合同、信息管理和組織協(xié)調(diào)一、合同管理1、合同管理工作內(nèi)容 （1）協(xié)助業(yè)主確定本工程項(xiàng)目的合同結(jié)構(gòu)。 （2）協(xié)助業(yè)主起草與本工程項(xiàng)目有關(guān)的各類合同，并參與各類合同談判。 （3）進(jìn)行上述各類合同的跟蹤管理，包括合同各方執(zhí)行合同的情況檢查。（4）協(xié)助業(yè)主處理與本工程項(xiàng)目有關(guān)的索賠及合同糾紛事宜。2、施工合同管理制度施工合同是監(jiān)理工作的重要依據(jù)之一，因此，對施工合同的管理將貫穿監(jiān)理工作的始終。其主要措施為：（1）協(xié)助建設(shè)單位簽好施工合同及相應(yīng)的協(xié)議文件。（2）對總包和分包施工合同及建設(shè)單位直接分包合同及時(shí)向有關(guān)單位索取合同副本，并編號(hào)歸檔。（3）對在施工過程中的建設(shè)單位和施工單位協(xié)商的有關(guān)補(bǔ)充協(xié)議及時(shí)進(jìn)行編號(hào)歸檔管理。（4）對簽訂的施工合同項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織各監(jiān)理工程師認(rèn)真閱讀熟悉，明了施工合同的有關(guān)條款。以便了解掌握合同內(nèi)容，進(jìn)行合同的跟蹤管理。（5）堅(jiān)持在監(jiān)理三控過程中及時(shí)查閱相關(guān)施工合同或協(xié)議，按照合同管理工程，包括合同各方面執(zhí)行情況檢查，向有關(guān)單位及時(shí)準(zhǔn)確反映合同信息。（6）本工程合同執(zhí)行情況每月在建設(shè)監(jiān)理月報(bào)中反映。3、合同管理執(zhí)行措施 （1）分清合同中每一項(xiàng)內(nèi)容，明確各方面的責(zé)、權(quán)、利，正確處理三方的關(guān)系。 （2）用書面指示或文件代替口頭指示。（3）考慮問題要靈活，管理工作要做到其它工作前面，如需某類資料應(yīng)提前發(fā)出索取信函。 （4）工程進(jìn)行中細(xì)節(jié)的文件資料包括：信件、會(huì)議紀(jì)錄、建設(shè)單位的規(guī)定、指示、總監(jiān)的決定、施工單位的請示、報(bào)告、監(jiān)理的指令記錄、信函以及各種報(bào)表資料等。一旦發(fā)生爭執(zhí)，監(jiān)理工程師以此資料和記錄作為調(diào)節(jié)問題的依據(jù)。（5）對合同中的詞意表達(dá)“含混”字句及時(shí)提出正確解釋。4、索賠 為了維護(hù)業(yè)主的利益，保證業(yè)主與各方簽訂的合同順利進(jìn)行，避免索賠事項(xiàng)的發(fā)生，應(yīng)努力做好以下幾件工作：（1）協(xié)助業(yè)主審查業(yè)主與各方簽訂的合同條款有無含混字句及分工不明，責(zé)任界限不清的地方，索賠條款是否明確，為做好索賠預(yù)控創(chuàng)造條件。（2）協(xié)助業(yè)主，要求有關(guān)各方嚴(yán)格按合同辦事，以達(dá)到控制質(zhì)量、控制進(jìn)度、控制投資的目的。（3）在工程實(shí)施過程中，嚴(yán)格控制工程設(shè)計(jì)變更，盡量減少不必要的工程洽商，特別要控制有可能發(fā)生經(jīng)濟(jì)索賠的工程洽商。（4）對于有可能發(fā)生經(jīng)濟(jì)索賠的變更和洽商，事先要報(bào)告業(yè)主，在征得業(yè)主同意的前提下，再簽認(rèn)有關(guān)變更或洽商。（5）在業(yè)主要求下，于本工程（或分部工程）完成以后，就工程決（結(jié)）算，向業(yè)主提供意見。二、信息管理1、信息管理工作內(nèi)容 （1）負(fù)責(zé)工程施工階段信息的收集、整理和保管。如監(jiān)理日記、天氣記錄，監(jiān)理指令、工程質(zhì)量記錄等。 （2）建立會(huì)議、例會(huì)制度，整理會(huì)議記錄。例會(huì)的主要內(nèi)容：檢查上周例會(huì)討論的工作完成情況；解決一周以來出現(xiàn)的問題；安排本周的工作。對于月未例會(huì)，還要檢查本月完成情況和下月的計(jì)劃安排。（3） 編報(bào)工程建設(shè)監(jiān)理月報(bào)和工程建設(shè)簡報(bào)。2、信息管理目錄表 信息類型時(shí) 間 供 應(yīng) 信 息 者信息接受者上級(jí)業(yè)主施工監(jiān)理設(shè)計(jì)有關(guān)上級(jí)工作指示不定時(shí)部、市有關(guān)部門會(huì)議紀(jì)要定 時(shí)業(yè)主、承建單位、 監(jiān) 理 公 司監(jiān)理月報(bào)定 時(shí)監(jiān) 理 公 司備忘錄不定時(shí)監(jiān) 理 公 司質(zhì)量驗(yàn)收不定時(shí)承 建 單 位工程量申報(bào)定 時(shí)承 建 單 位工程款申報(bào)定 時(shí)承 建 單 位監(jiān)理通知不定時(shí)監(jiān) 理 公 司3、信息管理制度（1）信息管理員負(fù)責(zé)本工程實(shí)施階段全過程的信息收集、整理、按規(guī)定編目輸入計(jì)算機(jī)工作。（2）總監(jiān)理工程師(項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)組織定期工地會(huì)議或監(jiān)理工作會(huì)議，信息管理員負(fù)整理會(huì)議記錄并打印，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)、分發(fā)。（3）專業(yè)監(jiān)理工程師定期或不定期檢查承建單位的原材料，構(gòu)配件設(shè)備的質(zhì)量狀況以及工程質(zhì)量的驗(yàn)收簽認(rèn)。（4）專業(yè)監(jiān)理工程師督促檢查承建單位及時(shí)整理施工技術(shù)資料。（5）隨時(shí)向總監(jiān)理工程師報(bào)告工作，并準(zhǔn)確及時(shí)提供有關(guān)資料。（6）信息簽認(rèn)流程：各方文件資料匯總檔案管理員簽收、登記 不完整信息員確認(rèn)完整資料是否完整各專業(yè)監(jiān)理工程師簽認(rèn)，填寫有關(guān)表格項(xiàng)目總監(jiān)簽認(rèn)信息員登記臺(tái)帳檔案管理員發(fā)文、歸檔三、組織協(xié)調(diào) 1、組織協(xié)調(diào)與業(yè)主有合同關(guān)系的、參與本工程項(xiàng)目建設(shè)的各單位的配合關(guān)系；協(xié)助業(yè)主處理有關(guān)問題，并督促總承包商協(xié)調(diào)其各分包商的關(guān)系。2、協(xié)助業(yè)主處理各種與本工程項(xiàng)目有關(guān)的糾紛事宜。3、充分發(fā)揮總承包單位的作用，調(diào)動(dòng)其積極性。（1）監(jiān)督施工總承包單位落實(shí)“施工總承包合同”規(guī)定的總承包管理責(zé)任。要求施工總承包單位增強(qiáng)總包管理力度加強(qiáng)管理班子，增強(qiáng)總承包管理權(quán)威。（2）加強(qiáng)總包管理班子，使其既能勝任本單位施工的工程管理職能，又能對各分包單位施工的工程行使總包管理職能，且在主體結(jié)構(gòu)施工結(jié)束后，尚能不間斷地實(shí)施強(qiáng)有力的總包管理責(zé)任。（3）增強(qiáng)總包管理權(quán)威。要采取各種措施（包括合同、組織、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)措施等），增強(qiáng)總包管理權(quán)威。對分包單位（包括安裝、高級(jí)裝飾、特種工程等）的施工活動(dòng)，管的住、有成效。使分包單位的進(jìn)度目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)同總承包單位的施工進(jìn)度目標(biāo)和質(zhì)量一致，才能確保預(yù)定的工期目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（4）確定總承包選擇的分包單位（包括業(yè)主另行發(fā)包，納入總管理的單位）。要審查分包單位的資質(zhì)；業(yè)績（已施工的工程情況）；施工技術(shù)和質(zhì)量管理；承包施工本工程，計(jì)劃投入的設(shè)備和人員；對進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)的承諾；對納入總包管理的意見和要求等。在審查合格、可行的基礎(chǔ)上，予以確認(rèn)。四、監(jiān)理工作制度4.1監(jiān)理會(huì)議制度1、監(jiān)理例會(huì)：在施工過程中，每周召開一次工地例會(huì)，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師主持。業(yè)主方、施工承包方、監(jiān)理方參加（必要時(shí)通知設(shè)計(jì)方參加），會(huì)后監(jiān)理部及時(shí)整理出例會(huì)紀(jì)要，負(fù)責(zé)簽發(fā)各方。工地例會(huì)應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：（1）檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因；（2）檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；（3）檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；（4）檢查工程量核定及工程款支付情況；（5）解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；（6）其他有關(guān)事宜。2、監(jiān)理工作小結(jié)會(huì)：每月一次，由總監(jiān)理工程師主持，全體監(jiān)理人員參加。主要對一月來監(jiān)理工作情況予以總結(jié)回顧，對施工監(jiān)理過程中施工方的各種動(dòng)態(tài)分析交流，以更好地促進(jìn)監(jiān)理業(yè)務(wù)開展。3、總監(jiān)理工程師或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師根據(jù)需要及時(shí)組織專題會(huì)議，解決施工過程中的各種專項(xiàng)問題。4.2監(jiān)理月報(bào)和報(bào)告制度1、監(jiān)理月報(bào)制度: 每月由總監(jiān)理工程師組織現(xiàn)場監(jiān)理部全體成員匯編監(jiān)理月報(bào)，上報(bào)本公司、建設(shè)單位和公司上級(jí)主管部門。月報(bào)內(nèi)容包括：工程進(jìn)度情況、質(zhì)量情況、控制工程投資造價(jià)情況，重大設(shè)計(jì)變更和工地洽商，重大質(zhì)量事故情況以及需要上報(bào)的其他問題。每月月底前出上月月報(bào)，一式四份，報(bào)監(jiān)理公司一份，報(bào)業(yè)主一份，施工單位一份，項(xiàng)目部備留一份。2、施工監(jiān)理過程中，一般專業(yè)技術(shù)問題由該專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)處理，并及時(shí)將處理結(jié)果向總監(jiān)理工程師匯報(bào)。3、工程施工過程中有關(guān)重要事項(xiàng)及時(shí)向公司和建設(shè)單位口頭和必要的書面報(bào)告。4、施工監(jiān)理過程中遇到重大技術(shù)、經(jīng)濟(jì)問題或影響到監(jiān)理合同執(zhí)行的問題時(shí)，總監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)向公司及業(yè)主請示匯報(bào)，請公司或業(yè)主及時(shí)組織研究處理。 4.3項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)管理及執(zhí)行公司質(zhì)量體系文件的監(jiān)督檢查制度1、項(xiàng)目部組織全員監(jiān)理工程師集中學(xué)習(xí)貫徹公司編制的質(zhì)量體系文件，并要求各位擠出時(shí)間借閱、通讀文件。2、項(xiàng)目部在工程監(jiān)理實(shí)施過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程嚴(yán)格按照公司質(zhì)量體系文件要求做好監(jiān)理工作和監(jiān)理過程控制記錄工作。4.4監(jiān)理工作日志制度1、由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師委托他人，每天填寫監(jiān)理工作日志，記載工程監(jiān)理主要情況。2、各專業(yè)監(jiān)理工程師按專業(yè)監(jiān)理情況填寫本專業(yè)監(jiān)理日志。3、監(jiān)理工作日志應(yīng)認(rèn)真填寫，妥善保管，作為歸檔技術(shù)資料。4.5技術(shù)資料管理制度1、收文（1）凡收到的文件均需編號(hào)并登記入收文本。（2）凡由建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位的來函、收文后分專業(yè)在函件的右上角編號(hào)，如“結(jié)施-001號(hào)”、“電施-001號(hào)”等。（3）凡上級(jí)單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位來的文件，沒有明確的專業(yè)界限者，在函件的右上角標(biāo)號(hào)“監(jiān)（X）”等。（4）由設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)修改及由施工單位發(fā)出的與產(chǎn)品檢驗(yàn)單、施工試驗(yàn)報(bào)告、施工紀(jì)錄、隱檢紀(jì)錄、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)驗(yàn)收紀(jì)錄、水、暖、電安裝紀(jì)錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、竣工驗(yàn)收資料、洽商紀(jì)錄、竣工圖等，均要求一式三份，以便竣工后交城建檔案館和建設(shè)單位存檔。、發(fā)文（1）凡由監(jiān)理工程師發(fā)出的文件均需編號(hào)并登記入發(fā)文本。（2）發(fā)往施工單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位等的文件按專業(yè)編號(hào)。、收、發(fā)文手續(xù)（1）收、發(fā)文本統(tǒng)一設(shè)置，按收、發(fā)文日期順序登記。（2）收、發(fā)文件必須有簽字手續(xù)。、技術(shù)資料分類整理（1） 合同文件；（2） 勘察、設(shè)計(jì)文件（含設(shè)計(jì)變更）；（3） 施工單位、管理人員資質(zhì)、資格審查資料；（4） 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；（5） 工程開工復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令；（6） 施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審資料；（7） 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；（8） 測量核驗(yàn)資料、隱蔽工程驗(yàn)收資料；（9） 有關(guān)材料、半成品的復(fù)驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告；（10） 監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)，施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專題報(bào)告；（11） 工程變更資料；（12） 工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審資料；（13） 工程計(jì)量單和工程款支付記錄；（14） 監(jiān)理工程師通知及回復(fù)單；（15） 監(jiān)理工作聯(lián)系單、備忘錄等；（16） 工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要；（17） 監(jiān)理日記；（18） 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；（19） 分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料；（20） 索賠文件資料；（21） 竣工結(jié)算審核意見書。