項 目 管 理q 了解項目q 項目的計劃q 項目的執(zhí)行q 項目的監(jiān)督大 綱Agendav提出自己的看法或意見，在這堂課里應該是完全公開的 keep an open mind and say your own opinion v參與者不應將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負面影響 dont be intimidated amd you should be exemptedv尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見”respect others opinion especially“second opinion”v鼓勵參與討論及意見分享：他山之石，可以攻錯 encourage groups participation to share thought and ideasv讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法 be honest with your questions and comments講師的期許及要求Ground Rules1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督完成成功項目，贏得客戶滿意1.1.項目的計劃項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督1.1定義愿景定義愿景1.2訂出目標訂出目標1.3評估限制評估限制1.4列出工作列出工作1.5敲定資源敲定資源1.6工作排序工作排序1.7確定進度確定進度1.8未雨綢繆未雨綢繆完成成功項目，贏得客戶滿意1.1.1.1.定義愿景定義愿景 define the vision define the vision1.項目的計劃1.1.2.1.1.2.檢驗思考檢驗思考examine the ideaexamine the idea 有野心是好的，但必須切乎實際 項目愿景要寫得精確，不可模糊不清 同伴們能認同這個項目愿景嗎？檢驗這個項目愿景是否值得要投入的成本 1.1.1.1.1.1.定義欲見的變化定義欲見的變化define desirable changedefine desirable change 發(fā)掘出作改變的需要 與重要的相關(guān)贊助人（sponsor）及團隊成員商討 定義項目所希望（ideally）達成的改變 評估項目愿景的可行性 寫出可行的項目愿景（vision statement）1.項目的計劃1.2.1.2.訂出目標訂出目標 set objectives set objectivesSAMATR1.2.2.1.2.2.訂定指標訂定指標 define indicators define indicators認清指標與目標、目標與愿景間的關(guān)聯(lián)性。1.2.3 1.2.3 訂定輕重緩急訂定輕重緩急 set pirority set pirority低優(yōu)先度的項目有必要時可以放棄80/20法則1.2.1 1.2.1 定義目標定義目標 define objectives define objectives清楚的（specific）可衡量的measurable)達得到的（attainable)合理的(reasonable)具體的(tangible)1.項目的計劃1.3 1.3 評估限制（評估限制（assess constraintsassess constraints）1.3.2 1.3.2 檢驗資源的限制（檢驗資源的限制（examine resource limitationsexamine resource limitations）認清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制考慮是否外包（outsource）比較劃算1.3.3.1.3.3.善用現(xiàn)有的管道（善用現(xiàn)有的管道（use existing processuse existing process）調(diào)查一下是否別人有作過類似的案例（case）調(diào)查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源盡量不要從零開始（start from scratch）1.3.1 1.3.1 評估時間的壓力（評估時間的壓力（assess time constraintassess time constraint）寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美 quick but imperfect decision is better than slow but perfect decision.1.項目的計劃1.4.1.4.列出工作（列出工作（list activitieslist activities）1.4.1.1.4.1.腦力激蕩（腦力激蕩（brainstorm a comprehensive listbrainstorm a comprehensive list）1.4.2.1.4.2.由下往上作組合（由下往上作組合（group activities into a logical ordergroup activities into a logical order）運用KJ法，把工作由下往上作組合及歸類1.4.3.1.4.3.檢查是否有遺漏（檢查是否有遺漏（check that nothing has been missedcheck that nothing has been missed）運用MECE法，檢查是否有遺漏或重復的工作1.4.4.1.4.4.給予有意義的編號（給予有意義的編號（name each group and aactivityname each group and aactivity）1.4.5.1.4.5.紀錄工作總表（紀錄工作總表（document the activity listdocument the activity list）把工作總表上的工作作完之后，是否便達成了項目的目標是否每一項工作都是必要的？有沒有錦上添花？1.項目的計劃1.5.1.5.敲定資源（敲定資源（commit resourcescommit resources）1.5.1.1.5.1.人力評估（人力評估（estimate manpowerestimate manpower）先考慮工作所需要的知識、經(jīng)驗、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設事1.5.2.1.5.2.評估其他的資源（評估其他的資源（identify other resourcesidentify other resources）再考慮場地、器材、耗材、特殊資源以及財源資源的不足或過多都可能導致項目的失敗1.5.3.1.5.3.溝通協(xié)調(diào)（溝通協(xié)調(diào)（make compromisesmake compromises）理想上我會在預算之內(nèi)拿到所有的資源，實際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達成項目的目標1.5.4.1.5.4.記錄資源（記錄資源（document resourcesdocument resources）用資源投入表（commitment matrix）來記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項目贊助人的簽署1.項目的計劃1.6.1.6.工作排序（工作排序（order activitiesorder activities）1.6.1.1.6.1.考慮優(yōu)先級（考慮優(yōu)先級（consider orderconsider order）先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2.1.6.2.估計工期的長短（估計工期的長短（estimate durationestimate duration）由工作的承辦人來評估工期（duration）如果可能，先試驗一小段（trial run）1.6.3.1.6.3.網(wǎng)絡圖（網(wǎng)絡圖（network diagramnetwork diagram）把所有的工作依照優(yōu)先級畫出網(wǎng)絡圖依照工期來找出關(guān)鍵路徑（critical path）1.6.4.1.6.4.找出空檔（找出空檔（look for slacklook for slack）在每個非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔1.項目的計劃1.7.1.7.確定進度（確定進度（agree datesagree dates）1.7.1.1.7.1.計算日期（計算日期（calculate datescalculate dates）給定開工或完工日期，把所有的工作依照網(wǎng)絡圖畫出甘特圖（gantt chart）在甘特圖上標出關(guān)鍵路徑1.7.2.1.7.2.找出撞期（找出撞期（look for overlaplook for overlap）在甘特圖上標出所需要的資源，檢查是否有撞期要求項目團隊提報假期/訓練/歲修，把它們也排入甘特圖，之后再檢查一次甘特圖，要盡量合于現(xiàn)時的狀況（be realistic）1.7.3.1.7.3.贏得認同（贏得認同（gain agreementgain agreement）加上時間之后，再次取得資源、掌握資源者與項目贊助人的簽署與別的項目經(jīng)理討論共有的資源的調(diào)度1.項目的計劃1.8.1.8.未雨綢繆（未雨綢繆（bullet prove the planbullet prove the plan）1.8.1.1.8.1.找出威脅（找出威脅（identify threatidentify threat）有哪些問題會造成項目目標的失?。繒e在什么地方？優(yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴重性與應變度1.8.2.1.8.2.事先預防（事先預防（pre-empty problempre-empty problem）有哪些狀況會造成上述問題的發(fā)生？我們可以作些什么預防措施來阻止這些狀況的發(fā)生1.8.3.1.8.3.應變計劃（應變計劃（contingency plancontingency plan）一旦問題真的發(fā)生，我們該怎么辦？把預防措施與應變計劃所需要準備的工作，也列入項目工作應變計劃需要事先演練1.項目的計劃2.2.項目的執(zhí)行項目的執(zhí)行3.項目的監(jiān)督2.1檢驗角色檢驗角色2.2建立團隊建立團隊2.3好的開始好的開始2.4有效領(lǐng)導有效領(lǐng)導2.5開發(fā)團隊開發(fā)團隊2.6團隊決策團隊決策2.7管理信息管理信息2.8溝通清晰溝通清晰完成成功項目，贏得客戶滿意2.項目的執(zhí)行2.1 2.1 檢驗自己角色（檢驗自己角色（examine your rolesexamine your roles）2.1.1.2.1.1.定義責任（定義責任（define your responsibilitiesdefine your responsibilities）項目經(jīng)理要能夠徹底地了解項目計劃，并且能有權(quán)威地答復任何問題仔細考慮如何將項目計劃轉(zhuǎn)化成行動2.1.2.2.1.2.領(lǐng)導團隊（領(lǐng)導團隊（take the leadtake the lead）遴選及確定團隊成員，并付予責任順利地推動項目的展開繼續(xù)不斷地鼓勵團隊成員，以確定項目目標的達成2.1.3.2.1.3.自我評估（自我評估（assess yourselfassess yourself）我是否真的對本項目有興趣我是否能把項目的工作授權(quán)團隊，以團隊力量來完成項目目標？我是否會提拔人才，培養(yǎng)未來的領(lǐng)導干部？2.項目的執(zhí)行2.2.2.2.建立團隊（建立團隊（build a teambuild a team）2.2.1.2.2.1.評估誰能出馬（評估誰能出馬（assess availabilityassess availability）用資源投入表（commitment matrix）及行事歷來敲定所有的資源公司不是只有我的項目在進行，記得要與掌握資源的人作好溝通2.2.2.2.2.2.敲定團隊成員（敲定團隊成員（select final team membersselect final team members）我對某團隊成員認識多少，我能信任他嗎？團隊成員是否皆具備了必要的知識與技能，還是需要再訓練？團隊成員是否能夠互相合作，愉快共事？2.2.3.2.2.3.定義角色與責任（定義角色與責任（define roles and responsibilitiesdefine roles and responsibilities）常見的重要團隊角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（idea person）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（external contact）、糾察（inspector）、團隊輔導人（team builder）要能因材適用，不要削足適履，或強人所難2.項目的執(zhí)行2.3.2.3.好的開始（好的開始（start positivelystart positively）2.3.1.2.3.1.主動地促進了解（主動地促進了解（start activelystart actively）辦一個項目誓師大會（kick-off party），并邀請高階長官致詞鼓勵多與團隊成員溝通，使他們了解本項目對公司及他個人的好處在項目一開始時，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標準鼓勵團隊成員表達意見，有問題之處要盡快解決2.3.2.2.3.2.紀錄項目的開始狀態(tài)（紀錄項目的開始狀態(tài)（write a start-up reportwrite a start-up report）愿景（vision）：項目完成后，公司所希望邁入的境地目標（target）：總結(jié)本項目的目標、指標，指標目前與未來的表現(xiàn)里程碑（milestone）：本項目所預定完成的特別事件或成績風險與機會（risk and opportunities）：項目的風險管理與plan B相關(guān)人士（stakeholders）：項目的關(guān)系人名單2.項目的執(zhí)行2.4.2.4.有效領(lǐng)導（有效領(lǐng)導（lead effectivelylead effectively）2.4.1.2.4.1.了解各種的領(lǐng)導風格（了解各種的領(lǐng)導風格（understand stylesunderstand styles）專制型（dictatorial）：當面臨危機或沒時間討論時適用分析型（analytic）：當面臨時間壓力或需迅速作正確決定時適用諮商型（opinion-seeking）：當需要建立團隊共識及長官支持時適用民主型（democratic）：應該作為項目的正常模式，以灌能團隊成員2.4.2.2.4.2.因材施教，正確地領(lǐng)導（因材施教，正確地領(lǐng)導（lead appropriatelylead appropriately）督導型（hand-on）：對新手要多予以示范與鼓勵授權(quán)型（hand-off）：對老手要多尊重他們的想法，避免干預太多2.4.3.2.4.3.目標領(lǐng)導（目標領(lǐng)導（obtain resultobtain result）在項目目標不受影響下，盡量給人方便，要抓大方向賞罰分明，多作建設性的批評與鼓勵2.項目的執(zhí)行2.5.2.5.開發(fā)團隊（開發(fā)團隊（develop teamworkdevelop teamwork）2.5.1.2.5.1.鼓勵團隊精神（鼓勵團隊精神（encourage teamworkencourage teamwork）項目經(jīng)理須公平對待團隊成員，以免造成團隊的分裂對個人與團隊都要作適當?shù)墓膭睿苊馔癸@英雄主義2.5.2.2.5.2.了解團隊的發(fā)展（了解團隊的發(fā)展（understand team developmentunderstand team development）團隊的發(fā)展可分為四個階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform）適當?shù)毓芾砗谜鹗幤?，反而能夠開創(chuàng)團隊的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的，團隊會因為成員的改變而改變階段2.5.3.2.5.3.保持沖勁（保持沖勁（maintain momentummaintain momentum）要適當?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因為成就感會隨著時間而遞減的技巧地處理人事更動，以減少對士氣的打擊2.項目的執(zhí)行2.6.2.6.用團隊來作決策（用團隊來作決策（make team decisionmake team decision）2.6.1.2.6.1.定義評分標準（定義評分標準（define the idealdefine the ideal）定義到底是要選擇什么？什么樣的特質(zhì)的東西是我們在尋找的？把評分標準分為“必要”與“想要”2.6.2.2.6.2.評估各項方案（評估各項方案（evaluation optionsevaluation options）先由“必要”來淘汰不合格的選擇再由“想要”來比較最高分的選擇2.6.3.2.6.3.訂定訂定SAFESAFE的決策（的決策（make SAFE decisionsmake SAFE decisions）適當?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當?shù)臎Q策嗎？可被接受的（acceptable）：這個決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？可行的（feasible）：這個決策可行嗎？資源與時間足夠嗎？耐考驗的（enduring）：這個決策足夠撐到項目完成，甚至更久嗎？2.項目的執(zhí)行2.7.2.7.管理信息（管理信息（manage informationmanage information）2.7.1.2.7.1.評估信息（評估信息（assess informationassess information）不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時在進來，盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來處理信息想想這信息是否對別的項目或部門也有用2.7.2.2.7.2.整理資料（整理資料（organize dataorganize data）把工作的信息分為“完工”、“進行中”及“未開工”三類用待辦檔（pending file）來存放暫沒空讀的信息保持信息的時效，今天的新聞便是明天的歷史2.7.3.2.7.3.指定一位協(xié)調(diào)人（指定一位協(xié)調(diào)人（appoint a coordinatorappoint a coordinator）讓團隊成員有一個信息聯(lián)絡中心，以避免多頭馬車2.項目的執(zhí)行2.8.2.8.溝通清晰（溝通清晰（communicate clearlycommunicate clearly）2.8.1.2.8.1.分享知識（分享知識（share knowledgeshare knowledge）檢查項目開始時的項目的關(guān)系人名單，想想誰需要什么信息？要用哪種格式？何時何處會需要？運用網(wǎng)絡作知識管理（knowledge management）2.8.2.2.8.2.傾聽別人的想法（傾聽別人的想法（listen to otherslisten to others）您認為我們可以如何來把本項目做得更好？對于您已完成的工作，您認為有些什么改善的空間？客戶滿意我們的工作與進度嗎？我們可有發(fā)現(xiàn)項目中有什么問題在發(fā)生的跡象？2.8.3.2.8.3.歡迎別人的建議（歡迎別人的建議（inviting feedbackinviting feedback）與團隊成員作個別或小組的訪談，鼓勵大家實話實說如果建議不可行，也要告知提案人理由為何1.項目的計劃2.項目的執(zhí)行3.3.項目的監(jiān)督項目的監(jiān)督3.1追蹤進度追蹤進度3.2開會檢討開會檢討3.3解決問題解決問題3.4適應改變適應改變3.5擴大戰(zhàn)果擴大戰(zhàn)果完成成功項目，贏得客戶滿意3.項目的監(jiān)督3.1.3.1.追蹤進度（追蹤進度（track progresstrack progress）3.1.1.3.1.1.有效監(jiān)督（有效監(jiān)督（monitor effectivelymonitor effectively）經(jīng)常要核對實際狀況與原訂計劃的異，尤其要注意進度與預算的掌握對于任何計劃上的變更，都要仔細考慮出合理的理由與行動計劃，以及對后續(xù)工作的影響3.1.2.3.1.2.善用報告（善用報告（use reportsuse reports）要求團隊成員嚴謹?shù)靥顚憟蟾妫蕰r繳交報告的內(nèi)容應包括項目目前的狀況、從上次報告以后重要的成績，以及已發(fā)生或潛在的問題與機會項目經(jīng)理需要匯整團隊的報告，并定期向上報告3.1.3.3.1.3.監(jiān)督的時機（監(jiān)督的時機（consider timingconsider timing）項目越大越復雜，監(jiān)督與回報的頻率要越高項目中頭一次嘗試的工作，要特別加強監(jiān)督3.項目的監(jiān)督3.2.3.2.開會檢討（開會檢討（hold review meetinghold review meeting）3.2.1.3.2.1.檢討會的計劃（檢討會的計劃（plan a reviewplan a review）定期會議：至少每月要召開一次正式的項目團隊檢討會議專題會議：在到達項目里程碑或特殊事件發(fā)生時召開事先訂定檢討會的議程與所希望的目標，不要為開會而開會3.2.2.3.2.2.誰該與會？（誰該與會？（select attendeesselect attendees）這個人是否能在會議中提供有價值的貢獻？這個人如果不來參加，是否會影響會議順利地進行？是否可以分梯次開會，不必每個人都得全程參與？3.2.3.3.2.3.領(lǐng)導檢討會的進行（領(lǐng)導檢討會的進行（chair a reviewchair a review）依照議程領(lǐng)導會議，保持大家都能專注在正在討論的議題適時地整理會議中提出的問題與點子，并作出必要的決定永遠用鼓勵與肯定來正面地結(jié)束一個檢討會3.項目的監(jiān)督3.3.3.3.解決問題（解決問題（overcome problemsovercome problems）3.3.1.3.3.1.有麻煩要盡早講（有麻煩要盡早講（raise concernsraise concerns）小問題不處理可能會變成大危機，越早發(fā)掘問題越好解決鼓勵團隊成員提出問題，并要求他們同時也考慮解決方案3.3.2.3.3.2.處理問題（處理問題（deal with problemsdeal with problems）聆聽團隊成員提出問題，并討論可能的影響在了解問題全貌之前，不要就跳到解決方案盡量由團隊來決定解決方案，再共同討論出項目應作的改變找出造成問題的根源，永遠避免問題的再次發(fā)生3.3.3.3.3.3.更新項目計劃（更新項目計劃（update the planupdate the plan）要及時向長官與項目的相關(guān)人士溝通項目計劃的重要改變所有的改變都要作好紀錄（documentation）,以當成日后的參考必要時項目可以認賠停工，不是非硬撐不可3.項目的監(jiān)督3.4.3.4.適應改變（適應改變（deal with changesdeal with changes）3.4.1.3.4.1.有效地面對改變（有效地面對改變（tackle change effectivelytackle change effectively）與團隊成員討論改變對項目在各方面的影響：目標、行動、進度、預算、資源等等如果影響重大，則考慮項目的替代方案記錄項目計劃的改變，并且尋求長官的同意盡速將改變通告項目團隊、客戶、供貨商及其它相關(guān)人士3.4.2.3.4.2.溝通改變（溝通改變（communicate changecommunicate change）與團隊成員及相關(guān)人士溝通改變對他們的影響解釋改變背后的理由，以及理由的正當性與改變的必要性同步更新項目的目標、進度、預算、資源的運用等等如果發(fā)現(xiàn)有人對改變不爽，私下再與他討論盡可能把改變化為具體的好處（benefits）3.項目的監(jiān)督3.5.3.5.擴大戰(zhàn)果（擴大戰(zhàn)果（maximize impactmaximize impact）3.5.1.3.5.1.項目的結(jié)束（項目的結(jié)束（project closingproject closing）項目經(jīng)理要安排團隊成員的出路，同時也要確保團隊成員會有始有終地完成項目撰寫項目總結(jié)報告，內(nèi)容要包括項目的績效指標、優(yōu)缺點、成功/失敗 因素、資源實際使用與原計劃的比較，以及后續(xù)計劃把項目快結(jié)束的消息通知相關(guān)部門及人士衷心地感謝團隊成員，該有的獎勵不可以省可以的話，開個慶功宴，讓所有相關(guān)的人士分享成就3.5.2.3.5.2.由項目中成長（由項目中成長（learn from projectslearn from projects）把項目的紀錄作好知識管理，成為公司的資產(chǎn)安排團隊成員參與新的項目，把經(jīng)驗帶到其他部門整理出可重復使用的項目方法與工具，以節(jié)省日后的摸索