公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司 對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制 訂本制度。一、請購及其規(guī)定 1請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素：（1）請購的部門；（2）請購物品所屬項目；（3）請購的用途；（4）請購的物品名；（5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格；（7）請購物品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（11）請購部門主管；（12）請購單審核人；（13）財務(wù)審核人；（14）公司總經(jīng)理。3請購單及其提報規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購 部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提 報；（3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式 填寫提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式 填寫提報；（5）請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交；（7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其 他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作 出書面說明。（9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。4 公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門 提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦 公室提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購周期在 7 天，（2）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購 商品周期在3 天時間；三、詢價及其規(guī)定 1詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機構(gòu)詢價；5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢 價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放標書；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購 金額預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價 或招標采購，比價或招標項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù) 算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導決定是否委托第三方機 構(gòu)代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供 或完成我公司所需物資和項目的能力；10比價采購或招標采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬 定完整的招標文件格式進行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導批示。三、比價、議價 1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；2 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向公司領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議 價目標或理想中標價格；4 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的 進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列 出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應(yīng)進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同 合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素 1）2）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責任和解決糾紛的辦法；3）4）5）6）7）8）9）10）雙方的公司信息；11）其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項 報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責任一定要詳細、具體；10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽 審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷 流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù) 部付款；（4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及 公司領(lǐng)導；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫 1 報驗（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗 收；（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行；（3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì) 檢、驗收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明 書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責 任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗或驗收；（2）合同標的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及 時安排卸貨與搬運；（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。附表一 固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱：申請部門 購置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價 編號：申請時間 購置數(shù)量 預(yù)算金額 購置原因：購置后效益分析：部門負責人 分管領(lǐng)導 分管財務(wù)副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 附表 二 采 購 申 請 表申請部門：填報日期：服務(wù) 年 月 日 采購類別：設(shè)備 材料 工程 購置原因：序 號 名稱 規(guī)格型號/工程概況 數(shù)量/工程量 低值易耗 其他 估價（總價）交貨期/工期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8備注：編制人：部門經(jīng)理：分管副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：附表三 附表 三 物資采購審批單部門名稱序號項目名稱 規(guī)格 單位 年月日數(shù)量 單價 金額 審批 備注 總經(jīng)理：財務(wù)副總 分管副總：財務(wù)審核：合計金額大寫：經(jīng)辦人：部門負責人：￥：復(fù)核人：附表四 擬報價/擬報價/招 標單位名單單位名稱：填報日期：年 月 日 序號 1 2 3 4 5 投標單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績情況 聯(lián)系人 電話/電話/傳真 手機 電子郵箱 備注 經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：附表五 附表 五材料（設(shè)備）材料（設(shè)備）詢價表日期：年 月 日序號1 需求單位：規(guī)格型號 單 位 數(shù)量 單價 小 計 備 注 材料名稱 2 3 4 5 6 7 合計：報價單位（蓋章）：供貨 周期 供方 信息 聯(lián)系人 郵箱 辦公地址：公司名稱：商務(wù)：聯(lián)系人 需方 信息 郵 箱 辦公地址：郵 技術(shù)：電話 電話 付款方式 傳真 公司網(wǎng)址 傳真 公司網(wǎng)址 編：備注：1.本報價含 17%的增值稅，含運費；2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六 附表 六比價/招標匯總表企業(yè)名稱：物料 名稱 規(guī) 格 單 位 包裝 標準 公司名稱 制表時間：一次報價二次報價 年 月工期 日付款 方式 聯(lián)系人 選定 廠家 采購部意見：采購部意見：經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：分管副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：備注：附表七 附表 七 合同審查批準單合同編號:合同名稱：合同標的物：產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額：￥：元（人民幣：元整）。招（評）標情況：詳見報價及合同。合同洽談人：公司律師意見：技術(shù)副總意見：分管副總意見：分管財務(wù)副總意見：公司總經(jīng)理意見：附表八 附表 八 資金支出審批單部門名稱序號 項目名稱 支付依據(jù) 合同金額 已付金額 申請金 額 年 月審批 日備注 總經(jīng)理：財務(wù)副總 分管副總：財務(wù)審核：合計金額大寫：經(jīng)辦人：部門負責人：￥：復(fù)核人：附表九 附表 九 付款申請審批單合同編號:合同名稱：付款依據(jù)：合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額：合同金額：￥已付款額：￥申請付款金額：￥本次申請付款大寫：元；元；元；質(zhì)保金:；合同洽談人：分管副總意見：財務(wù)副總意見：總經(jīng)理意見：