第九章 會計電算化管理,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位 第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制 第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理 第四節(jié) 會計電算化檔案管理,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位,制定電算化會計信息系統(tǒng)的組織是指適應(yīng)電算化的需要，設(shè)置單位電算化的機構(gòu)并調(diào)整原有會計部門的內(nèi)部組織。 一、組織形式 一般而言，電算化后的組織機構(gòu)有以下兩種組織形式。 (一)集中管理組織形式 集中管理組織形式是指將會計電算化工作，包括管理、系統(tǒng)開發(fā)和使用維護等都放在企業(yè)信息中心(計算中心)，財務(wù)部門不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計算機設(shè)備。,返回,下一頁,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位,(二)分散管理組織形式 分散管理組織形式是指企業(yè)則會部門單獨配備計算機硬件設(shè)備和機房設(shè)施，并配備一定的專業(yè)人員，如系統(tǒng)管理與開發(fā)人員等，完全由財務(wù)部門負(fù)責(zé)計劃、組織系統(tǒng)開發(fā)、使用和維護等工作。 (三)集中管理下的分散組織形式 集中管理下的分散組織形式是指企業(yè)設(shè)立專門的機構(gòu)(信息中心)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全單位電算化信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和維護等工作，但同時在財務(wù)部門設(shè)置計算機網(wǎng)絡(luò)終端，財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入及系統(tǒng)運行。,返回,下一頁,上一頁,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位,二、人員崗位 單位會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。 1.基本會計崗位 基本會計崗位可分為:會計主管、出納、會計核算、稽核和會計檔案管理等工作崗位。 2.電算化會計崗位 電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，實行會計電算化的單位要根據(jù)計算機系統(tǒng)操作、維護和開發(fā)的特點，結(jié)合會計工作的要求，劃分電算化會計崗位。,返回,下一頁,上一頁,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位,大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，電算化可設(shè)立如下崗位: (1)電算主管。負(fù)責(zé)隴調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。 (2)軟件操作。負(fù)責(zé)輸入原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。 (3)審核記賬。負(fù)責(zé)對己輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核。 (4)電算維護。負(fù)責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。,返回,下一頁,上一頁,第一節(jié) 會計電算化組織及崗位,(5)電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。 (6)數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析。 (7)檔案管理。負(fù)責(zé)磁盤或光盤等數(shù)據(jù)、程序的保管，打印輸出賬表、憑證等各種會計資料。 (8)軟件開發(fā)。主要負(fù)責(zé)本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護工作。,返回,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,內(nèi)部控制是管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物，是指被審計單位為了保證業(yè)務(wù)活動有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。 一、會計核算和管理環(huán)境的變化 (一)會計業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式發(fā)生變化 (二)會計信息載體的變化,返回,下一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,二、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容 電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可以劃分為:一般控制和應(yīng)用控制兩大類。 (一)電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制 它有時也稱為管理控制，是對電算化會計信息系統(tǒng)中的組織、操作、安全、開發(fā)等系統(tǒng)運行環(huán)境方面所進行的控制。一般控制卞要包括以下二個方面的內(nèi)部控制:一是組織和操作控制;一是系統(tǒng)硬件和軟件控制;二是系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)文檔控制。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,1.組織控制 組織控制的目的主要是減少電算化部門發(fā)生錯誤及舞弊行為的可能性。 電算部門與用戶部門的職責(zé)分離。 (2)申算部門內(nèi)部的職責(zé)分離。 (3)人事控制。 2.操作控制 電算化會計信息系統(tǒng)的使用操作應(yīng)當(dāng)有一套完整的管理制度，具體操作控制措施包含如下內(nèi)容: (1)制訂工作計劃，各部門嚴(yán)格按照工作計劃操作。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,(2)管理人員制定上機守則和操作規(guī)程，操作人員嚴(yán)格遵守上機守則和操作規(guī)程。 (3)做好日志記錄的登記。 (4)制定對非常狀態(tài)的應(yīng)急措施和物理安全規(guī)則。 3.硬件控制 硬件控制，亦稱“設(shè)備控制”，是由計算機生產(chǎn)廠家在計算機設(shè)備中實現(xiàn)的控制技術(shù)和方法。 4.軟件控制 計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,5.網(wǎng)絡(luò)控制 電算化會計信息系統(tǒng)己經(jīng)從單機系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)展，不管是基于局域網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，還是基于互聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)控制都是對系統(tǒng)的一種重要的內(nèi)部控制。 6.系統(tǒng)開發(fā)控制 系統(tǒng)開發(fā)控制卞要運用于那些自行設(shè)計電算化會計軟件的單位。 7.系統(tǒng)文檔控制 系統(tǒng)文檔包括電算化會計信息系統(tǒng)中的證、賬、表以及所有系統(tǒng)開發(fā)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文檔，如系統(tǒng)說明書，數(shù)據(jù)流程圖，源程序、系統(tǒng)使用手冊及編程說明等。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,(二)電算化會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制 電算化會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應(yīng)會計處理的特殊要求而建立并實施的控制。應(yīng)用控制卞要包括三個方面:輸入控制、處理控制、輸出控制。 1.輸入控制 如果輸入數(shù)據(jù)出錯，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯誤的信息。 (1)數(shù)據(jù)采集控制。 (2)數(shù)據(jù)輸入控制。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,2.處理控制 數(shù)據(jù)輸入計算機后，按照預(yù)定的程序進行加工處理，在數(shù)據(jù)處理過程中極少人工干預(yù)，一般控制和輸入控制對保證數(shù)據(jù)處理的正確和可靠起著非常重要的作用。 (1)業(yè)務(wù)時序控制。 (2)數(shù)據(jù)有效性檢驗。 (3)程序化處理有效性檢驗。 (4)錯誤更正控制。 (5)斷點技術(shù)。 (6)數(shù)據(jù)合理性檢查。,返回,下一頁,上一頁,第二節(jié) 會計電算化后的內(nèi)部控制,3.輸出控制 計算機數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出卞要有屏幕顯示輸出、打印輸出、存入磁性介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?。在輸出環(huán)節(jié)，可能會發(fā)生輸出結(jié)果未經(jīng)授權(quán)輸出、未送給指定部門或未及時送到，輸出結(jié)果不正確或不完整等錯誤和問題。 不同的單位和不同的電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的技術(shù)方法會有很大差異大部分通過程序?qū)崿F(xiàn)，所以選用的會計軟件不同，應(yīng)用控制的實現(xiàn)方式也不同。系統(tǒng)的應(yīng)用控制采用哪種技術(shù)方法，都必須保留審計線索。,返回,上一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的安全正常運行，必須設(shè)計相應(yīng)的控制措施進行管理，其維護管理的內(nèi)容卞要包括計算機硬件、軟件設(shè)備維護管理、數(shù)據(jù)管理、機房管理和電算費用管理。 一、計算機硬件設(shè)備維護管理 機房設(shè)備安全和計算機正常運行是實行會計電算化的前提條件，計算機硬件設(shè)備的維護主要包括以下幾點: (1)保證機房設(shè)備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)的措施。 (2)排除計算機硬件故障，保證會計數(shù)據(jù)完整的措施。 (3)使用不間斷電源，避免因掉電而破壞會計數(shù)據(jù)。,返回,下一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,二、軟件維護管理 軟件維護包括會計軟件和系統(tǒng)軟件的維護。系統(tǒng)軟件是由系統(tǒng)開發(fā)商提供的，一般購買計算機時就配備好了，也可以通過購買得到。系統(tǒng)軟件不需要修改，維護比較簡單。系統(tǒng)軟件維護的主要任務(wù)是:檢查系統(tǒng)文件的完整性，杜絕系統(tǒng)文件被非法刪除和修改，保證系統(tǒng)軟件的正常運行。 自行開發(fā)軟件的單位一般應(yīng)配備專職系統(tǒng)維護員進行軟件程序維護。,返回,下一頁,上一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,三、會計數(shù)據(jù)安全維護管理 會計數(shù)據(jù)的安全維護是為了確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。 四、計算機操作管理 計算機操作管理制度的卞要內(nèi)容包括以下幾個方面: (1)明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限。 (2)防止非指定人員進入計算機房操作計算機，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件，防止操作人員越權(quán)使用軟件的措施。,返回,下一頁,上一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,(3)按軟件的操作功能和會計業(yè)務(wù)處理流程操作軟件，會計人員要按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)的各種代碼、審核憑證、記賬、執(zhí)行各功能模塊、輸出各類信息等。 (4) 預(yù)防己輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核矜記機內(nèi)賬簿的措施。 (5)操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計軟件，否則密碼的防線就失去了作用，會給無關(guān)人員操作軟件留下機會。,返回,下一頁,上一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,(6)計算機程序的上機操作日志，應(yīng)記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，操作記錄應(yīng)由專人保管。 (7)及時備份保證會計數(shù)據(jù)的安全、完整的措施。 (8)防止計算機病毒的措施。,返回,下一頁,上一頁,第三節(jié) 會計電算化后的使用與維護管理,五、運行費用管理 電算化后的會計工作，尤論是固定費用還是變動費用，都會大幅度增加。因此，必須加強電算化后的費用管理，合理配置計算機設(shè)備和軟件，降低固定費用。 費用管理中應(yīng)做到: (1)人員配置要合理，減少冗余人員。 (2)對各種材料的使用應(yīng)有預(yù)算或計劃。 (3)對各種電算化系統(tǒng)運行所需的材料采購、領(lǐng)用要有控制乎續(xù)。 (4)對計算機的運行要有安排計劃，提高運行效益。,返回,上一頁,第四節(jié) 會計電算化檔案管理,會計檔案管理主要是建立和執(zhí)行會計檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。 一、電算化會計檔案的內(nèi)容 電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)、計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)、會計軟件程序及有關(guān)資料。 采用電了計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。,返回,下一頁,第四節(jié) 會計電算化檔案管理,二、會計賬簿、報表的生成與管理 (一)憑證和賬薄的打印 1.憑證的打印 在原始憑證直接錄入計算機并打印輸出記賬憑證情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、稽核人員、會計主管人的簽名或蓋章。 2.賬簿的打印 一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可以滿頁打印。,返回,下一頁,上一頁,第四節(jié) 會計電算化檔案管理,(二)會計檔案安全管理及保密措施 1.存檔管理 各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊。 2.安全、保密措施,返回,上一頁,