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1、采購管理制度 第一章 總則 第一條 為規(guī)范采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，滿足營銷需要，降低采購成 本，保持購銷平衡，依據(jù)《藥品管理法》、《合同法》和《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》、 《藥品流通監(jiān)督管理辦法》 等法律法規(guī)， 結(jié)合甘肅蘭藥藥業(yè)有限公司 （以下簡稱 “公司” ） 實際情況，特制定本制度。 第二條 本制度旨在對公司原料、包材、中間體等采購實施全過程控制，適用于公司采 購部門和與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門。 第二章 基本原則 第三條 明確責(zé)權(quán)原則。采購工作在董事長、總裁或總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由主管副總裁 或副總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)并直接領(lǐng)導(dǎo)。 采購工作的主管部門是采購供應(yīng)部門，實

2、行采購部門 經(jīng)理負(fù)責(zé)制并直接對公司主管副總負(fù)責(zé)，組織采購部全體人員， 按照采購管理權(quán)限和藥 品品種分工共同完成采購任務(wù)。 第四條 擇優(yōu)擇廉原則。 堅持質(zhì)量第一的采購方針，不得從資質(zhì)不合格的供應(yīng)廠商采購。 在經(jīng)濟效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠(yuǎn)向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權(quán) 衡產(chǎn)品的品牌效應(yīng)和市場需求，體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。 第五條 保障供應(yīng)原則。確立采購為一線營銷服務(wù)、對供應(yīng)廠商負(fù)責(zé)的理念，把提高采 購效率、及時按需采購、保障供應(yīng)但不積壓、采購價格合理作為體現(xiàn)采購服務(wù)質(zhì)量的考 核依據(jù)。 第六條 責(zé)任追究原則。按采購管理權(quán)限，分別追究采購團隊成員人為因素造成的生產(chǎn)

3、斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的責(zé)任，對采購的直接操作人員和上一層級的負(fù)責(zé) 人給予相應(yīng)行政或經(jīng)濟處罰； 同時，對完成采購任務(wù)出色的人員給予相應(yīng)精神或物質(zhì)獎 勵。 第三章 操作程序 第七條 原料及包材、中間體等采購分六步程序?qū)嵤? 一、編制采購計劃。依據(jù)銷售部門提供的下一年度的預(yù)計銷售計劃，結(jié)合庫存情況 編制年度生產(chǎn)計劃，并根據(jù)生產(chǎn)計劃分解原料、包材、中間體等采購計劃，簽訂年度采 購協(xié)議；采購計劃包括：年計劃、定期計劃、臨時追加計劃、計劃調(diào)整等。 二、簽定采購協(xié)議、合同。全部擬采購的物料均要簽定采購合同。采購合同包括： 年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時電話要貨

4、的購進合同等。 三、上級審批確認(rèn)。按照采購層級授權(quán)的權(quán)限，由采購人員按照公司合理庫存規(guī)定 及采購協(xié)議，擬定采購合同交由上一層級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后有效。 四、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購責(zé)任人對已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行情況、到貨質(zhì)量、價 格調(diào)整、 營銷變化、 市場競爭動態(tài)、有效期限、退貨原因、存貨數(shù)量、付款時間等情況， 實施全程調(diào)節(jié)和監(jiān)控。 五、合理承付貨款。采購、付款人員每個月末前 3 個工作日做出下一月度的付款預(yù) 算，根據(jù)預(yù)算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字同意并報主 管副總裁或副總經(jīng)理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續(xù)后，付款申請方可有效。 六、評價采購效果。

5、采購部門按照采購管理權(quán)限和品種分工，在每一個季度末對上 一個季度采購工作效率、保障供應(yīng)情況、庫存結(jié)構(gòu)分析、采購價格成本進行量化評價， 并提交簡潔的評價報告。 第八條 各層級的采購相關(guān)人員，按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、 評價實施全程負(fù)責(zé)。 第四章 編制計劃 第九條 采購計劃依照采購品種管理權(quán)限的規(guī)定，由公司主管副總裁或副總經(jīng)理、采購 部門正副經(jīng)理和采購員負(fù)責(zé)編制，但采購員必須由企業(yè)法定代表人授權(quán)，只有被授權(quán)的 采購員才有權(quán)在授權(quán)范圍內(nèi)從事采購工作和制定采購計劃。 第十條 制定采購計劃原則是：按照管理權(quán)限，依據(jù)銷售需求，堅持以銷定進，力求購 銷平衡。 第十

6、一條 采購部門每季度根據(jù)實際市場銷售情況，調(diào)整下一季度進貨采購計劃。經(jīng)公 司主管總裁或經(jīng)理批準(zhǔn)、并征詢質(zhì)量監(jiān)督管理部門意見后，由采購人員具體執(zhí)行。與此 同時，進貨部門和生產(chǎn)、銷售部門定期或不定期召開會議溝通信息，并針對存在問題調(diào) 整購進計劃。 第十二條 采購員為避免物料積壓或斷檔，對自己所管轄品種每季根據(jù)實際庫存消耗 制定進貨采購計劃，并落實庫存上、下限制度，每月按庫存實際消耗做追加或削減的調(diào) 整計劃，保證物料既不斷檔又不積壓。此外，定期與生產(chǎn)呢、銷售溝通物料在使用中的 信息和存在的問題，并及時調(diào)整購進計劃。 第十三條 采購計劃的主要內(nèi)容有：物料名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、

7、生產(chǎn)計劃、 購進計劃、預(yù)計經(jīng)費、供應(yīng)廠商等項目。 第十四條 采購人員在編制采購計劃時，充分考慮所管轄物料儲存、運輸條件及采購?fù)? 徑的不同，提出不同對策，以免影響采購計劃的落實。 第五章 簽訂合同 第十五條 物料購進合同的簽訂，必須遵守國家法律法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的 原則。 其中簽訂購銷合同必須取得企業(yè)法定代表人授權(quán)的授權(quán)委托書， 并根據(jù)授權(quán)范圍 以被授權(quán)人的名義簽訂。 第十六條 簽訂購進合同時，必須選擇合法的供貨單位，做到“貨比三家”，嚴(yán)格執(zhí)行 符合藥品質(zhì)量要求的進貨程序，堅持從產(chǎn)品質(zhì)量信譽好、具有法定資格和通過 GMP/GSP 認(rèn)證的廠商 /供應(yīng)商進貨，以保證購進

8、原料、包材、中間體等商品質(zhì)量。 第十七條 簽訂進貨合同嚴(yán)格執(zhí)行首次進貨客戶審批制度。 在首次與生產(chǎn)廠家 發(fā)生業(yè)務(wù) 聯(lián)系前， 對首次進貨單位進行資格和質(zhì)量保證能力的核實，如發(fā)生采購行為還需將加蓋 供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對擬采購的物料，首先必須具有合法的批 準(zhǔn)文號， 其次應(yīng)了解供貨單位的質(zhì)量保證能力和履行合同能力。 確定資格后須填報首次 物料采購審批表，由采購部門提出申請，經(jīng)公司質(zhì)量監(jiān)督管理部門同意，由主管總裁、 經(jīng)理批準(zhǔn)，方可與對方簽訂合同。 第十八條 首次購進客戶采購合同的簽定必須具備以下資料： 1 ）原料藥購進：藥品生 產(chǎn)許可證正本、副本及變更記錄、營業(yè)執(zhí)照

9、副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法 人委托書、質(zhì)保協(xié)議、 GMP 證書 /GSP 證書、原料注冊證、省級藥檢報告、樣品、樣品 同批號廠檢報告； 2 ）內(nèi)包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、 法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、樣品同批號廠檢報告、印刷品許可證、二類包材注冊許 可證 ； 3 ）其他包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托 書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、印刷品許可證。 以上資料報質(zhì)量監(jiān)督部門審核同意， 并經(jīng)采購部門經(jīng)理審批、 簽字， 作為簽定合 同 的依據(jù)和條件。 第十九條 簽訂進貨合同應(yīng)有質(zhì)量條款。合同應(yīng)注明該物料出廠的法定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并提

10、 供產(chǎn)品合格證、 注冊證等有關(guān)材料。 根據(jù)需要， 還可注明物料的廠方負(fù)責(zé)期、 生產(chǎn)日期、 有效期、包裝標(biāo)志、包裝要求等內(nèi)容。 第二十條 對于需要預(yù)付款的物料采購，須簽訂采購合同，合同雙方簽字蓋章、存檔方 可生效；任何電子掃描合同將視為無效合同。采購人員要督促已付款的商品、票據(jù)及時 到帳。 第二十一條 采購員簽定采購合同，須由專人向公司聘請的律師或公司負(fù)責(zé)法務(wù)工作領(lǐng) 導(dǎo)審核、獲得律師同意函后方可簽署，并由專人進行掃描歸檔。 第二十二條 采購合同的簽約， 必須按照采購審批權(quán)限和品種分工 ，由采購人員和上級 主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。 第二十三條 采購部門設(shè)專人管

11、理采購合同， 掃描后按照時間、 供應(yīng)商等分類整 理合同 并歸檔。 第六章 監(jiān)控執(zhí)行 第二十四條 對已經(jīng)簽定的物料采購合同， 采購人員須跟進掌握和調(diào)控合同的履約效果， 與供應(yīng)廠商保持不間斷的聯(lián)系，督促其按質(zhì)、按時、按價、按量發(fā)貨。 第二十五條 采購人員對臨時調(diào)劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補辦采 購合同，并立即通知質(zhì)量驗收部門驗收，盡快使物料投入生產(chǎn)銷售。 第二十六條 采購人員負(fù)責(zé)對分管的品種進行數(shù)據(jù)維護，主要內(nèi)容包括：物料編碼、商 品通用名、規(guī)格、單位、采購價格、合同數(shù)量、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨在途時間、 有效期、是否 GMP 認(rèn)證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等

12、項目。 第二十七條 采購物料到貨后的退換貨按以下辦法處理： 一、 按合同購進的物料到貨入庫前，在檢驗中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其他不符合采購 合同約定條款的問題， 采購人員在接到質(zhì)檢通知的兩小時內(nèi)完成與供應(yīng)廠商的聯(lián)系，通 知退貨，并做好查詢記錄。 二、所有退貨，應(yīng)直接退回給原供應(yīng)商。 三、 物料購進后由于市場或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷， 有效期限不足半年等原因 需要退換貨時，采購人員應(yīng)積極主動地與供應(yīng)商聯(lián)系；經(jīng)協(xié)商同意退換時，被換的物料 按退貨處理，換回的物料按重新采購的程序辦理。 第二十八條 采購部門所有用章：如合同章、發(fā)票收訖章、退換貨專用章等要有專人管 理。按照公司用章申請

13、審批流程申請使用，任何人不得違規(guī)操作使用。 第七章 進價調(diào)整 第二十九條 進貨價格是指本公司從供貨方進貨的物料價格 , 其管理的基本內(nèi)容如下： 1、 首次合作供應(yīng)商進價。首次合作供應(yīng)商進價是指本公司第一次合作供應(yīng)商的進 價。該進價是在各項資料齊全、保證質(zhì)量的前提下，由采購員與供貨方協(xié)商擬定，報采 購部門經(jīng)理批準(zhǔn)后備案。 2、 調(diào)價物料的進價調(diào)整。采購員每季度需對負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的物料采購品種進行一次 價格調(diào)研，及時調(diào)整公司采購價格，市場價格水品下跌時及時調(diào)整公司物料采購價格， 保證公司采購價格處于行業(yè)較低水平。 第八章 承付貨款 第三十條 采購付款流程。采購員每月根據(jù)業(yè)務(wù)需要和應(yīng)

14、付款狀況提出付款計劃匯總 一向財務(wù)部門提出付款資金使用計劃-財務(wù)部門根據(jù)資金情況核定當(dāng)月用款額度一經(jīng) 采購部門經(jīng)理核準(zhǔn)-財務(wù)部根據(jù)付款計劃將增值稅發(fā)票與進貨驗收單相匹配、 審核并沖 減退貨款等一付款申請審批程序：有采購員簽字的付款申請批條交財務(wù)審核后由采購部 門經(jīng)理審批一主管副總裁或副總經(jīng)理審批一財務(wù)部門核實付款并進行賬務(wù)處理。 第三十一條 公司付款方式有預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨、賒銷付款等，所有付款方式方式優(yōu)先 考慮銀行承兌支付。 一、預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨：優(yōu)先向下述廠商傾斜：有年協(xié)議的供應(yīng)廠商，有付款時 間要求和年終返利的廠商，有獨家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達(dá)一定規(guī)模的廠商 及

15、名優(yōu)大廠。遇有資金緊張時，優(yōu)先保證上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多 的廠商加盟與合作。 二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計劃，并協(xié)調(diào)好與供 應(yīng)商的合作關(guān)系。 為減少企業(yè)資金占壓和過多增加倉庫容量，凡享有按回款時間返利的 品種，本著勤進快銷原則，不超過 1.5 個月庫存周轉(zhuǎn)進行貨源采購，并根據(jù)市場情況及 季節(jié)等因素調(diào)整。壓批付款的品種，則可適當(dāng)增大進貨量。 第三十二條 付款特殊審批程序：有年協(xié)議的品種，若為完成協(xié)議量需壓貨或提前超量 付款或需預(yù)付款時，可啟動特殊審批程序。即由采購員根據(jù)協(xié)議或合同提出申請，說明 情況， 經(jīng)采購部門經(jīng)理同意并報公司主管副

16、總裁或副總經(jīng)理，預(yù)付款需由法定代表人授 權(quán)的責(zé)任人簽字批準(zhǔn)后，方可進入付款流程。 第三十三條 付款審核手續(xù)。付款根據(jù)協(xié)議、合同及采購員的付款計劃，認(rèn)真核對采購 付款的送貨方、發(fā)票及付款單位須一致。以合同約定的付款方式嚴(yán)格審核，對所結(jié)算品 種的品名、規(guī)格、數(shù)量、結(jié)算單價仔細(xì)審查核實，對退貨、破損在認(rèn)真與供貨商對帳確 認(rèn)后補貨或沖抵應(yīng)付款。解決完有關(guān)事項后，方可付款。預(yù)付款時需核對采購合同，在 第一筆預(yù)付款商品及發(fā)票未到的情況下，不得做第二筆預(yù)付款。 任何人不得對未付款進 行核銷。 第三十四條 增值稅發(fā)票和返利。在增值稅發(fā)票與財務(wù)部門傳遞過程中，嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)票 登記簽收手續(xù)，防止發(fā)票

17、丟失。 第九章 協(xié)同督導(dǎo) 第三十五條 公司采購職能線應(yīng)督導(dǎo)各利潤中心采購部門加強和積極維護與各子公司銷 售部門、 物流中心及其他相關(guān)部門的溝通交流，定期不定期地與相關(guān)職能部室召開物料 采購管理信息交流會，實現(xiàn)采購信息共享，建立相互協(xié)作的工作關(guān)系，共同研究解決采 購中遇到的問題。 第三十六條 加強對各利潤中心物料采購管理工作的檢查監(jiān)督，對采購合同的履行情況 進行跟蹤。 各利潤中心要建立物料庫存情況月報制度， 由采購職能線專人負(fù)責(zé)匯總上報、 掌握各利潤中心物料庫存動態(tài)信息，并對各利潤中心物料購進、庫存、退貨等情況進行 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，及時提出改進意見和建議。 第三十七條 組織和指

18、導(dǎo)各利潤中心貫徹落實公司物料采購方針和操作策略，重點加強 對各利潤中心采購工作的宏觀指導(dǎo)、政策咨詢和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，總結(jié)推廣采購工作經(jīng)驗，協(xié) 助各利潤中心研究解決物料采購中的新情況、新問題。 第十章 評價效果 第三十八條 公司采購職能線按照公司對各下屬單位采購工作的要求，每季度末的第五 個工作日完成對上季度藥品采購效果的書面評價。 采購效果評價要有數(shù)據(jù)， 盡可能量化， 報告力求簡潔、具體，將評價結(jié)果提交各利潤中心總經(jīng)理，作為考核各部門物料采購工 作績效的一項重要依據(jù)。 一、遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。 二、遵守公司的制度規(guī)定、辦事程序。 三、恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

19、 四、上班時應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令，對別人的提醒、 忠告和批評應(yīng)虛心接受。 五、積極主動地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作技能。 六、愛惜并節(jié)約使用公司的一切財產(chǎn)物資。 七、主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識與技能，提高自身的工作能力。 8、 所有員工都有義務(wù)保守公司的各種經(jīng)營管理信息；機密文件和資料不得擅自復(fù) 印，未經(jīng)特許不得帶出公司。 9、 采購人員須憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單，按公司規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎? 購。 十、 采購人員應(yīng)按采購單保質(zhì)保量地完成采購工作，收貨時要按企業(yè)有關(guān)規(guī)定進行 驗收。 十一、不準(zhǔn)弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。 十二、不準(zhǔn)出現(xiàn)向供應(yīng)商索取或接受其回扣

20、、傭金等公司禁止的行為。 十三、采購人員須維護公司形象，保守商業(yè)秘密。 第三十九條 采購人員有下列行為應(yīng)給予處罰： 一、從無“一證、一照”單位采購原料或采購進假藥、劣藥的； 二、由于工作失誤造成協(xié)議品種發(fā)生斷貨的； 三、編制的采購計劃或者簽訂的采購合同出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤并造成損失的； 四、由于工作不認(rèn)真導(dǎo)致采購有關(guān)的資料數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，直接造成損失的； 五、收到的稅票保管不當(dāng)，丟失并造成損失的； 六、故意刁難客戶、服務(wù)意識差，客戶反映強烈不滿的； 七、營私舞弊、私自收取供應(yīng)商錢財?shù)模? 八、對各公司或其他業(yè)務(wù)部門提出的需求推諉扯皮、不負(fù)責(zé)任造成損失的。 第十一章 附則 第四十條 本制度由公司采購部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第四十一條 各利潤中心可參照本制度制定本利潤中心物料采購管理實施細(xì)則。 第四十二條 本制度自下發(fā)之日起生效。 ［此文檔可自行編輯修改，如有侵權(quán)請告知刪除，感謝您的支持，我們會努力把內(nèi)容做得更 好］ 最新可編輯 word 文檔