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1、單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級, 要 內(nèi) 容,公文處理,印章管理,檔案管理,第一部分 公文處理,一、基本概念,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,撰制公文,就是根據(jù)公務(wù)活動的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領(lǐng)會意圖并收集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過程，形成具有正式效力的公文。,一、基本概念,一基本內(nèi)容,辦理傳遞文件,根據(jù)法定的職責權(quán)利規(guī)定，進行收文和發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機關(guān)的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)

2、、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)那么遞送給收文單位的過程。,一、基本概念,一基本內(nèi)容,管理文件,是指公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對文件實施科學系統(tǒng)的保管，對秘密文件進行保密維護。,一、基本概念,一基本內(nèi)容,立卷歸檔,公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)?檔案法?和其他有關(guān)規(guī)定，及時立卷歸檔。要對在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編目，編制成案卷，并在規(guī)定的時間內(nèi)將其移交檔案部門。,一、基本概念,一基本內(nèi)容,嚴肅性,公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文不是個

3、人的作品，對內(nèi)對外代表企業(yè)。在公務(wù)聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此,這種法定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動中等同的權(quán)威。公文處理活動具有一定的秘密性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對象，一部分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的保護手段將其限有于一定的讀者群和特定的時空內(nèi)。,一、基本概念,二基本特性,輔助性,公文處理活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了必要的條件和保障，因而是一項輔助性活動。從管理學上來說，管理的四項基本職能：計劃、組織、指揮、控制，這些管理職能的實現(xiàn)離不開公文處理，因此，公文處理活動具有輔助性，輔助性又包含業(yè)務(wù)性、定向性。,一、基本概念,二基

4、本特性,應(yīng)用性,公文處理活動經(jīng)過了長期的實踐，反復(fù)的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強的應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公文處理的實踐性要求公文處理的工作人員做為活動的主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具體門類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和技術(shù)性。,一、基本概念,二基本特性,公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方法、手段的運用，正從根本上改變著公文處理活動的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)的方向發(fā)展。,一、基本概念,二基本特性,一、基本概念,及時,準確,保密,

5、集中,三基本要求,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,二、公文種類,從外延上說，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵上講，以“文件形式出現(xiàn)的公文，在我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、重要的事項，或者是下級單位向上級單位報送的公文。在處理日常事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行政公文、事務(wù)文書和商務(wù)文書等三類。,行政文書,是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。,二、公文種類,事務(wù)文書,是指機關(guān)、單位、團體和個人為處理日常事務(wù)所使用的文書。主要有 稿、備忘錄、請柬、邀請函

6、、賀信賀電、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿等等。,二、公文種類,商務(wù)文書,是指機關(guān)、單位、團體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，主要有意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告等等。,二、公文種類,二、公文種類,在日常工作中，行政公文的使用極為廣泛。按?國家行政機關(guān)公文處理辦法?有關(guān)規(guī)定，行政機關(guān)的公文種類有13種，命令令、決定、公告、通告、通報、議案、通知、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。,1、文件,1董事會、黨委、紀委文件,3部門文件,2、情況通報,2公司文件,3、會議紀要,1專題會議紀要,2辦公會會紀要,集團公司常用公文種類

7、,二、公文種類,一、公文種類,適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。,一通知,一、公文種類,1、通知一般是下行文，或者是平行文。不能對上級單位發(fā)通知。,2、作為平行文，主要是指發(fā)文單位一般指綜合部門管理事項需要平級部門知曉或執(zhí)行的事項。,一通知,二、公文種類,本卷須知：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)性通知均有附帶文件，位于正文后的附件位置，但他們?nèi)匀粚儆凇罢?，而不是“附件，因此在正文下行文不必標注“附件及“附件名稱。,如：關(guān)于下發(fā)?池州海螺道路交通管理?的通知,一通知,二、公文種類,適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情

8、況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。,附：,子公司對外報告格式,二報告,二、公文種類,1、報告一定是上行文。,2、報告就是反映情況、匯報工作，具有匯報性和陳述性的特點。報告不得夾帶請示事項，否那么上級收文單位可以不予答復(fù)。報告最好也不要帶建議事項。,3、除安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項外，一般不越級報告。,4、常用的報告尾語有：“特此報告、“專此報告、“請審閱、“請指正等。,二報告,二、公文種類,5、報告于請示的區(qū)別,1性質(zhì)要求不同。報告為匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問所用，因此報告機關(guān)不必等待上級機關(guān)的答復(fù)；而請示那么是為了某一問題請求上級機關(guān)批示或批準的公文，請示機關(guān)必須要等待上級機關(guān)的明確回復(fù)。,2

9、行文時限不同。報告行文的時限原那么是，可以在事前、事后或工作進行中行文，而請示那么必須在事前行文。,二報告,二、公文種類,本卷須知：,1報告事項真實。報告事項務(wù)必真實，有喜報喜，有憂報憂，不能為了取悅上級，編造事實。2報告時間及時。報告的目的是為了使上級機關(guān)了解下級機關(guān)的工作情況，違反了時效性，報告也就失去了意義。3報告不得夾帶請示事項。如果在洋洋灑灑的長篇報告中提出了請示事項，并等待批準，這就難免貽誤工作。,二報告,二、公文種類,適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。,1、和報告一樣，請示一定是上行文。因此，同各部門之間不用請示。嚴格的說應(yīng)該用“函，但在標題中用很客氣、變通的語言，如“關(guān)于請求申請

10、的函等。,三請示,二、公文種類,2,、請示應(yīng)一事一請。因為多事請示，收文單位可能在不同的部門辦理，又可能是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運轉(zhuǎn)困難，同時降低辦文效率。,三請示,二、公文種類,3,、請示一般只主送一個機關(guān)，涉及其它上級協(xié)辦部門的一般用抄送形式，但請示不抄送下級單位。如果不主送一個部門，可能產(chǎn)生以下兩個問題：一是造成問題無法解決，因兩個主辦部門都認為這事不一定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容易造成主辦部門協(xié)調(diào)困難。,三請示,二、公文種類,4、請示類公文應(yīng)在成文日期后的附注位置注明聯(lián)系人及 ，以便主辦部門及時聯(lián)系，以便了解情況，及時辦復(fù)。,三請示,二、公文種類,5,、請示類公文一般不越級

11、請示。如遇事情緊急、情況重大，不越級將貽誤工作，或已報上級機關(guān)但未得到批復(fù)、事情急于處理時，可作特殊情況處理，在越級行文的同時，必須同時抄送給直接上級機關(guān)。,三請示,二、公文種類,6、請示語氣宜溫和謙恭，用詞應(yīng)采用“請、“擬、“建議等，不可生硬武斷。,附：子公司內(nèi)部請示報告格式,三請示,二、公文種類,適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。,1、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下級單位的請示事項。對非下級的單位，不能使用批復(fù)文種。如：同級單位的各組成部門之間行文，上級單位對下級單位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用“函。,四批復(fù),二、公文種類,2、批復(fù)一般是對下級單位請示事項批準答復(fù)。如果對下級單位請示事項不予同意

12、時，一般不用批復(fù)，用意見對下級單位或函對不相隸屬單位或者用復(fù)函。,四批復(fù),二、公文種類,適用于對重要問題提出意見和處理辦法。,1、意見可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用“意見文種發(fā)文，形式上可以是“文件形式，也可以是“單位發(fā)文單位的標識的形式。,五意見,二、公文種類,2、上級單位對下級單位報送的意見類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級單位下發(fā)的意見，文中有明確要求的，下級單位就遵照執(zhí)行，無明確要求的，應(yīng)參照執(zhí)行。事后或工作進行中行文，而請示那么必須在事前行文。,五意見,二、公文種類,適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)事項。,1、一定要用于不相隸屬單位之

13、間，一般是平級單位之間的行文，對上級單位或下級單位一般不用函，用函也不適合。,2、注意與批復(fù)文種的區(qū)別使用，上級單位對下級單位之間的批準、答復(fù)事項一般都應(yīng)用“函，而不用批復(fù)。,六函,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,三、公文格式,公文格式指公文的外觀樣式，既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。,公文格式要素劃分為眉首、主體、版記,3,部分,1、眉首公文的“頭,2、主體公文的“身,3、版記公文的“腳,置于公文首頁紅色反線寬度同版心，即,156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首,置于紅色反線不含以下到主題詞之間的,各要素統(tǒng)稱主體,置于主題詞以

14、下各要素統(tǒng)稱版記,三、公文格式,眉首,安徽海螺集團公司部室文,安海辦200,88,號,眉首-公文的“頭,發(fā)文機關(guān)標識,發(fā)文字號,反線,秘密等級,37mm,62mm,秘密,三、公文格式,一眉首,二級部門行文中的文頭相當于公文的眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線和發(fā)文編號。,三、公文格式,二級部門通知通報格式,一眉首,安徽海螺集團公司文件,安海政200,89,號, 標題, 。,特此通知, 主體-公文的“身,主送機關(guān),正文,附件,成文日期,印章和附注等,關(guān)于下發(fā)的通知,公司各單位：,附件：,1,、,二八年四月十六日,2,、,二公文主體,三、公文格式,公文標題為黑體二號字、居中，上、下各空一行?？煞?/p>

15、一行或多行排布；回行時，要做到詞義完成，排列對稱，間距恰當。公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。,三、公文格式,主體,1,、標題,公文標題應(yīng)注意以下幾點： 1標題應(yīng)簡明扼要，準確反映概括公文內(nèi)容。 2除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。這也是對標題簡明扼要的要求，如“關(guān)于印發(fā)內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都不應(yīng)加標點符號。 3一定要說明文種。 4還有一些簡單事項可以不用標題。如：告訴一個簡單的情況，或者給某單位反饋一個意見，或者僅對某一個單位發(fā)個通知等。,1,、標題,三、公文格式,主體,是指公文的主要受理單位，應(yīng)

16、當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱。同類型單位的統(tǒng)稱如：“公司各單位。 1在通常情況下，上行文如請示、報告、特指性下行文如批復(fù)、平行文如函，只寫一個主送機關(guān)；普發(fā)性下行文如決定、通知、通報寫數(shù)個主送機關(guān)；周知性公文如公告、通告等可以不寫主送機關(guān)。,2,、主送機關(guān),三、公文格式,主體,2主送機關(guān)在標題下空1行，左側(cè)頂格用三號仿宋字體標識，回行仍須頂格。其標點符號的用法是：同類機關(guān)、單位之間用頓號、不同類機關(guān)、單位之間用逗號，最后一個主送單位名稱后標全角冒號。,2,、主送機關(guān),三、公文格式,主體,1從公文的起草方面：一是符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級機關(guān)的有關(guān)指示

17、和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；四是要完整、準確地表達發(fā)文單位的意圖；五是全面準確的反映客觀實際情況；六是提出的政策措施要切實可行；七是文字要精確簡練，表達要準確嚴密。,3,、正文,三、公文格式,主體,2從辦公室核文的角度，總的要求是：觀點明確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴謹，內(nèi)容從事，文字精煉，表達準確，語句通順。,3,、正文,三、公文格式,主體,3正文在主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字體為仿宋三號字，假設(shè)正文中含有子標題，那么該子標題加粗，不再采用黑體。附：?關(guān)于開展一線計劃檢修勞動競賽的通知?,3,、正文,三、公文格式,主體,審核公文內(nèi)容本卷須知： 一是應(yīng)

18、用公文應(yīng)完整，如：“發(fā)文單位名稱?公文標題?發(fā)文字號。 二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡稱，不要造成歧義。如果文中要用簡稱，一般首次用全稱以下簡稱，然后再用簡稱。 三是公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在一些詞語中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字。 四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、一、1、1。,3,、正文,三、公文格式,主體,附件是對公文的補充或說明，是正文的補充材料或參考材料。目的是使正文的主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空1行左空2字，用三號仿宋字標識“附件，后標全角冒號和名稱。如附件：1、 。附件應(yīng)與正文一起裝訂。,4,、附件,三、公文格式,主體,附件部分，應(yīng)注

19、意以下幾個方面： 1公文的主體部分不能作為附件。如：“關(guān)于印發(fā)辦法規(guī)定、制度、意見的通知，經(jīng)常把“辦法作為附件，這是不正確的，因為它是公文的主體。 2在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加括號注明“見附件。公文主體中的附件名稱應(yīng)與附件材料上的名稱一致。,4,、附件,三、公文格式,主體,附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面： 3附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。假設(shè)無法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁右上角注明“發(fā)文字號附件：。 4如果附件很多，有的材料作為附件又不好說明名稱，可以在正文中進行“文字處理，如“現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報，請審定等，這樣就不需要再用“附件。,4,、附件,三、公文格式,主體,附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面

20、： 5如附件不止一份，那么用阿拉伯數(shù)字編列序號，上下排布；附件名稱后不加標點符號。如多個附件的格式排列： 附件：1、 2、 3、,4,、附件,三、公文格式,主體,確定成文日期應(yīng)掌握以下原那么： 1公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。 2聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)簽字日期為準。 3需經(jīng)會議討論通過的，以通過日期為準。 4須經(jīng)上級機關(guān)或立法機關(guān)批準的，以批準日期為準。,5,、成文日期,三、公文格式,主體,成文日期一律用漢字書寫，“零寫為“二八年四月。如“二八年四月十五日不能寫為“二八年四月十五日，不能寫為“2008年4月14日也不能寫為“二八年四月十五日。成文日期應(yīng)右空4格，上下位置要視印章

21、大小而定，一般情況下應(yīng)空2-3行，以保證印章上距正文在一行之內(nèi)。,5,、成文日期,三、公文格式,主體,版記-公文的“腳,安徽海螺集團公司文件,安海政200,81,號,主題詞：項目 評估 報告,抄送：省發(fā)改委,省國資委。,安徽海螺集團總經(jīng)辦 200,8,年,4,月1,6,日,共印：8份,主題詞,抄送機關(guān),印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期,反線,印制份數(shù),頁碼,三、公文格式,三版記, 主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。, 目的：為了便于制作公文索引和計算機存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動化的需要。, 步驟：分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念再查閱主題詞表如國務(wù)院公文主題詞表,三、公文

22、格式,版記,1,、主題詞,1確定主題詞的方法、步驟：,主題詞是確切表達公文主題的規(guī)范化名詞或名詞性短語，一般由三至五個構(gòu)成。準確標注主題詞，必須先分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念。要將主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一編制使用的?公文主題詞表?，從而將自然語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語言。然后將其標注在版記處規(guī)定的位置上。,三、公文格式,版記,1,、主題詞,2標注主題詞的原那么：,先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時先標內(nèi)容詞，再標形式詞。如?國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知?，它的主題詞是“文秘工作 公文 辦法。所有主題詞的最后一個詞均指該文種。主題詞按規(guī)定應(yīng)標注在公文末頁下部

23、，抄送范圍上方。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標冒號，詞目之間空1字，不可用逗號取代空格。,三、公文格式,版記,1,、主題詞,是指抄送給除主送機關(guān)之外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。,2,、抄送,三、公文格式,版記,應(yīng)注意的幾個問題： 1按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已無“抄報概念，不管對上級還是下級單位都使用“抄送。 2主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱。,2,、抄送,三、公文格式,版記,應(yīng)注意的幾個問題： 3主送和抄送單位的排序。上級單位在前，下級單位在后。同級單位之間一般順序是黨委在前。同時主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)“先外后內(nèi)。 4一般公文不主送或抄送受理或知曉

24、的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。 版記一定要置于公文的最后一頁，版記的最后一個要素要置于最后一行。,2,、抄送,三、公文格式,版記,1,、排版規(guī)格,除發(fā)文機關(guān)、公文標題、主題詞以及正文小標題有規(guī)定外，全部用,3,號仿宋體字，一般每面排,22,行，每行排,28,個字。行距一般為固定值,28,磅，隨機調(diào)整范圍為,26,30,磅,三、公文格式,四排版規(guī)格與印刷裝訂要求,2,、制版要求：,除首頁紅頭部分，雙面印刷，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過,lmm,。,三、公文格式,四排版規(guī)格與印刷裝訂要求,3,、印刷要求：,雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過,2mm,。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標,BL

25、l00,，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標,Y80,，,M80,。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。,三、公文格式,四排版規(guī)格與印刷裝訂要求,4,、裝訂要求：,公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過,4mm,。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?l/4,處，允許誤差,4mm,。平訂釘鋸與書脊間的距離為,3mm,5mm,；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差,lmm,，四角成,90,度，無毛茬或缺損。,三、公文格式,四排版規(guī)格與印刷裝訂要求,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理

26、流程,一、基本概念,擬稿,審核,會簽簽發(fā),復(fù)核,繕印,用印,登記,分發(fā),四、處理流程,一發(fā)文處理,四、處理流程,一發(fā)文處理,1、擬稿。,就是擬寫公文草稿。公文擬稿的基本規(guī)那么：行文應(yīng)當確有必要，注重效用。人名、地名、數(shù)字、引文要準確。,四、處理流程,一發(fā)文處理,2,、審核。,就是對公文文稿進行審查核定。公文排版完畢后打印出文本，此文本并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需要進行認真、仔細的校對工作，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保公文質(zhì)量。,四、處理流程,一發(fā)文處理,3,、會簽。,有兩種情況需要會簽：一是擬文內(nèi)容涉及本單位其他部門時，擬稿部門主要負責人審核后應(yīng)送相關(guān)部門會簽，再送辦公室核稿；二是涉及外單位

27、的或需要與外單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送外單位會簽。,如：,公司文件會簽單,四、處理流程,一發(fā)文處理,4,、簽發(fā)。,就是負責人對已審核的文稿予以審定、簽字，準予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。,四、處理流程,一發(fā)文處理,5,、繕印。,是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機復(fù)印等工作。文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。,繕印好的文件就可以交印章管理人員用印，然后進行登記和分發(fā)。,附：,二級部門發(fā)文登記表,文件資料發(fā)放清單,簽收

28、,登記,審核,擬辦,批辦,承辦,催辦,歸檔,四、處理流程,二收文處理,1、收文的,主要是指對收到的下級機關(guān)上報的需要辦理的公文。文秘部門對收文的審核重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)那么；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商妥當；文種使用、公文格式是否規(guī)范。,附：二級部門收文登記表,四、處理流程,二收文處理,2,、擬辦,指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及有關(guān)人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動。通過擬辦，能充分發(fā)揮文秘部門及其人員的工作積極性和主觀能動性，履行其輔助決策和參謀助手的職責；切實可行的擬辦意見能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文

29、時參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見在擬辦意見的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人大量的時間和精力。因此，擬辦意見雖然不是公文辦理的最后意見，但對領(lǐng)導(dǎo)來說有著重要的參考價值。擬辦人員，通常是辦公室負責人，在必要時，也可授權(quán)。,四、處理流程,二收文處理,3、批辦,是指由機關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動.。批辦是各級領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)、履行職責的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過對公文的批示，指出其采取行動的原那么，提出解決問題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過程中既依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時又依法履行其職責，完成各項管理活動。,四、處理流程,二收文處理,如：,公司收文處理標簽,第二部分 印章管理,二、印章

30、分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,第二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,一、印章特性,印章是企業(yè)對公文、證件生效負責的憑證，具有法定性、權(quán)威性和憑證性。,一、印章特性,任何一個企業(yè)的印章都有它的法定名稱，說明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或?qū)?nèi)外聯(lián)絡(luò)中，都以有無法人印章作為是否合法和有效的標志。表現(xiàn)在其刻制、啟用、保管、停用、銷毀等必須嚴格按照規(guī)范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。,一法定性,一、印章特性,按法定程序生成和使用的印章，是一個企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在所限定的范圍內(nèi)使用。,二權(quán)威性,一、印章特性,印章的使用是文件生效的

31、重要標志，是處理法律糾紛的重要依據(jù)。,三憑證性,第二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,二、印章分類,印章主要分為法人印章、私章、專用章、鋼印及二級機構(gòu)部門印章等。,二、印章分類,代表企業(yè)的法定職權(quán)，印章的文字部分為單位全稱，即與公司營業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人印章在行使權(quán)力時，不得超越所在公司董事會所授權(quán)的范圍。,一法人印章,二、印章分類,主要有手章和名章，手章是領(lǐng)導(dǎo)人的手寫字體，名章是是個人姓名印章，主要用于銀行支票、合同、協(xié)議類憑證、各種報表上。,二私章,二、印章分類,是在日常工作中假設(shè)全部使用法人印章的話，會造成諸多不便，因此，產(chǎn)生了具有專門業(yè)

32、務(wù)用途的專用章。常見的有財務(wù)專用章、合同專用章等。,三專用章,二、印章分類,主要用于粘貼照片的證件上，有時用于票據(jù)的連接處，鋼印不能獨立使用，必須和印章同時使用方能生效。,四鋼印,二、印章分類,是在公司內(nèi)部以其職責行使部門的權(quán)力和憑證，對外在一定范圍內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對外不具有它所在公司的法人資格。,五二級部門印章,第二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,基本內(nèi)容,審批、登記、用印、留存,基本要求,嚴細規(guī)范、穩(wěn)而慎之,三、印章管理的基本內(nèi)容和要求,第一部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,部門領(lǐng)導(dǎo),審核,

33、公司領(lǐng)導(dǎo),審批,辦公室,核對用印,申請,填單,分管領(lǐng)導(dǎo),審簽,相關(guān)部門,會簽,部門領(lǐng)導(dǎo),審核,辦公室,根據(jù)授權(quán)用印,四、用印基本流程,四、用印基本流程,通常情況用印有三種渠道：一種是部門直接申請，公司領(lǐng)導(dǎo)主要負責人審批用印；二種是由具體部門提出，相關(guān)部門會簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。三種是根據(jù)公司法定代表人授權(quán)給被授權(quán)人內(nèi)容范圍、時間等，予以確認用印。,四、用印基本流程,一法人公章,使用法人公章必須由公司總經(jīng)理批準，用印范圍必須在董事會授權(quán)范圍內(nèi)發(fā)生的經(jīng)營管理事項，包括：,1、公司各種文件、對外函電、證明申請及介紹信；,2、各類會計、稅務(wù)報表及其他報表；,3、物資采購和產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)之外

34、的合同、協(xié)議；,4、生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要使用法人公章的其他事項。,附：公司用印申請表,四、用印基本流程,二二級部門印章,二級部門印章須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準用印。具體使用范圍：,1、除辦公室印章外，其他部門印章原那么上僅限于公司內(nèi)部使用；,2、職能部門在行使職能管理或向集團內(nèi)相關(guān)單位進行聯(lián)系工作可加蓋本部門印章；,3、二級部門之間的工作聯(lián)系函以部門領(lǐng)導(dǎo)簽字為準，不得加蓋印章。,附：公司二級部門用印申請表,四、用印基本流程,三黨務(wù)印章,僅限于公司采購、銷售、財務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)使用。,僅限于黨務(wù)工作。,四業(yè)務(wù)專用章,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,檔案

35、是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,第三部分 檔案管理,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別：檔案與文件之間有著密不可分的聯(lián)系。檔案是有價值并經(jīng)過歸檔保存的文件材料的集合體。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。,檔案和資料都是知識的載體，都是社會生產(chǎn)實踐活動不可缺少的資源條件，在一定條件下兩者可以相互轉(zhuǎn)化。,一、檔案和文件資料的區(qū)別,兩者的區(qū)別在于：,1、同本單位實踐活動關(guān)系不同。凡是直接

36、記述和反映本單位活動并應(yīng)歸檔保存的屬檔案；資料那么是為了工作參考的目的而收集購買來的材料。,2、對本單位所發(fā)揮的作用不同。檔案是本單位活動的直接記錄，因此它具有歷史的查考作用和憑證作用。而資料那么是收集或利用各種手段索取來的材料，對本單位的活動不具有憑證作用。,一、檔案和文件資料的區(qū)別,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,基本內(nèi)容：,制定歸檔制度、移交單位填寫歸檔文件目錄、保管單位鑒定裝盒、保管單位填寫盒內(nèi)文件目錄與備考。,基本要求：,歸檔及時、保管安全、服務(wù)經(jīng)營,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,歸檔制度：,就是確定歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔案卷

37、質(zhì)量要求和手續(xù)的一種實用文。,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,歸檔范圍：,是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不該歸檔。從原那么上說，凡是反映本機關(guān)或本企業(yè)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬于歸檔范圍。,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,歸檔時間：,指文書處理部門需要歸檔的文件材料向檔案室移交的時間。處理完畢的文件，由機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門立好卷，在次年月底以前向檔案部門移文。對于專業(yè)方面的專門文件，特殊載體的文件或住地分散的單位的文件，為了便于日常工作查考，可以適當延長歸檔時間。歸檔及時、保管安全、服務(wù)經(jīng)營,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,

38、一、和文件資料的區(qū)別,收集,整理,鑒定,保管,編目利用,三、檔案管理基本流程,一檔案收集工作,就是把分散在各機關(guān)內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。,三、檔案管理基本流程,二檔案整理工作,是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。,三、檔案管理基本流程,一檔案鑒定工作,就是按照一定的原那么、方法和標準、判

39、定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。,根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期3種。永久保存就是將檔案無期限地保存下午；長期保存，一般指保存16年50年左右；短期保存，一般指保存15年含15年以下。保管期限的計算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。,三、檔案管理基本流程,四檔案保管工作,是根據(jù)檔案成分和狀況所進行的存放管理和維護完整與安全的活動。檔案保管工作的內(nèi)容包括：檔案的庫房管理、檔案流動中的保護以及為延長檔案壽命而采取的技術(shù)處理。要求保持庫房的清潔衛(wèi)生，做到防火、防水、防潮、防毒、防蟲、防光、防塵等。,三、檔案管理基本流程,五檔案的編目和利用工作,為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。,三、檔案管理基本流程,四、企業(yè)檔案十大類,1、黨務(wù)工作類 6、人力資源管理類,2、行政管理類 7、科技管理類,3、經(jīng)營管理類 8、基本建設(shè)類,4、生產(chǎn)技術(shù)類 9、設(shè)備儀器類,5、財務(wù)管理類 10、特種載體類,謝謝大家,