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1、單擊以編輯母版標(biāo)題樣式,單擊以編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,*,會議的組織和管理,主講人：周玲秀,2000年8月,會議的組織和管理 目錄,一、會前準(zhǔn)備,二、會務(wù)實(shí)施,三、會后總結(jié)和決算,四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-目錄,會前準(zhǔn)備,策劃案的內(nèi)容,Team,小組,會場勘察,起草協(xié)議,會務(wù)分工,制定會議費(fèi)預(yù)算,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的,目的、主題、時(shí)間、參會人員（類型、人,數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、,各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時(shí)間等,策劃案的內(nèi)容,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-

2、策劃案的內(nèi)容,案例：99年代理會及,聯(lián)歡會策劃實(shí)施案,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作要保證策劃案,的順利實(shí)現(xiàn),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-成立TEAM組,組織落實(shí)，成立TEAM組,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會場勘察,會場勘察,會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)”,是會前必須要做,的基礎(chǔ)性工作,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會場勘察,原則,勘察原則：,會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù),以策劃案為依據(jù)，方便操,作、節(jié)約資金，保證會議,順利進(jìn)行,注意 事項(xiàng),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會場勘察,會場方面,賓館的軟硬件,注意 事項(xiàng),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會場勘察,餐飲方面,租車問題,價(jià)格問題,起草協(xié)

3、議的內(nèi)容和注意事項(xiàng),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,協(xié)議是會務(wù)組與,賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo),準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、,對等、漏洞。,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,1、,會議日期,2、,住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用,3、,場地安排及費(fèi)用,內(nèi)容涉及,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,4、,餐飲及費(fèi)用,5、,甲方對乙方的規(guī)定,6、,乙方對甲方的規(guī)定,7、,結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,會議的組織和管理,案例：2000與成都銀河,王朝酒店的協(xié)議,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,會務(wù)組的分工,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：99代理會人員分,工職責(zé),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備

4、-會務(wù)組的分工,案例：2000年代理會,邀請信,內(nèi)容：,1、前言,2、會議日程,3、注意事項(xiàng),4、入住賓館地點(diǎn)及電話,5、回執(zhí),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心,溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng),任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn),服從分配協(xié)作意識好,原則性強(qiáng),應(yīng)變能力強(qiáng),對會務(wù)人員的要求,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,會議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問題,年初有預(yù)算；,全面、精細(xì)、節(jié)約；,距開會日期前兩周，做出預(yù),算送審批；,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,會議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問題,距開會日期前一周，務(wù)必匯出 所需款項(xiàng)；,提前行文，寫明規(guī)則。,會議的組織和管理 會前

5、準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,案例：99年代理會預(yù)算表,99年代理會費(fèi)用申,請文件,會議的組織和管理 案例,案例：西安活動費(fèi)用使用,審批、報(bào)銷規(guī)定,關(guān)于參加西安活,動的人員通知,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施,會務(wù)的,實(shí)施,會務(wù)組：出發(fā)時(shí),間及工作內(nèi)容,簽到注意事項(xiàng),會議期間的工作,會議結(jié)束的工作,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-出發(fā)時(shí)間,會務(wù)組的工作,提前兩天出發(fā),熟悉環(huán)境檢查工作,熟悉各自接口人,購物及準(zhǔn)備工作,開預(yù)備會,注意 事項(xiàng),會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-簽到,關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙,簽到臺,住房分配,其它,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-簽到,案例：,簽到程序界面演示,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-開

6、會期間,開會期間的工作,與餐廳的聯(lián)系,與會場的聯(lián)系,與服務(wù)臺的聯(lián)系,與客房部的聯(lián)系,處理突發(fā)事件,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-會議結(jié)束,會議結(jié)束的工作,1,退房；整理物品；,結(jié)帳；回收問卷。,會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施-會議結(jié)束,案例：意見反饋樣式,會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn),會后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、公,務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,統(tǒng)計(jì)分析參會情況,會后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會分析,會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,會議費(fèi)的報(bào)銷、決算和,分?jǐn)?會后的總結(jié)和決算,案例：99決算,會議的組織和管理 中小型會議的會務(wù)實(shí)施,中小型會議的會務(wù)實(shí)施,會務(wù)工作程序,會議準(zhǔn)備檢查表,會議主持人自我,檢查表,會議的組織和管理 其它,其 它,會務(wù)指南,會場安排一覽表,各會場布置要求一覽表,會議的組織和管理 謝謝大家,謝謝大家,