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1、文件系統(tǒng)及管理 中國藥科大學 GMP實訓中心 2020年 11月 7日 何小榮 2 學 習 要 點 GMP文件管理的概念及目的 如何制定企業(yè)的文件體系 制藥企業(yè)標準類文件的編寫 制藥企業(yè)記錄 (憑證 )類文件 文件的示例 2020年 11月 7日 何小榮 3 第一章 概述 第一節(jié) 概論 文件的定義： 辭海 對文件的解釋是：公文、信件之類。如： 保管好文件。計算機的一個專業(yè)用名詞。 A.若干相 關(guān)的記錄構(gòu)成的集合。 B.指磁盤、磁帶或卡片存貯的 內(nèi)容。 GMP的文件（ document）又稱為軟件， 制藥企業(yè)的文 件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書面標準和實施中

2、記錄結(jié)果。 貫穿藥品生產(chǎn)管理過程，連貫有序的系統(tǒng) 文件稱為文件系統(tǒng)（ document systim）。 2020年 11月 7日 何小榮 4 有關(guān)文件的幾個術(shù)語定義： 規(guī)范（ specification） : 闡明要求的文件。規(guī)范可能與活動或產(chǎn)品有關(guān)（如產(chǎn)品規(guī) 范，性能規(guī)范等）。 指南（ guideline） : 闡明推薦或建議的文件。如：藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范實施 指南 質(zhì)量手冊（ quality manual）： 規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件。 2020年 11月 7日 何小榮 5 質(zhì)量計劃（ quality plan） : 規(guī)定用于某一具體情況的質(zhì)量管理體系要素和資源的 文

3、件。注：要與質(zhì)量策劃相區(qū)分。 記錄（ record）： 闡明所有取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)文件。 注：質(zhì)量記錄一定要有可追溯性，并提供驗證、預(yù)防 措施和糾正措施的證據(jù)。 文件管理（ document management） : 指包括文件的設(shè)計、制定、審核、批準、分發(fā)、執(zhí)行、 歸檔以及文件變更等一系列過程的管理活動。 2020年 11月 7日 何小榮 6 執(zhí)行文件管理的目的： 專家也是用幾個英文單詞來闡述的： Who 誰來做？ What 做什么？ When 什么時間做？ Where 什么地方做？ Why 為什么要做？ Why not 為什么不能做？ How

4、怎樣做？ 也是質(zhì)量管理的經(jīng)常用 的管理方法 2020年 11月 7日 何小榮 7 總結(jié)出來的就是： 文件系統(tǒng)從不同的側(cè)面規(guī)定了企業(yè)每個員工的崗位責任， 規(guī)定了操作人員的操作程序；規(guī)定了物料從采購到成品形 成及售后服務(wù)整個過程的要求： 企業(yè)的每位員（ Who）工必須知道自己應(yīng)該做什么 （ What），怎樣去做（ How），什么時候做（ When）， 在什么地方做（ Where），這樣做的依據(jù)是什么（ Why or Why not），能達到什么樣的結(jié)果。 2020年 11月 7日 何小榮 8 2020年 11月 7日 何小榮 9 2020年 11月 7日 何小榮 10 我國 GM

5、P（ 2010年修訂）第八章文件共有 34條 本章的修訂目的 建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權(quán)威性、系統(tǒng)性 建立有效文件的管理流程，維護文件的有效性 文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性 設(shè)計相關(guān)配套的記錄文件，保證文件的執(zhí)行“有據(jù)可查” 2020年 11月 7日 何小榮 11 文件的具體要求： 質(zhì)量標準 處方與工藝規(guī)程 批生產(chǎn)記錄 包裝記錄 電子記錄 文件控制要求 記錄管理要求 2020年 11月 7日 何小榮 12 2020年 11月 7日 何小榮 13 1、 生產(chǎn)工藝規(guī)程 、崗位操作法或 標準操作規(guī)程 生產(chǎn)工藝規(guī)程的內(nèi)容包括：品

6、名，劑型，處方，生產(chǎn) 工藝的操作要求，物料、中間產(chǎn)品、成品的質(zhì)量標準和技 術(shù)參數(shù)及儲存注意事項，物料平衡的計算方法，成品容器 、包裝材料的要求等。 崗位操作法的內(nèi)容包括：生產(chǎn)操作方法和要點，重點 操作的復核、復查，中間產(chǎn)品質(zhì)量標準及控制，安全和勞 動保護，設(shè)維修、清洗，異常情況處理和報告，工藝衛(wèi)生 和環(huán)境衛(wèi)生等。 2020年 11月 7日 何小榮 14 標準操作規(guī)程的內(nèi)容包括：題目、編號、制定人及制 定日期、批準人及批準日期、頒發(fā)部門、生效日期、分 發(fā)部門，標題及正文。 2、批生產(chǎn)記錄 批生產(chǎn)記錄內(nèi)容包括：產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)批號、生產(chǎn) 日期、操作者、復核者的簽名，有關(guān)操作與設(shè)

7、備、相關(guān) 生產(chǎn)階段的產(chǎn)品數(shù)量、物料平衡的計算、生產(chǎn)過程的控 制記錄及特殊問題記錄。 2020年 11月 7日 何小榮 15 1、 藥品的申請和審批文件； 2、 物料、中間產(chǎn)品和成品質(zhì)量標準及其檢驗操作規(guī)程。 3、 產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察； 4、 批檢驗記錄。 2020年 11月 7日 何小榮 16 制訂生產(chǎn)管理文件和質(zhì)量管理文件的要求： 1、 文件的標題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì)。 2、 各類文件應(yīng)有便于識別其文本、類別的系統(tǒng)編碼 和日期。 3、 文件使用的語言應(yīng)確切、易懂。 4、 填寫數(shù)據(jù)時應(yīng)有足夠的空格。 5、 文件制定、審核和批準的責任應(yīng)明確，并有負責 人簽名。 20

8、20年 11月 7日 何小榮 17 企業(yè)為什么要建立一個完整的文件系統(tǒng)？ 1、從企業(yè)管理的角度看，各類文件建立的目的是取代 傳統(tǒng)的、以口授靠回憶形式來進行管理的模式； 2、是一種從人治到法治的變革。一切行為以文件為準 ，所 有文件按照 GMP標準建立，從無到有，從不 完善到完善； 3、建立良好的文件系統(tǒng)有助于對企業(yè)員工進行 GMP 培訓，保持企業(yè)內(nèi)部良好的聯(lián)系，有助于 GMP認證 工作的進行； 4、文件系統(tǒng)的建立和完善，促使企業(yè)實施規(guī)范化、科 學化、法制化管理，促進了企業(yè)的效益。 2020年 11月 7日 何小榮 18 建立一套完備的文件系統(tǒng)，它的好處在于： 行動可否進行以文字

9、為準； 一個行動怎樣進行只有一個標準；（唯一性） 可以避免語言上的差錯與誤解而造成的事故； 任何行動后均有文字記錄可查，為追究責任、改進 工作提供了依據(jù)。 （法制性） 做你所寫的，寫你所做的，記錄你所做的 2020年 11月 7日 何小榮 19 建立文件體系的意義： 1、藥品生產(chǎn)涉及的范圍很廣，但最主要的是要管好 人和物。 2、文件系統(tǒng)從不同的側(cè)面規(guī)定了每個人的崗位責任，規(guī) 定了操作人員的操作程序，規(guī)定了物料從采購到成品 形成后及售后服務(wù)整個過程的詳盡要求 3、使企業(yè)上到負責人，下到每一操作工，知道自己應(yīng)該 做什么，怎樣去做，什么時候在什么地方去做，這樣 做的依據(jù)是什么

10、，能達到什么結(jié)果。 2020年 11月 7日 何小榮 20 4. 文件系統(tǒng)還制定了一旦產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題的補救措 施，可追蹤責任者查清事故原因，有利于總結(jié)經(jīng)驗 教訓。 5. 制藥企業(yè)建立完備的文件系統(tǒng)，不但可以避免因口 頭傳達引起的失誤，而且能使管理走上程序化、規(guī) 范化，使產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量有了切實保證。 一切行為有法律，一切行為有記錄 一切行為有監(jiān)控，一切行為有符合 2020年 11月 7日 何小榮 21 第二節(jié) 文件的分類 標 準 管理標準 技術(shù)標準 工作標準 記 錄 記錄 憑證 各種報告 對重復性事實或概念 作出的統(tǒng)一規(guī)定。 沒有規(guī)矩，不成方圓 是反映實

11、際生產(chǎn)活 動中執(zhí)行標準情況 的實施結(jié)果。 2020年 11月 7日 何小榮 22 管理標準 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標 機構(gòu)和人員職責 1、生產(chǎn)管理標準，含如下項目。 物料管理（原輔料、半成品、中間體、包裝材料、成品等） 生產(chǎn)工序管理（包括無菌、特殊藥品生產(chǎn)工序等）； 設(shè)備、器具管理； 人員操作管理（包括人員培訓等）。 2020年 11月 7日 何小榮 23 2、衛(wèi)生管理，含如下項目。 廠房、設(shè)備、設(shè)施衛(wèi)生管理； 操作人員衛(wèi)生管理。 3、質(zhì)量管理，含下列項目。 取樣管理（原輔料、半成品、中間體、包裝材料，成 品等）； 質(zhì)量檢驗結(jié)果評論方法。 4、驗證管理，含下

12、列項目。 驗證工作基本程序； 再驗證管理。 2020年 11月 7日 何小榮 24 技術(shù)標準 是指在藥品生產(chǎn)技術(shù)活動中，由國家有關(guān) 部門及企業(yè)頒布和指定的技術(shù)規(guī)范、準則、規(guī) 定、辦法、規(guī)格標準、規(guī)程和程序等書面要求 。例如：產(chǎn)品質(zhì)量標準、產(chǎn)品生產(chǎn)工藝規(guī)程和 質(zhì)量檢驗規(guī)程等。 產(chǎn)品工藝規(guī)程。 質(zhì)量標準（原輔料、工藝用水、半成品、中間體 、包裝材料、成品等）。 其他（檢驗操作規(guī)程等）。 2020年 11月 7日 何小榮 25 工作標準 是指企業(yè)內(nèi)部對每一項獨立的生產(chǎn)或管理活動所指定 的規(guī)定、標準程序等書面要求，或以人或人群的工作為 對象，對其工作范圍、職責權(quán)限以及工作

13、內(nèi)容考核所規(guī) 定的標準、程序等書面要求。例如：各種崗位操作規(guī)程 、標準操作規(guī)程（ SOP）等等。 崗位責任制。 崗位操作法（包括崗位 SOP）。 其他 SOP，如設(shè)備校驗、清潔，人員更衣、環(huán)境監(jiān)測 等。 2020年 11月 7日 何小榮 26 記錄類文件 主要是闡明結(jié)果或證據(jù)的文件。例如：崗位操作記 錄、批生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品留樣檢驗記錄；表示物料、設(shè)備 狀態(tài)的單、證、卡、牌等證明文件；藥品申請報告、各 種工作報告、產(chǎn)品質(zhì)量分析報告等等。 憑證 是表示物料、物件、設(shè)備、房間等狀態(tài)的單、證、卡、 牌等，如產(chǎn)品合格證、半成品交接單等。 2020年 11月 7日 何小榮

14、27 1、生產(chǎn)管理記錄 物料管理記錄。 批生產(chǎn)記錄（包括崗位操作記錄）。 批包裝記錄。 2、質(zhì)量管理記錄 批質(zhì)量檢驗記錄（包括留樣觀察等）。 其他記錄（包括質(zhì)量申訴、用戶訪問、退貨記錄、穩(wěn)定 性試驗記錄、自檢記錄等）。 3、監(jiān)測、維修、校驗使用記錄 廠房。 設(shè)備（包括儀器、儀表等）。 設(shè)施。 4、銷售記錄 5、驗證記錄 2020年 11月 7日 何小榮 28 2020年 11月 7日 何小榮 29 第三節(jié) 文件的格式 1 、文件必須是經(jīng)正式打印的正式文件，不得使用手抄。 2 、文件應(yīng)有統(tǒng)一的格式，并制定成制度文件。今后新起 草和修訂文件時必須服從。 表頭、

15、基本格式； 版面設(shè)計、頁眉、頁腳； 標題、正文的字體、字號、字行間距等全部要求。 2020年 11月 7日 何小榮 30 文件名 稱 編 號 編 制 者 審核 者 批 準 者 編制日 期 審核日 期 批準 日期 編制依 據(jù) 藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范 98年版 版 本 號 頒發(fā)部 門 制作 備份 分發(fā)部 門 實施 日期 目的： 范圍： 責任： 內(nèi)容： 示例 2020年 11月 7日 何小榮 31 第四節(jié) 文件的編碼 1、編碼的原則 1）系統(tǒng)性：統(tǒng)一分類和編碼，最好是按照文件系統(tǒng) 來

16、建立編碼系統(tǒng)。 2）準確性：文件與編碼一一對應(yīng)，做到一文一碼， 一但文件撤銷，此文件編碼也隨之作廢，不得再次 使用。 3）可追蹤性：制訂編碼系統(tǒng)規(guī)定時，必須考慮到可 隨時查詢文件的演變歷史。 2020年 11月 7日 何小榮 32 4）識別性：制定編碼系統(tǒng)規(guī)定時，必須考慮到其編碼 能便于識別文件的文本和類別。 5）穩(wěn)定性：文件編碼系統(tǒng)一但確定，不可輕易變動。 6）相關(guān)一致性：文件一但經(jīng)過修訂，必須給予修訂號 ，使修訂文件有新的編碼，同時對其相關(guān)文件中出現(xiàn) 的該文件編碼進行修訂。 7）發(fā)展性：制訂編碼系統(tǒng)規(guī)定時，要考慮企業(yè)將來 的發(fā)展及管理手段的改進。 2020年 11月 7日

17、 何小榮 33 2 文件編碼系統(tǒng) 文件編碼由四個部分組成： 文件類別 ------部門 -------流水號 -------版本號。 xx xx xxx xx 部門 文件類別 流水號 版本號。 xx xx xxx xx 2）每一部分由各自相應(yīng)的字母或數(shù)字代替。 3）字母、數(shù)字的位數(shù)根據(jù)企業(yè)自身情況而定。 2020年 11月 7日 何小榮 34 文件起草部門代碼表舉例 部門 代碼 部門 代碼 生產(chǎn)部 01 銷售部 05 質(zhì)量保證部 02 人力資源部 06

18、設(shè)備部 03 行政部 07 供應(yīng)部 04 辦公室 08 2020年 11月 7日 何小榮 35 文件類別代碼表 舉例 文件類別 代碼 文件類別 代碼 文件 WJ 驗證 YZ 機構(gòu)人員 JG 生產(chǎn)管理 SC 廠房與設(shè)施 CF 質(zhì)量管理 ZL 設(shè)備 SB 銷售 XS 物料 WL 投訴不良反應(yīng) TS 衛(wèi)生 WS 自檢 ZJ 2020年 11月 7日 何小榮 36 例如、 TS-QS-1-06-00 TS 表示 技術(shù)標準類型 QS 表示 質(zhì)量標準類別 1 表示 原料質(zhì)量標準細分類

19、 06 表示 順序號 00 表示 新文件（未修訂過的） 2020年 11月 7日 何小榮 37 文件編碼風格一 文件編碼風格二 第二章 文件的制訂 2020年 11月 7日 何小榮 39 2020年 11月 7日 何小榮 40 2020年 11月 7日 何小榮 41 第一百五十三條 文件的起草、修訂、審核、批 準、替換或撤銷、復制、保管和銷毀等應(yīng)當按照 操作規(guī)程管理，并有相應(yīng)的文件分發(fā)、撤銷、復 制、銷毀記錄。 第一百五十四條 文件的起草、修訂、審核、批 準均應(yīng)當由適當?shù)娜藛T簽名并注明日期。 第一百五十五條 文件應(yīng)當標明題目、種類、目 的以及文件編號和版本號。文字應(yīng)當確切

20、、清晰、 易懂，不能模棱兩可。 2020年 11月 7日 何小榮 42 一、制定機構(gòu) 在正常情況下，一般由文件頒發(fā)部門制訂文件， 必要時，可由質(zhì)量管理部門協(xié)助制定。如果需要按 照 GMP要求制定或修訂較大量的文件時，可組建 一個文件制定小組，該小組由總工程師或主管質(zhì)量 的企業(yè)負責人負責，某一部門牽頭，各有關(guān)部門組 成。 2020年 11月 7日 何小榮 43 二、參與文件制定人員的要求 1、起草人員 （ 1）要經(jīng) GMP學習和培訓，了解、掌握 GMP的 要求。 （ 2）要能熟悉本專業(yè)的技術(shù)和管理，實踐經(jīng)驗豐 富。 （ 3）要掌握文件撰寫基本要求。 2020年 11月 7日

21、 何小榮 44 2、審核人員 （ 1）經(jīng) GMP學習和培訓，掌握、熟悉 GMP的要求。 （ 2）熟悉本專業(yè)的技術(shù)要求和管理要求，敢于管理 、善于協(xié)調(diào)。 （ 3）掌握文件制定的要求。 （ 4）有能力對文件的內(nèi)容和形式審查結(jié)果負責 2020年 11月 7日 何小榮 45 3、批準人 （ 1）經(jīng) GMP學習、培訓及其他相關(guān)學習、培訓，熟悉 GMP要求。 （ 2）懂技術(shù)、懂管理、敢管理，勇于承擔責任。 （ 3）具權(quán)威性，有平衡、協(xié)調(diào)能力。 （ 4）具有產(chǎn)品質(zhì)量高標準及持續(xù)改進的觀念。 （ 5）具有規(guī)范化、標準化、科學化管理的概念和不斷 提高管理水平的觀念。 （ 6）有能力對批

22、準的文件負責。 2020年 11月 7日 何小榮 46 三、制定程序 （起草、修訂、審核、批準、印制發(fā)放、保存、回收、銷毀） 1、文件的起草 由使用部門負責起草文件，文件的起草人可為主管 、工段長或工藝員。起草時可與下屬員工進行討論， 聽取意見，總結(jié)后編寫。檢驗操作文件可由檢驗員起 草。 編寫時應(yīng)明確最終那個崗位使用此文件。 2020年 11月 7日 何小榮 47 文件的要求： 標題明確，能確切標明文件的性質(zhì)。 語言詳盡，數(shù)據(jù)可靠，保證技術(shù)標準文件可以被正確理解 和使用。 內(nèi)容應(yīng)簡潔、易于理解。不得與藥事管理的相關(guān)法規(guī)相抵 觸，與法定標準及產(chǎn)品批文有關(guān)的部分一致，不

23、得修改和 偏移。 企業(yè)內(nèi)控標準原則上要高于國家法定標準。 原輔料、中藥材、成品的名稱應(yīng)采用國家法定的通用名。 文件中涉及到的單位應(yīng)采用國際標準計量單位。 2020年 11月 7日 何小榮 48 文件標題、類型、目的、原則應(yīng)有清楚的陳述。 文件內(nèi)容準確，不可模棱兩可，可操作性要強。 條理清楚，易理解，便于使用。 文件如需記錄，應(yīng)有足夠空間。 提倡實事求是，可借鑒別人先進經(jīng)驗，但絕不能生搬硬套 ，一時難形成的文件，如某些 SOP（標準操作程序）可待 時機成熟后再定期完成，切記編文件是為了使用文件，不是 形式主義，更不是擺花架子。 2020年 11月 7日 何小榮 49 美國

24、cGMP材料中對制定文件時的要求 能為公司的六大重要職能服務(wù)： （ 1）業(yè)務(wù)標準：確保員工始終如一地進行同樣的工作。 （ 2）工作指南：新學員的培訓，指導企業(yè)全體怎樣去工作。 （ 3）參考資料：能提供了所需要、節(jié)省時間的清單，以便每一步驟 都能認真遵循。 （ 4）評審依據(jù)：采取什么樣的行動才能改善我們的業(yè)務(wù)工作。 （ 5）監(jiān)控標準：當在審計、檢查員工的工作時，有相應(yīng)的書面規(guī)程 提供標準來評價員工遵循的程度。 （ 6）文件記錄：記錄員工業(yè)務(wù)工作的文件，對我們的成敗起關(guān)鍵作 用。 2020年 11月 7日 何小榮 50 美國 cGMP在文件編寫時的要求： （ 1）將所做的工作列

25、成提綱 （ 2）寫規(guī)程時要為讀者著想 （ 3）應(yīng)用圖解來加強標點符號 （ 4）把書面規(guī)程放在一定的“包裝”內(nèi) 工作列成提綱： 即在工作前要知道自己應(yīng)該做什么事，將工作計 劃羅列出來。 2020年 11月 7日 何小榮 51 標點符號是寫作的一個重要部分必須應(yīng)用它來幫助讀者 把詞匯組織成明確的概念沒有標點符號讀者很難理解作 者試圖交流的信息對標點符號是否正確的真正考驗是讀 者是否理解如果讀者得到一些圖像那么可以說我們已正 確地做了標點符號標點符號的作用就是闡述信息 “一幅圖解可以抵得上一千個詞匯” 2020年 11月 7日 何小榮 52 文件的“包裝” 60磅土豆 每袋

26、 10磅土豆的價格是 89美分一袋，價格比市場價還低 10美分 標志“ 土豆每袋 89美分 ” 每袋 5磅，每袋 59美分 標志“ 特價銷售 5磅一袋，每袋 59美分，每位顧客限購兩袋 ” 2020年 11月 7日 何小榮 53 同樣，文件在包裝時也要注意以下幾點“包裝”： （ 1）書面設(shè)計：從標題、出版日期、批準情況等等 （ 2）使用須知：說明您的規(guī)程組織情況 （ 3）內(nèi)容目錄 （ 4）索引 （ 5）分線間隔 （ 6）直觀的版面編排 （ 7）材料的裝訂線 2020年 11月 7日 何小榮 54 2、文件的修訂 修訂的條件： 法定標準或其他依據(jù)的文件更新版

27、本導致標準有所改變 。 新設(shè)備、新工藝、新工房的實施 物料供應(yīng)商變更，認為有必要修訂標準文件。 產(chǎn)品用戶意見或回顧性驗證的結(jié)果說明應(yīng)修訂文件 技術(shù)標準文件根據(jù)經(jīng)濟和技術(shù)水平的發(fā)展需要，每隔 2 3年修訂一次。 2020年 11月 7日 何小榮 55 修訂的程序 修訂部門填寫文件修訂申請，寫明修訂文件名稱 、編碼、修訂原因。 經(jīng)質(zhì)量管理部門批準。 文件由起草人修訂，并文件修訂說明。及原文件 的第幾項修為 ；增加 等等。 2020年 11月 7日 何小榮 56 文件的修正和廢除的區(qū)別？ 修正為議價文件的題目不變，不論內(nèi)容改變多少均稱修正。 廢除為文件的題目改變，內(nèi)容不

28、論變中不變，原文件即稱廢除。改 題后的文件應(yīng)按新文件程序進行審批。 部門 申請人及職務(wù) 部門經(jīng)理 文件名稱： 內(nèi)容： 現(xiàn)修改為： 理由： 批準人及意見： 生效日期： 技術(shù)文件修改申請表 2020年 11月 7日 何小榮 57 3、文件的審核 起草的文件和經(jīng)修訂的文件都需進行審核。 審核人可為科長或車間主任。 4、文件的批準 文件只有經(jīng)過批準方可生效。 批準人：質(zhì)量管理文件可由總經(jīng)理批準，其他文件 可由分管相應(yīng)部門的副總經(jīng)理批準。 質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、批記錄（空白）、驗證文件 等由質(zhì)量管理部門經(jīng)理批準。 2020年 11月 7日 何小榮 58

29、 文件的印制應(yīng)由專人（檔案室人員）負責，其他人 員不得隨意復印。 文件按分發(fā)部門復印相應(yīng)的份數(shù)，并使用專用復印 紙或在復印好的文件上做標記，以便能與私自復印的 文件區(qū)分開。 發(fā)放時按要求發(fā)放，并應(yīng)履行簽發(fā)手續(xù)有文件發(fā)放 記錄，發(fā)放人、接到人均需簽字。 5、文件的印制發(fā)放 2020年 11月 7日 何小榮 59 6、文件的保存 不論是工作現(xiàn)場的文件還是存檔的文件都應(yīng)有專人妥善 管理。借閱時需登記。 存檔的文件應(yīng)有檔案室人員保存在符合檔案保存要求的 房間內(nèi)。 檔案室內(nèi)所有文件、資料、記錄應(yīng)分類存放。并有記錄 。 各部門每年將各自的新版文件、資料、記錄等收集整理 后，

30、送檔案室存檔。 有有效期的產(chǎn)品的檢驗記錄、批記錄、銷售記錄等保存 至有效期后一年即可銷毀，沒有有效期的產(chǎn)品的檢驗記錄 、批記錄、銷售記錄等應(yīng)保存至少三年。 2020年 11月 7日 何小榮 60 7、文件的回收 新版文件發(fā)放同時，舊版文件及過時失效，應(yīng)立即 回收。不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。 回收文件時，應(yīng)按文件發(fā)放記錄回收，一份也不能 少。 回收文件時，應(yīng)履行簽發(fā)手續(xù)有文件回收記錄，回 收人、交接人均需簽字。 2020年 11月 7日 何小榮 61 8、文件的銷毀 文件銷毀由專人負責。 除留一份備查外，舊版文件收集全后統(tǒng)一銷毀。 檢驗記錄、批記錄、銷售記錄等每年一

31、次統(tǒng)一銷毀。 銷毀文件、記錄時應(yīng)有監(jiān)消人及銷毀記錄。 2020年 11月 7日 何小榮 62 四、制定時所須注意的幾個方面 1、編制標準類文件的基本要求 1）合法性：符合醫(yī)藥行業(yè)有關(guān)法律，法規(guī)、法令及 GMP的要求，這是最基本的要求。 2） 可操作性：適合企業(yè)的實際情況 ， 企業(yè)經(jīng)過努力 可以達到的 。 3） 規(guī)范性：文字用語要規(guī)范 、 簡明 、 確切 、 易懂 ， 避免用含糊的詞 ， 編寫順序有邏輯性 。 文件標題應(yīng)能 清楚地說明文件的性質(zhì) 。 2020年 11月 7日 何小榮 63 4、統(tǒng)一性：表頭、術(shù)語、符號、代號、尺寸、打 印字體，格式統(tǒng)一，文件與文件之間相關(guān)內(nèi)容統(tǒng)

32、 一。 5、追蹤性：可反映文件變更的各個過程。 6、改進性：不斷完善、健全文件系統(tǒng)，定期對文 件進行復審、修訂。 7、不牽連性：盡量避免文件互相牽連。 2020年 11月 7日 何小榮 64 2、設(shè)計記錄的注意點 1、一致性：記錄的內(nèi)容與標準相一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)一定 要在記錄中反映出來。 2、 合理性：根據(jù)填寫數(shù)據(jù)的字符數(shù)預(yù)留足夠位置；根 據(jù)操作程序的先后 ， 安排填寫數(shù)據(jù) 。 3、 負責性：每項操作均需有操作者簽名 ， 關(guān)鍵操作還 應(yīng)有核對人簽名 。 4、 明示性：管理標準 、 操作標準與記錄相結(jié)合 。 2020年 11月 7日 何小榮 65 3、記錄的填寫要求 記錄必須

33、及時填寫，不能提前寫當成備忘錄，也不能 過后寫當成回憶錄，更不能造假記錄。 字跡整潔，不得使用鉛筆填寫。 按內(nèi)容逐一填寫，不得空格、漏填。如無內(nèi)容時，用 “ /”表示。與前項相同的空格不得使用“同上、同前或 、、”代替。 不得撕毀。 2020年 11月 7日 何小榮 66 不得任意涂改。不得使用刀片、橡皮及涂改液進 行涂改，如確需更改時，在錯誤地方畫橫道，保持 原字跡清晰可辨，并寫上正確的內(nèi)容及簽名。 品名應(yīng)寫全稱，不得簡寫、或使用英文字頭等代 替。 人員簽名應(yīng)寫明全名，填寫日期應(yīng)注明年、月、 日不得點點代替。 數(shù)據(jù)的修約應(yīng)采用舍進機會相同的修約原則，即 “ 4”舍“ 6”入

34、，“ 5”留雙。 2020年 11月 7日 何小榮 67 四舍六入五留雙 1. 四舍六入：所擬修約的數(shù)字中，其右面第一個數(shù)字小于或 等于 4時舍去；其其右面第一個數(shù)字大于或等于 6時則進 1； 2. 所擬修約的數(shù)字中，其右面第一個數(shù)字等于 5時： （ 1） 5后（右邊）非 0時應(yīng)進 1； （ 2） 5后皆為 0看奇偶： 5前偶數(shù)應(yīng)舍去； 5前奇數(shù)則進 1 例：下列數(shù)保留三位有效數(shù)字 2.235 2.24 2.225 2.22 2.205 2.20 2.2251 2.23 2.2349 2.23 生產(chǎn)管理文件 2020年 11月 7日 何小榮

35、 69 第一百六十八條 每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應(yīng)當有經(jīng)企業(yè)批準 的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝形式均應(yīng)當有各自的包裝操作 要求。工藝規(guī)程的制定應(yīng)當以注冊批準的工藝為依據(jù)。 第一百六十九條 工藝規(guī)程不得任意更改。如需更改，應(yīng)當按照 相關(guān)的操作規(guī)程修訂、審核、批準。 第一百七十條 制劑的工藝規(guī)程的內(nèi)容至少應(yīng)當包括： （一）生產(chǎn)處方： 1.產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼； 2.產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量； 3.所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物 料），闡明每一物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要 折算時，還應(yīng)當說明計算方法。 2020年 11月 7日 何小榮

36、 70 （二）生產(chǎn)操作要求： 1.對生產(chǎn)場所和所用設(shè)備的說明（如操作間的位臵和編號、潔 凈度級別、必要的溫濕度要求、設(shè)備型號和編號等）； 2.關(guān)鍵設(shè)備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的 方法或相應(yīng)操作規(guī)程編號； 3.詳細的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預(yù)處理、 加入物料的順序、混合時間、溫度等）； 4.所有中間控制方法及標準； 5.預(yù)期的最終產(chǎn)量限度，必要時，還應(yīng)當說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量 限度，以及物料平衡的計算方法和限度； 6.待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件； 7.需要說明的注意事項。 2020年 11月 7日 何小榮 71 （三）包裝操作

37、要求： 1.以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式； 2.所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī) 格、類型以及與質(zhì)量標準有關(guān)的每一包裝材料的代碼； 3.印刷包裝材料的實樣或復制品，并標明產(chǎn)品批號、有效期打印位 臵； 4.需要說明的注意事項，包括對生產(chǎn)區(qū)和設(shè)備進行的檢查，在包裝 操作開始前，確認包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等； 5.包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設(shè)備的注意 事項、包裝材料使用前的核對； 6.中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準； 7.待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。 2020年 11月 7日 何小榮

38、 72 一、 生產(chǎn)工藝規(guī)程 內(nèi)涵： 是指為生產(chǎn)一定數(shù)量成品所需起始原料和包裝材 料的數(shù)量，以及工藝加工說明、注意事項，包括 生產(chǎn)過程中控制的一個或一套文件，是下達生產(chǎn) 指令的主要依據(jù)，具有產(chǎn)品專屬性。 制訂： 由企業(yè)技術(shù)管理部門組織專業(yè)人員編寫，經(jīng)總工 程師 (或企業(yè)技術(shù)負責人 )審核，企業(yè)負責人批準 后頒布執(zhí)行 修訂時間： 一般不超過 5年 編制的基本方法： 原料藥：按每個產(chǎn)品 制劑：按產(chǎn)品 、 劑型 2020年 11月 7日 何小榮 73 工藝規(guī)程制定程序 2020年 11月 7日 何小榮

39、 74 制劑工藝規(guī)程 產(chǎn)品名稱 、 劑型 、 規(guī)格； 處方和依據(jù)； 生產(chǎn)工藝流程； 操作過程及工藝條件； 工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生 (包括對凈化級別要求 )； 本產(chǎn)品工藝過程中所需的 S0P名稱及要求； 原輔材料 、 中間產(chǎn)品和成品的質(zhì)量標準和技術(shù)參數(shù)及貯存注 意事項； 2020年 11月 7日 何小榮 75 中間產(chǎn)品的檢查方法及控制； 需要進行驗證的關(guān)鍵工序及其工藝驗證的具體要求； 包裝要求、標簽、說明書 (附樣本 )與產(chǎn)品貯存方法及有效期； 原輔材料的消耗定額、技術(shù)經(jīng)濟指標、物料平衡以及各項指標的計 算方法； 設(shè)備一覽表、主要設(shè)備生產(chǎn)能力； 技術(shù)安全及勞

40、動保護； 勞動組織與崗位定員； 附錄 (常用理化常數(shù)、曲線、圖表、計算公式及換算表等 )； 附頁 (供修改時登記批準日期、文號和內(nèi)容用 )。 2020年 11月 7日 何小榮 76 片劑工藝程舉例 注射劑工藝流程舉例 2020年 11月 7日 何小榮 77 二、崗位操作法 是指經(jīng)批準用以指示生產(chǎn)崗位的所有操作，包括設(shè)備、 儀器、物料、產(chǎn)品等工作而制定的書面規(guī)定。 原料藥崗位操作法的內(nèi)容應(yīng)包括： 崗位操作法名稱； 編號、頒發(fā)部門、生效日期； 所屬產(chǎn)品名稱、崗位名稱； 本崗位化學反應(yīng)及副反應(yīng)； 原材料、上工段中間體名稱、規(guī)格、每批投入量及性能； 生產(chǎn)操作方法與

41、要點 (包括停、開車注意事項 )； 重點操作的復核制度，以及防止混藥、差錯的注意事項； 工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生，以及防止污染的注意事項； 主要設(shè)備或器具的名稱、規(guī)格要求以及其維護、使用與清洗； 2020年 11月 7日 何小榮 78 安全防火和勞動保護； 異常現(xiàn)象的報告及處理； 中間體 (本崗位制成品 )質(zhì)量標準； 度量衡器的檢查與校正； 綜合利用與“三廢”治理； 本崗位物料平衡及收率的指標與計算； 附錄 (有關(guān)理化常數(shù)、計算公式、換算表等 )； 附頁 (供修改時登記批準日期、文號和內(nèi)容用 )。 2020年 11月 7日 何小榮 79 壓片崗位操作法舉例 注射劑崗位操

42、作法舉例 2020年 11月 7日 何小榮 80 三 、 標準操作規(guī)程 (SOP) ： 經(jīng)批準用以指示操作的通用性文件或管理辦法 。 SOP包括生產(chǎn)操作 、 輔助操作以及管理操作規(guī)程 (SMP)。 2020年 11月 7日 何小榮 81 SOP主要內(nèi)容 操作名稱： 編號 、 頒發(fā)部門 、 生效日期； 所屬生產(chǎn) (或管理 )部門 、 產(chǎn)品 、 崗位 、 適用范圍； 操作方法 (或工作方法 )及程序； 采用原輔材料 (中間產(chǎn)品 、 包裝材料 )的名稱 、 規(guī)格； 采用工器具的名稱 、 規(guī)格及用量； 操作人員； 2020年 11月 7日

43、何小榮 82 標準操作規(guī)程制定程序 2020年 11月 7日 何小榮 83 壓片崗位標準操作規(guī)程舉例 注射劑崗位標準操作規(guī)程舉例 2020年 11月 7日 何小榮 84 一 、 批生產(chǎn)記錄 定義 ： 是指每批藥品生產(chǎn)各工序全過程 (包括質(zhì)量檢驗 )的完 整記錄 作用： 可全面反映產(chǎn)品工藝規(guī)程的執(zhí)行情況 ， 且具有生產(chǎn)數(shù) 量及質(zhì)量的可追溯性 。 批生產(chǎn)記錄的整理 、 審核與保管： 生產(chǎn)過程的各項記錄由車間按批整理后 ， 形成批生產(chǎn) 記錄交生產(chǎn) 、 技術(shù)部門審核 ， 然后交質(zhì)量檢驗部門審核 ， 最 后交質(zhì)量管理部門終審 ， 并保存

44、 批生產(chǎn)記錄應(yīng)保留三年或產(chǎn)品有效期 (負責期 )后一年 。 2020年 11月 7日 何小榮 85 產(chǎn)品批檔案的組成 2020年 11月 7日 何小榮 86 原物料批檔案的組成 2020年 11月 7日 何小榮 87 批生產(chǎn)記錄主要內(nèi)容 編號； 產(chǎn)品名稱、規(guī)格； 生產(chǎn)批號；生產(chǎn)指令； 開始生產(chǎn)日期和時間，各工序半成品及成品完成的日 期 各工序生產(chǎn)負責人、操作者及檢查員姓名； 各工序清場操作記錄，操作者及檢查員姓名； 各工序采用的原物料名稱、規(guī)格、質(zhì)量及數(shù)量； 工藝過程各種關(guān)鍵參數(shù)及產(chǎn)出數(shù)量； 2020年 11月 7日 何小榮 88 各

45、工序使用的設(shè)備及使用情況； 各工序生產(chǎn)過程質(zhì)控記錄及質(zhì)控人員姓名； 各工序的物料平衡及評估和說明； 本批產(chǎn)量； 本批產(chǎn)品成品檢驗記錄及報告單號碼； 對特殊情況的紀要和注釋； 該產(chǎn)品生產(chǎn)負責人簽名。 2020年 11月 7日 何小榮 89 固體制劑的批生產(chǎn)記錄 2 1 2020年 11月 7日 何小榮 90 質(zhì)量管理記錄 2020年 11月 7日 何小榮 91 二 、 批號管理 （一）批的定義 定義：在規(guī)定限度內(nèi)具有同一性質(zhì)和質(zhì)量 ， 并在同一連 續(xù)生產(chǎn)周期中生產(chǎn)出來的一定數(shù)量的藥品為一批 每批藥品均編制生產(chǎn)批號 。 批號的作用：可根據(jù)批號查明該批產(chǎn)

46、品的生產(chǎn)日期和生 產(chǎn)記錄 ， 進行質(zhì)量追蹤 。 （ 二 ） 批的劃分原則： 注：混合前的產(chǎn)品必須按同一工藝生產(chǎn)并符合質(zhì)量標準， 且有可跟蹤的記錄 2020年 11月 7日 何小榮 92 （ 三 ） 生產(chǎn)批號的編制方法 1、 正常批號的編制 ： 正常批號是用一組數(shù)字或字 母加數(shù)宇來表示 。 抗生素原料產(chǎn)品批號： 年 月 流水號 （ 或投料日 期 ） ， 實例如 20030614批 ， 即 2003年 6月第 14批生產(chǎn) 的產(chǎn)品批號 。 制劑藥品的產(chǎn)品批號： 年 月 日 ， 原料藥大部分

47、 用流水號 。 2020年 11月 7日 何小榮 93 2、 返工批號的編制 返工產(chǎn)品的批號：年 月 日（代號） 年 月 流水號（代號） 注 （ 1）括號內(nèi)為一大寫字母，通常采用 R。 （ 2）返工批號不變，即年 月 日應(yīng)與原先批 號的年 月 日相同，只是在原批號后加 一代號進行區(qū)別。 舉例： 20040511（ R），表示 2004年 5月 11號批為 返工批號。 2020年 11月 7日 何小榮 94 3、 混合批號的編制 混合批號的編制方法：年 月 日（代號） 如 200309104/104---106（ R），表示 2003年 9月 104批至 106批共 3批混為一個批號。 2020年 11月 7日 何小榮 95 謝謝！