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1、第九章 會計電算化管理 第一節(jié) 會計電算化組織及崗位制定電算化會計信息系統(tǒng)的組織是指適應電算化的需要，設置單位電算化的機構并調整原有會計部門的內(nèi)部組織。一、組織形式一般而言，電算化后的組織機構有以下兩種組織形式。 (一)集中管理組織形式集中管理組織形式是指將會計電算化工作，包括管理、系統(tǒng)開發(fā)和使用維護等都放在企業(yè)信息中心(計算中心)，財務部門不設數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計算機設備。 返回下一頁 第一節(jié) 會計電算化組織及崗位 (二)分散管理組織形式分散管理組織形式是指企業(yè)則會部門單獨配備計算機硬件設備和機房設施，并配備一定的專業(yè)人員，如系統(tǒng)管理與開發(fā)人員等，完全由財務部門負責計劃、組織系統(tǒng)開發(fā)、使

2、用和維護等工作。 (三)集中管理下的分散組織形式集中管理下的分散組織形式是指企業(yè)設立專門的機構(信息中心)，統(tǒng)一負責全單位電算化信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和維護等工作，但同時在財務部門設置計算機網(wǎng)絡終端，財務部門主要負責數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入及系統(tǒng)運行。 返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會計電算化組織及崗位二、人員崗位單位會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。 1.基本會計崗位基本會計崗位可分為:會計主管、出納、會計核算、稽核和會計檔案管理等工作崗位。 2.電算化會計崗位 電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，實行會計電算化的單位要根據(jù)計算機系統(tǒng)操作、維護

3、和開發(fā)的特點，結合會計工作的要求，劃分電算化會計崗位。返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會計電算化組織及崗位大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，電算化可設立如下崗位: (1)電算主管。負責隴調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。 (2)軟件操作。負責輸入原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。 (3)審核記賬。負責對己輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核。 (4)電算維護。負責保證計算機硬件、軟件的正常運管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會計電算化組織及崗位 (5)電算審查。負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進

4、行舞弊。 (6)數(shù)據(jù)分析。負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析。 (7)檔案管理。負責磁盤或光盤等數(shù)據(jù)、程序的保管，打印輸出賬表、憑證等各種會計資料。 (8)軟件開發(fā)。主要負責本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護工作。 返回上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制內(nèi)部控制是管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物，是指被審計單位為了保證業(yè)務活動有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。一、會計核算和管理環(huán)境的變化 (一)會計業(yè)務處理的內(nèi)容和方式發(fā)生變化 (二)會計信息載體的變化 返回下一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制二、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的

5、主要內(nèi)容電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可以劃分為:一般控制和應用控制兩大類。 (一)電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制它有時也稱為管理控制，是對電算化會計信息系統(tǒng)中的組織、操作、安全、開發(fā)等系統(tǒng)運行環(huán)境方面所進行的控制。一般控制卞要包括以下二個方面的內(nèi)部控制:一是組織和操作控制;一是系統(tǒng)硬件和軟件控制;二是系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)文檔控制。 返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 1.組織控制組織控制的目的主要是減少電算化部門發(fā)生錯誤及舞弊行為的可能性。電算部門與用戶部門的職責分離。 (2)申算部門內(nèi)部的職責分離。 (3)人事控制。 2.操作控制 電算化會計信息系統(tǒng)的使用操作應當有一套完整的管理制度，

6、具體操作控制措施包含如下內(nèi)容: (1)制訂工作計劃，各部門嚴格按照工作計劃操作。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 (2)管理人員制定上機守則和操作規(guī)程，操作人員嚴格遵守上機守則和操作規(guī)程。 (3)做好日志記錄的登記。 (4)制定對非常狀態(tài)的應急措施和物理安全規(guī)則。 3.硬件控制硬件控制，亦稱“設備控制”，是由計算機生產(chǎn)廠家在計算機設備中實現(xiàn)的控制技術和方法。 4.軟件控制計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應用軟件。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 5.網(wǎng)絡控制電算化會計信息系統(tǒng)己經(jīng)從單機系統(tǒng)向網(wǎng)絡系統(tǒng)發(fā)展，不管是基于局域網(wǎng)絡的系統(tǒng)，還是基于互聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)，網(wǎng)絡控制都是對系統(tǒng)

7、的一種重要的內(nèi)部控制。 6.系統(tǒng)開發(fā)控制系統(tǒng)開發(fā)控制卞要運用于那些自行設計電算化會計軟件的單位。 7.系統(tǒng)文檔控制 系統(tǒng)文檔包括電算化會計信息系統(tǒng)中的證、賬、表以及所有系統(tǒng)開發(fā)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文檔，如系統(tǒng)說明書，數(shù)據(jù)流程圖，源程序、系統(tǒng)使用手冊及編程說明等。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 (二)電算化會計信息系統(tǒng)的應用控制電算化會計信息系統(tǒng)的應用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應會計處理的特殊要求而建立并實施的控制。應用控制卞要包括三個方面:輸入控制、處理控制、輸出控制。 1.輸入控制如果輸入數(shù)據(jù)出錯，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯誤的信息。 (1)數(shù)據(jù)采集控制。 (2

8、)數(shù)據(jù)輸入控制。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 2.處理控制數(shù)據(jù)輸入計算機后，按照預定的程序進行加工處理，在數(shù)據(jù)處理過程中極少人工干預，一般控制和輸入控制對保證數(shù)據(jù)處理的正確和可靠起著非常重要的作用。 (1)業(yè)務時序控制。 (2)數(shù)據(jù)有效性檢驗。 (3)程序化處理有效性檢驗。 (4)錯誤更正控制。 (5)斷點技術。 (6)數(shù)據(jù)合理性檢查。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 3.輸出控制計算機數(shù)據(jù)處理結果輸出卞要有屏幕顯示輸出、打印輸出、存入磁性介質和網(wǎng)絡傳輸?shù)确绞健Ｔ谳敵霏h(huán)節(jié)，可能會發(fā)生輸出結果未經(jīng)授權輸出、未送給指定部門或未及時送到，輸出結果不正確或不完整等錯

9、誤和問題。不同的單位和不同的電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的技術方法會有很大差異大部分通過程序實現(xiàn)，所以選用的會計軟件不同，應用控制的實現(xiàn)方式也不同。系統(tǒng)的應用控制采用哪種技術方法，都必須保留審計線索。 返回上一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的安全正常運行，必須設計相應的控制措施進行管理，其維護管理的內(nèi)容卞要包括計算機硬件、軟件設備維護管理、數(shù)據(jù)管理、機房管理和電算費用管理。一、計算機硬件設備維護管理機房設備安全和計算機正常運行是實行會計電算化的前提條件，計算機硬件設備的維護主要包括以下幾點: (1)保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施。 (2)排除計算機硬件

10、故障，保證會計數(shù)據(jù)完整的措施。 (3)使用不間斷電源，避免因掉電而破壞會計數(shù)據(jù)。返回下一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理二、軟件維護管理軟件維護包括會計軟件和系統(tǒng)軟件的維護。系統(tǒng)軟件是由系統(tǒng)開發(fā)商提供的，一般購買計算機時就配備好了，也可以通過購買得到。系統(tǒng)軟件不需要修改，維護比較簡單。系統(tǒng)軟件維護的主要任務是:檢查系統(tǒng)文件的完整性，杜絕系統(tǒng)文件被非法刪除和修改，保證系統(tǒng)軟件的正常運行。 自行開發(fā)軟件的單位一般應配備專職系統(tǒng)維護員進行軟件程序維護。返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理三、會計數(shù)據(jù)安全維護管理會計數(shù)據(jù)的安全維護是為了確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對

11、數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。四、計算機操作管理計算機操作管理制度的卞要內(nèi)容包括以下幾個方面: (1)明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內(nèi)容和權限。 (2)防止非指定人員進入計算機房操作計算機，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件，防止操作人員越權使用軟件的措施。返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理 (3)按軟件的操作功能和會計業(yè)務處理流程操作軟件，會計人員要按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)的各種代碼、審核憑證、記賬、執(zhí)行各功能模塊、輸出各類信息等。 (4) 預防己輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核矜記機內(nèi)賬簿的措施。 (5)操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件，否則密碼

12、的防線就失去了作用，會給無關人員操作軟件留下機會。 返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理 (6)計算機程序的上機操作日志，應記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，操作記錄應由專人保管。 (7)及時備份保證會計數(shù)據(jù)的安全、完整的措施。 (8)防止計算機病毒的措施。 返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理五、運行費用管理電算化后的會計工作，尤論是固定費用還是變動費用，都會大幅度增加。因此，必須加強電算化后的費用管理，合理配置計算機設備和軟件，降低固定費用。費用管理中應做到: (1)人員配置要合理，減少冗余人員。 (2)對各種材料的使用應有預算或計劃。 (

13、3)對各種電算化系統(tǒng)運行所需的材料采購、領用要有控制乎續(xù)。 (4)對計算機的運行要有安排計劃，提高運行效益。返回上一頁 第四節(jié) 會計電算化檔案管理會計檔案管理主要是建立和執(zhí)行會計檔案立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。一、電算化會計檔案的內(nèi)容電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、以磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)、計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)、會計軟件程序及有關資料。采用電了計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。 返回下一頁 第四節(jié) 會計電算化檔案管理二、會計賬簿、報表的生成與管理 (一)憑證和賬薄的打印 1.憑證的打印在原始憑證直接錄入計算機并打印輸出記賬憑證情況下，記賬憑證上應有錄入人員、稽核人員、會計主管人的簽名或蓋章。 2.賬簿的打印 一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、年打印;發(fā)生業(yè)務少的賬簿，可以滿頁打印。返回下一頁上一頁 第四節(jié) 會計電算化檔案管理 (二)會計檔案安全管理及保密措施 1.存檔管理各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷、裝訂成冊。 2.安全、保密措施 返回上一頁