔（含報告正文、結(jié)算書等）、三級復核表。4.2.2.3 其他資料：（1）工程相關責任方（如委托方，設計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的相關

7、重要簽證（4）其他應該歸檔資料4.2.2.4 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.3 財政評審歸檔應收集的資料4.2.3.1 工程造價咨詢合同4.2.3.2 三級復核表4.2.3.3 清單及控制價報告（注：紙質(zhì)文檔可不打印分部分項工程量清單計價分析表）4.2.3.4 電子文檔(光盤)內(nèi)容應當包括但不限于：（1）經(jīng)評審的概算書或工程量清單及招標控制價編制內(nèi)容（全套）（2）工程量計算書（包括圖算軟件、自制電子表格）（3）、圖紙電子文檔4.2.3.5 計算過程中相關責任方（如委托方、設計方等）的來往函件、答疑等。4.2.3.6 若同一項目有修改，應將所有修改編制文件一并存檔，應將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因

8、）移交檔案室存檔保管。4.2.3.7 財評報告復印件4.2.3.8 其他應歸檔資料 4.2.3.9 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4 工程結(jié)算審計歸檔應收集的資料4.2.4.1 工程造價咨詢合同4.2.4.2 審核報告及電子文檔（含報告正文，定案表，結(jié)算書，重要簽證等），三級復核表。4.2.4.3 其他資料：（1）工程相關責任方（如委托方，設計方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀要（2）計算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價的相關重要簽證（4）其他應該歸檔資料4.2.4.4 項目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4.5 項目負責人認為有必要留底的所有資料。4.3 招標代理項目歸檔應收集的資料 如一表：招標

9、代理項目資料歸檔情況表序號分項名稱備注1比選邀請函（日報網(wǎng)下載）2中選通知書原件3項目立項批文4招標核準批文5備案后的招標代理合同原件6預算控制價財政評審報告7備案后的招標公告（含網(wǎng)絡打印版或報紙）8備案后招標文件原件9備案工程量清單原件10報名表（投標人報名資料、報名統(tǒng)計表）11備案后的補疑文件及簽收表、回函12備案評標報告原件13備案后中標候選人公示原件（含網(wǎng)絡打印版）14備案后中標通知書原件15中標單位的投標文件（含電子文檔）16業(yè)主蓋章的履約情況表原件17備案施工合同注：招標代理項目資料按以上目錄順序由負責此項目的項目負責人裝訂交檔案管理員。4.4 歸檔資料的整理要求4.4.1 歸檔文

10、件應按“件”為單位裝訂。4.4.2 所有檔案資料均為A4紙型（210297）規(guī)格：幅面大于4的，按4紙型的尺寸加以折疊，并盡量減少折疊層次，折疊應盡量位于字跡間隙處，圖紙應將圖簽折于顯眼位置，盡量減少文件受損，便于閱讀；小于4尺寸的，粘貼在4幅面的紙上，并留出裝訂線。4.4.3 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后。 4.4.4 歸檔文件裝訂前，應去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物。 裝訂要采用對檔案文件

11、無損的材料和方法，如夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂，要將左、下側(cè)對齊并打印封面及目錄。4.4.5 封面各個項目應填寫清楚、準確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號。4.4.6 報告上檔案架 檔案管理員應根據(jù)不同類型的業(yè)務成果報告分區(qū)、分門別類按文號的順序?qū)蟾孢M行上架歸檔保存。4.5 歸檔日期要求及處罰規(guī)定4.5.1 造價相關報告檔案4.5.1.1 負責該項目的項目負責人應在出具正式報告當日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第

12、二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.1.2 對于特殊情況應在出具報告之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應該歸檔的資料，并以書面情況說明書告知總工程師，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2 招標代理項目檔案資料4.5.2.1 負責該招標代理項目的項目負責人應在發(fā)出中標通書之日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項目的提成工資。若未及時交納從報告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.5.2.2 對于特殊情況應在發(fā)出中標通書之日第二天算起三日內(nèi)移交

13、齊所應該歸檔的資料，并以書面情況說明書告知招標部經(jīng)理，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計計算，直到檔案完整移交為止。4.6 監(jiān)理檔案管理4.6.1 檔案管理目標4.6.1.1 保證項目建設的施工原始記錄、單項質(zhì)量評定、監(jiān)理抽檢記錄與工程建設同步完成，每年底或每個施工階段按照整理辦法組織集中整理歸檔；4.6.1.2 保證工程建設檔案的形成能夠準確地反映施工全過程，記錄真實，能夠作為計量、支付、設計變更批復的依據(jù)和憑證；4.6.1.3 在工程交工驗收時，將整理并符合編制要求的檔案提交驗收委員會。4.6.2 檔案管理內(nèi)容 工程檔案管理主要分為：收集、鑒定、整理、編目、保管、裝訂、移交。

14、4.6.2.1 檔案的收集工作是指按照檔案管理的有關規(guī)定，通過切實可行的措施和方法，把具有保存和利用價值的文件資料集中到檔案管理部門；收集工作貫穿整個工程建設的全過程，是保證檔案管理工作順利進行的第一步，檔案的收集既要遵循建設過程的形成規(guī)律，還要保證其完整、準確，收集范圍；4.6.2.2 檔案的鑒定工作是指按照施工工藝，施工、評定等行業(yè)規(guī)范對收集的材料進行檢查，保證材料填寫規(guī)范、完整、頁面整潔，符合工程檔案的一般要求；4.6.2.3 檔案的整理工作是指對收集到的材料，按照其形成規(guī)律和特點，進行科學、系統(tǒng)排列及組卷的過程；整理工作要遵循檔案形成規(guī)律和分類標準，保證檔案材料之間的有機聯(lián)系，最終形成

15、統(tǒng)一整體；4.6.2.4 檔案的編目是用來固定案卷內(nèi)文件的位置，揭示其內(nèi)容，便于查找和利用；包含編檔號、編目錄等各項工作；4.6.2.5 檔案的保管、裝訂、移交指在項目建設過程中對檔案的日常保護和管理。項目建設過程也是工程檔案收集的過程，在此期間收集的檔案材料由各形成單位自行妥善保管，在項目交工驗收時，按照整理要求形成系統(tǒng)后，再進行裝訂，統(tǒng)一移交項目管理單位歸檔保存。4.6.3 施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容：4.6.3.1 施工合同文件及委托監(jiān)理合同；4.6.3.2 勘察設計文件；4.6.3.3 監(jiān)理規(guī)劃；4.6.3.4 監(jiān)理實施細則；4.6.3.5 分包單位資格報審表；4.6.3.6 設計交底與圖

16、紙會審紀要；4.6.3.7 施工組織設計（方案）報審表；4.6.3.8 工程開工/復工報審表及工程停工令；4.6.3.9 測量核驗資料；4.6.3.10 工程進度計劃；4.6.3.11 工程材料、構配件、設備的質(zhì)量證明文件；4.6.3.12 檢查試驗資料；4.6.3.13 工程變更資料；4.6.3.14 隱蔽工程驗收資料；4.6.3.15 工程計量單和工程款支付證書；4.6.3.16 監(jiān)理工程師通知單；4.6.3.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.3.18 報驗申請表；4.6.3.19 會議紀要；4.6.3.20 往來函件；4.6.3.21 監(jiān)理日記；4.6.3.22 監(jiān)理月報；4.6.3.23

17、質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；4.6.3.24 分部工程、單位工程等驗收資料；4.6.3.25 索賠文件資料；4.6.3.26 竣工結(jié)算審核意見書；4.6.3.27工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；4.6.3.28 監(jiān)理工作總結(jié)；4.6.4 歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容4.6.4.1 委托監(jiān)理合同；4.6.4.2 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；4.6.4.3 監(jiān)理日記；4.6.4.4 監(jiān)理月報；4.6.4.5 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復工報審表等）4.6.4.6 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設計單位往來函件、文件；4.6.4.7 會議紀要；4.6.4.8 工程

18、計量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書；4.6.4.9 施工組織設計、施工方案審核簽證資料；4.6.4.10 監(jiān)理總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報告； 4.6.4.11 工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件；4.6.4.12 工程驗收資料（分部工程驗收記錄，單位工程竣工驗收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報驗單，竣工驗收報告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；4.6.4.13 分包單位資格報審資料；4.6.4.14 索賠文件資料；4.6.4.15 報驗申請表（原材料/構配件/設備、檢驗批、分項、定位放樣、沉降觀察、施工

19、試驗等）；4.6.4.16 工程變更單；4.6.4.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.4.18 總監(jiān)巡視檢查記錄；4.6.4.19 旁站記錄；4.6.4.20 工程進度資料；4.6.4.21 主要的監(jiān)理臺帳；4.6.5 監(jiān)理資料的管理要求1、公司監(jiān)理資料管理實行總工程師負責制；2、監(jiān)理檔案應按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄；3、每個單位工程的監(jiān)理檔案封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、總包單位、建設日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字；4、在工程（合同）完成后一個月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂后，移交公司檔案辦理交接手續(xù)；5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿

20、后保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延長至三年。保存期間需要查閱時，應辦理借閱和歸還手續(xù)；6、監(jiān)理檔案，應真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛造假、擅自涂改原始記錄。4.6.6 施工階段監(jiān)理資料的歸檔方法4.6.7 施工階段監(jiān)理資料按五部分歸檔： 合同管理資料 質(zhì)量控制資料 投資控制資料 進度控制資料 監(jiān)理工作管理4.6.7.1 合同管理資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1監(jiān)理委托合同2分包單位資格報審資料3施工組織設計報審表4索賠文件資料（申請書、批復意見）5工程變更單6工程竣工驗收資料7工程質(zhì)量保修書或移交證書4.6.7.2進度控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1施工進度計劃報審單及

21、審核批復意見2工程開工/復工報審表及批復意見3有關工程進度方面的專題報告及建議注：工程進度資料通常指：施工進度計劃（年、月、旬、周）申報表及監(jiān)理方的審批意見，進度計劃與工程實際完成情況的比較分析報告，施工計劃變更申請及監(jiān)理方的批復意見，延長工期申請及批復意見，人員、材料、機械設備的進場計劃及監(jiān)理方的審批意見，工程開工/復工申請及監(jiān)理方的批復意見。4.6.7.3 工程質(zhì)量控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1施工方案報審表及監(jiān)理工程師審批意見2工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件（事故調(diào)查報告、事故處理意見書、事故評估報告等）3原材料、構配件、設備報驗申請表（含批復意見）4檢驗批、分項工程報驗單（含批復

22、意見）5工程定位放線報驗單及監(jiān)理工程師復核意見6分部工程驗收記錄（工程驗收記錄）7旁站記錄8施工試驗報審單及監(jiān)理方的見證意見9工程質(zhì)量評估報告注：因歸檔需要，在有關的報驗申請表中，應注明部位、內(nèi)容，監(jiān)理方的審批意見明確、依據(jù)充分。工程質(zhì)量評估報告中已包含了質(zhì)量保證資料（施工技術資料）的核查情況、檢驗批/分項/分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計情況、混凝土/砂漿試塊的評定結(jié)果等方面的資料。因而，在歸檔資料中不再單獨列項。4.6.7.4 投資控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1工程計量單及審核意見2工程款支付證書3竣工結(jié)算審核意見書注：如果監(jiān)理方不參與工程竣工結(jié)算工作，則上表中第3項就不存在。4.6.7.5 監(jiān)

23、理工作管理資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實施細則3監(jiān)理日記4監(jiān)理月報5監(jiān)理指令文件6總監(jiān)巡視檢查記錄7與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設計單位的往來函件8會議紀要9監(jiān)理總結(jié)報告10主要的監(jiān)理臺帳注：主要的監(jiān)理臺帳按公司“關于現(xiàn)場監(jiān)理工作臺帳記錄的規(guī)定”處理。為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前總監(jiān)應與建設單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見。監(jiān)理資料的組卷及歸檔，各地區(qū)各部門有不同的要求。因此，項目開工前，項目監(jiān)理組應主動與當?shù)貦n案部門進行聯(lián)系，明確具體要求。竣工資料要求，應與建設單位、質(zhì)監(jiān)站取得共識，以使資料管理符合有關規(guī)定和要求。5.1歸檔資料的歸檔、借閱、歸還流程。5.1.1公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。流程如附錄一。5.1.26.1對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。7.1、附則 7.1.1各項目部及分公司的檔案亦參照執(zhí)行。本制度從公布之日起執(zhí)行。 7.1.2行政人事部負責本制度的解釋附錄一、 歸檔流程。二、 借閱、歸還流程擬制：雷理 審核 批準： 生效日期：13