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1、要事第一的時間管理,張慶文 2008年4月,培訓(xùn)內(nèi)容,認(rèn)識時間管理 如何高效管理自我的時間 時間管理的百寶箱 如何管理他人的時間 時間管理的九大要決 制定個人行動計劃,學(xué)習(xí)目標(biāo),當(dāng)培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員能夠： 闡明時間管理的核心概念，并重新認(rèn)識到進(jìn)行時間管理與工作組織的重要性與緊迫性 掌握管理個人時間管理的六個核心步驟，明確時間管理四個象限的處理策略，并能按照事件的重要性和緊急性，進(jìn)行有效的排序和安排 掌握通過授權(quán)管理他人的時間的思路與方法 闡明時間管理與工作組織的九個要決,一年有365天； 其中雙休日共_104__天； 法定假日__10 _天； 公司帶薪休假__10__天； 帶薪病假_

2、_0_天； 實際工作約241_天，共_1928_小時; 研究表明，有效工作時間為_20-30_%； 全年有效工作時間為_385-578_小時。,算算我們時間？,認(rèn)識時間管理,時間管理中最根本的要素? --事件 時間管理的實質(zhì)是什么? --事件長短與排序的管理,全球調(diào)查結(jié)果：時間管理無效的原因,1.優(yōu)先順序不明確 2.電話打擾 3.缺乏目標(biāo)計劃 4.貪多嚼不爛 5.不速之客 6.無效授權(quán) 7.桌面雜亂無章/找不到東西 8.缺乏自律/拖延 9.不會說“不” 10.低效的會議,時間管理的核心步驟,定角色、職責(zé)和目標(biāo) 列出事件清單 排定事件次序 制定時間計劃表 言行一致地執(zhí)行 調(diào)整和改善,時間管理的核

3、心步驟第一步,1、確定角色、職責(zé)和目標(biāo) 公私兼顧：工作+家庭 目標(biāo)為先：結(jié)果導(dǎo)向,時間管理的核心步驟第二步,2、列出事件清單 主動性任務(wù) --幫你實現(xiàn)工作目標(biāo) 應(yīng)對性任務(wù) --不太重要卻不可缺少,會見,,13-11-2000,時間管理的核心步驟第三步,3、排定事件次序 根據(jù)： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時間處理） 工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）,,重要性與緊急性,你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首 要目標(biāo)有意義的活動。,重要性,你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件 或活動。,緊急性,我們可以用這兩個要素及其對立面所形成的四象限來描述我們所從事的活動。這四象限構(gòu)

4、成“時間管理矩陣圖”。,時間管理矩陣圖,,,,重要 不重要,緊急 不緊急,象限 危機 急迫的問題 有限期的任務(wù)，會議， 準(zhǔn)備事項,象限 準(zhǔn)備及預(yù)防工作 計劃，休閑 建立人際關(guān)系 培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新,象限 干擾，一些電話 一些會議 一些緊急*事件 湊熱鬧的活動,象限 細(xì)瑣的工作* 浪費時間的閑聊 不關(guān)緊要的信件 看太多的電視,,,,,,重要， 緊急,,重要， 不緊急,重要,緊急,,I,,III,不重要，緊急,不重要，不緊急,擴大,,減少,,避免,縮小,,時間管理基本策略,時間管理矩陣的啟示,效能的人在第一象限中只會有少量非常重 要且需立即處理的緊急事件。他們將焦點放在 重要但

5、不緊急的第二象限活動上，來保持產(chǎn)出 與產(chǎn)能的平衡。” -史蒂芬柯維,“有,為第二象限預(yù)留時間,花更多時間在第二象限，來創(chuàng)造機會和保護(hù)資源 為第一象限活動做預(yù)測并將它們移入第二象限 預(yù)防或為第一象限活動做準(zhǔn)備，以減弱緊急程度 確認(rèn)和消除不能幫助實現(xiàn)目標(biāo)的活動,時間管理的核心步驟第四步,4、制定時間計劃表 計算事件時間長度 保證為重要工作預(yù)留整塊時間 適當(dāng)預(yù)留彈性,時間管理的核心步驟第五步,5、言行一致地執(zhí)行 排除干擾 有效授權(quán),如何對付影響工作的打擾者,先打斷他的話； 站起來； 把握好時間； 把握好談話內(nèi)容（適當(dāng)?shù)匕凳荆?可另約時間 態(tài)度要友善。 要做到：對待他人，時間上要苛刻，

6、態(tài)度上要和氣,時間管理的核心步驟--第六步,6、調(diào)整和持續(xù)改善 每日調(diào)整與應(yīng)變 階段自我評估與改善,時間管理的核心六步驟,定角色、職責(zé)與目標(biāo) 公私兼顧,目標(biāo)為先 列出事件清單 按照主動性與應(yīng)對性分類 排定事件優(yōu)先次序 以重要性和緊急性來排定 制定時間計劃表 預(yù)留彈性,保證重點 言行一致地執(zhí)行 排除干擾,有效授權(quán) 調(diào)整和改善 自我評估,持續(xù)改善,推薦兩個時間管理與工作組織的好工具,周工作計劃/小結(jié)表 效率記事本(每日事件安排表),月 周工作計劃/小結(jié)表( 月 日至 月 日),(模板),每日時間安排表,小組作業(yè),請小組為小張安排一周事件的時間計劃表,,管理者授權(quán)的兩個障礙,管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必

7、須先要克服兩個障礙： 要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做 克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控,授權(quán)前的思考,哪項任務(wù)？ 由誰負(fù)責(zé)？ 如果派他，她/他能勝任嗎？ 需要多長時間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？ 制定培訓(xùn)計劃。,授權(quán)后的跟進(jìn),提供必要的支援 關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展,高效會議十大要點,準(zhǔn)備要充分 目的要明確 始終要準(zhǔn)時 流程要清晰 角色要分工（主持、會議紀(jì)要、時間管理） 主題要緊扣 個別另處理 總結(jié)并確認(rèn) 紀(jì)要及時發(fā) 跟進(jìn)并落實,高效會議通知十大要素,郵件標(biāo)題明確 目的要明確 時間 地點 參加人 流程（議題及時間分配） 主持人 紀(jì)要人 注意事項 聯(lián)系方式,時間管理的九大要決,效果效率

8、 ---- 做正確的事情 目標(biāo)計劃 ---- 書面界定結(jié)果 計劃行動 ---- 縝密思考策劃 排序羅列 ---- 優(yōu)先高于一切 20 80 ---- 保證少數(shù)重點 集中分散 ---- 專注整塊時間 團隊 個人 ---- 提高整體效能 人 事 ---- 投資情感帳戶 羅盤時鐘 ---- 平衡工作生活,平衡發(fā)展的生命之輪,,,To live:生理,To love: 社交/人際,To learn: 心智,,To leave: 心靈,時間管理推薦書目,高效能人士的七個習(xí)慣 一生的計劃 要事第一 80/20法則,昨天是一張已被注銷的支票 明天是一張尚未到期的本票 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金 Put First Things First!,