,提高工作效率 之時(shí)間管理,2009.11,時(shí)間的特性,供給毫無(wú)彈性； 無(wú)法蓄積； 無(wú)法取代； 無(wú)法失而復(fù)得；,人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時(shí)間。 計(jì)算一下我們所剩下的可以用來(lái)工作的時(shí)間。 時(shí)間游戲,時(shí)間管理的方法,以目標(biāo)為導(dǎo)向 六點(diǎn)優(yōu)先工作制-價(jià)值2.5萬(wàn)美金的時(shí)間管理方法 如何區(qū)分緊急、重要-“四限象”法 時(shí)間的合理分配-80/20原則,以目標(biāo)為導(dǎo)向,1、設(shè)立明確的目標(biāo)： 寫(xiě)出年度的幾個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、進(jìn)行目標(biāo)切割： （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； （2） 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過(guò)來(lái)； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來(lái)； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出來(lái)。,時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。,故 事,美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯舒瓦普，為自己和公司的低效率而憂(yōu)慮，于是去找效率專(zhuān)家艾維李尋求幫助，希望李能賣(mài)給他一套思維方法，告訴他如何在短短的時(shí)間里完成更多的工作。 艾維李說(shuō)：“好！我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法?！薄澳惆衙魈毂仨氁龅墓ぷ饔浵聛?lái)，不一會(huì)兒，舒瓦普就在一張白紙上寫(xiě)滿(mǎn)了他要完成的工作。艾維李說(shuō)：“請(qǐng)把你認(rèn)為最重要六項(xiàng)工作挑出來(lái)，然后按重要程度編上號(hào)碼，最重要的排在首位，依次類(lèi)推，早上一上班，馬上從第一項(xiàng)工作做起，一直做到完成為止，然后審視一下剩下工作的重要程度，用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)工作，第三項(xiàng)工作直到你下班為止。即使你花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)工作，也沒(méi)關(guān)系，只要它是最重要的工作，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。在你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你的公司的人也這樣做。”,“這套方法你愿意試多久就試多久，然后你認(rèn)為對(duì)你有幫助話(huà)，就給我寄張支票，并填上你認(rèn)為合適的數(shù)字?！?舒瓦普通過(guò)實(shí)踐，認(rèn)為這個(gè)思維方式很有用，不久就填了一張25,000美元的支票給艾維李。舒瓦普后來(lái)堅(jiān)持使用艾維李教給他的那套方法，五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠(chǎng)一躍成為全美最大的不需要外援的鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)。舒瓦普常對(duì)朋友說(shuō)：“我和整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持揀最重要的事情先做，我認(rèn)為這是我的公司多年來(lái)最有價(jià)值的一筆投資！”,六點(diǎn)優(yōu)先工作制,寫(xiě)下一天中全部要做的全部事情。 按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情。 每天一開(kāi)始，請(qǐng)你全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再審視一下剩余的工作的排序，全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事情，以此類(lèi)推。,六點(diǎn)優(yōu)先工作制集中體現(xiàn)了“要事第一”時(shí)間管理方法的原則，被管理學(xué)界喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美金的時(shí)間管理方法”。,優(yōu)先工作制工具表,剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷(xiāo)售方面的雜志信件待處理,一位重要客戶(hù)電話(huà)，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后對(duì)方才能開(kāi)車(chē)生產(chǎn),寫(xiě)一份公司剛開(kāi)發(fā)出來(lái)的新產(chǎn)品的銷(xiāo)售計(jì)劃,宣傳部通知，參加一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門(mén)能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開(kāi)始,有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開(kāi)發(fā)的“路路通”手機(jī)軟件,有幾位重要客戶(hù)因近期較忙，已經(jīng)有近兩個(gè)月沒(méi)有跟對(duì)方聯(lián)系了，需要電話(huà)聯(lián)絡(luò)一下感情,這是一位銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？,A,B,C,F,E,D,第四象限 不緊急 不重要,第三象限 緊急 不重要,第二象限 不緊急 重要,第一象限 緊急 重要,緊急 不緊急,四象限,四象限法解析, 忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話(huà) 浪費(fèi)性時(shí)間 逃避性活動(dòng), 造成干擾的訪(fǎng)問(wèn)、電話(huà) 信件、報(bào)告 某些會(huì)議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事, 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施、計(jì)劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 增進(jìn)自己的能力, 重要緊急狀況 迫切問(wèn)題 限期完成的會(huì)議或工作,緊急 不緊急,重要 不重要,“四象限”法的 要 點(diǎn),重要而緊急的事馬上做，盡快完成，一般這類(lèi)事不會(huì)占用我們太多時(shí)間。 主要精力和時(shí)間放在處理重要但不緊急的事情上，這類(lèi)事情一般決定著我們總目標(biāo)的完成和未來(lái)的發(fā)展。 緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”或請(qǐng)別人代做。 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 重要不緊急的工作是日常工作的主導(dǎo),帕累托原則,帕累托原則是以意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維弗多帕累托的名字命名的，他在1895年寫(xiě)出了80/20原則的公式，經(jīng)過(guò)多年的研究，他得出以下結(jié)論： 社會(huì)上的人可以被分為兩組-第一組占總?cè)藬?shù)的20%，他稱(chēng)這組人為“重要的少數(shù)人”，其中包括控制意大利80%的財(cái)富的人和家庭；他將剩余的80%的人稱(chēng)為“微不足道的多數(shù)人”他們只控制20%的財(cái)富。 后來(lái)人們發(fā)現(xiàn)，80/20原則幾乎可以應(yīng)用于所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，社會(huì)中有許多事情的發(fā)展，也都邁向了這一軌道。,80/20原則的一些應(yīng)用,80%的可能我們會(huì)到所熟悉的20%的餐廳就餐，并且有80%的可能會(huì)點(diǎn)我們所熟悉的20%的菜。 一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)20% ，但他們決定了關(guān)鍵多數(shù)的80%事情，并且薪資占到了總數(shù)的80%。,二、時(shí)間管理的原則,80/20原則在工作中的應(yīng)用,20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值 所以我們應(yīng)該集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 要把注意力放在20的關(guān)鍵事情上。,不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，只做重要而且是必要的任務(wù) ,我們就不會(huì)迷失方向、且總能完成最終目標(biāo)。 作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時(shí)間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。 作為一名銷(xiāo)售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識(shí)傳授給屬下，規(guī)劃未來(lái)的銷(xiāo)售計(jì)劃，走訪(fǎng)一些重要的顧客，把下級(jí)的一些意見(jiàn)反映給上級(jí)等。 作為一個(gè)銷(xiāo)售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話(huà)約見(jiàn)客戶(hù)，然后準(zhǔn)備銷(xiāo)售的工具以及材料，到客戶(hù)那去，向客戶(hù)介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。,只做重要及必要的任務(wù),剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷(xiāo)售方面的雜志信件待處理,一位重要客戶(hù)的來(lái)電，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后對(duì)方才能開(kāi)車(chē)生產(chǎn),寫(xiě)一份公司剛開(kāi)發(fā)出來(lái)的新產(chǎn)品的銷(xiāo)售計(jì)劃,宣傳部通知，參加一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門(mén)能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開(kāi)始,有一位不速之客在等候，希望能向你介紹他們公司新開(kāi)發(fā)的“路路通”手機(jī)軟件,有幾位重要客戶(hù)因近期較忙，已經(jīng)有近兩個(gè)月沒(méi)有跟對(duì)方聯(lián)系了，需要電話(huà)聯(lián)絡(luò)一下感情,A,B,C,F,E,D,重要而緊急,重要而不緊急,重要而不緊急,緊急而不重要,不重要不緊急,緊急而不重要,D,A,C,E,F,B,這是一位銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理一天要做的工作，他應(yīng)該先處理哪些事？理由是什么？,8：30上司打電話(huà)讓任經(jīng)理去談話(huà)，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問(wèn)題，中間總經(jīng)理接聽(tīng)電話(huà)、有客人來(lái)訪(fǎng)等，使他們的談話(huà)一直延續(xù)到10：00。 10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話(huà)打來(lái)詢(xún)問(wèn)有關(guān)新入職人員薪資的問(wèn)題，解釋到10：20。 10：20找來(lái)下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來(lái)請(qǐng)示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。 11：00對(duì)秘書(shū)報(bào)上來(lái)的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類(lèi)的報(bào)告、建議書(shū)等，到12：00，還有一部分沒(méi)有過(guò)目。 12：00匆匆吃過(guò)飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒(méi)有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。,讓我們來(lái)看看任經(jīng)理的一天的活動(dòng)：,14：00與銷(xiāo)售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷(xiāo)人員的事宜，由于對(duì)招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來(lái)，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)小時(shí)。 16：00剛要寫(xiě)自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開(kāi)會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T(mén)內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬?gòu)?qiáng)調(diào)一下。但會(huì)議不僅沒(méi)有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過(guò)了下班時(shí)間，已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間來(lái)完成報(bào)告，只好挾著自己未寫(xiě)完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,讓我們來(lái)看看任經(jīng)理的一天的活動(dòng)：,缺乏輕重緩急之分 缺少計(jì)劃 不授權(quán) 無(wú)效的會(huì)議 缺乏組織,個(gè)人間的沖突 對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足 試圖根據(jù)記憶來(lái)做事 沒(méi)有能力說(shuō) “不” 拖延,時(shí)間浪費(fèi)的陷阱,我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？,電話(huà)干擾對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問(wèn)題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？ 會(huì)議安排沒(méi)有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒(méi)有實(shí)行有效控制。 上司不定期的召見(jiàn)，使中層經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請(qǐng)示和匯報(bào)，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。 對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。 凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時(shí)間。,缺乏一份詳盡的計(jì)劃，工作沒(méi)有目標(biāo)、沒(méi)有程序，所以就沒(méi)有自己主動(dòng)的行動(dòng)。 做事情沒(méi)有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無(wú)關(guān)重要的事務(wù)上。 只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過(guò)問(wèn)，事事關(guān)心，就像一個(gè)多事的婆婆，結(jié)果下屬?zèng)]有事情可做。 不知道中層經(jīng)理是可以說(shuō)“不”的，經(jīng)常聽(tīng)命于上司的召喚，對(duì)下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時(shí)間浪費(fèi)在一些無(wú)關(guān)緊要和與己無(wú)關(guān)的事務(wù)上。 對(duì)于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對(duì)于棘手的問(wèn)題拖延進(jìn)行，只有通過(guò)加班來(lái)完成。 不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死 。,我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？,時(shí)間管理水平自測(cè),選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來(lái)規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話(huà)、不速之客來(lái)訪(fǎng)以及突然約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)有規(guī)律的來(lái)安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要事情時(shí)，我會(huì)說(shuō)“不”。,結(jié) 論,0 -12分：你自己沒(méi)有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別 人牽著鼻子走。 13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能 持之以恒。 18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。 23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的典范。,謝 謝 ！,