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1、單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,第七章,展出現(xiàn)場服務(wù)與管理,第一節(jié) 布展期間的服務(wù)與管理,第二節(jié) 開幕式,第三節(jié) 展出現(xiàn)場的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào),第四節(jié) 突發(fā)事件管理,第五節(jié) 展品安全管理,第六節(jié) 配套活動的組織,第七節(jié) 撤展期間的服務(wù)與管理,第一節(jié) 布展期間的服務(wù)與管理,布展是指展覽會開幕前的現(xiàn)場布置與籌備工作，通常在開幕前幾天，參展商進入展出現(xiàn)場為自己的展位進行布置與搭建工作，而辦展機構(gòu)對展出現(xiàn)場公共區(qū)域進行布置。一般展覽會的布展時間在1-4天之間，但展覽會規(guī)模的大小對布展時間有一定的影響，展覽會規(guī)模越大，布展時間就越長；不同題材的展覽會，布展

2、時間長短也不相同，主要取決于展覽會題材及展品的復(fù)雜程度，如汽車展和大型機械設(shè)備展覽會可能需要一個星期的布展時間，而消費品展覽會的布展時間通常只需12天。,一、布展,布展對參展商來說，參展商需憑合同及其它有關(guān)證明到展出現(xiàn)場報到，付清各種款項，領(lǐng)取相關(guān)證件，辦理入場手續(xù)后，在辦展機構(gòu)規(guī)定的時間內(nèi)對自己的展位進行搭建、布置和將展品陳列在展位上等展位布置工作；而對辦展機構(gòu)來說，則必須對展出現(xiàn)場環(huán)境進行布置和對參展商的有關(guān)工作進行全面協(xié)調(diào)和管理，辦展機構(gòu)是布展期間服務(wù)和管理的提供者。,二、組織機構(gòu)提供的服務(wù)與管理,在布展期間，展覽會組織機構(gòu)通常有以下幾項工作要做：,1、辦理有關(guān)報批手續(xù),2、場館布置,3

3、、展位搭建與協(xié)調(diào),4、現(xiàn)場施工管理和驗收,5、組織相關(guān)部門現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務(wù),6、預(yù)展,1、辦理有關(guān)報批手續(xù),根據(jù)我國對展覽會的管理規(guī)定，辦展機構(gòu)在招展工作啟動之前就要向當(dāng)?shù)毓ど滩块T申報，并得到批準；在布展之前則需要向消防部門報批；如果是國際性展覽會，需要向海關(guān)辦理境外展品入關(guān)和監(jiān)管手續(xù)；如果展覽會需要公安部門給予協(xié)助的，辦展機構(gòu)還要上報公安部門。另外，辦展機構(gòu)還需要提前與展覽會指定搭建商和展品運輸代理進行充分的協(xié)調(diào)和溝通，共同交流對展出現(xiàn)場環(huán)境布宣和展位搭建的創(chuàng)意、意見和建議，及時解決展品運輸過程中出現(xiàn)的各種問題，避免出現(xiàn)現(xiàn)場布展格調(diào)不統(tǒng)一或展品遲遲未到等現(xiàn)象。如果展館位于城市中心地

4、帶，有些城市還需要辦理外地車輛通行證以方便外地企業(yè)運送展品到展出現(xiàn)場布展。,2、場館布置,在參展企業(yè)進入場館布展之前，辦展機構(gòu)根據(jù)各參展企業(yè)租用展位的數(shù)量、面積和位置等具體情況，將展位平面圖交給展位搭建企業(yè)，搭建企業(yè)在規(guī)定的時間內(nèi)將標準展位搭設(shè)完畢，同時還要制作參展企業(yè)的楣板，并將其安裝在準確的展位上方。如果是國際性展覽會，參展企業(yè)楣板要用中英兩種文字，這樣方便國外參展企業(yè)查找自己的展位。另外，對那些只需要空場地的，辦展機構(gòu)按照各參展單位租用的場地面積和具體位置，劃出每一個參展單位的租用的場地面積和具體位置。這項工作涉及到每一家參展企業(yè)租用展位的具體位置和面積的大小，辦展機構(gòu)要認真仔細，一絲不

5、茍，要按照事先對參展商的承諾如實辦理。任何參展企業(yè)都必須在規(guī)定的范圍內(nèi)進行布展，不允許擠占公共空間。否則，既不可能順利通過消防部門的檢查與審批，也會妨礙行人通行。,3、展位搭建與協(xié)調(diào),除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，標準展位的搭建則需要辦展機構(gòu)負責(zé)。不管是標準展位還是特裝展位，辦展機構(gòu)都要監(jiān)督所有的搭建商都必須按照展覽會的規(guī)定進行施工和搭建；現(xiàn)在許多大型展覽會都對特裝展位實行預(yù)先審批制，辦展機構(gòu)現(xiàn)場工作人員要隨時對其進行監(jiān)督、檢查，一旦發(fā)現(xiàn)參展企業(yè)在施工中與報批的展位設(shè)計圖紙和施工方案不符，而且存在安全隱患和影響整體展出效果時，必須及時告知停止施工對新的設(shè)計方案進行修改或按原來的設(shè)計施工

6、。另外，參展企業(yè)在布展過程中隨時都會遇到各種問題或困難，并要求辦展機構(gòu)現(xiàn)場工作人員給予協(xié)助解決。這時，工作人員要根據(jù)參展企業(yè)的各種要求，有針對性地提供相關(guān)服務(wù)；注意協(xié)調(diào)展館與參展商在場地、用電以及參展商將展品運抵展出現(xiàn)場時可能遇到的開館時間、地面負荷限制等矛盾；多個展位同時施工可能出現(xiàn)沖突，辦展機構(gòu)工作人員應(yīng)該根據(jù)展位的位置、參展商的實際要求和施工等情況，公正、合理地協(xié)調(diào)各方工作。,4、現(xiàn)場施工管理和驗收,辦展機構(gòu)要派出專門人員管理各搭建商的現(xiàn)場施工，如展位楣板的制作、安裝和核對、現(xiàn)場用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線、電纜或水管的安裝和走向、燈光的設(shè)計和使用、特裝展位材料的防火性能、展位之

7、間通道寬度的控制、重型機械設(shè)備的地面承重控制、標準展位的相關(guān)設(shè)施配置等都要及時進行查驗，避免施工現(xiàn)場秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患；監(jiān)督現(xiàn)場清潔和布展垃圾的處理；所有的展位布置完畢以后，辦展機構(gòu)工作人員還要陪同消防和安全部門對所有的展位進行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展出現(xiàn)場符合消防和安全要求，徹底清除展出現(xiàn)場可能存在的安全隱患。,5、組織相關(guān)部門現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務(wù),一些大型展覽會組織機構(gòu)都會邀請如海關(guān)、安全保衛(wèi)、場館以及各展覽會服務(wù)機構(gòu)進駐現(xiàn)場，以便給參展企業(yè)提供及時高效的服務(wù)。如果是國際性展覽會，海外參展的展品必須辦理海關(guān)通關(guān)手續(xù)，對于所有海外參展展品，海關(guān)要進行現(xiàn)場開箱查驗，并對其進行監(jiān)管，

8、沒有海關(guān)的允許，所有海外展品均不得隨意帶出展覽會展出現(xiàn)場。就展品的安全保衛(wèi)來說，通常情況下，在閉館到開館這一時間段的展品安全由辦展機構(gòu)負責(zé)，而開館時間內(nèi)的展品安全則由各參展企業(yè)自己負責(zé)。目前，在國外許多展覽會都會對展覽會就展品和人員安全向保險公司投保，而我們國內(nèi)，展覽會投保還不是很普遍。,6、預(yù)展,大型展覽會，當(dāng)參展商布展一切就緒，常常會在正式展出前的一段時間或前一天進行預(yù)展，政府部門領(lǐng)導(dǎo)和辦展機構(gòu)負責(zé)人親臨預(yù)展現(xiàn)場做展出前的最后檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題，設(shè)法做最后的補救和調(diào)整。上述布展和預(yù)展工作結(jié)束以后，展出現(xiàn)場布置就已經(jīng)基本就緒。辦展機構(gòu)就可以按計劃舉行展覽會開幕式，對外正式宣布展覽會開幕了。如

9、果有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人或重要貴賓來參觀展覽會，還要對整個展出現(xiàn)場進行封館，任何人不得隨意入內(nèi)。,第二節(jié) 開幕式,展覽會開幕式是一個展覽會展出活動的正式開始，也是展出期間的一項較為重要的活動內(nèi)容，是辦展機構(gòu)用一種隆重的儀式向社會各界宣布展覽會正式開幕，開幕式效果的好壞直接影響到參展商和觀眾對展覽會的第一印象。因為開幕式涉及到的層面很多，事務(wù)也很復(fù)雜，需要辦展機構(gòu)事先進行周密地部署和仔細地籌劃。,1、開幕式現(xiàn)場的檢查與安排,開幕式現(xiàn)場的檢查與安排主要是對開幕式現(xiàn)場布置和相關(guān)設(shè)備的最后檢查以及對安全保衛(wèi)與其它活動參與人員的安排和管理等工作。開幕式開始前辦展機構(gòu)工作人員一定要按照開幕式的原定設(shè)計方案，對各

10、種設(shè)備及參與人員進行詳細的檢查，確保開幕式的順利進行。在開幕式開始前要根據(jù)邀請嘉賓人數(shù)的多少和級別，做好貴賓室的安排，供參加開幕式的貴賓休息之用。貴賓室的數(shù)量要以參加開幕式貴賓人數(shù)而定，對高級別的貴賓或領(lǐng)導(dǎo)人要單獨安排一間貴賓室，在貴賓室內(nèi)，辦展機構(gòu)要安排一定數(shù)量的服務(wù)人員分別負責(zé)貴賓簽到、題詞、戴胸花或貴賓簽、送茶水和熱毛巾等服務(wù)工作。另外，還要做好貴賓的迎接與引導(dǎo)工作。在開幕式現(xiàn)場，辦展機構(gòu)還要做好車輛停放、安全、保衛(wèi)、消防以及開幕式現(xiàn)場氣氛烘托等工作，營造出與展覽會定位相適應(yīng)的熱烈而隆重的氣氛。,2、開幕式的時間和地點,展覽會開幕式的時間和地點要提前作好安排并通知到有關(guān)方面。展會開幕的時

11、間一般不宜太早，太早了不利于參展商進場準備和出席開幕式的嘉賓按時到場；開幕式持續(xù)的時間也不宜太長，太長了會讓等待進場參觀的觀眾產(chǎn)生厭煩情緒。開幕式地點一般安排在展出場館前的廣場上，這樣更方便有關(guān)人員在開幕結(jié)束后入場參觀。如果開幕式上安排有一些表演活動，要注意適當(dāng)安排好表演的時間和地點，使表演和展會開幕式交相輝映，相得益彰。,3、出席開幕式的主要嘉賓,事先落實嘉賓名單，事先做出安排嘉賓臺上的位置。展覽會開幕式一般都會邀請一些行業(yè)主管部門官員、行業(yè)協(xié)會與商會的領(lǐng)導(dǎo)、外國駐華機構(gòu)代表以及其它有關(guān)人員作為展覽會開幕式的嘉賓。一旦他們出席開幕式，辦展機構(gòu)就要派專人負責(zé)接待。如有必要，還要配備專門的服務(wù)人

12、員或者翻譯。,4、開幕式的程序,開幕式可以用多種方式來舉行，如鳴放禮炮、嘉賓剪彩、領(lǐng)導(dǎo)講話等，目的是制造氣氛，擴大影響。如果是鳴放禮炮，要事先安排好布置禮炮的地點和鳴放禮炮的時機；如果是嘉賓剪彩，要安排好剪彩嘉賓，并安排相應(yīng)的禮儀小姐；如果是領(lǐng)導(dǎo)講話，要準備好講話稿，安排好現(xiàn)場攝影人員攝影。,展覽會典型的開幕式程序是由工作人員引導(dǎo)嘉賓至主席臺，主持人宣布開幕式開始，介紹嘉賓，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓相繼致辭、剪彩，開幕式結(jié)束后并請各位嘉賓和展覽會觀眾進場參觀。隆重的開幕式還有表演、燃放煙花、開幕酒會等節(jié)目。,5、開幕式講話稿和新聞通稿,展覽會開幕式講話稿和新聞通稿是辦展機構(gòu)對外宣布展覽會正式開幕的“宣

13、言”，而新聞通稿則是各新聞媒體報道展覽會的主要依據(jù)和參考資料，新聞通稿寫得好與不好將直接關(guān)系到媒體和記者對展覽會的印象，也會影響到媒體和記者對展覽會進行報道的積極性，所以辦展機構(gòu)要認真準備。,6、媒體接待與管理,許多展覽會組織機構(gòu)一般會在展覽會開幕前舉行一次新聞發(fā)布會，向媒體通報展覽會的籌備情況，并告訴社會各界展覽會將按計劃如期舉行。展覽會開幕前，辦展機構(gòu)要主動與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會或邀請媒體記者對展覽會開幕現(xiàn)場和展出現(xiàn)場進行采訪和新聞報道做準備。辦展機構(gòu)可以引導(dǎo)不同的媒體從不同的側(cè)面對展覽會進行連續(xù)或跟蹤報道，以提高展覽會的社會知名度和擴大展覽會的影響力。,第三節(jié) 展出現(xiàn)場的咨

14、詢服務(wù)與協(xié)調(diào),展出意味著參展商營銷自己產(chǎn)品和宣傳自己企業(yè)形象正式開始，辦展機構(gòu)作為展覽會的組織者一般會在展出現(xiàn)場設(shè)立展覽會現(xiàn)場控制中心，總體監(jiān)控和協(xié)調(diào)整個展覽會的進行，以便隨時處理各種問題、投訴和突發(fā)事件，為參展商提供展出現(xiàn)場的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作。展出期間的現(xiàn)場工作很多，也很復(fù)雜，涉及面很廣。展出現(xiàn)場的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作主要由辦展機構(gòu)提供，但各展覽會服務(wù)機構(gòu)也參與其中。因此，一定要事先周密布置，仔細安排，確保每一項工作都有專人負責(zé)，責(zé)任分明、分工協(xié)作，共同管理好展出的現(xiàn)場各項工作。,一、參展商的展位工作,在展覽會正式展出期間，參展企業(yè)在自己的展位上主要有以下5項工作要做：,1、參展商的展臺接待

15、工作,2、宣傳資料和紀念品的發(fā)放,3、業(yè)務(wù)洽談工作,4、展品演示及現(xiàn)場銷售,5、展臺記錄和市場調(diào)研,二、辦展機構(gòu)的現(xiàn)場咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作,為了維護展出現(xiàn)場的正常秩序，保證整個展覽會各項工作的順利進行，辦展機構(gòu)作為整個展覽活動的主要責(zé)任者主要做好以下8項工作：,1、專業(yè)觀眾登記,2、展覽會資料的發(fā)放工作,3、展覽會證件與門票管理工作,4、展出現(xiàn)場秩序管理,5、開展參展商和觀眾意見調(diào)查，做好信息的收集,6、知識產(chǎn)權(quán)保護,7、閉幕準備工作,8、提供其他關(guān)聯(lián)服務(wù),第四節(jié) 突發(fā)事件管理,緊急醫(yī)療,火災(zāi)防范,衛(wèi)生問題,自然災(zāi)害,恐怖襲擊,游行示威,第五節(jié) 展品安全管理,展覽會展出現(xiàn)場人流多，存在許多潛在安

16、全隱患，展品的安全保衛(wèi)就是其中之一。展出期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進入展出現(xiàn)場，消除各種安全隱患，保護參展商和觀眾的人身安全，防止展品丟失和被盜、展覽會消防安全保護、防止展臺記錄及其它秘密資料或情報被非法竊取或合法套取、協(xié)助參展商處理一些安全保衛(wèi)方面的工作等。,一、配備安全設(shè)施和保衛(wèi)人員,加強充實安全保衛(wèi)力量，包括聘請足夠的保安人員或請求公安部門協(xié)助，所有的安全保衛(wèi)人員不管是專職的還是臨時聘用的，不管是有經(jīng)驗的還是缺乏經(jīng)驗的，都應(yīng)該在會展活動前接受“展前培訓(xùn)”，并要了解現(xiàn)場設(shè)施。每位安全保衛(wèi)人員要明確職責(zé)，熟悉環(huán)境。必須時刻保持高度警惕，注意觀察，提防可疑人員。特大型展覽會非常需要將觀眾人數(shù)控制到最低限度，因為人越多安全保衛(wèi)越困難，應(yīng)盡量控制參觀者人數(shù)，可以采取分時段、分批次等手段憑胸卡或入場券入場參觀。,新型展出場館都安裝安全保衛(wèi)設(shè)施，對于規(guī)模大、展品價值昂貴的展覽會，安裝電子監(jiān)視系統(tǒng)是一個較好的選擇，防盜警報和閉路電視效果很好，但是使用投入費用大，所以不少會展活動，由于預(yù)算太緊而不能使用電子監(jiān)視設(shè)備，晚間配備警犬巡邏也特別有效。,二、展品的安全管理,展品的安全保衛(wèi)涉及到展