山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司文件魯聯(lián)監(jiān)字201104號(hào)山東聯(lián)誠(chéng)監(jiān)理公司關(guān)于下發(fā)檔案管理辦法的通知 公司所屬各部門(mén)、監(jiān)理項(xiàng)目部：為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項(xiàng)目管理和各項(xiàng)工作中的作用，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行），現(xiàn)予以印發(fā)。附件：山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）二一一年一月六日關(guān)鍵詞：下發(fā) 辦法 通知山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司 2011年1月6日印發(fā)附件 山東聯(lián)誠(chéng)工程建設(shè)監(jiān)理有限公司檔案管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為做好文件材料的收集整理工作，確保公司各類檔案的完整、系統(tǒng)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在工程監(jiān)理，項(xiàng)目管理和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法、結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 本公司企業(yè)檔案是指公司成立以來(lái)，在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以工程監(jiān)理資料檔案為主體，包括技術(shù)、計(jì)經(jīng)、人力資源、教育培訓(xùn)、工程結(jié)算等方面形成的，對(duì)公司有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 本公司是一家專業(yè)從事電力及房屋建筑工程監(jiān)理及項(xiàng)目管理、技術(shù)咨詢的專業(yè)企業(yè)，應(yīng)做好工程項(xiàng)目從開(kāi)工到竣工全過(guò)程中形成的監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔移交等管理工作。第四條 認(rèn)真貫徹上級(jí)的各項(xiàng)檔案法規(guī)、制度，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二章 管 理 體 制第五條 公司技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各分類檔案的標(biāo)準(zhǔn)制定。第六條 綜合部負(fù)責(zé)行政收發(fā)文、各種會(huì)議、人員檔案的收集歸檔。第七條 工程部負(fù)責(zé)工程監(jiān)理資料的收集整理。第八條 計(jì)經(jīng)部負(fù)責(zé)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、合同的收集歸檔。第九條 綜合部設(shè)專職檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)具體檔案業(yè)務(wù)工作，其主要責(zé)任是：1、 貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案的工作方針、政策、法規(guī)。2、 制定本公司有關(guān)檔案的管理辦法。3、 集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。4、 組織對(duì)公司所屬各職能管理部門(mén)、工程項(xiàng)目等文件材料的形成、積累、整理、組卷和歸檔工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。第三章 文件材料的歸檔第十條 文件材料的歸檔范圍：序號(hào)責(zé)任部門(mén)歸檔內(nèi)容1綜合部各種會(huì)議記錄外培記錄設(shè)備臺(tái)賬各類收文各類發(fā)文招聘檔案員工個(gè)人檔案招聘檔案數(shù)碼照片、電子文檔2工程部工程監(jiān)理資料 向工地下發(fā)的管理要求、文件、通知 各類培訓(xùn)記錄 工程錄像、數(shù)碼照片、光盤(pán)3計(jì)經(jīng)部 公司年底審計(jì)報(bào)告 月度在線分析 工程結(jié)算書(shū) 工程監(jiān)理合同 租車、租房協(xié)議書(shū) 招標(biāo)文件 投標(biāo)文件 中標(biāo)通知書(shū)第十一條 文件材料的歸檔要求1、部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件材料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，凡應(yīng)歸檔的文件均應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的整理，并編制歸檔文件材料明細(xì)表，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后移交綜合部。2、歸檔的文件材料應(yīng)為質(zhì)地優(yōu)良、紙型規(guī)范、字跡清楚，用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)的紙張。鉛筆、圓珠筆及藍(lán)色復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)的材料不能歸檔。3、歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件、正本。凡本單位的發(fā)文、主送或抄送本單位的收文，都要求以原件歸檔；合同協(xié)議等需雙方或多方履行簽字手續(xù)的文件，簽字方均應(yīng)以正本歸檔。4、文件材料的歸檔將列入各部門(mén)職責(zé)范圍，必須按照規(guī)定歸檔。第十二條 文件材料的歸檔時(shí)間1、 公司各部室的文件材料，每年應(yīng)歸檔一次，應(yīng)在次年2月底前歸檔。2、外出學(xué)習(xí)、開(kāi)會(huì)帶回的文件材料，應(yīng)在差旅費(fèi)報(bào)銷前向檔案室歸檔，工程監(jiān)理文件應(yīng)在工程竣工30天內(nèi)歸檔。第四章 工程監(jiān)理資料的管理第十三條 工程監(jiān)理歸檔文件材料內(nèi)容1、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則2、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、總監(jiān)理工程師任命書(shū)及成立文件。3、監(jiān)理人員任職及資格證書(shū)4、監(jiān)理旁站方案及審批，旁站記錄，管理制度及控制點(diǎn)計(jì)劃5、監(jiān)理強(qiáng)制性條文檢查表6、監(jiān)理日志，監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)，大事記，備忘錄7、監(jiān)理工作聯(lián)系單，監(jiān)理工程師通知單、回復(fù)單8、運(yùn)行移交單，來(lái)往函件，協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)檢紀(jì)要9、施工進(jìn)度（含調(diào)整工期）、工程進(jìn)度分析統(tǒng)計(jì)、施工進(jìn)度橫道圖10、供貨商、施工、分包、試驗(yàn)單位、專職管理人員及特殊工種資質(zhì)審核，設(shè)備進(jìn)場(chǎng)、主要施工機(jī)械、工器具等審核11、監(jiān)理質(zhì)量檢查、抽查記錄、報(bào)告、質(zhì)量通病評(píng)估報(bào)告12、工程款支付審批、變更費(fèi)用審查、索賠處理13、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量階段性及總體評(píng)價(jià)意見(jiàn)，工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定匯總14、 安全、質(zhì)量事故報(bào)告、處理方案、處理結(jié)果15、 監(jiān)理中間驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、監(jiān)理初檢方案、工程預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告第十四條 工程部職責(zé)1、工程部是監(jiān)理資料的審核、把關(guān)部門(mén)，在監(jiān)理檔案形成過(guò)程中，應(yīng)不斷、加強(qiáng)督促檢查，切實(shí)起到把關(guān)的作用，工程結(jié)束時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理資料的裝訂質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保一個(gè)月之內(nèi)向綜合部移交。2、總監(jiān)代表是項(xiàng)目工地檔案資料主要負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)全過(guò)程工程監(jiān)理資料的組織，開(kāi)工前要根據(jù)歸檔范圍落實(shí)分工、明確責(zé)任，工程竣工時(shí)要組織對(duì)監(jiān)理檔案資料進(jìn)行整理與移交。3、 信息員負(fù)責(zé)工程建設(shè)文件材料的接收、復(fù)制、分發(fā)。第十五條 監(jiān)理檔案資料的編制要求1、編制統(tǒng)一采用A4版面，自行編制形成的版面，其誤差應(yīng)掌握在±2mm。2、編制統(tǒng)一采用60-80克紙張。3、編制統(tǒng)一采用標(biāo)準(zhǔn)化表格最新版，各種表格由工程部負(fù)責(zé)審批，凡用錯(cuò)表格或用廢表格的，審批部門(mén)有權(quán)讓編制人更換。4、為加快推行工程檔案現(xiàn)代化管理步伐，工程檔案的一切標(biāo)準(zhǔn)化表格及驗(yàn)收數(shù)據(jù)允許激光打印，但一切簽字必須是手寫(xiě)。手寫(xiě)的文字材料需字跡工整，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙、傳真紙）書(shū)寫(xiě)，簽名不得蓋章。5、凡公司形成的文件材料均要求原件歸檔，如允許是復(fù)印件的，但必須清晰，凡是模糊的要退回重新處理。6、各種施工記錄等文件材料要齊全、完整、記錄準(zhǔn)確詳細(xì)、簽字手續(xù)完備，不漏項(xiàng)。所有簽證要與簽證內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，不得分離。第十六條 工程監(jiān)理資料的整理1、工程監(jiān)理資料是工程項(xiàng)目的重要組成部分，各項(xiàng)目部信息員必須嚴(yán)格按照要求進(jìn)行資料的整理工作。2、向建設(shè)單位移交的監(jiān)理資料按照業(yè)主的要求進(jìn)行整理。3、向綜合部移交的監(jiān)理資料，要以單位文件或反映同一內(nèi)容的文件材料為單位集中在一起，書(shū)式裝訂成冊(cè)（不要有金屬物），每份文件要有內(nèi)目錄和封面，目錄盡量列細(xì)。4、將收集好的文件材料進(jìn)行組卷，厚度不要超過(guò)50mm。5、以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，要在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)，頁(yè)號(hào)位置正反面寫(xiě)在右下角，反面寫(xiě)在左下角。每件的頁(yè)號(hào)均從“1”開(kāi)始。（封面也算頁(yè)數(shù)）6、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄格式見(jiàn)附表。序號(hào)以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫(xiě)；責(zé)任者填寫(xiě)文件材料的直接編制單位或主要責(zé)任者；題名填寫(xiě)該份文件的名稱；日期填寫(xiě)文件材料的形成日期。卷內(nèi)目錄放在每盒文件材料之首，不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。第十七條 數(shù)碼照片的歸檔 1、數(shù)碼照片的歸檔要求，按照國(guó)網(wǎng)公司（基建安全200725號(hào)文關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知）、（基建質(zhì)量2010322號(hào)文關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼采集與管理的工作要求文件要求進(jìn)行收集歸檔。2、工程結(jié)束后隨監(jiān)理資料一起歸檔第十八條 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。附表：卷內(nèi)目錄附表 卷 內(nèi) 目 錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)數(shù)備注