,主講：劉世偉LiuShiwei,前程無限,遠程教育,English2)告知，也就是傳遞信息；3）提出要求；4）記錄在案;5)說服對方。其中，第一條是總括性的，不管具體目的是什么，都要做到這一條。下一步是確定中心思想。中心思想就是主題或是最重要的想法。支持信息包括能幫助對方理解并對他們有好處的，對中心思想進行解釋、加強或提供根據(jù)的重要事實。要確保對方有為對你的意圖做出反應所需要的全部信息。在對信息內容作調整的時候，設身處地為對方著想。,商務交際英語（1),English已確定中心思想;已確定支持信息;已根據(jù)收信對象進行調整。組織：使用了合適的順序（直接或間接）。編輯：該備忘錄只有一個中心思想；主題行簡短、明了；備忘錄主體獨成一體；如果備忘錄包含較多的數(shù)量信息，已使用了表格或視覺輔助手段；如果備忘錄超過一頁，已經(jīng)使用了小標題；如果備忘錄包含某過程的步驟或是一個清單，已使用了順序號；已經(jīng)進行校對，或是讓一位同事幫助校對，改正拼寫和其他錯誤。,商務交際英語（1),English&CommunicationforColleges,Chapter4,上頁,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,備忘錄和電子郵件的方便有時候導致它們被濫用。電子郵件的書寫往往過于急促，考慮不夠仔細，內容、選詞造句、校對都比較馬虎，有時甚至使用粗魯?shù)恼Z言。為避免此類問題，書寫電子郵件備忘錄也要和平常寫信一樣仔細。有關會議的交際文件包括會議通知、會議議程和會議記錄。（不是本章重點）,Chapter5,上頁,第五章的題目是：WritingLetterstoYourClientsandCustomers（給客戶和顧客的信函）。這一章的主要內容是：1）選擇信函中各部分的次序和格式；2）書寫含有中性和積極信息的信函；3）書寫含有負面信息的信函。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁,這一章的要點包括：商務信函比備忘錄來得正式。它向組織外的人士傳達書面信息，它也被用來對組織內的雇員傳達正式的書面信息。如果信函的中心思想是中性的信息或積極的信息，應當采用直接方式。假如信函的中心思想含有負面的信息，那就應當采用間接的方式。信函的標準組成部分包括：日期，收信人地址，稱呼語，信函主體，結尾敬語，簽名，和查詢用的打字人姓名首字母?？蛇x擇的部分包括：具體收信人姓名，事由，簽字部分的公司名稱，附件，抄送，附筆，和第二頁信頭。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁,信函的格式（BusinessLetterFormats）。商務信函的基本格式有：齊頭式，改良齊頭式，和簡化齊頭式。選擇應基于收信人的喜好。齊頭式是各行都從左邊界開始，段落開始時也不縮進。改良齊頭式除日期、結尾敬語和簽名從頁中開始之外，其他都從左邊界開始。段落通常用雙倍行距表示，因此也不縮進。簡化齊頭式省去稱呼語和結尾敬語。常常使用郵件合并功能按格式信書寫。,商務交際英語（1),English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,信封的寫法：信封上的姓名、職務、和地址必須與封內地址相同。如信寫給公司而附有具體收信人姓名，把這一項寫在公司名稱下面一行。地址全用大寫字母，省去標點，注明郵編。計劃含有中性或積極信息的信函有四個步驟：1）確定目的；2）確定中心思想；3）確定支持信息；4）根據(jù)收信人的情況對內容做出調整。,Chapter5,上頁,含有中性或積極信息信函的核對清單：計劃階段：我是不是已經(jīng)確定了寫作的目的？我是不是已經(jīng)確定了中心思想？我是不是已經(jīng)確定了支持信息？我是不是已經(jīng)根據(jù)收信人的背景和需要對中心思想和支持信息做了調整？寫作階段：我是不是在第一段的頭兩句中闡明主題？我是不是已經(jīng)提供為對方滿足我的要求所需要的所有支持信息？我是不是把支持信息放在主題之后？結尾是不是友好、禮貌，帶有人情味？編輯階段：語言是不是清楚、簡明，口氣是不是恰當？格式、語法、標點、和拼寫是不是正確？第一段和最后一段是不是不超過四行？其他各段是不是不超過八行？,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁,含有負面信息信函應使用間接順序，即先給出細節(jié)或理由，使收信人對負面信息有所準備。間接順序是：中性開頭，給出負面消息的原由，表述或隱含負面信息，以積極的口氣結尾，如有可能，提供另外一種選擇既帶有正面信息又帶有負面信息的信函的構思階段與其他信函相同，只是你需要傳達兩個信息，而不是一個。在組織這類信函時，使用帶有負面信函的方式，但使用正面信息作為中性的開始。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Chapter5,上頁,有關含有負面信息信函的核對清單：構思階段：我是不是已經(jīng)確定了寫作的目的？我是不是已經(jīng)確定了中心思想？我是不是已經(jīng)確定了支持信息？我是不是已經(jīng)根據(jù)收信人的背景和需要對中心思想和支持信息做了調整？寫作階段：開始部分是不是是中性的，是不是介紹了主題？支持信息部分是不是集中于收信人能接受的負面信息的一兩個理由？是不是使用了積極語言來傳達負面信息？在傳達負面信息時，是不是使用了“if”從句或被動語態(tài)？在傳達負面信息時，是不是告訴了收信人能夠做什么，而不是不能夠做什么？結尾是不是禮貌，有幫助？結尾是不是在可能時，提供了另一種選擇，不必抱歉，不要重復負面信息？編輯階段：語言是不是清楚、簡明，口氣是不是恰當？格式、語法、標點、和拼寫是不是正確？,商務交際英語（1),Chapter6,上頁,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,第六章的題目是：WritingReports:AComplexProcessMadeEasy（商務報告的寫作：深入淺出的說明）。這一章的內容包含三個部分：1）商務報告的構思；2）非正式商務報告的撰寫；3）正式商務報告的撰寫。,Chapter6,上頁,第六章的要點包括：報告是就某一特定情況或問題提供事實供某一特定人群考慮的文件。報告也是使經(jīng)理人能夠決策或解決問題的商務工具。報告可以根據(jù)文體、目的和格式進行分類。商務報告按文體可以分為正式和非正式兩種。商務報告按目的可以分為信息和分析兩類。商務報告構思的步驟是：1)確定問題；2）確定調研領域；3）確定范圍；4）制訂調研計劃；5）確定初步提綱；6）收集資料；7）分析數(shù)據(jù)，得出結論，提出建議。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Chapter6,上頁,信息性報告的提綱可以按時間排序；按重要性排序；按邏輯順序；分類排序；或按地區(qū)排序。分析性報告的提綱有兩種：一是使用假設；另一種是使用幾種可選擇的方案。提綱格式可分為題目式和討論式。題目式比較簡單，只有字數(shù)很少的標題；討論式則充分一些，分大小標題，這寫起來稍微復雜一些，但更有幫助。如果報告是常規(guī)性的，或是你期待得到積極的回應，那就最好使用直接順序。假如你預計會得到消極的回應，那就最好使用間接順序。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforCollege,Chapter6,上頁,非正式報告通常采用比較帶有人情味的風格，使用第一和第二人稱。如果問題比較嚴重，也可采用比較不帶人情味的風格，使用第三人稱，顯得比較客觀。在報告中，過去的事情用過去時，還在進行中的事情用現(xiàn)在時。不要在同一段落里混用時態(tài)，以免使讀者誤解。非正式報告的格式可以像信函，備忘錄或是手稿。采用哪種格式取決于閱讀者以及報告的長短。不管采用哪種格式，非正式報告有三個主要成分：開頭（引言）；正文（調研結果和支持性細節(jié)）；結尾。,商務交際英語（1),English&CommunicationforColleges,Chapter6,上頁,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,正式報告比非正式報告更長、更復雜，因此需要更好的準備與構思。正式報告同樣也有直接順序和間接順序之分，正式的信息類報告多采用直接順序，可能得到積極回應的正式分析類報告也多采用直接順序。假如你的正式分析類報告可能會得到負面的反應，或者是你需要說服閱讀人接受你的中心思想，那就最好采用間接順序。正式報告必須顯得客觀、不偏不倚、夠專業(yè)水平。正式報告人情味少，不用第一和第二人稱，注意力集中于事實，而不在人身上。,Chapter6,上頁,正式報告的組成部分有開始部分，本文和后續(xù)部分。標題頁包括報告的標題，為誰（或哪家公司）而寫，寫作人姓名，和提交日期。這在內部報告中可以作為封面。如是對外報告，則用硬紙或塑料作封面，印上報告標題、寫作人的姓名和時間。摘要是報告的一個提要，在報告很長的時候，它可以幫助讀者迅速掌握其要點。其順序應與報告本文相一致。,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,ContactMe,Tel:0731-82822679Mobile:13574870811QQ:945952030Email:lswhnrtuAdd:湖南省長沙市青園路168號湖南電大文法部PostCode:410004,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,Thankyouforyourattention!,謝謝大家！,商務交際英語（1）,English&CommunicationforColleges,