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1、大浪淘沙系列（11）-某B2C商品采購的管理程序(45)收藏 2010-01-25 15:37:35 ，1101 次點擊！采購控制程序1.目的：為防止采購“黑洞”，確保商城貨品的采購能滿足公司要求，供貨商有能力穩(wěn)定、準時地提供合格的產(chǎn)品。2.適用范圍：商城銷售之所有產(chǎn)品。3.職責3.1采購部：負責商品的采購和供貨商的評審及來貨不合格品的處理。3.2物流部：負責來貨的點收和驗收及入庫管理。3.3財務(wù)部：負責帳單核對和貨款支付。4.工作程序4.1合格供貨商的評審。評審會議由物流總監(jiān)發(fā)起，采購部，物流部，咨詢客服部及財務(wù)部參加。4.2供貨商的定期考核:對供貨商定期進行考核，以評審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的

2、能力。1)質(zhì)量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進貨使用數(shù)量進行計算。不良(批)率=不良(批)數(shù)總進貨(批)數(shù)100%質(zhì)量評分=(1-不良率)402)交期：逾期交貨率=逾期交貨批數(shù)應(yīng)準時交貨批數(shù)100%評分=(1-逾期交貨率)203)價格：公平合理報價迅速尚屬公平報價緩慢稍微偏高報價迅速稍微偏高報價緩慢報價不合理報價低效20分15分10分5分0分4)服務(wù)：很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾拖延。不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經(jīng)常拖延。不滿意0分接到抱怨

3、后，置之不理。經(jīng)考核為A級的供貨商的，公司根據(jù)實際情況給予產(chǎn)品免檢，增加采購份額，貨款結(jié)算時間縮短等優(yōu)惠條件；評為B級的供貨商按正常方式處理；評為C級的供貨商，對其進行輔導(dǎo)，要求其進行改善，若半年內(nèi)無法達到B級者，則降級為D級供貨商；評為D級者為不合格供貨商?！肮┴浬坛蜂N申請單”，經(jīng)物流總監(jiān)同意后撤銷其合格供貨商資格。5采購流程圖B特采管制程序1.目的為確保能準時完成商城訂單的缺貨，在不影響產(chǎn)品最終質(zhì)量造成用戶訴怨或退貨的原則下，對不合格品加以特別采用。2.適用范圍適用于本公司商城銷售的商品。3.職責3.1采購部負責組織特采會審的提出，簽署特采結(jié)論，與供貨商就不合格品處理方式交涉。3.2物流部

4、負責將不合格品報告的提交，參與特采會審議，特采處理后的檢驗。3.3財務(wù)部負責費用的核算及扣除。4.定義特采：產(chǎn)品有瑕疵，規(guī)格不符或整體品質(zhì)低于公司允收水準，在不影響最終產(chǎn)品質(zhì)量，造成用戶訴怨或退貨情況下，經(jīng)特別采用，允許該產(chǎn)品接收或出貨。5.工作程序5.1物流部質(zhì)檢員依據(jù)商品檢驗程序執(zhí)行抽檢、判定，根據(jù)來貨檢驗不合格結(jié)果，填寫“來貨檢驗單”。5.2“來貨檢驗單”經(jīng)物流總監(jiān)確簽為不合格后，交采購部。5.3采購部根據(jù)商城訂單出貨需求決定是否申請?zhí)夭?，客服部也可根?jù)缺貨貨期提出特采申請。5.4特采申請必須符以下原則：確定最終產(chǎn)品符合原合同或更改后合同要求，確保特采不致于引起用戶抱怨或退貨情況的發(fā)生。

5、5.5申請?zhí)夭蓵r，必須詳細填寫“特采申請單”，寫明不合格原因及特采原因。5.6由采購部召集物流部，客服部，財務(wù)部進行會審，針對不合格原因，進行定單的符合性和技術(shù)工藝的分析，得出結(jié)論。簽署決定是否同意特采申請的處理意見。5.7特采未獲批準，則安排退貨；若特采獲得批準，則按以下方式處理。特采商品不造成產(chǎn)品最終品質(zhì)不合格者，由采購與供貨商交涉折扣，達成協(xié)議后執(zhí)行。檢驗后判為不合格的商品，經(jīng)批準特采后進行全數(shù)檢驗，將剔除的不合格品作退貨處理；合格品辦理入庫。由采購按程序確認折扣后，送交財務(wù)部作扣款處理。檢驗后判為整批不合格，而供貨商有能力對其進行加工為合格品，采購部須事先向客服部和物流部申報，采購價折

6、扣由采購?fù)ㄖ攧?wù)部作扣款處理。5.8特采處理后，IQC須再行檢驗，合格部分予以接受。不合格部分，辦理退貨。5.9特采記錄由物流部收集保存，并執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。C.采購價格管理1.總則1.1制定目的：為確保商品高品質(zhì)低價格，從而達成降低成本之宗旨，規(guī)范采購價格審核管理，特制定本規(guī)章。1.2適用范圍：各項商品采購時，價格之審核、確認，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章處理。2.價格審核規(guī)定2.1報價依據(jù)：物流總監(jiān)辦作出年度費用預(yù)算分解，作為采購部成本分析之基礎(chǔ)，也作為供貨商報價之依據(jù)。2.2價格審核（1）供貨商接到招標書后，于規(guī)定期限內(nèi)提出報價單。（2）采購部一般應(yīng)挑選三家以上供貨商詢價，以作比價、議價

7、依據(jù)。（3）采購部以單價審核單一式三份呈物流總監(jiān)審核。（4）物流總監(jiān)審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由物流總監(jiān)親自與供貨商議價。（5）單價審核單經(jīng)核準后，一聯(lián)轉(zhuǎn)財務(wù)，一聯(lián)由采購部存檔，一聯(lián)轉(zhuǎn)供貨商。2.3價格調(diào)查（1）已核定之商品，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)。（2）本公司各有關(guān)單位，均有義務(wù)協(xié)助提供價格訊息，以利采購部比價參考。（3）已核定之商品采購單價如需上漲或降低，應(yīng)以單價審核單形式重新報批，且附上書面之原因說明。（4）單價漲跌之審核流程，應(yīng)同新價格審核流程。（5）在同等價格、品質(zhì)條件下，漲跌后采購應(yīng)優(yōu)先考慮與原供貨商合作。（6）為配合公司成本降

8、低策略，原則上每年應(yīng)就采購之單價要求供貨商作降價之配合。（7）采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供貨商適當降低單價。采購單廠商編號地址 訂購內(nèi)容項次商品名稱編號單位訂購數(shù)量單價金額交貨日期1合計合計金額（大寫）萬仟佰拾元交貨地點交易條款一、交期供貨商須依本訂單交期或本司采購部以 或書面調(diào)整之交貨期，若有延誤，每逾一日扣該批款的0.01 %。二、品質(zhì)1依照樣板要求。2進貨檢驗：依本公司規(guī)定。三、不良處理1經(jīng)檢驗后之不合格品，應(yīng)于三日內(nèi)取回，逾時本公司不負責。2如急用需選別，所產(chǎn)生之費用，依本公司之索賠標準計費。四、附件1產(chǎn)品圖片：張2檢驗標準：份總經(jīng)理物流總監(jiān)承辦人供貨商D.采購品質(zhì)管理1.總則

9、1.1制定目的：規(guī)范采購過程的品質(zhì)管理規(guī)定，使采購品質(zhì)管理有章可循。1.2適用范圍：本公司商品采購、驗收、索賠等過程的品質(zhì)管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。2.采購品質(zhì)管理規(guī)定2.1合格供貨商之選擇商品采購，除經(jīng)物流總監(jiān)特準外，均需向合格供貨商訂購。合格供貨商一般要求符合下列條件：（1）經(jīng)本公司供貨商調(diào)查，列入合格供貨商名列。（2）經(jīng)本公司供貨商評鑒，資訊等級在C級以上。（3）提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。（4）類似商品以往采購之良好記錄。（5）同業(yè)中之佼佼者。2.2品質(zhì)保證之協(xié)定商品采購，應(yīng)由供貨商承負品質(zhì)保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供貨商承諾下列品質(zhì)保證：（1）供貨商應(yīng)保證產(chǎn)品制

10、造過程的必要控制與檢測。（2）供貨商產(chǎn)品出廠前應(yīng)有逐批作抽樣檢驗。（3）供貨商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。（4）接受本公司必要之供貨商調(diào)查、評鑒及輔導(dǎo)。（5）保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供貨商責任導(dǎo)致之不良的責任承擔與賠付。23進貨驗收之規(guī)定供貨商提供之商品，必須經(jīng)過本公司物流部IQC、采購等部門人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：（1）確認訂購單:核對供貨商之交貨單與本公司之訂購單。（2）確認送到日期:用以確定廠商是否如期交貨，以作為評鑒、獎懲之根據(jù)。（3）品質(zhì)檢驗：IQC依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。（4）處理短損：根據(jù)點收、檢驗結(jié)果，對發(fā)

11、生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供貨商索賠。（5）退還不合格品：對檢驗不合格之商品，退供貨商進行必要處理，由此造成的損失，向供貨商進行索賠。對檢驗合格商品，入庫后應(yīng)予以明確標識，以確保后續(xù)品質(zhì)之可追溯性（如供貨商名稱、商品規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、點收人員、檢驗人員等級料之標注，以便追溯、區(qū)分、使用之方便）。25品質(zhì)糾紛處理：有關(guān)采購商品發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：（這些規(guī)定可以在采購合同里注明）2.6處置依據(jù)：以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處置依據(jù)，并于訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公

12、司之要求為依據(jù)。2.7采購商品退貨與索賠（1）擬退回之采購商品應(yīng)由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購經(jīng)辦人員通知供貨商到指定地點領(lǐng)取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供貨商更換合格之商品。（4）訂制品之退貨，原則上要求供貨商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復(fù)或供貨商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供貨商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供貨商索賠。損失索賠通知書NO：公司：本公司于年月日向貴公司采購之下列貨品：，因貴公司產(chǎn)品品質(zhì)不良交期延遲，造成本公司蒙受元的損失，茲檢附：損失計算表份；品質(zhì)檢驗報告份；本公司客戶

13、索賠函復(fù)印本份，連同原采購合約復(fù)印本共份，望貴公司給予諒察賠償，其賠償金額，敬請貴公司同意。由其他貨款中扣除以現(xiàn)金支付順頌商祺！*網(wǎng)絡(luò)科技采購部年月日E.采購交期管理1.總則1.1制定目的為了確保購用物為之交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規(guī)章。1.2適用范圍本公司采購之商品的交期管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。1.3權(quán)責單位（1）采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。（2）物流總監(jiān)負責本規(guī)章之核準。2交期管理規(guī)定21確保交期的重要性交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供商城所必需的商品，以保障銷售并達成銷量最大化之目標。（1）由于商品交期延誤，采取替代品導(dǎo)

14、致成本增加或品質(zhì)降低。（2）交期延誤，導(dǎo)致客戶減少或取消訂單，從而導(dǎo)致采購商品之囤積和其他損失。（3）交期延誤，導(dǎo)致采購、運輸、檢驗之成本增加。（4）缺貨頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。（1）接單量超過供貨商的產(chǎn)能。（2）供貨商技術(shù)、工藝能力不足。（3）供貨商對時間估計錯誤。（4）供貨商生產(chǎn)管理不當。（5）供貨商之生產(chǎn)商品出現(xiàn)貨源危機。（6）供貨商品質(zhì)管理不當。（7）供貨商經(jīng)營者的顧客服務(wù)理念不佳。（8）供貨商欠缺交期管理能力。（9）不可抗力原因。（10）其他因供貨商責任所致之情形。（1）供貨商選定錯誤。（2）業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤。（3）價格決定不合理或勉強。（4）進度掌握與督促不力

15、。（5）經(jīng)驗不足。（6）下單量超過供貨商之產(chǎn)能。（7）更換供貨商所致。（8）付款條件過于嚴苛或未能及時付款。（9）缺乏交期管理意識。（10）其他因采購原因所致的情形。（1）請購前置時間不足。（2）技術(shù)資料不齊備。（3）緊急訂貨。（4）銷售計劃變更。（5）訂貨數(shù)量太少。（6）供貨商品質(zhì)輔導(dǎo)不足。（7）點收、檢驗等工作延誤。（8）請購錯誤。（10）其他因本公司人員原因所致的情形。溝通不良所致之原因（1）未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化。（2）指示、聯(lián)絡(luò)不確實。（3）技術(shù)資料交接不充分。（4）品質(zhì)標準溝通不一致。（5）單方面確定交期，缺少溝通。（6）首次合作出現(xiàn)偏差。（7）缺乏合理的溝通窗口。（8）未達

16、成交期、單價、付款等問題的共識。（9）交期理解偏差。（10）其他因雙方溝通不良所致的情形。22確保交期要點事前規(guī)劃（1）制訂合理的購運時間采購部將請購、采購、供貨商生產(chǎn)、運輸及進貨驗收等作業(yè)所需的時間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。（2）確定交貨日期及數(shù)量預(yù)先明確交期及數(shù)量，大訂單可采用分批交貨方式進行。（3）了解供貨商生產(chǎn)設(shè)備利用率可以合理分配訂單，保證數(shù)量、交期、品質(zhì)的一致性。（4）請供貨商提供生產(chǎn)進度計劃及交貨計劃盡早了解供貨商之瓶頸與供應(yīng)能力，便于采取對策。（5）準備替代來源采購人員應(yīng)盡量多聯(lián)系其他商品提供來源，以確保應(yīng)急。（1）提供必要的商品、技術(shù)支援給供貨商適時了解供貨商之

17、瓶頸，協(xié)助處理。（2）了解供貨商生產(chǎn)效率及進度狀況必要時，向供貨商施加壓力，以獲取更多之關(guān)照，適時考慮向替代供貨商下單之必要性。（3）交期及數(shù)量變更的及時聯(lián)絡(luò)與通知以確保維護供貨商的利益，配合本公司之需求。（4）盡量避免規(guī)格變更如果出現(xiàn)技術(shù)變更，應(yīng)立即聯(lián)系供貨商停止原規(guī)格生產(chǎn)，并妥善處理遺留問題。（5）加強交貨前的稽催工作提醒供貨商及時交貨。（1）對供貨商進行考核評鑒依供貨商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供貨商提高交期達成率。（2）對交期延遲的原因進行分析并研擬對策確保重復(fù)問題不再發(fā)生。（3）檢討是否更換供貨商依供貨商考核結(jié)果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供貨商，或減少其訂單。（4）執(zhí)行供貨商的獎懲辦法必要時加重違約的懲罰力度，并對優(yōu)良廠商予以適當之回饋。