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1、股東大會會議工作流程
(內部適用)
時間
工作安排
注意事項
完成情況
10
收集會議議題
確定會議議題、制作議案
本月工作總結、上報本月工作計劃及預算
預定會議室
根據可能參加會議的人數,預定合適的會議室。
預約見證律師、保薦機構
提醒律師,股東大會需由兩名律師見證。
董事會審議通過關于召開股東大會會議的通知
對外公告會議通知和議案
通常和董事會決議一起公告;
會議通知應確定股權登記日及會議登記日。
安排制作會議禮品或紀念品(如需要)
申請截止日的股東名冊
在股權登記日之前向中登公
2、司申請
15
參會人員的會前提醒
1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會議的時間、地點;
2、確定出席會議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機構等人員;
3、將議案發(fā)給律師,并提醒律師準備好法律意見書的簽字蓋章頁(兩名見證律師及事務所負責人簽字,加蓋公章)。
提前安排外地股東、董事、高管行程
1、給在外地的股東、董事、高管預定機票、酒店、安排接送司機(如需要);
2、確定在外地的股東、董事、高管的行程,并提醒做好相關接待及后勤工作;將相關安排通知外地股東、董事、高管。
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停牌申請
通過業(yè)務專區(qū),向交易所提交停牌申請
3、
會議資料準備
1、制作會議PPT;準備股東名冊;
2、準備簽字筆、紙、名牌。
準備以下會議資料:
1、會議通知;
2、會議議案、附件資料;
3、會議議程、規(guī)則;
4、簽到表;
5、表決票;
6、會議決議(草稿);
7、會議紀要(草稿);
8、公告(草稿)。
會議準備、會議室提前調試
1、通知行政部采購水果、茶點;
2、領取瓶裝水;
3、準備投票箱。
調試會議室:調試空調、音響、投影儀、電子牌。
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會場布置、會議安排
提醒司機接送參會人員(如需要)
1、打開空調、音響、投影儀、電子牌;
2、擺放好會議資料、茶點、水果、水。
4、
資料準備
會前資料準備:PPT、通知、議程、表決票、決議、紀要的簽名頁。
股東簽到
1、仔細核對身份證和股東代碼卡;
2、授權委托的,需核對營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。
統(tǒng)計到會股東人數及股份數額
會議開始前統(tǒng)計完成股東人數、持股數、持股比例等并提交給主持人宣布
分發(fā)表決票
將表決票發(fā)給參會股東
紀要
紀要股東發(fā)言要點
收取表決票
投票箱
計票、監(jiān)票、統(tǒng)計票數
注意股東簽到人數和表決票數及總股份數是否相符
完成決議、紀要、法律意見書
完成會議決議、紀要、法律意見書
主持人宣讀決議并詢問股東是否
5、有異議
見證律師宣讀法律意見書
董事在決議、紀要上簽字
仔細檢查簽字文件,看是否存在漏簽
會場清理
刪除重要電子文件等
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會后重要事項
完成公告,并上傳至交易所。
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會議資料整理歸檔
會議資料內容包括:
1、會議審批單;通知郵件;非直接送達電話確認情況表;
2、會議通知;
3、會議議案、附件資料;
4、簽到表;
5、表決票;表決票統(tǒng)計表;
6、會議決議(6份);
7、會議紀要(2份);
8、法律意見書(2份);
9、股東資格的相關資料(身份證、營業(yè)執(zhí)照復印件、股東卡復印件以及法人代表證明書)
10、授權委托資料(身份證復印件、授權委托書,如有)。
決議執(zhí)行情況跟蹤
1、制作會議決議事項執(zhí)行情況記錄表;
2、將會議決議送達給相關執(zhí)行部門、執(zhí)行人,并由其在決議事項執(zhí)行情況記錄表上簽收。
1、跟蹤決議執(zhí)行進度;
2、記錄決議執(zhí)行結果。
特別注意事項:
1、 議案名稱與投票順序應保持一致;
2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級管理人員必須參加會議;