辦公室管理考試習題及答案一、單項選擇題1以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（ B ）。A服務性 B決策性 C專業(yè)性 D主動性2辦公室布置要注意（ D ）。 A上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B一般辦公室桌椅最好面對面放置 C打字、復印間離上司辦公室近些 D各種溝通、保密3文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 A準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條 B辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 D下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密4以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ B ）。A伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標識D紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方5在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A離入口最遠 B離入口最近 C靠近門口 D靠近窗戶6傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 A發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C不宜發(fā)送禮儀性文本 D不宜發(fā)送私人、保密文本7在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?？?A ）。 A接通電源可立即復印操作 B選定復印紙后要抖松消除靜電 C選擇復印倍率來決定復印紙尺寸 D復印完畢應取下復印品和原稿8以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A ）。 A錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置 B想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米 D錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？（ D ）。 A安置窗簾遮擋室外光線 B與其他設(shè)備正確連接 C投影機要遠離熱源D應設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（ B ）。 A訂購 B制造 C分配 D儲備11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D用庫存一覽表來儲備辦公用品12以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。 A沒有任何設(shè)想就應著手從事該項工作 B文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力 C上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行 D上司所指示的工作如果不合適，可以不實施13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（ D ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D可以按照文員自己的習慣進行工作14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 A定好目標，把想做或需要做的事情寫下來 B盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做 C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D對每一項工作作出安排，定好最后期限15以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。A定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務C開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 D不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢17文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B必要時可形成文字材料，照本宣科 C不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 A善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話 C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 D如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系20以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ A ）。A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D中途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置21文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。A電話鈴響一聲就應接聽B在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C文員接聽業(yè)務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位D文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達22以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A. 考慮打電話的時間是否合適 B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（ C ）。 A按收件人姓名分揀 B按收件部門名稱分揀C按私人公務標準分揀 D換郵件重要性分揀24文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B應該把郵件分成最急件、次急件和普通件C經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好25文員如果誤拆了非本公司的信，應該（ A ）。 A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（ D ）。A每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B取出郵件立即返回辦公室C事先帶上包袋返回辦公室D應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。 A時間 B便利 C經(jīng)濟 D愛好28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是（ C ）。A國名、地址、部門、姓名B姓名、地址，部門、國名C姓名、部門、地址、國名D姓名、國名、部門、地址29傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。 A一般的圖紙 B機密文件 C很長的文件 D感謝信30以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。A上級先伸手后，下級才能相握B一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下C雙方有很多人時，可以交叉握手D握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（ A ）。 A初次寫信，或有過激言行的B有過激言行或漫罵領(lǐng)導的匿名信 C已做結(jié)案處理的D沒有具體內(nèi)容的匿名信32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（ C ）。A拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B對寫信人的各項情況逐項登記C處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D對問題復雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應復信作解釋和答復33在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？?C ）。 A協(xié)助簽到B分發(fā)資料 C作會議記錄時離開會議室接聽電話D暫時保管與會者的物品34文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（ ）。A文員按照上司的指示，應事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便B什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定D文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。 A加入自己的主觀意見 B不記錄議題 C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D對所記內(nèi)容作評論36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（ D ）。 A不理睬 B不征求主持人意見，停止筆錄 C征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機 D征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機37上司決定參加某個會議時，文員不應該（ A ）。 A只在便箋上寫好會議名稱 B除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D和上司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯(lián)系的不便38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ C ）。 A. 口字型 B教室型 C圓桌型 D. U字型39以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（ A ）。 A審查功能 B保密功能 C歡迎詞播放功能 D報數(shù)功能40有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務？（ B ）。A準備資料 B發(fā)表意見 C現(xiàn)場服務 D會議或會談記錄41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（ D ）。A如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認B告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知C對方越忙越必須早一點聯(lián)絡D如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D ）。 A上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上 B如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。 A社交的能力 B說話的技巧 C聽話的能力 D聽寫的能力44以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 A以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認 B上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃 C如果會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室 D會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好45文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。 A準備旅行計劃和旅館信息 B代替上司制定約會計劃 C為商務洽談收集資料 D把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單46以下關(guān)于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A. 與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人 B首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求 C. 如果預訂需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結(jié)帳之前打電話 D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D ）。A首先搞清楚上司想作什么樣的安排B辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。A有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐C對上司的健康管理包括預防、治療、病后調(diào)理各階段D應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助49以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。A文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 A不作聲，等無人時查字典 B作判斷，用同偏旁的字音讀 C不用讀，只稱呼姓即可 D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”51以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D ）。 A用后跟著地走路 B正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C男性在任何場合都可戴著手套握手 D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。A. 以右為次 B以右為尊 C以后為次 D以左為尊53當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（ D ）。 A向上司報告 B送禮 C寫信 D查證消息的可靠性54文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 A. 宴會的形式與氣氛 B交通是否方便 C. 有無停車場 D有無休息室55以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（ C ）。 A雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 B茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 D午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 A用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 C口內(nèi)含有食物與人說話 D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 A中途離座，把餐巾放在椅子上B用來擦刀叉C用來擦嘴唇嘴角D塞入衣服領(lǐng)口里 59以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜 B白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水 C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) D文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意60上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（ A ）。 A通知上司家人把衣服送達 B自己到上司家里去拿 C讓上司自己去家里更換 D去買新的服裝61以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？（ B ）。 A語句要簡短 B由過程先說 C. 利用重復的效果 D說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言62接受忠告的正確反應是（ D ）。A以煩躁的傾聽 B盡量把責任推給別人C應辯解說：“那是因為” D切勿感情用事63辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A有共同利益的話題 B夸耀自己的話題 C保密的話題 D應當忌諱的話題64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。 A. 騎邊章 B封存章C. 騎縫章 D證見章65值班人員不應該做以下哪類事情？（ A ）。A簽發(fā)文件 B分發(fā)會議通知 C詢問情況 D傳達指示66文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（ A ）。A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等B未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（ A ）。A. 按通訊者特征立卷 B按地區(qū)特征立卷C按文種特征立卷 D按作者特征立卷68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。A歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密要求 B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求C收集范圍、歸檔時間、管理制度 D歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A歸檔時間 B歸檔憑證 C歸檔模式 D歸檔歷史二、判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ）3在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（ ）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ）5文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ）6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ）7文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ）8文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ）9文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ）10文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ）12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ）13文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ ）14文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ）15文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ）17按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ）18如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ）19如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ）20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ）21如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（ ）22介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ）23文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ）25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ）26如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ）27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ）28假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ）30會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應由文員具體操作和負責。（ ）31代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（ ）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ）33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ）34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ）35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ）36文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ）38假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ）40當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ）41即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ ）42如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ）43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ）45當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ）46交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ ）47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ）49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ）50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ）51無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ）52雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ）53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ）54要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（ ）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ）57凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ）61面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ）63列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ）64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ）66即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ）68文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ）三、簡答題1什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？教材P352文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？P36-373來信受訪的范圍包括哪些? p109受理與處理的程序和基本要求是什么？p109-1104文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？p170-1715文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178-1816文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？p1377提高會議效率可以有哪些做法？p156-1598文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p2349辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237-23810單位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245-24711按照2000年國務院行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p25512公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。P255-25613文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。P259-26314什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265-267四、設(shè)計題1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應該怎么?(P13)2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)3康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(P123)4文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？(P145)5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？(P150)6某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)7科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)8文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)9文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責？(P1182)10某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(P126)11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P152)13某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)14總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)五、案例分析題1新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元?！眮黼娬撸骸?.6美元一打行不行？”陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問16美元一打行不行，我知道你的定價是1.8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？2文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。(P73)3文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？4某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？5某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？6東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？7小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？8波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？9公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？10為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經(jīng)局領(lǐng)導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？11請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；（4）東方學院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結(jié)；12請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務局關(guān)于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。13皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子