大中型企業(yè)檔案管理策略大中型企業(yè)檔案管理策略 2016/02/19 長期以來，企業(yè)檔案管理工作很少為企業(yè)所重視，但其重要性不可忽視。本文結(jié)合工作實踐，主要對企業(yè)檔案管理存在的問題以及對策進行分析。1深入細化特征我國的檔案學(xué)科發(fā)展在幾十年幾代人的共同努力下，初步構(gòu)建了檔案學(xué)的框架體系和分支學(xué)科，這無疑是令人驕傲的豐碩成果。但總的來講，它仍是一門年輕的學(xué)科，還有許多空白和不足。隨著社會經(jīng)濟、文化大環(huán)境的發(fā)展變化與挑戰(zhàn)，檔案工作的實際需要，檔案學(xué)科建設(shè)與理論研究將呈現(xiàn)不斷深化、不斷細化的特征。如在原“檔案管理學(xué)”的基礎(chǔ)上，將分化出檔案分類學(xué)、檔案鑒定學(xué)、檔案統(tǒng)計學(xué)、檔案利用學(xué)等許多分支學(xué)科。同時，在檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)之外，又分化出企業(yè)檔案管理、人事檔案管理、司法檔案管理、會計檔案管理、金融檔案管理等分支學(xué)科。在許多檔案理論與實踐的結(jié)合點上，將會有許多更加深入的研究和理論的突破，如檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化研究、檔案工作的宏觀調(diào)控管理研究、檔案工作社會化服務(wù)的研究和檔案利用與公布的法學(xué)研究，等等。當(dāng)然，分支學(xué)科的細化、創(chuàng)建不應(yīng)是“人為制造”，而應(yīng)該遵循客觀事物的自然發(fā)展規(guī)律，應(yīng)運而生。反對“為學(xué)科而學(xué)科”，甚至動輒冠之以“學(xué)”，而沒有該學(xué)科獨立學(xué)科內(nèi)容和體系，相反，一些理論經(jīng)過不斷實踐、不斷深化，越來越成熟，越來越豐富和系統(tǒng)，即便不稱為“學(xué)”，也應(yīng)該是檔案學(xué)的一個分支。2吸收創(chuàng)新特征檔案部門目前正面臨著市場經(jīng)濟、信息社會，特別是知識經(jīng)濟的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透，我國建立在過去計劃經(jīng)濟基礎(chǔ)上的和長期經(jīng)驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實踐方面就有許多不相適應(yīng)之處。檔案學(xué)研究作為科技知識的體現(xiàn)，作為活躍的生產(chǎn)力因素，自然應(yīng)勇于承擔(dān)知識先行的職責(zé)。應(yīng)采取吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵，如合理運用科學(xué)學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、成功學(xué)、協(xié)同學(xué)、運籌學(xué)以及控制論、系統(tǒng)論等學(xué)科成果，解決檔案學(xué)科的自身建設(shè)，解決檔案學(xué)理論的熱點、難點與焦點等新課題。又如，引進先進的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機管理、聯(lián)網(wǎng)、進入信息高速公路等問題；同時也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質(zhì)等基本理論問題。3大中型企業(yè)檔案管理存在的問題3.1企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)變化阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。近些年，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，國企內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和管理方式發(fā)生了根本性的變化，絕大多數(shù)的檔案部門已經(jīng)不再獨立存在。另外，企業(yè)內(nèi)部各成員自身情況不同，檔案管理環(huán)境不同，導(dǎo)致各成員企業(yè)的檔案管理各自為政。此外，產(chǎn)權(quán)變動使企業(yè)檔案管理陷入真空狀態(tài)。但是我國國有企業(yè)間的重組其實都沒有發(fā)生產(chǎn)權(quán)變動。隨著企業(yè)的改制，很多企業(yè)的檔案管理機構(gòu)被撤銷或者被降格，導(dǎo)致檔案工作無人管理的局面形成。3.2企業(yè)沒有健全的檔案管理體系。目前有很多國有企業(yè)將檔案管理機構(gòu)進行合并，導(dǎo)致檔案管理職能被削弱和淡化，給檔案管理工作增加了難度。檔案管理人員也沒有采取特殊的安全保護，致使檔案管理工作極不規(guī)范，具有很強的隨意性和變動性。3.3檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行力差。造成這些現(xiàn)象的主要原因有：沒有將檔案工作納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi)；在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案都是分散保存，從而使管理成本大大增加；檔案管理的手段不夠先進；檔案管理手段的發(fā)展遠遠落后于新形勢的發(fā)展需要，造成一些企業(yè)利用檔案管理薄弱，進行一些違規(guī)經(jīng)營，例如，披露假信息，存在抽單、埋單、原始資料不全、非正常交易、涂改等現(xiàn)象。3.4企業(yè)檔案信息化程度低。信息化是檔案管理上水平、增效益的重要途徑，也是檔案發(fā)揮作用的最快捷的方式方法。但是，大部分大中型企業(yè)不重視檔案管理信息化建設(shè)，表現(xiàn)在資金投入少、信息化人才缺乏等，直接影響著檔案信息為企業(yè)服務(wù)的能力和水平。3.5企業(yè)檔案管理部門工作效率不高，人員責(zé)任心不強，整體素質(zhì)不高等，也是影響企業(yè)檔案管理水平的因素之一。一些大中型企業(yè)檔案管理部門，不重視檔案管理者素質(zhì)的提高，不重視檔案干部的教育培訓(xùn)工作，思想陳舊，工作方法不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，工作效率低下，責(zé)任心和履職能力不強，甚至碌碌無為，不求上進，收集、整理、編研等工作流于形式，停留在口頭和紙面上，等等。由此可見，對于企業(yè)檔案管理來講，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段就是維護檔案的嚴(yán)肅性。從根本上防范化解企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的前提就是提高企業(yè)內(nèi)部控制水平。企業(yè)內(nèi)控水平好壞直接體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的好壞中。加強檔案管理，可以促進企業(yè)建立風(fēng)險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督的機制，也就是說，企業(yè)的內(nèi)控管理水平可以從一個企業(yè)的檔案管理水平中反映出來。4企業(yè)檔案管理的對策研究4.1提高檔案管理意識。檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規(guī)范管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進創(chuàng)造良好的氛圍。4.2開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息資源。檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充，并積極為咨詢、論證工作提供可靠依據(jù)。國企的檔案人員要確定檔案工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的內(nèi)容與方法，提高對信息資源的認(rèn)識，同時企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略高度重視信息資源之開發(fā)與運用，加強信息資源管理，提高企業(yè)綜合競爭力。國企的檔案部門要對企業(yè)檔案進行整理編研工作，開拓“以檔養(yǎng)檔，有償服務(wù)”的新路子，要注重培養(yǎng)、任用具有經(jīng)營頭腦和創(chuàng)新思維，有超強專業(yè)技術(shù)能力、良好信息素養(yǎng)和應(yīng)變能力的復(fù)合型高級檔案管理人才。4.3控制檔案流失。組建檔案資產(chǎn)評估機構(gòu)，不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產(chǎn)自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。行政主管部門應(yīng)加大監(jiān)控力度，對檔案管理的監(jiān)控主要從以下幾個方面進行：要明確監(jiān)管范圍，擺正檔案監(jiān)管工作的位置；建立完善的監(jiān)控制度，提高檔案管理效率；對檔案管理進行監(jiān)控要隨著社會的發(fā)展而進行調(diào)整。4.4加強企業(yè)信息化建設(shè)力度。企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，促進檔案信息化技術(shù)推廣與應(yīng)用離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，讓領(lǐng)導(dǎo)共同參與其中具有推動和決定性作用。建立檔案管理工作制度，明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，并嚴(yán)格按照要求進行工作。加強電子檔案管理，對電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)手段進行研究，制定行之有效的管理辦法，達到電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的目的。完善信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，建立企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺，實現(xiàn)各部門間的信息互通和共享；建立對外檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，現(xiàn)代信息日新月異，企業(yè)要時刻關(guān)注社會信息，及時更新檔案信息和掌握市場行情，實現(xiàn)檔案信息的共享，提高企業(yè)市場競爭力。此外，還要加大加強硬件建設(shè)，改善保管條件和建設(shè)一支復(fù)合型檔案管理隊伍。檔案管理人員作為檔案管理的參與者和執(zhí)行者，其素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平高低，因此，打造一支優(yōu)秀的檔案管理團隊是十分必要的。具體措施是：一要定期對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，比如檔案管理理論知識、計算機應(yīng)用知識、現(xiàn)代檔案管理手段等，讓管理人員擁有豐富的檔案管理知識，且實際操作能力強；二要加強管理人員的溝通交流能力，實現(xiàn)信息資源的互通共享，提高企業(yè)整體檔案管理水平；三要實行考核及激勵機制，提高管理人員工作責(zé)任感和積極性，鼓勵管理人員進行創(chuàng)新，切實提高管理水平。現(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是明晰產(chǎn)權(quán)。加強檔案管理工作是所有企業(yè)必須重視的問題，企業(yè)檔案管理水平在一定程度上反映了企業(yè)的內(nèi)控水平。本人在實際工作當(dāng)中，在職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)格按以上工作要求去做，使得本單位檔案管理工作取得了一定的成績，并在為企業(yè)服務(wù)方面也取得了一定的成效。