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1、西南地區(qū)高校檔案信息化的現(xiàn)狀1高校檔案信息化現(xiàn)狀及存在問(wèn)題1.1基礎(chǔ)設(shè)施基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)的前提，信息化必備設(shè)備館均擁有量最多的是計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，人均分別達(dá)1.24臺(tái)和0.7臺(tái)，數(shù)量基本能滿足需求，但質(zhì)量還有一定差距（如貴州大學(xué)檔案館雖有35臺(tái)電腦，但有15臺(tái)是幾乎不能用的淘汰機(jī)）。另外，其他設(shè)備如掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等，部分檔案室至今仍沒(méi)有。相比之下，重慶、四川館均擁有量略高于貴州、云南，但總的來(lái)看，部分檔案館（特別是檔案室）基礎(chǔ)設(shè)施仍較落后，離檔案信息化要求還有一定的距離。表1為四省/市信息化主要設(shè)備配置情況統(tǒng)計(jì)表。1.2人才隊(duì)伍人才是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。就調(diào)查來(lái)看（結(jié)果見(jiàn)表2），一是人

2、員嚴(yán)重缺編。館均5.89人（最多18人），最低估計(jì)，35個(gè)館（室）僅綜合檔案館藏量平均在3萬(wàn)卷左右，最低應(yīng)配8人，加上人事檔案應(yīng)配10人左右（按綜合檔案1萬(wàn)卷以內(nèi)配34人，每增加5000卷增加1人，人事檔案千卷1人計(jì)），但目前僅13人的有14個(gè)館（個(gè)別館是處級(jí)館），達(dá)10人以上的僅8個(gè)。如貴州大學(xué)檔案館有綜合檔案約6萬(wàn)卷、人事檔案4000余卷，應(yīng)配18人，再加校史館4人，最少應(yīng)配22人，但實(shí)際僅15人。二是人員隊(duì)伍學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)基本合理。碩士（含有學(xué)位無(wú)學(xué)歷人員）、本科、大專及以下人員比例，高、中、初級(jí)職稱比例均呈兩頭小、中間大（即本科學(xué)歷、中級(jí)職稱人員居多），基本合理，但正高職稱人員極少，部

3、分還是教授或圖書(shū)系列的研究館員（如貴州12個(gè)館室59人中僅2人，且1人是圖書(shū)系列），這極不利于高校檔案館研究工作的開(kāi)展。三是人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不夠合理，所需人才缺乏。其他學(xué)科專業(yè)人員館（室）均達(dá)4.5人，但檔案專業(yè)人員館均不足1人，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)人才嚴(yán)重匱乏（館均0.43人）。在信息技術(shù)日新月異的今天，建設(shè)數(shù)字檔案館已是大勢(shì)所趨，但部分館（室）至今仍沒(méi)有現(xiàn)代信息技術(shù)人才；再加之部分現(xiàn)有人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力較弱，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的功能使用較單一，不能物盡其用。這必將嚴(yán)重影響其檔案數(shù)字化，阻礙信息化進(jìn)程。1.3檔案信息資源數(shù)字化資源是信息化建設(shè)的核心。35個(gè)調(diào)查館（室）中有23個(gè)館已開(kāi)始數(shù)字

4、化工作，19個(gè)館建立了案卷級(jí)目錄庫(kù)，18個(gè)館建立了文件級(jí)目錄庫(kù)，還有部分館建立了全文、多媒體及其他專題庫(kù)。而開(kāi)展數(shù)字化工作較好的是四川省，調(diào)查館已全部開(kāi)展數(shù)字化工作；較差的是貴州省，僅3個(gè)館開(kāi)展。可見(jiàn)，貴州省與全國(guó)甚至西南其他省/市高校相比，均存在較大差距。表3為檔案信息化建設(shè)及利用情況統(tǒng)計(jì)表。1.4檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)是共享的支撐條件，使用檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版的有23個(gè)館（占65.71，其中13個(gè)館用的南大之星，其余為其他系統(tǒng)或自行開(kāi)發(fā)的），5個(gè)館是單機(jī)版。許多館雖然購(gòu)置了管理系統(tǒng)，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率均不高，很多功能還未利用，提供互聯(lián)網(wǎng)查詢目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的僅占25.71，絕大多數(shù)局限于本校、

5、本館（室）內(nèi)查詢，利用十分有限。另外，由于部分館自行開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)沒(méi)有更多地考慮與其他系統(tǒng)的兼容性以及以后的升級(jí)等，因此，存在管理系統(tǒng)使用少、不統(tǒng)一、效率低、發(fā)揮作用有限等問(wèn)題。1.5檔案網(wǎng)站網(wǎng)站是共享的前提條件，目前仍存在一些問(wèn)題：一是有網(wǎng)站的單位少，35個(gè)館中僅17個(gè)建立了自己獨(dú)立的網(wǎng)站，最少的是貴州（僅3個(gè)）。二是網(wǎng)站質(zhì)量普遍不高。許多網(wǎng)站主頁(yè)設(shè)計(jì)大都結(jié)構(gòu)呆板、單一，趨于雷同；網(wǎng)站欄目較為簡(jiǎn)單，欄目數(shù)量少、覆蓋面小，欄目?jī)?nèi)容較少、更新慢、名稱缺乏趣味性與親和力，等等。這既不利于同行之間的溝通交流，使其更好地吸收借鑒別人先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)發(fā)展自己，同時(shí)也會(huì)阻礙本館（室）檔案信息化進(jìn)程和資源共享。1

6、.6安保措施安全保障措施是數(shù)據(jù)安全的保障，已開(kāi)展數(shù)字化工作的檔案館大多采取多種安全保障措施，常用的有權(quán)限控制、密鑰管理、防火墻以及數(shù)據(jù)備份。但仍有少數(shù)館（室）防范不力，安全措施不力，備份方式單一（多采用本機(jī)或光盤(pán)備份，極少數(shù)采用異質(zhì)、異地或?qū)崟r(shí)在線方式），檔案數(shù)據(jù)資源存在一定的安全隱患。2檔案信息化發(fā)展建議（1）加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平。只有加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配置高效、完善的設(shè)施設(shè)備，才能加快檔案信息化進(jìn)程。為此，建議各高校加大投入，把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，有計(jì)劃地購(gòu)置檔案信息化

7、所需設(shè)施設(shè)備并定期更新，以保持良好的運(yùn)行狀態(tài)，較好地滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案信息化的需求，確保檔案信息化與學(xué)校信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。（2）重視隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案信息化具有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性、機(jī)密性，要求檔案工作者不僅應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，一定的檔案、法律、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等知識(shí)，還需具備信息技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)維護(hù)以及數(shù)字化加工與管理等方面能力。這就要求：一是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視隊(duì)伍建設(shè)，建立科學(xué)的引才育才機(jī)制，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化所需的各類人才；采取多種措施開(kāi)展繼續(xù)教育，提高人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。二是檔案工作者應(yīng)自覺(jué)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高自己的業(yè)務(wù)能

8、力，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用能力，努力使自己成為一專多能的高素質(zhì)復(fù)合型人才。此外，隨著科技的發(fā)展、檔案載體的日趨豐富，還要求檔案工作者要勤于思考、敢于創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作在創(chuàng)新中的發(fā)展?？傊瑧?yīng)努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，以較好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求。（3）重視資源建設(shè)，加快數(shù)字化步伐。只有將檔案數(shù)字化，建設(shè)完整的數(shù)字檔案庫(kù)，才能更好地保存、存續(xù)、傳播、利用檔案，體現(xiàn)檔案的價(jià)值。為此，建議各高校根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)要求，真正重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸則歸，按照存量檔案分步數(shù)字化、增量電子化的原則，開(kāi)展

9、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)購(gòu)置（或開(kāi)發(fā)）時(shí)，還應(yīng)考慮與本單位其他管理系統(tǒng)的銜接，以達(dá)到自動(dòng)接收采集學(xué)校各部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，以盡快建成數(shù)字檔案館。（4）重視網(wǎng)站建設(shè)，發(fā)揮窗口作用。網(wǎng)站既是資源共享的前提，又是宣傳、展示自己的窗口，以及同行之間溝通、交流的平臺(tái)。因此，建議充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立、健全檔案網(wǎng)站，著重反映網(wǎng)站特色，揭示自身工作亮點(diǎn)、創(chuàng)新點(diǎn)，并及時(shí)更新內(nèi)容，充分發(fā)揮網(wǎng)站的宣傳、教育等功能，實(shí)現(xiàn)全校、全省乃至全國(guó)范圍內(nèi)全文信息查詢，不斷提高檔案檢索、利用效率和質(zhì)量，更好地起到宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)、發(fā)

10、揮檔案價(jià)值的重要窗口作用。（5）加快平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)資源共享。檔案信息化建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息服務(wù)建設(shè)“十二五”規(guī)劃中明確指出，“未來(lái)五年的主要任務(wù)之一是實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程，打造一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)”。2014年國(guó)家檔案局又在“關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)”中明確提出，“國(guó)家檔案行政管理部門(mén)要搭建全國(guó)開(kāi)放檔案平臺(tái)，并與政府公開(kāi)信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享”，可見(jiàn)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)已是大勢(shì)所趨。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各高校已陸續(xù)使用檔案管理系統(tǒng)，但由于多數(shù)只關(guān)注于本部門(mén)需求，缺乏在區(qū)域或行業(yè)層面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，

11、導(dǎo)致使用系統(tǒng)不統(tǒng)一，存在信息孤立，給區(qū)域或行業(yè)內(nèi)各部門(mén)檔案信息的協(xié)同訪問(wèn)，跨區(qū)域、跨系統(tǒng)信息訪問(wèn)和信息處理帶來(lái)困難。為提高服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)或行業(yè)內(nèi)各部門(mén)能及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地獲取各高校的檔案信息，建立靈活、高效、安全、穩(wěn)定的區(qū)域性或行業(yè)內(nèi)檔案信息資源共享平臺(tái)，勢(shì)在必行。為此，部分省市綜合檔案館已率先建立起自己的共享平臺(tái)，如：青島市建成啟用了基于互聯(lián)網(wǎng)、金宏網(wǎng)的青島數(shù)字檔案館；煙臺(tái)市在市直機(jī)關(guān)推廣使用政務(wù)網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；萊蕪市建設(shè)完成了全市數(shù)字檔案在線管理系統(tǒng)3，等等。但高校仍多為封閉式管理，檔案部門(mén)之間缺乏橫向聯(lián)系、信息交流共享等，至今仍沒(méi)有建立行業(yè)內(nèi)或區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享平臺(tái)。為此，

12、建議各高校應(yīng)以管理手段的創(chuàng)新和升級(jí)為目的，打破高校檔案信息“孤島”和“各自為政”的局面，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和傳媒手段，并按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立高校信息資源共享中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。如可將名人檔案、有合作關(guān)系高校相關(guān)檔案，因拆分、合并等歷史原因存放在其他高校的檔案，規(guī)章制度、編研成果等在一定范圍內(nèi)共享；同處大學(xué)城的學(xué)校，因地理位置較近，工作同質(zhì)化程度較高，可通過(guò)建立資源共享中心，對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行信息整合，實(shí)現(xiàn)檔案整理、保管、利用、數(shù)字化處理等業(yè)務(wù)的共享，提升檔案管理層次和服務(wù)質(zhì)量，使檔案的潛在價(jià)值得以充分發(fā)揮，較好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的需要（因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的一個(gè)重要理念就是數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性產(chǎn)

13、生價(jià)值。檔案作為一種數(shù)據(jù)信息，如果處于分散狀態(tài)，其潛在價(jià)值就無(wú)法發(fā)揮4）。同時(shí)，還應(yīng)加大檔案開(kāi)放鑒定力度，定期開(kāi)展檔案鑒定和開(kāi)放鑒定工作，把應(yīng)開(kāi)放的檔案盡可能開(kāi)放；建立健全檔案信息公開(kāi)發(fā)布保密審查制度，嚴(yán)格檔案信息公開(kāi)保密審查5，以確保公開(kāi)的檔案信息不涉及學(xué)校秘密和個(gè)人隱私。（6）強(qiáng)化安保措施，確保資源安全。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案工作的重中之重。目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要是依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)、設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻、數(shù)據(jù)備份等方式，但單純的技術(shù)只能被動(dòng)地解決某方面問(wèn)題，而難以長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地保障數(shù)據(jù)安全。另外，在快速變化的信息環(huán)境下，技術(shù)的改進(jìn)也不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪，這些風(fēng)險(xiǎn)都要求我們應(yīng)注重安全

14、體系建設(shè)。主要包括：硬件設(shè)施安全體系建設(shè)（如通信線路的安全、物理設(shè)備的安全與容災(zāi)能力、抗干擾能力與設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境等方面）和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全體系建設(shè)（如網(wǎng)絡(luò)通信安全、資源訪問(wèn)安全、數(shù)據(jù)加密、遠(yuǎn)程接入安全、路由系統(tǒng)安全以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施安全等）6，并建立健全檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)提供多層次、強(qiáng)有力的保護(hù)。此外，還應(yīng)開(kāi)展安全教育、應(yīng)急處置演練等，強(qiáng)化安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)；定期進(jìn)行安全檢查，嚴(yán)密堵塞各種漏洞，以最大限度地預(yù)防和減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的危害。同時(shí)，還應(yīng)做好數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份工作，認(rèn)真做好檔案信息化過(guò)程中的檔案實(shí)體安全和信息安全保障工作，確保檔案及數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全。3結(jié)語(yǔ)總之，檔案信息化是強(qiáng)化檔案保護(hù)、提升檔案管理和服務(wù)水平、提高檔案利用率、充分發(fā)揮檔案潛在價(jià)值的重要途徑。學(xué)校檔案工作如不走向信息化，必將阻礙其發(fā)展。為此，應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并采取切實(shí)措施努力抓好，以早日建成“五位一體”的檔案館。