物資采購(gòu)及管理制度培訓(xùn),二零零七年七月一十四日,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,黃 紹 軍,目 錄,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,一、目的及適用范圍 二、基本采購(gòu)流程 三、采購(gòu)計(jì)劃的類型 四、采購(gòu)計(jì)劃的要求 五、采購(gòu)計(jì)劃的審批 六、采購(gòu)原則 七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā) 八、合同的擬定及會(huì)簽 九、入庫(kù) 十、保管 十一、出庫(kù) 十二、物資盤點(diǎn) 十三、材料物資存儲(chǔ)的管理組織機(jī)構(gòu) 十四、倉(cāng)儲(chǔ)人員的工作紀(jì)律,2,一、目的及適用范圍,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,為規(guī)范采購(gòu)行為，加強(qiáng)物資管理，通過有效管理，使各種物資能得到充分的、合理的使用，避免浪費(fèi)，降低成本，保證質(zhì)量，特制訂本制度。 本制度適用于對(duì)采購(gòu)物資及設(shè)備出入庫(kù)的控制及保管 。,3,二、基本采購(gòu)流程,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,采購(gòu)流程圖 部門申請(qǐng)計(jì)劃 計(jì)劃審批 招標(biāo)采購(gòu) 草擬合同 合同會(huì)簽 比價(jià)采購(gòu) 實(shí)施采購(gòu),4,三、采購(gòu)計(jì)劃的類型,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃：填寫固定資產(chǎn)申購(gòu)單 2、材料采購(gòu)：填寫材料計(jì)劃，要求分類填寫 包裝材料采購(gòu)計(jì)劃 輔助材料采購(gòu)計(jì)劃 備品備件采購(gòu)計(jì)劃 勞動(dòng)保護(hù)用品采購(gòu)計(jì)劃 油料采購(gòu)計(jì)劃 玉米采購(gòu)計(jì)劃 原煤采購(gòu)計(jì)劃 注：玉米采購(gòu)計(jì)劃、原煤采購(gòu)計(jì)劃由供應(yīng)部依據(jù)全年需要量及庫(kù)存情況，制定月份采購(gòu)計(jì)劃。其他采購(gòu)計(jì)劃由各使用部門提請(qǐng)，其中備件采購(gòu)計(jì)劃要依據(jù)備件的二級(jí)分類提請(qǐng)。 3、辦公用品采購(gòu)計(jì)劃：填寫辦公用品申購(gòu)單。,5,四、采購(gòu)計(jì)劃的要求,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、采購(gòu)計(jì)劃由使用部門專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師編制，填寫前應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)認(rèn)真核實(shí)，核查所用材料物資或者可能替代物資的數(shù)量與質(zhì)量等情況，盡量保證優(yōu)先使用庫(kù)存材料物資。庫(kù)管員應(yīng)配合使用部門核對(duì)賬目，對(duì)庫(kù)內(nèi)缺少的，計(jì)劃編制人員要根據(jù)實(shí)際使用情況填寫材料計(jì)劃申請(qǐng)表(一式五份-部門留存.庫(kù)管員留存.采購(gòu)員留存.財(cái)務(wù)留存.采購(gòu)計(jì)劃員留存)，并由庫(kù)管員進(jìn)行簽字核實(shí)。,6,四、采購(gòu)計(jì)劃的要求,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,2、填寫物資采購(gòu)計(jì)劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號(hào)規(guī)格(或附圖紙)、采購(gòu)數(shù)量、所屬設(shè)備，并寫出材料物資到庫(kù)的最遲時(shí)間，一般情況計(jì)劃提出后不少于五個(gè)工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)周期負(fù)責(zé)，確保材料物資按時(shí)到庫(kù)。提計(jì)劃人員所填材料物資型號(hào)必須準(zhǔn)確無誤，采購(gòu)數(shù)量合理，保證采購(gòu)材料物資的正確性。 3、采購(gòu)計(jì)劃每月提一次至兩次。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提臨時(shí)計(jì)劃。,7,五、采購(gòu)計(jì)劃的審批,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、月份采購(gòu)計(jì)劃，由供應(yīng)部依據(jù)各部門上報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總，報(bào)公司常務(wù)副總經(jīng)理審批并同時(shí)報(bào)事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)。 2、設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，要求填寫固定資產(chǎn)申購(gòu)單，具體審批程序如下表（后附表格） 3、材料采購(gòu)計(jì)劃，由專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師對(duì)提請(qǐng)材料物資的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司總工程師或主管副總審批，審批后將計(jì)劃申請(qǐng)表交采購(gòu)部采購(gòu)員一份執(zhí)行采購(gòu)。具體審批程序如下表（后附表格） 4、辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，由各部門經(jīng)辦人員填寫，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司主管副總審批。,8,固定資產(chǎn)申購(gòu)單,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,9,物資材料采購(gòu)計(jì)劃表,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,10,六、采購(gòu)原則,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,材料物資需在合格供應(yīng)方范圍內(nèi)招標(biāo)或比價(jià)采購(gòu)。 1.招標(biāo)范圍：根據(jù)國(guó)家招標(biāo)法規(guī)定，所有具備招標(biāo)條件的材料、設(shè)備、服務(wù)、土建和機(jī)電安裝工程等都需要委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)采購(gòu)?？陀^上不具備招標(biāo)條件（如：實(shí)際投標(biāo)者少于三家以下或獨(dú)家生產(chǎn)及專利設(shè)備等），須由項(xiàng)目建設(shè)單位提出申請(qǐng)報(bào)告，事業(yè)部項(xiàng)目管理部審批后，由項(xiàng)目建設(shè)單位組織議標(biāo)或比價(jià)采購(gòu)。 2.合格供應(yīng)商應(yīng)符合的條件： （1）獲得ISO9000認(rèn)證或社會(huì)公認(rèn)的知名廠家、單位。 （2）產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足要求。,11,六、采購(gòu)原則,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（3）具有良好的供貨業(yè)績(jī)和商業(yè)信譽(yù)。 （4）服務(wù)提供和交付能力能滿足本企業(yè)的要求。 （5）具備必須的資質(zhì)要求。 （6）合格供應(yīng)方原則上是生產(chǎn)廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發(fā)的代理文件。 3.供應(yīng)商資信評(píng)價(jià)由供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部、各使用部門進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并由供應(yīng)部建立供應(yīng)商檔案。,12,七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1.招標(biāo)文件技術(shù)部分由各部門和質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)，商務(wù)部分由財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律、采購(gòu)部門審核。 2.公開招標(biāo)的中標(biāo)通知書由招標(biāo)公司負(fù)責(zé)下發(fā)，議標(biāo)屬于“競(jìng)爭(zhēng)性談判”，中標(biāo)不發(fā)中標(biāo)通知書。,13,八、合同的擬定及會(huì)簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備合同由各使用部門的專業(yè)工程師負(fù)責(zé)擬訂，材料物資合同由供應(yīng)部負(fù)責(zé)擬訂，土建及安裝合同由土建或安裝造價(jià)師負(fù)責(zé)擬訂。 2、對(duì)合同標(biāo)的的要求：要求合同與標(biāo)書、實(shí)物及即將結(jié)算的入賬發(fā)票相一致（包括名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等）。 3、合同的會(huì)簽，執(zhí)行合同會(huì)簽審批程序，具體程序見下表（后附表格）,14,八、合同的擬定及會(huì)簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,所有合同簽訂，需履行合同會(huì)簽程序，以下合同的簽訂需要事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 （1）土建、安裝、非標(biāo)制作、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、車輛（小車）、玉米、煤、財(cái)產(chǎn)及設(shè)備租賃合同、勞務(wù)（如雇用吊車等）合同、借款合同； （2）除上述以外的材料、設(shè)備采購(gòu)，單筆合同金額20萬元（含20萬元）以上的； （3）對(duì)設(shè)備、車輛等資本性支出合同，如報(bào)告已簽批，且合同與報(bào)告（數(shù)量、金額等）相一致，則合同可不簽批。 （4）其他屬于重大事項(xiàng)的合同，無論金額大小，需報(bào)事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。,15,八、合同的擬定及會(huì)簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,16,對(duì)于采購(gòu)金額小于5萬元的材料物資合同會(huì)簽，可采用簡(jiǎn)易程序。,八、合同的擬定及會(huì)簽,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,合同會(huì)簽流程： 1、經(jīng)辦人填寫會(huì)簽單主要內(nèi)容 2、部門經(jīng)理、專業(yè)總工程師、主管副總經(jīng)理針對(duì)技術(shù)條款簽 署意見 3、財(cái)務(wù)部門針對(duì)結(jié)算條款簽署意見 4、法律人員針對(duì)合同文字表述及其他法律有關(guān)條款簽署意見 5、常務(wù)副總經(jīng)理審批,17,九、入庫(kù),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、設(shè)備入庫(kù)： （1）設(shè)備進(jìn)廠后，由庫(kù)管員負(fù)責(zé)外觀、數(shù)量驗(yàn)收，使用部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)質(zhì)量驗(yàn)收，質(zhì)量技術(shù)部指定計(jì)量檢定人員驗(yàn)收，關(guān)鍵設(shè)備以及進(jìn)口設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，必須有供貨方人員參加。 另外，設(shè)備所屬分項(xiàng)目必需有專業(yè)工程師參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。采購(gòu)員負(fù)責(zé)填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收信息，并出具設(shè)備開箱驗(yàn)收單。驗(yàn)收后，參加設(shè)備驗(yàn)收人員在設(shè)備開箱驗(yàn)收單中共同簽字確認(rèn)。驗(yàn)收出現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí)，執(zhí)行合同規(guī)定的有關(guān)條款。設(shè)備開箱驗(yàn)收合格后質(zhì)量技術(shù)部組織建檔，并保存全部的技術(shù)資料。設(shè)備檔案一般包括：設(shè)備出廠檢驗(yàn)或合格證、設(shè)備到廠驗(yàn)收單、設(shè)備安裝工程記錄單、設(shè)備的全套圖紙、設(shè)備說明書等。,18,九、入庫(kù),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（2）固定資產(chǎn)中屬于監(jiān)視測(cè)量裝置的，質(zhì)量技術(shù)部根據(jù)情況確定是否做入廠校驗(yàn)，如做入廠校驗(yàn)需校驗(yàn)合格后再辦理入庫(kù)手續(xù)，并負(fù)責(zé)錄入項(xiàng)目監(jiān)視和測(cè)量裝置臺(tái)帳。 2、材料物資的入庫(kù)： （1）物資進(jìn)廠后，對(duì)需要檢驗(yàn)的材料物資由采購(gòu)員通知進(jìn)廠材料檢驗(yàn)人員。庫(kù)管員依據(jù)入庫(kù)數(shù)量及檢驗(yàn)報(bào)告單辦理實(shí)物接收。檢驗(yàn)報(bào)告單一式四份，庫(kù)管員、采購(gòu)員、財(cái)務(wù)、質(zhì)量技術(shù)部各一份。 （2）檢驗(yàn)人員需驗(yàn)證供貨方的生產(chǎn)廠名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)，產(chǎn)品合格證書和必要的隨機(jī)文件等證件。,19,九、入庫(kù),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,（3）需要檢驗(yàn)而未經(jīng)檢驗(yàn)或不能滿足使用要求的物資不得入庫(kù)、不得使用。 （4）物資入廠后，由采購(gòu)員或供貨廠家填寫物資到貨清單，具體格式如下（后附表格） （5）采購(gòu)員依據(jù)物資到貨清單填寫入庫(kù)單，辦理入庫(kù)手續(xù)。如果本月發(fā)票到，與入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，如果本月發(fā)票未到，此入庫(kù)單按估價(jià)入庫(kù)手續(xù)辦理，保證賬面與實(shí)物相符。 （6）庫(kù)管員對(duì)發(fā)票與到貨清單進(jìn)行對(duì)比確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)不給予入庫(kù)確認(rèn)。尤其對(duì)于沒有到貨清單而只有發(fā)票的嚴(yán)禁給予入庫(kù)確認(rèn)。,20,九、入庫(kù),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,21,物資到貨清單要求由采購(gòu)員、庫(kù)管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對(duì)方郵寄到貨的材料，由采購(gòu)員填寫物資到貨清單，由庫(kù)管員確認(rèn)。,十、保管,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、材料物資應(yīng)單獨(dú)設(shè)庫(kù)房保管，對(duì)于存放于施工現(xiàn)場(chǎng)的物資，應(yīng)與外部單位物資嚴(yán)格分開，以保證工程物資的安全、完整。 2、按照物資性能采取相應(yīng)的保管方法，按照物資不同的質(zhì)地、規(guī)格定位存放，發(fā)放時(shí)做到材質(zhì)不混，數(shù)量準(zhǔn)確。 3、庫(kù)管員應(yīng)隨時(shí)檢查存儲(chǔ)物資有無發(fā)生過期變質(zhì)、殘損、超儲(chǔ)積壓、短缺、包裝破損。如有發(fā)現(xiàn)，庫(kù)管員應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管人員，會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理。,22,十、保管,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,4、庫(kù)管員應(yīng)定期或隨時(shí)檢查各種存貨儲(chǔ)存的防水、防火、防盜安全設(shè)施。檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)屬于易燃、易爆危險(xiǎn)存貨，應(yīng)立即采取措施，存放到安全場(chǎng)所，予以隔離。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或失效，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管人員處理。 5、設(shè)備(含隨機(jī)備件)進(jìn)廠履行入庫(kù)手續(xù)后，庫(kù)管員按保管的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)設(shè)備的防凍、防潮、防腐等處理。設(shè)備的儲(chǔ)存、搬運(yùn)和安裝應(yīng)嚴(yán)格按設(shè)備說明書及相關(guān)的技術(shù)要求進(jìn)行。,23,十一、出庫(kù),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、出庫(kù)原則： （1）嚴(yán)禁任何物資未通過入庫(kù)環(huán)節(jié)直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫(kù)管員與使用部門共同確認(rèn)接收數(shù)量） （2）嚴(yán)禁任何物資無憑據(jù)（物資領(lǐng)料單）出庫(kù)； （3）嚴(yán)禁各部門領(lǐng)料時(shí)不通知庫(kù)管員自行領(lǐng)料； （4）不允許有白條抵庫(kù)的現(xiàn)象。 2、工程設(shè)備出庫(kù)：要標(biāo)明設(shè)備的具體名稱、設(shè)備安裝的位號(hào)等內(nèi)容。 3、工程物資出庫(kù)：要標(biāo)明物資的標(biāo)準(zhǔn)名稱及規(guī)格型號(hào)、數(shù)量，在用途欄中注明已立項(xiàng)的具體工程項(xiàng)目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負(fù)責(zé)安裝的，應(yīng)有安裝公司在領(lǐng)料單上簽字蓋章確認(rèn)。 4、用于生產(chǎn)的各種輔料出庫(kù)：由各部門填寫領(lǐng)用單，在用途欄中注明用于生產(chǎn)何種產(chǎn)品，產(chǎn)品名稱應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一名稱填寫。 5、其他生產(chǎn)或維修用材料出庫(kù)：要求按公司下發(fā)的各部門的二級(jí)部門進(jìn)行填列。,24,十二、物資盤點(diǎn),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1 、材料物資保管部門應(yīng)做到物資實(shí)物入庫(kù)與登記保管賬同步進(jìn)行，做到日清月結(jié)。應(yīng)由質(zhì)量技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、儲(chǔ)運(yùn)部保管處對(duì)材料物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)，并做出盤盈、盤虧報(bào)告。 2、對(duì)盤虧、報(bào)廢、毀損的庫(kù)存物資由物資保管部門提出申請(qǐng)，庫(kù)管員出具關(guān)于程物資盤虧、報(bào)廢、毀損報(bào)產(chǎn)生原因及處理見的報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理審核（對(duì)于報(bào)廢、毀損的工程物資還要經(jīng)過技術(shù)定部門鑒定）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理簽批，上報(bào)事業(yè)部財(cái)務(wù)部審批后方可處理。,25,十三、材料物資存儲(chǔ)的管理組織機(jī)構(gòu),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)職能分立，應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收、保管、發(fā)貨、等職能進(jìn)行合理分配，明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限、工作范圍與任務(wù)。 2、實(shí)行交接制度，人員調(diào)動(dòng)應(yīng)做好交接工作，明確交接人員的責(zé)任，交接時(shí)，須由上一級(jí)人員監(jiān)督交接，交接清單由雙方簽證后存檔備查。,26,十四、倉(cāng)儲(chǔ)人員的工作紀(jì)律,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、不準(zhǔn)倉(cāng)儲(chǔ)人員在倉(cāng)區(qū)內(nèi)吸煙和帶入火種；不準(zhǔn)倉(cāng)儲(chǔ)人員帶領(lǐng)非倉(cāng)庫(kù)人員入庫(kù)；嚴(yán)禁倉(cāng)儲(chǔ)人員無證出貨。 2、嚴(yán)禁將含毒、易燃、易爆、易腐蝕商品、材料物資與一般的商品、材料物資存放在一起，上述商品、材料物資必須另指定地點(diǎn)存放和保管。 3、嚴(yán)禁倉(cāng)儲(chǔ)人員違反勞動(dòng)紀(jì)律，隨意損壞或挪用存儲(chǔ)的商品、材料物資；嚴(yán)禁隱匿不報(bào)或謊報(bào)倉(cāng)儲(chǔ)工作中發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的問題。,27,十五、其他幾點(diǎn)要求及建議,中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、對(duì)于沒有辦理入庫(kù)的采購(gòu)，在財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)，要有采購(gòu)人、驗(yàn)收人。采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)及使用部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。 2、建議由采購(gòu)部門下發(fā)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)材料名稱及規(guī)格，規(guī)范材料物資。 3、建議采購(gòu)部門規(guī)范材料采購(gòu)計(jì)劃。（如提請(qǐng)時(shí)間要求、填寫要求） 4、各部門的領(lǐng)料人員要對(duì)材料比較了解，使用用途要清楚。,28,十六、討論環(huán)節(jié),中糧生化能源（公主嶺）有限公司,1、希望大家提出寶貴建議。,29,30,謝謝！,