第 2章 系統(tǒng)管理 2.1 系統(tǒng)管理概述 系統(tǒng)管理 是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一 體化管理應(yīng)用模式下，系統(tǒng)為各個(gè)子系統(tǒng)集 成運(yùn)行提供的一個(gè)公共管理平臺(tái)。 2.1.1 賬套管理 賬套： 每一個(gè)獨(dú)立核算的單位都有一套完 整的賬簿體系，把這樣一套完整的賬簿體 系建立在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就稱為一個(gè)賬套。 賬套實(shí)質(zhì)上是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。 每一 個(gè)單位都可以為其自身和每一個(gè)獨(dú)立核算 的下級(jí)單位建立一個(gè)核算賬套。各賬套數(shù) 據(jù)之間相互獨(dú)立，互不影響，使資源得以 最大程度地利用。 賬套管理功能一般包括 建立賬套、修改賬 套、刪除賬套、引入、輸出賬套 等。 2.1.2 年度賬管理 年度賬： 年度賬與賬套是兩個(gè)不同的概念， 一個(gè)賬套中包含了相應(yīng)核算單位所有的財(cái) 務(wù)數(shù)據(jù)，把這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)按年度進(jìn)行劃分， 稱為年度賬。 年度賬 可以作為系統(tǒng)操作和管理的基本單 位，因此設(shè)置年度賬主要是考慮到財(cái)務(wù)數(shù) 據(jù)管理上的方便性。 年度賬管理包括年度賬的 建立、引入、輸 出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù) 。 2.1.3 系統(tǒng)操作員及操作權(quán)限的 集中管理 操作權(quán)限的集中管理 : 定義操作者角色 設(shè)定系統(tǒng)用戶 設(shè)置功能權(quán)限。 2.1.4 統(tǒng)一的安全機(jī)制 安全機(jī)制包括： 對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程的監(jiān)控機(jī)制 (上機(jī)日志） 數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù) 清除系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的異常任務(wù) 2.1.5 系統(tǒng)管理子系統(tǒng)的使用權(quán)限 系統(tǒng)管理員（） 負(fù)責(zé)整個(gè)應(yīng)用 系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng) 中所有的賬套。 賬套的建立、引入和輸出 設(shè)置操作員和權(quán)限 監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程，清除異常任務(wù)等。 系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員， 他要對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全負(fù)責(zé)。 賬套主管 賬套主管 負(fù)責(zé)某一個(gè)或一些賬套的維 護(hù)工作。 對(duì)所管理的 賬套進(jìn)行修改； 對(duì)年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、 引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié) 轉(zhuǎn)）； 設(shè)置該賬套操作員權(quán)限 賬套主管系統(tǒng)管理員 賬套主管需要由系統(tǒng)管理員指定，因此 首先必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)系統(tǒng) 管理，建立賬套和指定相應(yīng)的賬套主管 之后，才能以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng) 管理。 2.2 賬套的建立和管理 2.2.1 建立賬套 在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中建立賬套本質(zhì)上 是為每一個(gè)獨(dú)立核算單位準(zhǔn)備一套數(shù)據(jù)庫(kù) 文件以便記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種數(shù)據(jù)。 建賬的過(guò)程也是將通用軟件與單位的實(shí)際 業(yè)務(wù)相結(jié)合的過(guò)程。 建賬過(guò)程包括建立企業(yè)的單位基本信息、 核算方法、編碼規(guī)則等。 建立賬套的基本流程 啟動(dòng)系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理員注冊(cè) 系統(tǒng)啟用 確定數(shù)據(jù)精度 確定編碼方案 確定基礎(chǔ)信息分類 輸入單位信息 確定核算類型 設(shè)置賬套信息 圖 2-1 企業(yè)建賬基本流程 賬套基本信息 賬套號(hào)： 賬套號(hào)一般是系統(tǒng)規(guī)定長(zhǎng)度的一 組數(shù)字（）， 賬套號(hào)不允許重復(fù) 。 賬套名稱： 賬套名稱一般用來(lái)描述賬套的 基本特性，可以輸入核算單位簡(jiǎn)稱或用該 賬套的用途命名。 賬套路徑： 用來(lái)指明賬套數(shù)據(jù)文件在計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)中的存放位置。 賬套啟用日期： 用于規(guī)定該企業(yè)用計(jì)算機(jī) 進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)， 一旦啟用不可更改。 企業(yè)的會(huì)計(jì)期間設(shè)置： 目前我國(guó)的會(huì)計(jì)信 息系統(tǒng)軟件主要是確認(rèn)會(huì)計(jì)月份的起始日 期和結(jié)賬日期。 核算單位基本信息 核算單位基本信息包括企業(yè)名稱、簡(jiǎn)稱、 地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。 賬套核算信息 記賬本位幣 ：通常系統(tǒng)默認(rèn)為人民幣。 企業(yè)類型 ：是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必 要信息。 行業(yè)性質(zhì) ：表明企業(yè)所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度。 編碼方案 ：是至對(duì)企業(yè)關(guān)鍵核算對(duì)象進(jìn)行 分類時(shí)，規(guī)定編碼的級(jí)次及各級(jí)編碼的長(zhǎng) 度。 數(shù)據(jù)精度： 是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。 2.2.2 修改賬套 賬套建立完成后，如果發(fā)現(xiàn)有些參數(shù)有 誤需要修改，或者希望查看建賬時(shí)所設(shè) 定的信息，可以執(zhí)行賬套修改功能。 只有 賬套主管 有權(quán)修改賬套。 系統(tǒng)已使用的關(guān)鍵信息仍無(wú)法修改，如 賬套號(hào)、啟用會(huì)計(jì)期 。 操作關(guān)鍵：怎樣修改賬套參數(shù)？ 2.2.3 輸出和引入賬套 賬套輸出（備份 )： 賬套輸出是將系統(tǒng)產(chǎn) 生的數(shù)據(jù)備份到活動(dòng)硬盤(pán)、 U盤(pán)、可讀寫(xiě) 光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)的操作。 賬套引入（恢復(fù)）： 引入賬套功能是指 將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。 賬套刪除： 賬套刪除會(huì)一次將該賬套下 的所有數(shù)據(jù)徹底清除，因此執(zhí)行此操作 時(shí)應(yīng)格外慎重，為數(shù)據(jù)安全起見(jiàn)，系統(tǒng) 一般提供賬套刪除前的強(qiáng)制備份， 并且 只授權(quán)于系統(tǒng)管理員。 2.2.4 企業(yè)年度賬數(shù)據(jù)的管理 對(duì)年度賬的管理只能由 賬套主管 進(jìn)行。 建立年度賬： 新年度到來(lái)時(shí)，建立新年度核算 體系，即建立年度賬，再進(jìn)行與年度賬相關(guān)的 其他操作。 年度賬的引入和輸出： 年度賬操作中的引入和 輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一 致，作用都是對(duì)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。但兩者的 數(shù)據(jù)范圍不同。 結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)： 年末，啟用新年度賬時(shí)，將上 年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新 年度賬中。 清空年度數(shù)據(jù)： 年度賬中錯(cuò)誤太多，不希望將 上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度， 這時(shí)候，便可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能。 2.3 操作員及權(quán)限的管理 2.3.1 操作人員工作權(quán)限劃分的 基本原則 不相容的職權(quán)必須分隔。 不相容的崗位必須分隔。 不同的處理層次一般應(yīng)該分隔。 需要重點(diǎn)保證數(shù)據(jù)安全的工作應(yīng)與其他工作分 隔。 其他制度特別規(guī)定需要分隔的應(yīng)該分隔。 操作人員的權(quán)限劃分必須依據(jù)會(huì)計(jì)的有關(guān)法規(guī)和 計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的需要來(lái)進(jìn)行劃分。 2.3.2 操作員及權(quán)限的管理 增加系統(tǒng)操作員： 操作員編號(hào) 是系統(tǒng)區(qū)分不同 操作人員的唯一標(biāo)志，因此必須唯一。操作員 姓名一般會(huì)出現(xiàn)在其處理的票據(jù)、憑證上，因 此應(yīng)記錄其真實(shí)姓名，以便對(duì)其操作行為進(jìn)行 監(jiān)督。 修改或刪除操作員： 操作員剛剛設(shè)置完成，可 以對(duì)其姓名及口令進(jìn)行更改，一旦以其身份進(jìn) 入過(guò)系統(tǒng)，姓名便不能被修改和刪除。 設(shè)置操作員權(quán)限： 設(shè)置操作員權(quán)限是從內(nèi)部控 制的角度出發(fā)，對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行嚴(yán)格的崗 位分工，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生。 2.3.3 系統(tǒng)運(yùn)行安全管理 系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控： 系統(tǒng)運(yùn)行控制是對(duì)系統(tǒng)的使用 進(jìn)行事中監(jiān)控和事后查證和分析的重要功能。 目前我國(guó)有關(guān)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理制度要求將 系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控記錄作為會(huì)計(jì)檔案保管。 注銷當(dāng)前操作員： 需要以一個(gè)新的操作員身份 注冊(cè)進(jìn)入，以啟用系統(tǒng)其他功能，需要將當(dāng)前 的操作員從系統(tǒng)管理中注銷；或者需要暫時(shí)離 開(kāi)，而不希望他人對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行操作的話， 也應(yīng)該注銷當(dāng)前操作員。 清除系統(tǒng)運(yùn)行異常： 系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，由于死 機(jī)、網(wǎng)絡(luò)阻斷等都有可能造成系統(tǒng)異常，針對(duì) 系統(tǒng)異常，應(yīng)及時(shí)予以排除，以釋放異常任務(wù) 所占用的系統(tǒng)資源，使系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常秩序。 2.4 基礎(chǔ)信息設(shè)置 基礎(chǔ)信息設(shè)置的順序 外幣設(shè)置 部門檔案 客戶分類 供應(yīng)商分類 會(huì)計(jì)科目設(shè)置 憑證類別 存貨分類 地區(qū)分類 計(jì)量單位 職員檔案 客戶檔案 供應(yīng)商檔案 存貨檔案 本章小結(jié) 系統(tǒng)管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中最基礎(chǔ)的一個(gè)部分， 它對(duì)系統(tǒng)中所有子系統(tǒng)的公共任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理， 包括賬套管理、年度賬管理、操作員及權(quán)限管理、 系統(tǒng)安全運(yùn)行管理幾個(gè)方面?；A(chǔ)檔案設(shè)置是會(huì) 計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)檔案設(shè)置應(yīng)遵從一 定的順序，要滿足編碼方案的需要。理解本章內(nèi) 容是學(xué)好會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是系統(tǒng)應(yīng)用的良 好開(kāi)端。 本章的重點(diǎn)是賬套管理、操作員及權(quán)限管理的 作用及其使用方法。其中賬套管理中有關(guān)參數(shù)設(shè) 置和操作員操作權(quán)限的確定是本章的難點(diǎn)。