《[工作范文]會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔操作方法》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《[工作范文]會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔操作方法（37頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔操作方法一、 會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)檔案的重要組成部分，是記錄和反映各企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。所謂會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案保管好。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是指會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案資料當(dāng)初產(chǎn)生的直接目的和主要原因，不是為了供人查閱而專門形成的，而是作為一種核算手段，為了處理某種會(huì)計(jì)事項(xiàng)的需要，在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的，由于其中某些資料具有保留價(jià)值，因而進(jìn)行系統(tǒng)

2、地整理，形成了會(huì)計(jì)檔案。因此，一般地說(shuō)，與會(huì)計(jì)核算無(wú)關(guān)的其他資料不是會(huì)計(jì)檔案。作為會(huì)計(jì)信息主要載體的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，不是隨意留存下來(lái)而成為會(huì)計(jì)檔案的，而是按照一定程序和方法集中保存起來(lái)，才能成為會(huì)計(jì)檔案。如果組成會(huì)計(jì)檔案的各種會(huì)計(jì)資料未經(jīng)整理、隨意組合或任意堆放、保存，就不能稱為會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷為了更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行挑選、整理、分門別類，按序存放，集中保管。整理會(huì)計(jì)檔案是整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。應(yīng)當(dāng)注意，不同保管期限以及規(guī)定必須另行組卷的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)分別裝訂立卷

3、。由于各類會(huì)計(jì)檔案保管的期限不盡一致，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類，達(dá)到便于查找和調(diào)閱，也有利于各種會(huì)計(jì)檔案的分類和定期銷毀。下面按會(huì)計(jì)檔案的類別，分別敘述一下整理、歸檔的有關(guān)內(nèi)容。（一）、會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷的總體要求會(huì)計(jì)憑證類包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證，它是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固、妥善保管，便于查閱。憑證以冊(cè)為保管單位，每月裝訂一冊(cè)或數(shù)冊(cè)。1、會(huì)計(jì)檔案整理、立卷使用的物品（1）、憑證封面憑證封面中各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引，不同的憑證封面有不同的內(nèi)容，表21是我們目前推薦使用的一種封面。表21：憑證封面記 賬 憑

4、證 封 面年 月份單位名稱冊(cè) 別本月份共 本 本冊(cè)第 本 保管期限 年憑 單 號(hào) 次自第 號(hào)至第 號(hào)止 共計(jì) 張憑證起訖日期自 年 月 日至 年 月 日止 備 注會(huì)計(jì)主管人員： 檢查復(fù)核人： 裝訂人：（2）、憑證封底 憑證封底也有很多種類，我們推薦使用的是具有封底功能又具有一定備考功能的封底。如表22格式的封底。表22：憑證封底復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄日 期記賬憑證號(hào)碼名稱理由經(jīng)辦人蓋章單位負(fù)責(zé)人蓋章是否歸還及其他（備注）年月日（3）、憑證包角憑證包角種類很多，規(guī)格也不一致，目前使用較多的是長(zhǎng)條形粘貼性包角，但從牢固安全的角度，我們推薦使用表231（正面），表232（反面）格式的方形包

5、角。表231：憑證包角（正面） 年 月 憑證號(hào) 冊(cè) 號(hào) 卷 號(hào) 表232：憑證包角（反面）（4）、三角襯墊 三角襯墊是指在原始憑證折疊、裝訂過(guò)程中，為避免厚薄不一，憑證裝訂部位過(guò)于薄，影響裝訂而使用的一種材料（用紙板制成），是一種新推薦使用的檔案材料（同表24）表24：三角襯墊（5）、憑證盒憑證盒是為了裝訂后的憑證不折角、不折邊，使憑證便于堆放整齊和尋找而使用的一種檔案材料（見表25）。 會(huì)計(jì)憑證 年 度 年 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 表25：憑證盒會(huì) 計(jì) 憑 證 盒立檔單位： 憑證名稱：?jiǎn)⒂萌掌冢?年 月 日至 年 月 日冊(cè) 數(shù)：本月共： 冊(cè) 本盒是第 冊(cè)憑證號(hào)數(shù)：自 號(hào)至 號(hào) 保管期限 年

6、財(cái)會(huì)主管 經(jīng)辦會(huì)計(jì)全宗號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào)2、會(huì)計(jì)憑證整理的程序及方法（1）、要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證的不同種類，按順序號(hào)逐張排放好；（2）、整理記賬憑證的附件（原始憑證或原始憑證匯總表），剔除附件中不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料；整理中如果附件太大的，應(yīng)將原始憑證按記賬憑證的大小折疊好，并在右上角加粘上三角襯墊；原始憑證不整齊的應(yīng)進(jìn)行修剪；原始憑證太小的，應(yīng)使用原始憑證粘貼單進(jìn)行粘帖，并注意避開裝訂位。凡需要單獨(dú)保存的原始憑證，如需經(jīng)常查閱的工資單、獎(jiǎng)金表，可單獨(dú)裝訂成冊(cè)；如領(lǐng)料單、發(fā)票、醫(yī)院轉(zhuǎn)來(lái)的賬單等，數(shù)量過(guò)多的，應(yīng)歸類匯總后

7、單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并填制一式兩份的匯總表，一份附在記賬憑證后，另一份裝訂在另行裝訂的原始憑證上面，匯總表上應(yīng)注明原始憑證的張數(shù)、冊(cè)號(hào)、記賬憑證所屬年月及號(hào)碼等內(nèi)容；某些重要的原始憑證如文件、表冊(cè)、契約、合同、存出保證金收據(jù)等，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)裝訂保管，并在有關(guān)的原始憑證和記賬憑證及封底上相互注明日期和編號(hào)，是文件的應(yīng)注明發(fā)文單位及文號(hào)，是合同的應(yīng)注明合同號(hào)碼及對(duì)方單位；（3）、清除釘書釘、曲別針等金屬物；（4）、按每本12cm的厚度分成若干本，分別加具封底、封面及包角；（5）、按包角所標(biāo)注的打孔處打孔，并進(jìn)行裝訂，粘貼。3、會(huì)計(jì)憑證的立卷（1）、要認(rèn)真填好憑證封面、封底，必須如實(shí)填寫，不得遺漏。封

8、面上會(huì)計(jì)主管人員、檢查復(fù)核人員、裝訂人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封口，并由裝訂人員加蓋騎縫章；（2）、填寫好卷脊上的項(xiàng)目。即年、月、憑證起訖號(hào)、冊(cè)號(hào)，憑證起訖號(hào)可以使用#120表示裝訂的是從第1號(hào)至第20號(hào)，冊(cè)號(hào)用“11”、“21”，“22”分別來(lái)代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按順序保存、查找，卷脊上的編號(hào)應(yīng)于封面上內(nèi)容一致；（3）、將裝訂好的憑證裝入憑證盒并填好盒面上的內(nèi)容（應(yīng)于封面上內(nèi)容一致），由專人負(fù)責(zé)保管。（4）、憑證冊(cè)平時(shí)按月份及冊(cè)號(hào)順序排列存放，卷號(hào)可以根據(jù)不同的情況在平時(shí)及時(shí)編號(hào)或待年末統(tǒng)一編號(hào)。（二）、會(huì)計(jì)賬簿的整理、立卷的總體要求會(huì)計(jì)賬

9、簿類包括：總賬、各類明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿等。年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年，建立新賬后，一般都要進(jìn)行集中統(tǒng)一整理。賬簿即可以合并立卷，也可以分別各種賬冊(cè)各自立卷?；铐?yè)式或卡片式的賬頁(yè)，應(yīng)去掉空白頁(yè)，將已記賬的賬頁(yè)依次編號(hào)，立卷成冊(cè)。1、會(huì)計(jì)賬簿整理、立卷使用的物品（1）、卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄是用來(lái)登記本卷內(nèi)裝訂的資料大致內(nèi)容，以便作為事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引。我們推薦使用表26格式的卷內(nèi)目錄。表26：卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)編制單位名 稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?（2）、備考表備考表是用來(lái)登記會(huì)計(jì)資料整理、立卷過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的本卷內(nèi)存在的缺點(diǎn)和需要說(shuō)明其他

10、情況。我們推薦使用表27格式的備考表。表27：備考表備 考 表日期本 卷 內(nèi) 缺 點(diǎn) 及 其 他 情 況立卷人蓋章（3）、會(huì)計(jì)檔案案卷封面會(huì)計(jì)檔案案卷封面是用來(lái)裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料的一種檔案用品。我們推薦使用表28格式的案卷封面。表28會(huì)計(jì)檔案案卷封面自 年 月起至 年 月止 本卷內(nèi)共 頁(yè) 保管期限 年 年 度年 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)會(huì)計(jì)檔案案卷封面 （4）、長(zhǎng)形襯條長(zhǎng)形襯條是在裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料時(shí)，由于厚度不夠，為保證會(huì)計(jì)檔案整齊、美觀而使用的一種檔案用品，我們推薦使用表29格式的長(zhǎng)形襯條（用紙板作）。表29：長(zhǎng)形襯條（5）、賬簿盒賬簿

11、盒是在裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料后，為了裝訂后的資料不折角、折邊，使會(huì)計(jì)資料便于堆放整齊、美觀和尋找方便而使用的一種檔案材料。我們推薦使用表210格式的賬簿盒。自 年 月起至 年 月止 本卷共 頁(yè) 保管期限 年 度年 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 2、會(huì)計(jì)賬簿整理的程序及方法（1）、將活頁(yè)賬、卡片賬去掉空白賬頁(yè)，按照會(huì)計(jì)科目的順序（會(huì)計(jì)科目編號(hào)順序，從小到大）排序，并按頁(yè)碼順序排好，再編統(tǒng)一歸檔順序號(hào)（總頁(yè)碼），并在賬簿前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表后，再加上案卷封面，按每本（卷）12cm厚度裝訂成冊(cè)，但一般不宜將某一賬戶分冊(cè)裝訂，如遇厚度不夠的，則加墊長(zhǎng)襯條；（2）、將訂本式賬簿的

12、硬封面、封底打開，比照活頁(yè)賬的長(zhǎng)度載下多余的硬封面、封底，在前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，并在剩余的硬封面中間加墊長(zhǎng)襯條后，再加上案卷封面，并裝訂成冊(cè)；（3）、將多余的案卷封面依賬頁(yè)長(zhǎng)短向內(nèi)折疊。3、會(huì)計(jì)賬簿的立卷（1）、根據(jù)裝訂后的各種賬簿，分別填寫好啟用頁(yè)及會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容；（2）、按各冊(cè)內(nèi)的內(nèi)容逐冊(cè)填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全，單位名稱、賬戶名稱都要寫全稱，不要只寫代號(hào)；“本卷頁(yè)數(shù)”要寫賬簿的有效頁(yè)數(shù)；保管期限要填寫國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的時(shí)間；（3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXX賬，以便保存，利用；（4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略；（5

13、）、會(huì)計(jì)賬簿排列順序：按現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細(xì)賬、各種輔助賬及其他會(huì)計(jì)資料的順序進(jìn)行排序和編號(hào)。（三）、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理、立卷的總體要求財(cái)務(wù)報(bào)告是指月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告。包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明以及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。平時(shí)月（季）度報(bào)表，由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)人保存，年終將全年會(huì)計(jì)報(bào)表由專人統(tǒng)一收集，按時(shí)間順序整理、裝訂成冊(cè)，并登記會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄（會(huì)計(jì)報(bào)表）及備考表，立卷歸檔。報(bào)表可分別按年度、季度、月度各自立卷，也可將季度、月度報(bào)表合并組卷。1、財(cái)務(wù)報(bào)告整理、立卷使用的物品財(cái)務(wù)報(bào)告整理、立卷使用的物品也有以下幾種：（1）、會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄（同表26）（2）、備考表（同表27）（3）、

14、會(huì)計(jì)檔案案卷封面（同表28）（4）、長(zhǎng)形襯條（同表29）（5）、報(bào)表盒（同表210）這幾種檔案用品的用途、使用方法同會(huì)計(jì)賬簿的整理、立卷的方法相一致。2、財(cái)務(wù)報(bào)告整理的程序及方法（1）、將平時(shí)由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)保存的月（季）度報(bào)表由專人負(fù)責(zé)收集齊全、完整、不缺不漏；（2）、將年度決算（年報(bào)）連同附表、附注及文字說(shuō)明取出；（3）、將年度、季報(bào)、月報(bào)以及所屬單位上報(bào)的報(bào)表分開組卷；（4）、在報(bào)表前面加具會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，再加上案卷封面后，按1cm2cm厚度裝訂成冊(cè)，如不夠厚的，則加墊長(zhǎng)襯條，如太厚的，則分卷裝訂；（5）、將較大的報(bào)表依照封面的大小進(jìn)行折疊；（6）、將多余的封面，依報(bào)表長(zhǎng)短

15、向內(nèi)折疊。3、財(cái)務(wù)報(bào)告的立卷（1）、根據(jù)裝訂后的各種報(bào)表，分別填寫好會(huì)計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。（2）、按各冊(cè)內(nèi)容逐冊(cè)填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。（3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXXX報(bào)表，以便保存、利用。（4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略。（5）、會(huì)計(jì)報(bào)表排列順序：按年報(bào)、下屬單位上報(bào)年報(bào)、月（季）報(bào)、下屬單位上報(bào)月（季）報(bào)這一順序排列。（四）、其他會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷其他會(huì)計(jì)檔案是指銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。一般地，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料是指除會(huì)計(jì)

16、檔案管理辦法明確列入文書檔案以外的，與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的會(huì)計(jì)核算資料。其他會(huì)計(jì)檔案的整理，可按不同的類別進(jìn)行，如銀行余額調(diào)節(jié)表一類，銀行對(duì)賬單一類。單位較小，這類資料數(shù)量較小的，也可以進(jìn)行合并裝訂，按先余額調(diào)節(jié)表后對(duì)賬單的順序排列，并要注意按不同的銀行、不同的賬號(hào)分開或先后裝訂。而會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的整理最好一式兩份，一份由會(huì)計(jì)部門保管，另一份隨會(huì)計(jì)檔案移交給單位檔案部門保管。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的格式見表211。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的格式見表212，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的格式見表213。對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)資料最好另行組卷：（1） 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；（2） 工資名

17、冊(cè)；（3） 債權(quán)債務(wù)單據(jù)；（4） 交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)；（5） 有必要延長(zhǎng)保管的其他會(huì)計(jì)資料。以上這些會(huì)計(jì)資料的裝訂用品及立卷辦法，可以參照會(huì)計(jì)賬簿，賬務(wù)報(bào)告的整理、歸檔辦法。表211會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)編 號(hào)檔案種類名稱所屬年月數(shù)量檔案編號(hào)應(yīng)保管年限已保管年限保存起訖年月原經(jīng)辦人備注年份月份卷號(hào)冊(cè)數(shù)接收單位（部門）： 經(jīng)辦人： 移交日期：移交單位（部門）： 經(jīng)辦人： 監(jiān)交人：表212會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)全宗號(hào)碼 全宗名稱 年案卷號(hào)案卷名稱起止日期卷內(nèi)張數(shù)憑單起止號(hào)裝訂人保管期限箱號(hào)格備注審核人： 填表人：表213會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)文號(hào)編制單位 銷毀時(shí)間順序號(hào)銷毀檔案名稱本單位編制或

18、其他單位編送卷號(hào)起止年月冊(cè)數(shù)份數(shù)編號(hào)共計(jì)頁(yè)數(shù)（張）應(yīng)保管年數(shù)已保管年數(shù)備注編制單位負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人員： 編制人員： 監(jiān)銷人員：（五）、各種檔案用品的使用及填制示例1、會(huì)計(jì)檔案封面的使用會(huì)計(jì)憑證封面如表21所示。具體填寫方法如下：（1）、封面先填上會(huì)計(jì)憑證所屬年、月，如二OO八年十二月；（2）、第一欄是單位名稱：填寫本單位的全稱；（3）、第二欄是冊(cè)別檔：如本單位十二月份有叁本憑證，本冊(cè)是第一本，則在“本月份共 本”處填上“叁”字樣，在“本冊(cè)第 本”處填上“壹”；同時(shí)在“保管期限 年”處填上“壹拾伍”，不要寫阿拉伯?dāng)?shù)字；（4）、第三欄是憑證號(hào)次欄：如本單位采用單一記賬憑證，第一本裝訂的憑證從1號(hào)至

19、26號(hào)，則在“自第 號(hào)”處填上“零壹”字樣，至“第 號(hào)止”處填上“貳拾陸”，如憑證無(wú)分號(hào)的則在“共計(jì) 張”處填“貳拾陸”；如果其中有3張分號(hào)憑證，則在“共計(jì) 張”處填“貳拾玖”；（5）、第四欄是起訖日期欄：如本冊(cè)憑證是從12月1日12月8日，則應(yīng)在“自 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“一”在“至 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“八”字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字；（6）、第五欄是備注欄：如無(wú)特殊情況，備注欄可空著。如裝訂的憑證中有丟失、毀損或有重號(hào)、漏號(hào)的，則應(yīng)在備注欄中注明；（7）、最后在裝訂后由裝訂人簽章，檢查復(fù)核人員及會(huì)計(jì)主管人員分別在相關(guān)欄內(nèi)簽章，一般地這三欄應(yīng)分別指

20、定人員擔(dān)任。填列后的憑證封面如表214 記 賬 憑 證 封 面二OO八年十二月份單位名稱公司冊(cè) 別本月份共叁本 本冊(cè)第壹本 保管期限：壹拾伍年憑 單 號(hào) 次自第 零壹 號(hào)至第貳拾陸號(hào)止 共計(jì)貳拾陸 張憑證起訖日期自二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日止備 注會(huì)計(jì)主管人員： 王五 檢查復(fù)核人：李四 裝訂人：張三2、會(huì)計(jì)憑證封底的使用會(huì)計(jì)憑證封底如表22如憑證裝訂正常，則不用填寫封底，如有復(fù)制、抽出或另行裝訂附件的，就要在封底上注明，并辦理有關(guān)手續(xù)，如領(lǐng)導(dǎo)簽字等；同時(shí)還應(yīng)在抽出的憑證上作好記載。例如：在裝訂2005年12月份憑證時(shí)，把發(fā)放工資的13號(hào)憑證的附件（4張工資單）抽出另行組卷，則除

21、在記賬憑證上注明工資單另行裝訂，卷號(hào)XX號(hào)外，還應(yīng)在封底上注明有關(guān)內(nèi)容，則填列后的封底如表215。表215會(huì)計(jì)憑證封底復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄日 期記賬憑證號(hào)碼名 稱理 由經(jīng)辦人簽章單位負(fù)責(zé)人簽章是否歸還及其他（備注）年月日20051282612月份工資單（4張）另行組成年度工資單卷張三王六3、會(huì)計(jì)憑證三角襯墊、包角的使用（1）、整理好記賬憑證及所附的原始憑證、如原始憑證太大的就需折疊，折疊后會(huì)造成左上角較薄，則可在左上角粘貼三角襯墊，使之與折疊后的原始憑證同一高度；然后再加具封底、封面；（2）、在左上角依邊對(duì)齊放好憑證包角（反面），按所示打孔的位置進(jìn)行打孔；（3）、裝訂時(shí)用雙孔引線法

22、裝訂，注意拉緊裝訂線，裝訂后把線頭塞入孔中、壓平；（4）、然后依虛線折疊包角后，按包角紙與封面紙交匯點(diǎn)，剪去多余的方塊部分后，在剩余部分上涂上膠水，按先從前到后，后從左到右的次序折至反面進(jìn)行粘貼，粘貼后用夾子夾住，等稍干后再去掉夾子，加蓋騎縫章。（5）、寫卷脊內(nèi)容，按封面內(nèi)容摘錄至卷脊，填寫后的卷脊如表216表216 2005年 12月 憑證號(hào)#1-26 冊(cè)號(hào) 3-1 卷號(hào) 4、憑證盒的使用如為整齊起見使用憑證盒的，不論憑證封面上已填列有關(guān)內(nèi)容，但憑證盒上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略，具體填寫方法可參照憑證封面。填寫后的憑證盒如表217表217會(huì) 計(jì) 憑 證 盒 立檔單位：公司 憑證名稱

23、：會(huì)計(jì)憑證啟用日期：二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日冊(cè) 數(shù)：本月共 叁 冊(cè) 本盒是第 壹 冊(cè)憑證號(hào)數(shù)：自 零一 號(hào)至 貳拾陸 號(hào) 保管期限 壹拾伍 年財(cái)會(huì)主管：王 五 經(jīng)辦會(huì)計(jì)：張 三全宗號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào)5、卷內(nèi)目錄的使用在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，要注意：（1）、順序號(hào)是指卷內(nèi)內(nèi)容的分類順序，例如賬簿要按賬戶順序排列，月報(bào)表要按月份順序排列；（2）、編制單位是指填寫編制單位的全稱，如“公司”；（3）、名稱是一個(gè)賬戶填一欄或一份報(bào)表填一欄。如月報(bào)表，則可填上“月度財(cái)務(wù)報(bào)告”，如年報(bào)（決算）報(bào)表，則填寫“年度財(cái)務(wù)報(bào)告”或“年度決算報(bào)告”。有的單位有下屬單位上報(bào)的報(bào)表，則應(yīng)單獨(dú)注出。填列后的卷內(nèi)目

24、錄見表218表224。表218現(xiàn)金日記賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號(hào)編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司現(xiàn)金日記賬2008.1-122009.1.121-100表219銀行存款日記賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號(hào)編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司2表220總分類賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號(hào)編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司總分類賬2008.1-122009.1.121-100表221各種明細(xì)分類賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號(hào)編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司其他貨幣資金明細(xì)分類賬2008.1-122009.1.121-22公司短期投資明細(xì)分類賬3公

25、司應(yīng)收票據(jù)明細(xì)分類賬6、備考表的使用備考表必須使用，但其中內(nèi)容可以在歸檔時(shí)填列清楚，也可以在檔案鑒定時(shí)填列，一般地為明晰責(zé)任，及時(shí)明了地記載，備考表應(yīng)在裝訂完畢后填列為宜。如本卷內(nèi)無(wú)需要說(shuō)明的問(wèn)題，也應(yīng)在備考表中填明“本卷內(nèi)無(wú)需要說(shuō)明的問(wèn)題”，并要寫上立卷人姓名、立卷日期，以分清責(zé)任。填列后的備考表見表225。表225備 考 表日期本卷內(nèi)缺點(diǎn)及其他情況立卷人蓋章7、會(huì)計(jì)檔案案卷封面的使用1、會(huì)計(jì)檔案案卷封面在裝訂前先要按賬冊(cè)、報(bào)表的厚度（一般12cm）進(jìn)行折疊（一般印有折痕）。如賬簿太薄，可以加墊長(zhǎng)襯條，達(dá)到至少1cm，但不應(yīng)超過(guò)2cm，如賬薄太厚，則分冊(cè)裝訂。裝訂時(shí)用三針引線法，然后在線頭處

26、貼上封條紙，加蓋騎縫章。2、填寫案卷封面，封面如表28。封面上面第一檔是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如“公司”；封面中間是案卷標(biāo)題的名稱，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫。如是月度財(cái)務(wù)報(bào)表，可寫成二OO八年一月至十二月月度財(cái)務(wù)報(bào)告，如是總分類的案卷，可寫成二OO八年度總分類賬，如單位所有明細(xì)賬都裝訂在一起，則可以寫成二OO八度度各種明細(xì)分類賬封面的最后一欄要填寫好起止日期、張數(shù)、保管期限。如本卷內(nèi)資料是從2005年1月2005年12月，則應(yīng)在自年月處分別填上二OO八一至年月分別填上二OO八十二字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字。如本卷內(nèi)資料共有50張100頁(yè)，則應(yīng)在本卷內(nèi)共頁(yè)處填寫壹佰字樣。如本卷內(nèi)資料

27、為現(xiàn)金日記賬，則應(yīng)在保管期限年欄中填寫貳拾伍字樣。卷脊的填寫。卷脊是為了歸檔后查找方便而填寫的，因而應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了。卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱，如月度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度決算報(bào)告、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、XX明細(xì)分類賬等；卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期，如二OO八等；卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。8、會(huì)計(jì)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒的使用會(huì)計(jì)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒是為了歸檔時(shí)整齊起見而使用的，不論盒內(nèi)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）的案卷封面上已填列有關(guān)內(nèi)容，但盒面上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略。盒面上第一欄是單位名稱欄，填寫

28、本單位的全稱如公司；第二欄是案卷標(biāo)題欄，要填寫會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等有效名稱；中間是案卷內(nèi)容，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫；盒面第四、五欄是起止日期、張數(shù)、保管期限欄。卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱、卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期、卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。（六） 、會(huì)計(jì)檔案的分類、編號(hào)及排列方法會(huì)計(jì)檔案的分類和排列方法大致有三種：1、年度形式保管期限這一方法是先把一個(gè)年度形成的會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類，然后再把不同的保管期限的會(huì)計(jì)檔案分別組成保管單位。其排列方法是憑證賬

29、簿報(bào)告其他。2、形式年度保管期限這一方法是先把會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資歷料四大類，然后再在各種形式中分年度，再按不同保管期限進(jìn)行排列。編號(hào)采用代號(hào)法，如賬務(wù)報(bào)告為A，會(huì)計(jì)賬簿為B，會(huì)計(jì)憑證為C、其他會(huì)計(jì)資料為D；或財(cái)務(wù)報(bào)告為1，會(huì)計(jì)賬簿為2、會(huì)計(jì)憑證為3、其他會(huì)計(jì)資歷料為4，并按順序排列。 3、保管期限年度形式這一方法是先把會(huì)計(jì)檔案按不同的保管期限進(jìn)行分類，然后在同一保管期限的會(huì)計(jì)檔案中分年度排列、最后再按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料四大類分開。以上三種方法有各自的用途，也各有各的利弊。在單位初次整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，各企業(yè)可以根據(jù)各自的特點(diǎn)進(jìn)行選用，但方法

30、一經(jīng)選用，一般不作變動(dòng)。但在實(shí)際工作中，我們建議采用第一種分類排列方法，即按年度形式保管期限這一方法結(jié)合年度流水號(hào)進(jìn)行歸檔，在其中再按保管期限的長(zhǎng)短順序排列編號(hào)。例如公司本部2005年共有會(huì)計(jì)憑證30卷，會(huì)計(jì)賬簿20卷，財(cái)務(wù)報(bào)告4卷，其他會(huì)計(jì)資料6卷。按順序會(huì)計(jì)憑證為130卷，從1月的第一卷至到12月份的最后一卷為三十卷；會(huì)計(jì)賬簿為3150卷，其中編號(hào)從現(xiàn)金日記賬開始即現(xiàn)金日記賬為31卷；財(cái)務(wù)報(bào)告為5154卷，其中年度財(cái)務(wù)報(bào)告為51卷；其他會(huì)計(jì)資料為5560卷。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）、會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)要求具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，良好的職業(yè)道德，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，能保守本單位和商業(yè)秘

31、密，除法律規(guī)定和單位領(lǐng)導(dǎo)人同意外，不私自向外界提供或泄露單位的會(huì)計(jì)信息。（二）、會(huì)計(jì)檔案的歸檔會(huì)計(jì)檔案由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。以年度為單位整理會(huì)計(jì)檔案，在下一年度的第一季度內(nèi)完成整理歸檔工作。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在整理立卷歸檔過(guò)程中要及時(shí)編造保管清冊(cè)（見表2-12），將會(huì)計(jì)檔案的名稱、起止日期、卷內(nèi)張數(shù)、憑單起止號(hào)、裝訂人、保管期限等一一登記入冊(cè)，在登記時(shí)，要將不同名稱的會(huì)計(jì)檔案按卷填寫。（三）、會(huì)計(jì)檔案移交的辦理1、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了后可保管1年。這樣，有利于會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的日常工作，體現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性。保管期限的始算日期，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)

32、保管的會(huì)計(jì)檔案1年期滿后于次年1月1日前應(yīng)當(dāng)移交給單位的檔案管理部門，以便于單位檔案的集中管理，雙方不得拖延不交或推諉拒絕接收。3、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在向單位檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)要編寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中詳細(xì)登記所移交檔案的種類、名稱、所屬年月、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、檔案編號(hào)、應(yīng)保管年限、已保管年限、保存起訖年月、原經(jīng)手人等各項(xiàng)內(nèi)容，在登記時(shí)，要將不同名稱、種類、不同保管期限及不同經(jīng)手人的會(huì)計(jì)檔案分項(xiàng)填寫。檔案部門要根據(jù)移交清冊(cè)認(rèn)真核對(duì)清楚后，辦理移交手續(xù)。交接雙方和監(jiān)交人員在移交清冊(cè)上簽名、蓋章，這樣便于分清責(zé)任，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。4、對(duì)沒(méi)有檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管

33、，并指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行會(huì)計(jì)檔案專門化管理，增加會(huì)計(jì)檔案管理工作的可操作性。在會(huì)計(jì)檔案正式移交檔案管理部門之前，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案管理工作屬會(huì)計(jì)崗位；會(huì)計(jì)檔案正式移交檔案管理部門后會(huì)計(jì)檔案管理工作，不屬于會(huì)計(jì)崗位。5、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。要充分體現(xiàn)內(nèi)部控制制度的要求，有利于會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。（四）、會(huì)計(jì)檔案的拆封原則會(huì)計(jì)檔案能否拆封或在是什么情況下拆封，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，是會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。1、入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封。這是對(duì)會(huì)計(jì)檔案拆封的原則性規(guī)定。2、個(gè)別情況下如保管期滿或單位變更時(shí)會(huì)計(jì)檔案中尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證等可以

34、拆封重新整理，且按組成債權(quán)、債務(wù)余額的每一筆發(fā)生額抽取。3、在檔案進(jìn)行拆封時(shí)，保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或保管人，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和有關(guān)檔案的具體經(jīng)辦人共同辦理，不得私自拆封，更不得隨意撤換會(huì)計(jì)檔案內(nèi)的有關(guān)資料。（五）、會(huì)計(jì)檔案的借閱原則會(huì)計(jì)檔案借閱是會(huì)計(jì)檔案保管的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生的問(wèn)題。1、各企業(yè)保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。2、遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)方需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證或公檢法等監(jiān)察部門需要查閱與案件有關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制原件。3、批準(zhǔn)后，會(huì)計(jì)檔案查詢或復(fù)制方在查閱或復(fù)制時(shí)，必須辦理登記

35、手續(xù)。檔案室要詳細(xì)登記調(diào)閱、復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案名稱，調(diào)閱日期，調(diào)閱人員姓名和工作部門，調(diào)閱理由，歸還日期等，以便備查。調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案一般不得攜帶外出。四、單位變更的會(huì)計(jì)檔案管理（一）單位終止的會(huì)計(jì)檔案管理因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的單位，由于其法定地位消亡，包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)，一般由其主管單位或其財(cái)產(chǎn)所有者按照法定程序進(jìn)行處理。單位因撤消、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主觀部門或其財(cái)產(chǎn)所有者自行代管或委托當(dāng)?shù)貦n案管代為保管。（二）單位分立或業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出的會(huì)計(jì)檔案管理1、單位分立一般有兩種情形，一種是派生分立，即單位分立后原單位

36、繼續(xù)存在，而其他部分分出設(shè)立一個(gè)或數(shù)個(gè)新單位；另一種是新設(shè)分立，即單位分立后原單位解散，分立出的各方分別設(shè)立新的單位。（1）、派生分立情形下，由于單位分立后原單位繼續(xù)獨(dú)立存在，會(huì)計(jì)檔案的保管條件不會(huì)因單位分立而發(fā)生變動(dòng)，原單位的整個(gè)會(huì)計(jì)檔案由分立后繼續(xù)存在的原單位統(tǒng)一保管，其他方則具有查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案的權(quán)利。（2）、新設(shè)分立情形下，由于原單位不復(fù)存在，其會(huì)計(jì)檔案一時(shí)沒(méi)有可靠的歸屬地，應(yīng)由分立中的各方協(xié)商決定由其中的一方統(tǒng)一保管，或全部委托當(dāng)?shù)貦n案管進(jìn)行代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案?？傊瑹o(wú)論哪種情況下的分立，必須既能保證原單位會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，又不會(huì)影響其他

37、方的利用。五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，必須嚴(yán)格規(guī)范有序進(jìn)行。（一）、基本銷毀程序單位對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，一般需要履行以下程序：1、由單位檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)保管期以滿的會(huì)計(jì)檔案和單位讀這些檔案的利用要求，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明所要銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編制單位、卷號(hào)、起止年月、冊(cè)數(shù)、份數(shù)、檔案編號(hào)、共計(jì)頁(yè)數(shù)、應(yīng)保管年限、已保管年限、銷毀時(shí)間、批準(zhǔn)單位、批準(zhǔn)文號(hào)、編制單位的內(nèi)容。2、單位檔案管理部門和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將編制號(hào)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和銷毀意見報(bào)本單位負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核后在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署銷毀意見。

38、3、會(huì)計(jì)檔案銷毀前，需要指定的監(jiān)銷人按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的內(nèi)容對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，監(jiān)銷人員要認(rèn)真核查各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案是否已保管期滿，內(nèi)容和卷號(hào)是否相符，編號(hào)是否連續(xù)等。4、會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，監(jiān)銷人員根據(jù)不同情況由響應(yīng)的單位派出。對(duì)于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；對(duì)于財(cái)政部門，則由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。5、會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。（二）、保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)檔案的處理在對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理以備銷毀時(shí)，對(duì)于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)（如超過(guò)會(huì)計(jì)檔案

39、保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購(gòu)買憑證等）的原始憑證：1、此類憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到為了事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；2、在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明不予銷毀的原因和單獨(dú)立卷情況（包括存放地點(diǎn)、編號(hào)等）六、會(huì)計(jì)檔案的移交會(huì)計(jì)檔案交接是會(huì)計(jì)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，一般包括單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交和單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交。（一）、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交關(guān)于單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交主要是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接，也包括會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的交接。1、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接在“會(huì)計(jì)檔案的保管”中已作了詳細(xì)、明確的規(guī)定，這里不再重述。2、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的交接是指會(huì)計(jì)人

40、員工作變動(dòng)時(shí)對(duì)所經(jīng)營(yíng)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的交接。在設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)的單位，則應(yīng)當(dāng)移交檔案機(jī)構(gòu)；對(duì)于一些小單位，由于大都沒(méi)有設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，一般地，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員自己保管，因而在會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，便涉及會(huì)計(jì)檔案的移交問(wèn)題，在移交時(shí)要避免以下幾種做法：首先，要避免只移交自己做的那部分，即移交清冊(cè)只填列本人新增（建立）的會(huì)計(jì)檔案部分，以前部分（前人移交的）不提及；其次，要避免不辦理移交，憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就接替會(huì)計(jì)工作，對(duì)以前會(huì)計(jì)人員所建的會(huì)計(jì)檔案不聞不問(wèn)；要避免“新人不理舊賬”，即將會(huì)計(jì)檔案按年度或按經(jīng)管人一人一包、一年一包封包保存的方法。（二）、單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交關(guān)于單位之間的會(huì)計(jì)檔案移交，規(guī)定如下：1、單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，交接雙方必須履行交接手續(xù)，明確會(huì)計(jì)檔案移交責(zé)任；2、移交會(huì)計(jì)檔案前，移交方必須編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，注明應(yīng)當(dāng)移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管年限等內(nèi)容，以便于接受方在接受時(shí)的清點(diǎn)和移交工作的辦理。3、會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)明確交接雙方的結(jié)交人即經(jīng)辦人員，并按照移交方編制的會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)移交；同時(shí)，為保證會(huì)計(jì)檔案移交工作的順利進(jìn)行，交接雙方的單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)監(jiān)交。4、會(huì)計(jì)檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)簽名和蓋章，證明移交工作結(jié)束，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的移交內(nèi)容和有關(guān)程序負(fù)責(zé)。