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1、管理制度 ）公文管理制度公文管理制度壹、總則1 為了規(guī)范公司的文件管理工作， 做好外來文件的收發(fā)、 存檔工作及公司各類 文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。2 公司文件包括收文、 發(fā)文，是公司于進(jìn)行運(yùn)營管理活動中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文書，是公司進(jìn)行管理的重要工具。二、收文1. 權(quán)限規(guī)定：（1）外來文件原則上由行政部統(tǒng)壹簽收，將該文件的原件交董辦機(jī)要秘書存檔，復(fù)印件按所對口的系統(tǒng)交由以下責(zé)任人簽收：序發(fā)文部責(zé)任人副責(zé)任人1市委、市政府、井開管委會總裁或 副總裁2外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局總裁或 副總裁3人事局、發(fā)改委、科技局、工信委行政副總4工信委（產(chǎn)品批準(zhǔn)文號） 、省農(nóng)藥管理局、關(guān)聯(lián)

2、行業(yè)協(xié)會或?qū)W會、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局生產(chǎn)副總5工商局、稅務(wù)局財務(wù)副總6公安局、檢察院、法院以及涉及維權(quán)工作的政府執(zhí)法部門法務(wù)部 負(fù)責(zé)人備 注1、發(fā)文部門的所有文件統(tǒng)壹由責(zé)任人進(jìn)行的簽收和上報簽核，且監(jiān)督落實；2、如發(fā)現(xiàn)漏文、收文不簽核、文件落實不到位，責(zé)任人及承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（2）如外來文件是由對口系統(tǒng)直接簽收的，須將原件交交董辦機(jī)要秘書簽 收、存檔；（3 ）外來文件的簽核、督辦和存檔由董辦機(jī)要秘書負(fù)責(zé)。（4）承辦部門請按文件要求如期完成關(guān)聯(lián)工作，且按機(jī)要類型，做好文件 的備份工作；（5）處理結(jié)果須報系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)。2、收文流程：（簽發(fā)） 文件復(fù)印件交由 對口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人

3、 簽收（存檔）由行政部 說明負(fù)：責(zé)資1料）存由檔行政部填寫收文登記及督辦表中的“日期” ，“發(fā)文單位”， 標(biāo)題”等，且擬寫“擬辦意見”且交公司總裁（或副總裁）批辦。2）文件簽核時，經(jīng)辦部門須上交文件原件。3、操作表格：收文登記及督辦表收文日期發(fā)文單位發(fā)文標(biāo)題文件簽核文件頁數(shù)經(jīng)辦部門 擬辦意見承辦人完成期限重要說明：機(jī)要類型：辦理文件存檔辦理文件不存檔公司領(lǐng)導(dǎo)完成情況歸檔文件歸檔日期機(jī)要秘書、發(fā)文1 、權(quán)限規(guī)定：1）公司發(fā)文統(tǒng)壹由董辦行政專員負(fù)責(zé)管理；2）經(jīng)核準(zhǔn)后，文件的蓋章存檔統(tǒng)壹由行政專員負(fù)責(zé)；3）各經(jīng)辦或責(zé)任部門負(fù)責(zé)文件的擬定、復(fù)核、會簽審批及下發(fā)落實2、發(fā)文流程：說明：且經(jīng)部門主管和分管

4、領(lǐng)導(dǎo)審核意見后，報系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核2）需會簽時，由擬稿部門負(fù)責(zé)溝通落實；3）需總裁簽審時，由擬稿部門呈報審批；4）審批后，由行政專員負(fù)責(zé)蓋章下發(fā)。3、操作表格：發(fā)文審批表日期擬稿人行文標(biāo)題文件類型內(nèi)容簡介部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)行政經(jīng)理是否存檔：董事長存檔確認(rèn)存檔時間紅頭文件發(fā)文審批表簽發(fā)：會簽：文件編號： 第號生效日期：報：送：發(fā)：擬稿單位：擬稿：核稿：打?。盒Γ悍輸?shù)：附件：主題詞：標(biāo)題：簡要內(nèi)容：四、存檔銷毀1 、權(quán)限規(guī)定：1）文件存檔統(tǒng)壹由董經(jīng)辦行政專員負(fù)責(zé)；2）文件類型：類型說明系統(tǒng)分類行政系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)文件分類文件等級文件內(nèi)容壹級文件質(zhì)量環(huán)境手冊二級文件過程控制的程序文

5、件三級文件a. 部門工作手冊作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實施 細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等） ；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé) 任制和職務(wù)說明書等） ；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等）等；b. 其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制 的質(zhì)量計劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特 有的活動方式。四級文件記錄3）文件的銷毀由行政經(jīng)理主持，關(guān)聯(lián)部門參加，組成文件鑒定小組，半年度對文件資料明細(xì)，提出存毀意見，報請總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。4）銷毀材料，要由二人之上且于指定地點進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要于銷毀清冊 上簽字。五、文件格式： 1：封面、目錄、

6、頁眉、頁腳，正文部分：目的、適用范圍、術(shù)語和定義、管理 要求、關(guān)聯(lián)文件、記錄表格、附錄標(biāo)示。1）封面：主要針對正文內(nèi)容較多，獨立成冊的文件。封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、 文件編號、文件名稱、受控狀態(tài)、分發(fā)號、發(fā)布和實施日期等。2）目錄：文件編訂成冊后文件主要內(nèi)容、章節(jié)的頁碼索引。3）頁眉：頁眉的內(nèi)容包括：文件類型、文件名稱、文件編號、版本及修改狀態(tài)、 頁碼，要求用表格形式反映，且正文的每壹頁均應(yīng)有相同形式的頁眉。4 ）手冊編號格式TR/QEM 01手冊的版本號質(zhì)量環(huán)境手冊代號5）質(zhì)量環(huán)境管理體系程序文件的編號方法TR/QP （X）文件順序號程序文件代號6）三級文件的編號方法TR/QC-XXX-XX

7、 文件順序號部門代號管理文件代號注:部門代號如： 寺/QR-XXX-XX 順序號 文件編號 記錄代號8 ）頁眉中版本及修改狀態(tài)的規(guī)定：版本及修改狀態(tài)次壹律用“第1 版第 0 次修改”表示。如果文件修改次數(shù)較多已達(dá) 3 次（不含 ）或整體內(nèi)容改動較大已占到文 件內(nèi)容的 50% 之上章節(jié)，就應(yīng)更新版次，以 123 類推，文件編號中的年代 號隨換版時年號的改變而改變。9）頁腳：于文件的末頁用表格形式標(biāo)明文件的編制、審核、批準(zhǔn)人及時間2、文件字體、字號要求文件內(nèi)容字體字號位置封面第壹行公司名稱黑體壹號居中文件編號黑體四號處于公司名稱的下方，且和公司名稱右對齊，前體現(xiàn)“編號”二字編號下劃線和編號之間無空

8、格，居中文件名稱黑體壹號居中起草、審核、審批、實施日期、發(fā)文單位黑體四號位于封皮最下端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)容仿宋三號左對齊，前無空格正文名黑體小二居中文件編 號匯編本的文件編號于封面體現(xiàn)，見“封面”的字體、字號格式要求。單份文件或匯編本中 子文件的編號體當(dāng)下 文件名稱下方仿宋體三號居中編號前要體現(xiàn)“編號”二字正文章、條黑體三號左對齊正文內(nèi)容仿宋體三號首行空倆格，倆端對齊流程仿宋體10-12居中加粗列項每條列項首行前空倆格圖、表（1）其圖、表內(nèi)容根據(jù)實際情況調(diào)整字體及字號（2）圖、表下方必須有標(biāo)注，圖的下方標(biāo)準(zhǔn)“圖1 ”；表的下方標(biāo)注“表 1 ”，字體為黑體，字號為小四。（ 3 ）單份文件中圖

9、、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中 每份子文件的圖、表標(biāo)注以壹份子文件為準(zhǔn)，順次排列即 可。附件/仿宋三號“附件”二字和上文空壹行，本行前空 倆格。多個附件表示為附件： 1.*2.*落款（單份 文件設(shè) 置）發(fā)文單位仿宋三號處于“實施日期”上方居中的位置實施日期仿宋三號簽發(fā)時，只寫“實施日期”具體日期待 簽發(fā)后輸入或填寫。起草人、審批人仿宋三號至于文件末頁最下方3、文件資料版式要求文件資料版式壹般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210 297 ），左側(cè)裝訂。 頁邊距設(shè)置要求： 上邊距 37mm ，下邊距 35mm ，左邊距 28mm ，右邊距 26mm “行距”設(shè)置成“單倍行距” ，或可根據(jù)實際情況調(diào)整“固定值” 。 紙張頁面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實 際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn) A4 打印紙。4、文件資料頁碼的要求 文件資料需插入頁碼，且體當(dāng)下文件下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。 匯編本的技術(shù)性文件。如：子文件不是同匯編本同時發(fā)放時，可單獨設(shè)置頁碼。 其它類型文件頁碼必須連貫。六、違規(guī)處罰：1、關(guān)聯(lián)責(zé)任人違規(guī)操作者，視情節(jié)輕重處罰 20-100 元/ 次；2、關(guān)聯(lián)工作未落實者，視情節(jié)輕重處罰 100-500 元/ 次；3、丟失文件或未做好文件歸檔工作者，視情節(jié)輕重處罰 50-200 元/ 次；