一、 Ecxel 2003工作界面工具欄按鈕菜單欄標(biāo)題欄名稱框工作表標(biāo)簽工作表編輯區(qū)任務(wù)窗格編輯欄列標(biāo)行號(hào)二、Excel的基本概念與基本操作1、基本概念（1）工作簿：以文件的形式存在（擴(kuò)展名為.xls），可以看成是一個(gè)活頁夾。單擊“文件新建”菜單即可創(chuàng)建一個(gè)新工作簿，或者用“文件另存為”菜單將默認(rèn)的Book1.xls存為指定的文件。（2）工作表 相當(dāng)于活頁夾中的其中一頁，一個(gè)工作簿最多有255個(gè)工作表，打開時(shí)默認(rèn)為三個(gè)工作表（sheet1、sheet2、sheet3）。顯示在當(dāng)前屏幕上的稱為活動(dòng)工作表（或者叫當(dāng)前工作表）。（3）單元格：工作表由若干個(gè)單元格組成，一個(gè)工作表最多可包含256（列）×65536（行）個(gè)單元格。每個(gè)工作表只有一個(gè)單元格是活動(dòng)的，稱為活動(dòng)單元格。（4）相對(duì)地址：用于表示單元格位置，形式為：列標(biāo)+行號(hào)，如B3表示第3行第2列那個(gè)單元格。（5）絕對(duì)地址：在列標(biāo)、行號(hào)前加上“$”符號(hào)，如$B$3。2、工作表數(shù)據(jù)的輸入單元格內(nèi)容的光標(biāo)定位：雙擊單元格，或單擊單元格后按F2，或?qū)⒐鈽?biāo)定位在編輯欄中；單元格的定位：?jiǎn)螕魡卧瘢ɑ蛘哂盟膫€(gè)方向鍵）。（1） 輸入文本型數(shù)據(jù)文本型數(shù)據(jù)是指由漢字、英文字母或數(shù)字組成的字符串，如“星期一”、“1季度”、“P5”等都屬于文本型數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，在單元格中輸入文本型數(shù)據(jù)時(shí)輸入的內(nèi)容為左對(duì)齊。（如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超出單元格長(zhǎng)度，并且當(dāng)前單元格右側(cè)為空，則文本會(huì)擴(kuò)展顯示到其右側(cè)單元格中，如右側(cè)不為空則超出部分不顯示，但在編輯欄內(nèi)可以看到全部?jī)?nèi)容。）（2） 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字（09）、正負(fù)號(hào)、小數(shù)點(diǎn)、分?jǐn)?shù)號(hào)、百分號(hào)、指數(shù)符號(hào)（E或e）、貨幣符號(hào)（￥或$）和千分位分隔號(hào)等組成，輸入后自動(dòng)右對(duì)齊。Ø 輸入正、負(fù)數(shù)：正數(shù)直接輸入（默認(rèn)為11位，超過則自動(dòng)用科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示）；負(fù)數(shù)則在數(shù)字前加“-”號(hào)，或者加上圓括號(hào)：（36）。Ø 輸入分?jǐn)?shù)：先輸入0和一個(gè)空格，再輸入分?jǐn)?shù)。如輸入0 11/18表示分?jǐn)?shù)11/18。Ø 輸入百分?jǐn)?shù)：直接在數(shù)字后加“%”。Ø 輸入小數(shù)：直接加小數(shù)點(diǎn)（如果全部是小數(shù)且位數(shù)一致時(shí)可以“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”選擇“工具選項(xiàng)”菜單，在“編輯”選項(xiàng)卡中選擇中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”項(xiàng)，在“位數(shù)”編輯框中輸入小數(shù)位數(shù)。Ø 輸入數(shù)字字符：先輸入一個(gè)單引號(hào)（英文狀態(tài)），再輸入數(shù)字。（3） 輸入日期和時(shí)間：可按年月日的順序輸入數(shù)字，中間用“/”或“-”分隔。時(shí)間則用“：”分隔。按【Ctrl+;】可插入系統(tǒng)日期，【Ctrl+Shift+;】可插入系統(tǒng)時(shí)間。（4） 自動(dòng)填充數(shù)據(jù)：如果要在一列或一行相鄰單元格中輸入相同（或有規(guī)律）的數(shù)據(jù)，可先輸入第一（第二個(gè)）數(shù)據(jù)再按住填充柄（單元格右下角的小黑點(diǎn)）拖拉。還可以使用“編輯填充”菜單進(jìn)行其他方式的自動(dòng)填充。（5） 使用快捷鍵填充相同的數(shù)據(jù)：選擇要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格，輸入數(shù)據(jù)，然后按【Ctrl+回車】鍵。（6） 設(shè)置數(shù)據(jù)輸入條件：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)有效性”菜單，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置。單元格內(nèi)容分行顯示：一個(gè)單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容要分兩行時(shí)，可以按【ALT】+【Enter】鍵。3、工作表數(shù)據(jù)的編輯（1） 單元格的選擇Ø 選擇一個(gè)單元格：用鼠標(biāo)單擊即可Ø 選擇一行：?jiǎn)螕粜刑?hào)Ø 選擇一列：?jiǎn)螕袅袠?biāo)Ø 選擇連續(xù)單元格：用鼠標(biāo)拖拉，或先單擊開始單元格，再按住【Shift】鍵單擊結(jié)束單元格。Ø 選擇不連續(xù)單元格：按住【Ctrl】鍵再單擊各個(gè)要選擇的單元格。Ø 選擇整個(gè)工作表：?jiǎn)螕粜刑?hào)和列標(biāo)的交叉處。（2）單元格的編輯Ø 單元格內(nèi)容的復(fù)制：選擇單元格，單擊“編輯復(fù)制”菜單，再定位到目標(biāo)單元格單擊“編輯粘貼”菜單（或者用快捷鍵【Ctrl】+C和【Ctrl】+V）。Ø 單元格內(nèi)容的移動(dòng)：用“編輯剪切”和“編輯粘貼”菜單，或選擇單元格后按住邊框拖動(dòng)，也可以用快捷鍵【Ctrl】+X和【Ctrl】+V。Ø 單元格內(nèi)容的刪除：選擇要?jiǎng)h除的單元格后按【Del】鍵。Ø 單元格的刪除、插入：選擇所要?jiǎng)h除的單元格，單擊右鍵選擇“刪除”或“插入”。Ø 行、列的刪除、插入：在行號(hào)（列標(biāo)）上單擊右鍵，選擇“刪除”或“插入”。（3）數(shù)據(jù)的查找與替換：選擇“編輯查找（或替換）”菜單項(xiàng)三、編輯和格式化工作表1、工作表常用操作（1）選擇和設(shè)置工作表組在Excel中，當(dāng)需要對(duì)單個(gè)工作表進(jìn)行操作時(shí)，可單擊Excel工作區(qū)左下角的工作表標(biāo)簽，將其變?yōu)楫?dāng)前工作表。當(dāng)需要對(duì)多個(gè)工作表進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制等操作，或者同時(shí)對(duì)多個(gè)工作表中相同位置的單元格進(jìn)行時(shí)，可將這些工作表同時(shí)選中，此時(shí)Excel會(huì)自動(dòng)將選中的工作表成組，從而使我們可以進(jìn)行上述操作。操作方法：連續(xù)多個(gè)工作表（按住Shift鍵再單擊鼠標(biāo)）；不連續(xù)的多個(gè)工作表（按住Ctrl鍵再單擊鼠標(biāo)）；在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“選定全部工作表”菜單項(xiàng)，可以選擇全部工作表。單擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽可以取消工作組。（2）重命名工作表默認(rèn)情況下工作表名為“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，為方便管理和使用可以取一個(gè)反映其特點(diǎn)的名字。操作方法：雙擊工作表標(biāo)簽，輸入新名字；或者在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“重命名”項(xiàng)，輸入新名字。（3）移動(dòng)和復(fù)制工作表在同一工作簿中移動(dòng)：用鼠標(biāo)按住工作表標(biāo)簽拖拉到目標(biāo)位置即可。在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中進(jìn)行操作即可。（4）插入、刪除和隱藏工作表默認(rèn)情況下新建工作簿中只包含三張工作表，用戶可以根據(jù)需要插入新工作表，或者將不需要的工作表刪除，還可將工作表隱藏起來，起到保護(hù)重要數(shù)據(jù)的作用。Ø 工作表的插入：在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”即可；也可使用“插入工作表”菜單。Ø 工作表的刪除：在要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除”即可；或者用“編輯刪除工作表”菜單。Ø 工作表的隱藏：選擇要隱藏的工作表，然后選擇“格式工作表隱藏”菜單項(xiàng)，即可將所選工作表隱藏起來。選擇“格式工作表取消隱藏”菜單可恢復(fù)顯示。（5）設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色為區(qū)分不同類型的工作表，用戶可以設(shè)置工作表標(biāo)簽的顏色。操作方法：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，選擇“工作表標(biāo)簽顏色”菜單項(xiàng)，在對(duì)話框中設(shè)置所需的顏色。（6）拆分與凍結(jié)工作表如果工作表太大，行數(shù)過多，要查看工作表靠右側(cè)或下邊的數(shù)據(jù)時(shí)常常會(huì)忘記行標(biāo)題或列標(biāo)題。此外若要比較工作表不同位置的數(shù)據(jù)，通過拖動(dòng)滾動(dòng)條查看也很麻煩。此時(shí)可以將行標(biāo)題或列標(biāo)題凍結(jié)起來，或者將工作表拆分成兩個(gè)部分。拆分工作表：將鼠標(biāo)移到水平拆分條（或垂直拆分條，分別在右上角或右下角）上拖拉鼠標(biāo)。凍結(jié)工作表：選擇標(biāo)題下的行（或列），單擊“窗口凍結(jié)窗格”菜單項(xiàng)。2、單元格常用操作（1）單元格的合并與取消：“格式單元格”菜單項(xiàng)，在對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選擇項(xiàng)卡。注意： “合并及居中”和“跨列居中”的區(qū)別。（2）插入單元格、行與列：右鍵或“插入”菜單（3）刪除單元格、行與列：右鍵或“編輯”菜單（4）添加批注：利用Excel提供的批注功能可以為復(fù)雜的公式或特定的單元格添加批注，從而使別人更容易了解工作表中的內(nèi)容。操作方法：“插入批注”菜單項(xiàng)，選擇“視圖批注”菜單可顯示批注。右鍵單擊有批注的單元格，選擇“刪除批注”。（5）調(diào)整行高和列寬：直接用鼠標(biāo)拖拉或用“格式”菜單。3、格式化工作表為使制作的工作表更加美觀并便于閱讀，用戶可以根據(jù)需要設(shè)置單元格的字符格式、數(shù)據(jù)格式、對(duì)齊方式、邊框和底紋等，使表格條理清晰。（1）設(shè)置單元格字符格式（2）設(shè)置單元格數(shù)字格式（3）設(shè)置單元格對(duì)齊方式（4）設(shè)置單元格邊框和底紋（5）自動(dòng)套用格式4、保護(hù)工作簿和工作表（1）保護(hù)工作簿：選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作簿”菜單。（2）保護(hù)工作表：?jiǎn)螕粢Ｗo(hù)的工作表標(biāo)簽，選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作表”菜單。（3）保護(hù)單元格：選中不需要保護(hù)的單元格區(qū)域，選擇“格式單元格”菜單，在“保護(hù)”選項(xiàng)卡中取消“鎖定”復(fù)選框。再在“保護(hù)工作表”對(duì)話框中只勾選“選定未鎖定的單元格”復(fù)選框，對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)即可。Ø 字體的格式化：選中要設(shè)置的單元格，單擊“格式字體”菜單項(xiàng)。Ø 數(shù)字的格式化： Ø 對(duì)齊方式的設(shè)置： 用工具欄按鈕，或單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”。Ø 邊框與底紋的設(shè)置： Ø 自動(dòng)套用格式化表格：選擇要設(shè)置的區(qū)域，單擊“格式自動(dòng)套用格式”菜單。Ø 條件格式表格：選擇要設(shè)置的區(qū)域，單擊“格式條件格式”菜單，然后按要求進(jìn)行設(shè)置。（7） 工作表的打印輸出：Ø 設(shè)置打印區(qū)域：?jiǎn)螕簟拔募蛴^(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”菜單項(xiàng)。Ø 單擊“文件頁面設(shè)置”菜單項(xiàng)，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。可以設(shè)置紙張大小、頁邊距、添加頁眉頁腳、設(shè)置每一頁的表頭等。Ø 打印預(yù)覽：“文件打印預(yù)覽”菜單項(xiàng)，顯示實(shí)際的打印效果。（8） 工作簿和工作表的保護(hù)：Ø 設(shè)置打開密碼：?jiǎn)螕簟肮ぞ哌x項(xiàng)”菜單項(xiàng)，選擇“安全性”選項(xiàng)卡，設(shè)置打開密碼或者修改密碼；Ø 工作簿和工作表的保護(hù)：?jiǎn)螕簟肮ぞ弑Ｗo(hù)”菜單項(xiàng)，可以設(shè)置工作簿和工作表的保護(hù)。（9） 凍結(jié)表頭：選定要凍結(jié)的下一行或下一列，單擊“窗口凍結(jié)”菜單項(xiàng)。（10） 數(shù)據(jù)的隱藏：Ø 隱藏行（列）：?jiǎn)螕簟案袷叫校校╇[藏”菜單項(xiàng)。Ø 工作表的隱藏：?jiǎn)螕簟按翱陔[藏”菜單項(xiàng)。四、公式與函數(shù)的使用1、公式的應(yīng)用公式是工作表中用于對(duì)單元格進(jìn)行計(jì)算的表達(dá)式，利用公式可以對(duì)對(duì)同一工作表的各單元格、同一工作簿中不同工作表的單元格，以及不同工作簿的工作表中單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行加、減、乘、除、乘方等各種運(yùn)算。公式使用方法：在結(jié)果單元格中，輸入“=”，再輸入計(jì)算數(shù)或單元格地址和運(yùn)算符（不以等號(hào)開頭將會(huì)作為文本型數(shù)據(jù)進(jìn)行處理）。運(yùn)算符可以是常量、單元格地址和函數(shù)等。Ø 算術(shù)運(yùn)算符：用于完成基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算?！?”、“-”、“*”、“/”、“%”和“”。Ø 比較運(yùn)算符：用于比較兩個(gè)數(shù)值并產(chǎn)生邏輯值。“>”、“>=”、“<”、“<=”、“=”、“<>”Ø 文本運(yùn)算符：使用文本運(yùn)算符“&”可將兩個(gè)或多個(gè)文本值串接起來產(chǎn)生一個(gè)連續(xù)的文本值。Ø 引用運(yùn)算符：有3個(gè)，作用是將單元格區(qū)域進(jìn)行合并計(jì)算。引用運(yùn)算符含義實(shí)例：（冒號(hào)）區(qū)域運(yùn)算符，用于引用單元格區(qū)域B5：D15，（逗號(hào)）聯(lián)合運(yùn)算符，用于引用多個(gè)單元格區(qū)域B5：D15，F(xiàn)5：H15（空格）交叉運(yùn)算符，用于引用兩個(gè)單元格區(qū)域的交叉部分運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)，如下表所示運(yùn)算符含義優(yōu)先級(jí)：（冒號(hào)）引用運(yùn)算符1（空格），（逗號(hào)）-（負(fù)號(hào)）負(fù)數(shù)2%（百分號(hào)）百分比3（脫字號(hào)）乘方4*和/乘和除5+和-加和減6&字符連接符7=比較運(yùn)算符8<和><=>=<>若要改變運(yùn)算的次序可用括號(hào)（注意，沒有大括號(hào)、中括號(hào)，一律以小括號(hào)代替）例：第10章，銷售部費(fèi)用表.xls2、單元格的引用通過單元格的引用可以在一個(gè)公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格中的數(shù)據(jù)，還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，甚至還可以引用不同工作簿中的數(shù)據(jù)。（1）引用單元格和單元格區(qū)域在Excel中，每個(gè)單元格都有一個(gè)地址，用戶可以通過該地址引用單元格引用的單元格區(qū)域說明A1：A5引用單元格A1到A5的區(qū)域B2：F2引用單元格B2到F2的區(qū)域3：3引用第3行的所有單元格E：E引用第E列的所有單元格A1：C3，E5引用單元格A1到C3之間的區(qū)域和E5單元格（2）相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用例：第10章，電費(fèi)表.xls技巧：編輯公式時(shí)輸入單元格地址后，按【F4】鍵，可在三者間切換。（3）引用不同工作表或工作簿中的單元格3、審核公式（1）公式錯(cuò)誤代碼代碼含義#輸入的數(shù)據(jù)或計(jì)算結(jié)果太長(zhǎng)#DIV/0！除數(shù)引用了零值單元格或空單元格#N/A公式中沒有可用數(shù)值，或缺少函數(shù)參數(shù)#NAME？公式中引用了無法識(shí)別的名稱，或刪除了公式中正使用的名稱#NULL！使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或引用的單元格區(qū)域的交集為空#NUM！公式產(chǎn)生的結(jié)果數(shù)字太大或太小，Excel無法表達(dá)出來#RTF公式引用的單元格被刪除，并且系統(tǒng)無法自動(dòng)調(diào)整#VALUE當(dāng)公式或函數(shù)中的參數(shù)數(shù)據(jù)類型不匹配（2）使用公式審核工具欄使用該工具欄按鈕可以非常方便地對(duì)單元格中的公式進(jìn)行錯(cuò)誤檢查。（例，商品銷售表.xls）4、函數(shù)的使用（1）函數(shù)的分類Ø 財(cái)務(wù)函數(shù)：進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)計(jì)算和財(cái)務(wù)分析。Ø 日期和時(shí)間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時(shí)間值。Ø 數(shù)學(xué)和三角函數(shù)：進(jìn)行各種數(shù)學(xué)計(jì)算Ø 統(tǒng)計(jì)函數(shù)：對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析Ø 查找和引用函數(shù)：查找特定的數(shù)據(jù)或引用公式中的特定信息Ø 數(shù)據(jù)庫函數(shù)：對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、查找和計(jì)算Ø 文本函數(shù)：用于處理公式中的文本字符串Ø 邏輯函數(shù)：可以進(jìn)行真假值判斷，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)。Ø 信息函數(shù)：判定單元格或公式中的數(shù)據(jù)類型。（2）函數(shù)格式函數(shù)是預(yù)先定義好的表達(dá)式，它必須包含在公式中使用。每個(gè)函數(shù)都由函數(shù)名和參數(shù)組成?；拘问綖椋?函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，），一個(gè)函數(shù)只有唯一的一個(gè)名稱，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名后是用圓括號(hào)括起來的參數(shù)，各參數(shù)之間用逗號(hào)分隔。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、數(shù)組和單元格引用，也可以是常量、公式或其他函數(shù)。（3）函數(shù)的使用方法：直接輸入函數(shù)或使用函數(shù)向?qū)В?）常用函數(shù)介紹COUNT函數(shù)功能：統(tǒng)計(jì)參數(shù)列表中含有數(shù)值數(shù)據(jù)的單元格個(gè)數(shù)格式：COUNT（Value1，Value2，Value3），其中“Value1，Value2，Value3”為包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)（1到30個(gè)），但只有含有的單元格才被統(tǒng)計(jì)。例：第10章 成績(jī)排名表.xls 統(tǒng)計(jì)參加考試人數(shù) COUNTIF函數(shù)功能：統(tǒng)計(jì)某個(gè)單元格區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目格式：COUNTIF（range，criteria），其中“range”為要統(tǒng)計(jì)單元格個(gè)數(shù)的單元格區(qū)域；“criteria”為指定的條件表達(dá)式。例：第10章 成績(jī)排名表.xls中 總分在600以上的人數(shù)MAX和MIN函數(shù)功能：分別返回參數(shù)列表中的最大值和最小值格式：MAX（number1，number2，number3），其中“number1、2”可以是數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式（1到30個(gè)），如果沒有參數(shù)，則函數(shù)返回值為0。例：第10章 成績(jī)排名表.xls中 找出總分最高分RANK函數(shù)功能：返回一個(gè)在數(shù)字列表中的排位格式：MAX（number，ref，order），其中“number”為需要排序的數(shù)值；“ref”為要排序的單元格區(qū)域；“order”為排序方式，如果為“0”或缺省則按降序排列，否則按升序排列。例：第10章 成績(jī)排名表.xls 進(jìn)行排名IF函數(shù)功能：執(zhí)行真假判斷，根據(jù)邏輯值的真假返回不同結(jié)果。格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false），其中“l(fā)ogical_test”為選取的條件；“value_if_true”為條件為真時(shí)返回的值；“value_if_false” 為條件為假時(shí)返回的值。例：第10章 成績(jī)排名表.xls 按平均分劃分等級(jí)（平均分大于100的為A，否則為B）此外，IF函數(shù)還可以嵌套（最多為7層），例如：用“=IF（I3>=100，“A”，IF（I3>=90，“B”，“C”）”把平均分劃分為3個(gè)等級(jí)。TODAY函數(shù)功能：返回當(dāng)前的日期的序列號(hào)（以1900年1月1日開始計(jì)算，到當(dāng)前的天數(shù)）格式：TODAY（），該函數(shù)不需要參數(shù)。（如果系統(tǒng)日期改變了，可按【F9】鍵更新）PMT函數(shù)功能：基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每期付款額。格式：PMT（Rate，Nper，Pv，F(xiàn)v，Type）其中“Rate”為貸款利率；“Nper”為該項(xiàng)貸款付款總期數(shù)；“Pv”為現(xiàn)值，或一系列未來付款的當(dāng)前值的累積和，也稱為本金。“Fv”為未來值，或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額，如果省略則假設(shè)其為0，也就是一筆貸款的未來值為0；“Type”為數(shù)字0或1，用于指定各期的付款時(shí)間是在期初還是在期末。1代表期初，0或缺省代表期末。例如：假設(shè)某老板準(zhǔn)備貸款100000元開店，貸款期限為8年，年利率為5.40%，那么他每月應(yīng)還貸款多少？數(shù)學(xué)與三角函數(shù)SIN函數(shù)：COS函數(shù)：ASIN函數(shù)：ACOS函數(shù)：LN、LOG和LOG10函數(shù)：POWER函數(shù)：五、Excel的數(shù)據(jù)管理1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單Excel在數(shù)據(jù)分析和處理方面具有強(qiáng)大的功能，利用數(shù)據(jù)清單、排序、篩選和分類匯總功能，用戶可以對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的分析和管理。（1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單在Excel中，用戶可以通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單來管理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)清單是一個(gè)二維的表格，由行和列構(gòu)成，它與數(shù)據(jù)庫相似，每一行表示一個(gè)記錄，每一列表示一個(gè)字段。利用數(shù)據(jù)清單，可以方便地記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)，以及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和匯總等操作。在工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：Ø 數(shù)據(jù)清單必須包含字段名行，且在數(shù)據(jù)清單的第一行創(chuàng)建。Ø 數(shù)據(jù)清單的每一行作為一個(gè)記錄，存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。Ø 數(shù)據(jù)清單的每一列作為一個(gè)字段，存放相同類型的數(shù)據(jù)。Ø 避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放在數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，以防止在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)，這些數(shù)據(jù)被隱藏。Ø 數(shù)據(jù)清單中不能有空行和空列。Ø 一個(gè)數(shù)據(jù)清單最好獨(dú)占一個(gè)工作表。用戶可直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建清單，也可利用Excel的“記錄單”功能來創(chuàng)建。單擊“數(shù)據(jù)記錄單”菜單，。用數(shù)據(jù)清單管理數(shù)據(jù)2、 數(shù)據(jù)排序（1）簡(jiǎn)單排序：對(duì)數(shù)據(jù)表中的單列數(shù)據(jù)按照升序（或降序）進(jìn)行排序。數(shù)字：從小到大或從大到小排列日期：按日期的先后進(jìn)行排列文本：升序時(shí)按特殊字符數(shù)字（09）小寫字母（az）大寫字母（AZ）漢字（以拼音排序），降序側(cè)相反。邏輯值：升序時(shí)FALSE排在TRUE前，降序側(cè)相反?？瞻讍卧瘢嚎偸窃谧钋懊胬旱?1章 工資表.xls中對(duì)“實(shí)得工資”字段進(jìn)行排序（2）多關(guān)鍵字排序例：第11章 工資表.xls中按“實(shí)得工資”的降序、“伙食津貼”的升序和“獎(jiǎng)金”的降序進(jìn)行排序。如果上述排序不能滿足需要，用戶還可以單擊“排序”對(duì)話框的“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)行自定義排序。3、數(shù)據(jù)篩選（1）自動(dòng)篩選（2）高級(jí)篩選4、分類匯總分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處理，可以對(duì)各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值等多種計(jì)算，并顯示分級(jí)匯總的結(jié)果。對(duì)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：Ø 因?yàn)榉诸悈R總是按字段名進(jìn)行的，所以要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一和必須有列標(biāo)簽，并且數(shù)據(jù)區(qū)域中沒有空行或空列。Ø 在分類匯總前必須先對(duì)數(shù)據(jù)按分類字段進(jìn)行排序。（1）簡(jiǎn)單分類匯總：對(duì)數(shù)據(jù)表中的某一列以一種匯總方式進(jìn)行分類匯總例：在“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表.xls”中按“銷售員”字段對(duì)“銷售額”進(jìn)行分類匯總。（2）多重分類匯總：對(duì)工作表中的某列數(shù)據(jù)按照兩種或兩種以上的匯總方式或匯總項(xiàng)進(jìn)行匯總。多重分類匯總每次的分類字段總是相同的，匯總方式或匯總項(xiàng)則不同。例：在“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表.xls”中按“型號(hào)”對(duì)“銷量”求和、“銷售額”求最大值。（3）嵌套分類匯總：是指在一個(gè)已經(jīng)建立了分類匯總的工作表中再進(jìn)行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的分類字段是不同的。在建立嵌套分類匯總前同樣要先對(duì)工作表中需要進(jìn)行分類匯總的字段進(jìn)行排序，排序的主要關(guān)鍵字應(yīng)該是第1級(jí)匯總關(guān)鍵字，排序時(shí)的次要關(guān)鍵字應(yīng)該是第2級(jí)匯總關(guān)鍵字，其他的依次類推。例：按“品牌”和“型號(hào)”來查看“產(chǎn)品銷量統(tǒng)計(jì)表”中的“銷量”和“銷售額”。（4）顯示或隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)六、Excel的圖表利用Excel提供的圖表功能，可以形象直觀地反映工作表中的數(shù)據(jù)，使枯燥的變得生動(dòng)，并方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)的比較和預(yù)測(cè)。圖表以圖形化的方式直觀地表示工作表中的數(shù)據(jù)，它是在表格數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的，并隨著表格數(shù)據(jù)的變化而變化，方便用戶查看數(shù)據(jù)的差異和預(yù)測(cè)趨勢(shì)。1、圖表的類型Ø 柱形圖和條形圖：用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。一般水平方向?yàn)轭悇e，垂直方向?yàn)閿?shù)值。Ø 折線圖：適用于顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)。Ø 餅圖：顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列中各項(xiàng)的大小與各項(xiàng)總和的比例。Ø XY散點(diǎn)圖：顯示若干數(shù)據(jù)系列中各數(shù)值之間的關(guān)系，或者將兩組數(shù)繪制為XY坐標(biāo)的一個(gè)系列。Ø 面積圖：強(qiáng)調(diào)幅度隨時(shí)間的變化，也可用于引起人們對(duì)總值趨勢(shì)的注意。Ø 圓環(huán)圖：顯示各個(gè)部分與整體之間的關(guān)系。Ø 雷達(dá)圖：比較若干數(shù)據(jù)系列的總和值。Ø 曲面圖：顯示兩組數(shù)據(jù)之間的最佳組合。Ø 氣泡圖：氣泡圖將序列顯示為一組符號(hào)。不同的值由相應(yīng)點(diǎn)在圖表空間中的位置經(jīng)及符號(hào)的大小表示。Ø 股份圖：用來描繪價(jià)格走勢(shì)。Ø 圓錐、圓柱和棱錐圖：與柱形圖和條形圖類似。2、圖表的創(chuàng)建（1）使用“圖表”工具欄創(chuàng)建（2）使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建3、圖表的編輯修改（1）更改圖表類型：在圖表空白處單擊右鍵，選擇“圖表類型”菜單項(xiàng)。（2）更改數(shù)據(jù)源：（3）行列數(shù)據(jù)對(duì)換：選擇中圖表后單擊“圖表”工具欄中的“按列”或 “按行”按鈕。（4）設(shè)置圖表選項(xiàng)修改圖表標(biāo)題、添加網(wǎng)格線、更改圖例、添加數(shù)據(jù)標(biāo)志（5）設(shè)置圖表格式設(shè)置圖表標(biāo)題格式、設(shè)置坐標(biāo)軸格式、設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式、設(shè)置圖表區(qū)和繪圖區(qū)格式例：（第12章）毛巾銷售統(tǒng)計(jì)表.xls 創(chuàng)建四個(gè)城市毛巾廠2008-2010年銷售額。4、數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表能對(duì)表格進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析處理，使表格中的數(shù)據(jù)更清晰、更直觀地顯示。（1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，用戶可以交換其行或列以查看對(duì)數(shù)據(jù)源的不同匯總，還可以通過顯示不同的行標(biāo)簽來篩選數(shù)據(jù)，或者顯示所關(guān)注區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)，它是Excel強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力的體現(xiàn)。不是所有工作表都有建立數(shù)據(jù)透視表的必要，一般記錄數(shù)據(jù)眾多、以流水賬形式記錄、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的工作表才有建立數(shù)據(jù)透視表的必要。為確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表，應(yīng)注意以下幾方面：Ø 在源表中刪除所有空行或空列Ø 在源表中刪除所有自動(dòng)小計(jì)Ø 確保第一行只包含各列的描述性標(biāo)題（列標(biāo)題）Ø 確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)，而不能是文本與數(shù)字的混合。例：第12章 銷售訂單.xls 數(shù)據(jù)透視表“布局”對(duì)話框中有4個(gè)不同的區(qū)域。拖放到：“行”區(qū)域的字段將占一行，拖放到“列”區(qū)域的字段將占一列，“行”和“列”相當(dāng)于X軸和Y軸，它們確定了一個(gè)二維表格；“頁”則相當(dāng)于Z軸（它不是必須的），Excel將根據(jù)“頁”區(qū)域中的字段對(duì)透視表進(jìn)行分頁；“數(shù)據(jù)”區(qū)域用來放置需要計(jì)算或匯總的字段。（2）編輯數(shù)據(jù)透視表Ø 添加、刪除字段Ø 更改布局樣式Ø 顯示、隱藏?cái)?shù)據(jù)Ø 更新數(shù)據(jù)透視表5、VBA簡(jiǎn)介VBA是微軟開發(fā)的使各種應(yīng)用程序共享的一種通用自動(dòng)化語言Visual Basic For Application(VBA)?？梢哉J(rèn)為VBA是非常流行的應(yīng)用程序開發(fā)語言Visual Basic 的子集。實(shí)際上VBA是“寄生于”VB應(yīng)用程序的版本。VBA和VB的區(qū)別包括如下幾個(gè)方面： Ø VB是設(shè)計(jì)用于創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用程序，而VBA是使已有的應(yīng)用程序(EXCEL等)自動(dòng)化 Ø VB具有自己的開發(fā)環(huán)境，而VBA必須寄生于已有的應(yīng)用程序。 Ø 要運(yùn)行VB開發(fā)的應(yīng)用程序，用戶不必安裝VB，因?yàn)閂B開發(fā)出的應(yīng)用程序是可執(zhí)行文件(*.EXE)，而VBA開發(fā)的程序必須依賴于它的“父”應(yīng)用程序，例如Excel。盡管存在這些不同，VBA和VB在結(jié)構(gòu)上仍然十分相似。事實(shí)上，如果你已經(jīng)了解了VB，會(huì)發(fā)現(xiàn)學(xué)習(xí)VBA非?？?。相應(yīng)的，學(xué)完VBA會(huì)給學(xué)習(xí)VB打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且，當(dāng)你學(xué)會(huì)在Excel中用VBA創(chuàng)建解決方案后，即已具備在Word、 Access、 ProwerPoint中用VBA創(chuàng)建解決方案的大部分知識(shí)。 確切地講，VBA是一種自動(dòng)化語言，它可以使常用的程序自動(dòng)化，可以創(chuàng)建自定義的解決方案。VBA的一個(gè)關(guān)鍵特征是你所學(xué)的知識(shí)在微軟的一些產(chǎn)品中可以相互轉(zhuǎn)化， VBA可以稱作Excel的“遙控器”。（1）Excel環(huán)境下VBA可以實(shí)現(xiàn)的功能Ø 使重復(fù)的任務(wù)自動(dòng)化。 Ø 自定義Excel工具欄,菜單和界面。 Ø 簡(jiǎn)化模板的使用。 Ø 自定義Excel，使其成為開發(fā)平臺(tái)。Ø 創(chuàng)建報(bào)表。Ø 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的操作和分析。 用其他語言開發(fā)應(yīng)用程序，一半的工作是編寫一些基本功能的模塊，包括文件的打開和保存、打印、復(fù)制等。而用Excel作為開發(fā)平臺(tái)，則由于Excel已經(jīng)具備這些基本功能，我們要做的只是使用它。 （1）錄制簡(jiǎn)單的宏 所謂“宏”，是指一系列Excel能夠執(zhí)行的VBA語句。 例：錄制改變單元格的顏色宏，步驟如下： Ø 打開新工作簿，確認(rèn)其他工作簿已經(jīng)關(guān)閉。 Ø 選擇A1單元格，單擊“工具宏錄制新宏”菜單。 Ø 在彈出的對(duì)話框中輸入“改變顏色”作為宏名替換默認(rèn)宏名，單擊“確定”按鈕。Ø 此時(shí)在狀態(tài)欄中顯示“錄制”，還彈出了一個(gè)“停止錄制”工具欄。Ø 單擊“格式單元格”菜單，選擇“圖案”選項(xiàng)卡中的紅色，單擊“確定”按鈕。 Ø 單擊“停止錄制”工具欄按鈕，結(jié)束宏錄制過程。 （2）執(zhí)行宏 要執(zhí)行剛才錄制的宏，可以按以下步驟進(jìn)行： Ø 選擇任何一個(gè)單元格，比如A3。 Ø 單擊“工具宏宏”菜單，顯示“宏”對(duì)話框。 Ø 在對(duì)話框中選擇“改變顏色”宏，選擇“執(zhí)行”，則A3單元格的顏色變?yōu)榧t色。（3）查看錄制的代碼 Ø 單擊“工具宏宏”，顯示“宏”對(duì)話框。 Ø 單擊列表中的“改變顏色”，單擊“編輯”按鈕，打開VBA的編輯器窗口（VBE）。里面顯示如下代碼：Sub 改變顏色()' 改變顏色 MacroRange("C15").Select With Selection.Font .Name = "宋體" .FontStyle = "常規(guī)" .Size = 12 .Strikethrough = False .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ColorIndex = 3 End WithEnd Sub各行代碼的含義如下：Ø Sub 改變顏色()：宏的名稱。 Ø 中間的以“ ”開頭的行稱為“注釋”，它在錄制宏時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生。 Ø 以With 開頭到End With 結(jié)束的結(jié)構(gòu)是With結(jié)構(gòu)語句，這段語句是宏的主要部分。這整段語句設(shè)置該區(qū)域內(nèi)部的一些“屬性”。 Ø .ColorIndex = 3：將該內(nèi)部設(shè)為紅色。注意：有一小圓點(diǎn)，它的作用在于簡(jiǎn)化語句，小圓點(diǎn)代替出現(xiàn)在With后的詞，它是With結(jié)構(gòu)的一部分。紅色被數(shù)字化為3。Ø .Pattern = xlSolid：設(shè)置該區(qū)域的內(nèi)部圖案。由于是錄制宏，所以，雖然并未設(shè)置這一項(xiàng)，宏仍然將其記錄下來。xlSolid表示純色。 Ø .PatternColorIndex = xlAutomatic：表示內(nèi)部圖案底紋顏色為自動(dòng)配色。 Ø End With：結(jié)束With 語句。 Ø End Sub：整個(gè)宏的結(jié)束語 （4）編輯錄制的代碼 需要編輯宏是因?yàn)橐韵氯齻€(gè)方面的原因。（1）在錄制中出錯(cuò)而不得不修改；（2）錄制的宏中有多余的語句需要?jiǎng)h除，提高宏的運(yùn)行速度；（3）希望增加宏的功能。比如：加入判斷或循環(huán)等無法錄制的語句。 （5）錄制宏的局限性 希望自動(dòng)化的許多Excel過程大多都可以用錄制宏來完成。但是宏記錄器存在以下局限性，通過宏記錄器無法完成的工作有： Ø 錄制的宏無判斷或循環(huán)能力。Ø 人機(jī)交互能力差，即用戶無法進(jìn)行輸入，計(jì)算機(jī)無法給出提示。Ø 無法顯示Excel對(duì)話框。 Ø 無法顯示自定義窗體。 七、Excel頁面設(shè)置與打印輸出1、設(shè)置頁面和打印區(qū)域在打印工作表前，一般還需要對(duì)紙張大小、打印方向、頁邊距、打印位置、頁眉頁腳，以及要打印的區(qū)域等進(jìn)行設(shè)置。例：“加班工資表.xls”（1） 設(shè)置紙張大小和打印方向（2） 設(shè)置頁邊距（3） 設(shè)置頁眉頁腳（4） 設(shè)置打印區(qū)域2、分頁預(yù)覽與設(shè)置分頁符3、預(yù)覽與打印練習(xí)：打印“考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表”要求：上下邊距為2，左右邊距為1.2 水平居中，第二頁顯示表頭。Excel綜合練習(xí)題第一題（1） 打開練習(xí)1.xls工作簿，分別在Sheet1工作表中的G列、I列插入“總成績(jī)”和插入“名次”兩列。（2） 在G3：G19區(qū)域用SUM函數(shù)求出總成績(jī)；（3） 在H3：H19區(qū)域AVERAGE函數(shù)求出平均成績(jī)；（4） 在I3：I19區(qū)域用RANK函數(shù)求各人的名次；（5） 利用DODE函數(shù)計(jì)算出出現(xiàn)次數(shù)最多的分?jǐn)?shù)；（6） 利用COUNTIF函數(shù)計(jì)算各項(xiàng)目大于85分的人數(shù)；（7） 利用IF函數(shù)對(duì)每個(gè)學(xué)生按平均成績(jī)進(jìn)行評(píng)估：平均成績(jī)大于等于80為“優(yōu)秀”，否則為“一般”。第二題（1） 打開練習(xí)2.xls工作簿篩選出英語大于等于95分的女生，或者數(shù)學(xué)大于等于90分的男生；（2） 按性別分別求出男生和女生的人數(shù)；（3） 按性別分別求出男生和女生的4門課程的最高分和最低分。第三題（1）打開練習(xí)3.xls工作簿，創(chuàng)建一個(gè)按商品名稱進(jìn)行查看的數(shù)據(jù)透視表（如下圖所示）（2）創(chuàng)建一個(gè)簇狀柱形圖嵌入原工作表，設(shè)置圖表標(biāo)題為“商品銷售表”，主要橫坐標(biāo)軸和縱坐標(biāo)標(biāo)題分別為“商品名稱”和“數(shù)量（臺(tái)）”，字體格式為。（3）設(shè)置圖表區(qū)的填充色為“橙色”（4）設(shè)置八、Excel應(yīng)用技巧1、根據(jù)身份證號(hào)得到個(gè)人信息：使用IF、Mod、Value和Mid函數(shù)得到性別；使用Mid函數(shù)得到出生年月；使用Year、ToDay和Mid函數(shù)得到年齡。 2、快速大量輸入小數(shù)：?jiǎn)螕簟肮ぞ哌x項(xiàng)”菜單，在“編輯”選項(xiàng)卡中設(shè)置。3、快速輸入大寫中文數(shù)字：打開“單元格格式設(shè)置”對(duì)話框在“分類”中選擇“特殊”，在“類型”中選擇“中文大寫數(shù)字”。4、批量修改數(shù)據(jù)：VlookUp（HlookUp）函數(shù)的使用函數(shù)格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中：Lookup_value ：需要在其中查找匹配數(shù)據(jù)的開始單元格Table_array：兩列或多列數(shù)據(jù)（用絕對(duì)地址） Col_index_num：為 table_array 中待返回的匹配值的列序號(hào)。值為1 時(shí)，返回 table_array 第一列中的數(shù)值；值為 2時(shí)，返回 table_array 第二列中的數(shù)值，以此類推。Range_lookup ：為邏輯值，指定希望 VLOOKUP 查找精確的匹配值還是近似匹配值（如果為 TRUE 或省略，則返回精確匹配值或近似匹配值。此時(shí)第一列中的值必須以升序排序；否則 VLOOKUP 可能無法返回正確的值（可以事先對(duì)工作表按升序進(jìn)行排序）；如果為 FALSE，VLOOKUP 將只尋找精確匹配值。在此情況下，第一列的值不需要排序。）例如，在工作表“銷售記錄”中已有各人的銷售金額，如圖1所示?，F(xiàn)想在另一工作表“Sheet1”中輸入相同的銷售金額，并且要求該表的銷售金額會(huì)根據(jù)“銷售記錄”中的數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，而且兩個(gè)工作表中人員的次序并不完全不一致（最后兩人位置不同），如圖2所示。圖1 銷售記錄表圖2 Sheet1表在工作表“Sheet1”的D3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP(A3,銷售記錄!$A$3:$D$8,4,FALSE)”，然后復(fù)制公式到其余單元格即可完成任務(wù)。與VLOOKUP 相類似可以用 HLOOKUP在行中查找相匹配的數(shù)據(jù)。21