第第2 2章章 會計電算化管理會計電算化管理2.1 2.1 會計信息系統(tǒng)的基本概念會計信息系統(tǒng)的基本概念2.1.1 2.1.1 會計信息會計信息 會計信息是經(jīng)過加工處理并對會計業(yè)務或管理活動產(chǎn)生決會計信息是經(jīng)過加工處理并對會計業(yè)務或管理活動產(chǎn)生決策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計核算和會計分析中形成的憑證、策影響的數(shù)據(jù)。它是在會計核算和會計分析中形成的憑證、賬簿、報表等的數(shù)據(jù)。是會計核算的主要內容，是經(jīng)濟決策賬簿、報表等的數(shù)據(jù)。是會計核算的主要內容，是經(jīng)濟決策的依據(jù)。它主要有三類信息：財務信息、定向信息、決策信的依據(jù)。它主要有三類信息：財務信息、定向信息、決策信息。息。2.1.2 2.1.2 會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng) 會計信息系統(tǒng)是一個處理會計業(yè)務，為投資人、債權人、會計信息系統(tǒng)是一個處理會計業(yè)務，為投資人、債權人、政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財務信息、分析信息、決政府各部門、企事業(yè)的管理者提供財務信息、分析信息、決策信息的人機結合的組織策信息的人機結合的組織。2.2 2.2 會計信息系統(tǒng)的基本特征會計信息系統(tǒng)的基本特征2.2.1 2.2.1 會計信息的特點會計信息的特點 1.1.數(shù)據(jù)量大數(shù)據(jù)量大 2.2.數(shù)據(jù)結構復雜數(shù)據(jù)結構復雜 3.3.數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格數(shù)據(jù)加工處理方法要求嚴格 4.4.數(shù)據(jù)的及時性、真實性、準確性、完整性、全數(shù)據(jù)的及時性、真實性、準確性、完整性、全面性等要求嚴格面性等要求嚴格 5.5.安全可靠性要求高安全可靠性要求高2.2.2 2.2.2 會計信息系統(tǒng)（會計信息系統(tǒng)（Accounting Information Accounting Information System,AISSystem,AIS）的特征）的特征 1.1.及時性與準確性及時性與準確性 2.2.集中化與自動化集中化與自動化 3.3.會計電算化信息系統(tǒng)是人機結合的系統(tǒng)會計電算化信息系統(tǒng)是人機結合的系統(tǒng) 4.4.會計數(shù)據(jù)修改技術及內部控制制度的適應變動性會計數(shù)據(jù)修改技術及內部控制制度的適應變動性2.2.3 2.2.3 計算機對會計信息的影響計算機對會計信息的影響 1.1.改變會計信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法改變會計信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法 2.2.改變研制會計信息系統(tǒng)的方法改變研制會計信息系統(tǒng)的方法 3.3.改變會計檔案的保管形式改變會計檔案的保管形式 4.4.改變了財會人員的職能和分工改變了財會人員的職能和分工 5.5.改變了會計內部的控制方法和技術改變了會計內部的控制方法和技術 6.6.改變了會計的管理方式改變了會計的管理方式 7.7.改變了審計人員評價內部控制的程序改變了審計人員評價內部控制的程序 8.8.改變了會計人員的知識結構改變了會計人員的知識結構 9.9.改變了會計信息的質量改變了會計信息的質量2.3 2.3 會計信息系統(tǒng)內部控制制度會計信息系統(tǒng)內部控制制度 會計信息系統(tǒng)內部控制的基本原則是會計會計信息系統(tǒng)內部控制的基本原則是會計獨立；記錄完整，嚴格檔案管理；明確分工獨立；記錄完整，嚴格檔案管理；明確分工及責任；互相制約；稽核對證。及責任；互相制約；稽核對證?；灸繕耸墙∪珯C構、明確分工、落實基本目標是健全機構、明確分工、落實責任、嚴格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內部控制責任、嚴格的操作規(guī)程，充分發(fā)揮內部控制作用。作用。2.3.1 2.3.1 會計信息系統(tǒng)內部控制制度的主要方會計信息系統(tǒng)內部控制制度的主要方式式 1.1.組織控制組織控制 2.2.授權控制授權控制 3.3.職責分工控制職責分工控制 4.4.業(yè)務處理標準化控制業(yè)務處理標準化控制 5.5.軟件的安全保密控制軟件的安全保密控制 6.6.數(shù)據(jù)文件的安全保密控制數(shù)據(jù)文件的安全保密控制 7.7.運行控制運行控制 8.8.會計檔案管理制度會計檔案管理制度2.3.2 2.3.2 會計信息系統(tǒng)內部控制特點會計信息系統(tǒng)內部控制特點 1.1.會計信息系統(tǒng)構成發(fā)生了變化會計信息系統(tǒng)構成發(fā)生了變化 2.2.會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化 3.3.對會計人員的協(xié)作性提出了更高要求對會計人員的協(xié)作性提出了更高要求 4.4.內部控制的內容和重點發(fā)生了變化內部控制的內容和重點發(fā)生了變化 5.5.會計人員分工和職責發(fā)生了變化會計人員分工和職責發(fā)生了變化 6.6.提高了對會計人員素質的要求提高了對會計人員素質的要求 7.7.會計檔案的形式和內容發(fā)生了變化會計檔案的形式和內容發(fā)生了變化2.3.3 2.3.3 建立會計信息系統(tǒng)內部制度應注意的建立會計信息系統(tǒng)內部制度應注意的問題問題 1.1.要做到單位領導重視要做到單位領導重視 2.2.要由財務會計部門具體負責要由財務會計部門具體負責 3.3.要遵守國家的有關規(guī)章制度要遵守國家的有關規(guī)章制度 4.4.要適合本單位特點要適合本單位特點 5.5.要注意其可操作性要注意其可操作性 6.6.要學習先進經(jīng)驗要學習先進經(jīng)驗 7.7.要滿足審計要求要滿足審計要求 8.8.要考慮電算化的特點要考慮電算化的特點 9.9.要加強人員的協(xié)作性要加強人員的協(xié)作性 10.10.要組織有關人員培訓和學習要組織有關人員培訓和學習 11.11.要有相應的落實措施要有相應的落實措施2.4 2.4 會計電算化的宏觀管理會計電算化的宏觀管理 1.1.制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃 2.2.制定會計電算化管理制度制定會計電算化管理制度 3.3.搞好會計軟件的評審工作搞好會計軟件的評審工作 4.4.搞好會計電算化單位甩掉手工賬的審批搞好會計電算化單位甩掉手工賬的審批 5.5.大力抓好會計電算化人才的培養(yǎng)大力抓好會計電算化人才的培養(yǎng) 6.6.推動會計電算化理論研究推動會計電算化理論研究2.5 2.5 會計電算化的微觀管理會計電算化的微觀管理2.5.1 2.5.1 會計電算化工作崗位的設置及崗位責任制會計電算化工作崗位的設置及崗位責任制1.會計電算化崗位的劃分 基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)。2.崗位設置及崗位責任制 (1)數(shù)據(jù)準備組崗位的設立 (2)電算化運行小組：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員、專職會計員、系統(tǒng)維護員。(3)檔案管理組 (4)財務管理組：計劃員、分析員、費用控制員、基礎工作員、項目評估人員。2.5.2 2.5.2 操作管理操作管理 1.1.上機運行系統(tǒng)的規(guī)定上機運行系統(tǒng)的規(guī)定 1)1)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他經(jīng)系統(tǒng)管理員批準的有關人員，有權上機操作系統(tǒng)。關人員，有權上機操作系統(tǒng)。2)2)非指定人員不能上機運行系統(tǒng)。非指定人員不能上機運行系統(tǒng)。3)3)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務需要確定。管理員根據(jù)業(yè)務需要確定。4)4)與業(yè)務無關人員及脫離會計工作崗位的人員不與業(yè)務無關人員及脫離會計工作崗位的人員不得上機運行系統(tǒng)。得上機運行系統(tǒng)。5)5)系統(tǒng)操作運行人員需經(jīng)培訓合格后方可上機運系統(tǒng)操作運行人員需經(jīng)培訓合格后方可上機運行系統(tǒng)。行系統(tǒng)。2.2.操作權限操作權限 1)1)數(shù)據(jù)錄入人員應嚴格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自數(shù)據(jù)錄入人員應嚴格按照操作憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計兼任的例外，但應保證錄入的數(shù)修改憑證數(shù)據(jù)（由專職會計兼任的例外，但應保證錄入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入計算機前據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性），如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)及時反映給憑證編制人員和系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證數(shù)據(jù)進行修正。如在登賬據(jù)，在登賬前發(fā)現(xiàn)差錯，可按憑證數(shù)據(jù)進行修正。如在登賬之后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機。之后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機。2)2)除了系統(tǒng)維護員之外，其他人員不得直接打開庫文件進除了系統(tǒng)維護員之外，其他人員不得直接打開庫文件進行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結構。行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結構。3)3)出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。出納人員、軟件開發(fā)人員不允許進行系統(tǒng)性的操作。4)4)系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)軟件、系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，均由系統(tǒng)管理員負責并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管理員許可，其他人員不得擅自并指定專人保管，未經(jīng)系統(tǒng)管理員許可，其他人員不得擅自復制、修改和出借。復制、修改和出借。5)5)存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管存檔的數(shù)據(jù)軟盤、賬表、憑證、文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、保管。理員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、保管。6)6)系統(tǒng)維護員必須按有關的維護規(guī)定執(zhí)行操作。系統(tǒng)維護員必須按有關的維護規(guī)定執(zhí)行操作。3.3.操作規(guī)程操作規(guī)程 1)1)各操作人員在上機操作前后，應進行上機操作各操作人員在上機操作前后，應進行上機操作登記，填寫姓名、上機時間、操作內容，供系統(tǒng)管理登記，填寫姓名、上機時間、操作內容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。員檢查核實。2)2)操作人員的操作密碼應注意保密不能隨意泄露。操作人員的操作密碼應注意保密不能隨意泄露。3)3)操作人員必須嚴格按照操作權限操作，不得越操作人員必須嚴格按照操作權限操作，不得越權或擅自上機操作。權或擅自上機操作。4)4)每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工作，以防發(fā)生意外事故。作，以防發(fā)生意外事故。5)5)未經(jīng)批準，不得使用未經(jīng)批準，不得使用FORMATFORMAT、FDISKFDISK、DELDEL等等DOSDOS命令。命令。6)6)不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防止計算機病毒的傳入。工作，以防止計算機病毒的傳入。2.5.3 2.5.3 維護管理維護管理 系統(tǒng)的維護包括硬件維護和軟件維護兩部分。系統(tǒng)的維護包括硬件維護和軟件維護兩部分。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。完善性維護三種。維護是系統(tǒng)整個生命周期中最重要、最費時維護是系統(tǒng)整個生命周期中最重要、最費時的工作，應貫穿于系統(tǒng)的整個生命周期，不的工作，應貫穿于系統(tǒng)的整個生命周期，不斷地重復進行，直至系統(tǒng)過時和報廢為止。斷地重復進行，直至系統(tǒng)過時和報廢為止?，F(xiàn)有統(tǒng)計資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部現(xiàn)有統(tǒng)計資料表明：軟件系統(tǒng)生命周期各部分的工作量中，軟件維護的工作量一般占分的工作量中，軟件維護的工作量一般占50%50%以上。以上。2.5.4 2.5.4 機房管理機房管理 設立機房有兩個目的：設立機房有兩個目的：一是給計算機設備創(chuàng)造一個良好的一是給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護計算機設備。運行環(huán)境，保護計算機設備。二是防止各種非法人員進入機房，二是防止各種非法人員進入機房，保護機房內的設備、機內的程序與數(shù)保護機房內的設備、機內的程序與數(shù)據(jù)的安全。據(jù)的安全。2.5.5 2.5.5 檔案管理檔案管理 1)1)存檔的手續(xù)。存檔的手續(xù)。2)2)各種安全保證措施。各種安全保證措施。3)3)檔案管理員的職責與權限。檔案管理員的職責與權限。4)4)檔案的分類管理辦法。檔案的分類管理辦法。5)5)檔案使用的各種審批手續(xù)。檔案使用的各種審批手續(xù)。6)6)各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。7)7)檔案的保密規(guī)定。檔案的保密規(guī)定。2.5.6 2.5.6 病毒預防病毒預防 1)1)養(yǎng)成使用備份軟盤的習慣，重要的軟養(yǎng)成使用備份軟盤的習慣，重要的軟盤一般都要做備份，外出工作時使用備份盤，盤一般都要做備份，外出工作時使用備份盤，即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后即使備份盤被染上病毒也可以將其格式化后再備份。再備份。2)2)所有軟盤都貼寫保護標簽。所有軟盤都貼寫保護標簽。3)3)不在帶有病毒的計算機上使用軟盤。不在帶有病毒的計算機上使用軟盤。4)4)不在計算機上使用帶有病毒的軟盤。不在計算機上使用帶有病毒的軟盤。5)5)經(jīng)常對計算機和軟盤進行病毒檢測。經(jīng)常對計算機和軟盤進行病毒檢測。6)6)安裝軟件病毒防火墻。安裝軟件病毒防火墻。如果計算機系統(tǒng)被染上病毒，消除病如果計算機系統(tǒng)被染上病毒，消除病毒的方法是在操作系統(tǒng)下調用殺毒軟毒的方法是在操作系統(tǒng)下調用殺毒軟件。可以從市場上購買國家公安部批件。可以從市場上購買國家公安部批準銷售的殺毒軟件并及時升級。準銷售的殺毒軟件并及時升級。