航空工業(yè)單位檔案信息化建設(shè)航空工業(yè)單位檔案信息化建設(shè) 2015/12/28 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)的信息化進(jìn)程日新月異，對(duì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級(jí)和實(shí)現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化起著關(guān)鍵作用。航空工業(yè)作為高科技產(chǎn)業(yè)，信息化的發(fā)展程度對(duì)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理產(chǎn)生著直接影響。檔案信息化作為各單位信息化建設(shè)中的一部分，其發(fā)展水平事關(guān)單位整體信息化發(fā)展程度；如何更大程度的發(fā)揮檔案信息資源在科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中的作用一直是全體檔案人的不懈追求。近年來(lái)，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)在行業(yè)內(nèi)的迅速推廣，各單位的檔案信息化層次無(wú)論在硬件設(shè)施建設(shè)還是館藏資源數(shù)字化方面都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步；我們的目標(biāo)是充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對(duì)電子文件和數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，最大限度的利用現(xiàn)有資源、縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期。一、航空工業(yè)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及現(xiàn)狀分析檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。而行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的評(píng)定參考范圍為硬件及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、檔案資源庫(kù)建設(shè)、運(yùn)行機(jī)制建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系建設(shè)、信息安全與保密體系建設(shè)等項(xiàng)內(nèi)容。這反應(yīng)出數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案信息化建設(shè)內(nèi)容高度交叉、具有極大的相似性，可以認(rèn)為數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的具體表現(xiàn)。因此，行業(yè)內(nèi)的檔案信息化建設(shè)情況可以通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)情況反應(yīng)出來(lái)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備,隨著行業(yè)內(nèi)信息化建設(shè)和技術(shù)改造方面投入的加大，檔案信息化建設(shè)作為單位信息化建設(shè)中的一部分，各單位在計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、輸入輸出設(shè)備、數(shù)字整合設(shè)備、照相攝像設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等方面的配置較前幾年已有很大的改善，為檔案信息化建設(shè)在硬件及網(wǎng)絡(luò)方面提供了有力保證，基本能夠保障檔案信息化建設(shè)的需求。檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)保證了有實(shí)物即可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，使查全率和查準(zhǔn)率有了保障；而全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)因工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)、見(jiàn)效慢，行業(yè)內(nèi)比較常見(jiàn)的做法是有針對(duì)性的對(duì)利用率較高的文書(shū)、產(chǎn)品、科研、基建（主要是竣工圖類(lèi)）、照片、會(huì)議等門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；各航空企事業(yè)單位因成立時(shí)間較長(zhǎng)其巨大的數(shù)字化工作量決定了只能是有針對(duì)性的、分批進(jìn)行數(shù)字化處理。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是指對(duì)館藏檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，針對(duì)廣大科研和管理工作者利用需求大而建立的諸如大事記、型號(hào)研制史、專(zhuān)利、產(chǎn)權(quán)、單位榮譽(yù)、重大人事任免、組織沿革、合同管理等數(shù)據(jù)庫(kù)，有關(guān)方面的利用人員對(duì)某類(lèi)型檔案既有針對(duì)性又有全面性的查閱。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是指檔案管理利用平臺(tái)，主要是對(duì)檔案信息的收集、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀、管理、利用、安全等方面情況的管理，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。航空蘭臺(tái)檔案資源綜合管理系統(tǒng)作為針對(duì)行業(yè)特點(diǎn)開(kāi)發(fā)且得到普遍推廣的應(yīng)用系統(tǒng)，突出了航空工業(yè)現(xiàn)行文件的管理特色，以文件生命周期理論、前端控制和全過(guò)程管理理論為基礎(chǔ)，對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)捕獲與歸檔，是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，與單位內(nèi)常用的OA、ERP、PDM等系統(tǒng)留有接口，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)在線(xiàn)歸檔，檔案管理人員通過(guò)客戶(hù)端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動(dòng)態(tài)管理、系統(tǒng)維護(hù)等模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的操作；其他人員則通過(guò)與檔案管理系統(tǒng)連接的WEB端對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行條目錄入、全文上傳、瀏覽、查詢(xún)、借閱等。各單位根據(jù)自身特點(diǎn)又在航空蘭臺(tái)檔案資源綜合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，基本滿(mǎn)足了檔案管理的需求。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。行業(yè)內(nèi)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)也是從管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)層面來(lái)制定和推行，兩者都是按照國(guó)家和行業(yè)內(nèi)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的。人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開(kāi)發(fā)利用，是一個(gè)涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個(gè)系統(tǒng)良好的服務(wù)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理，保證創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛(ài)檔案事業(yè)的專(zhuān)門(mén)人才，以滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要。檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，各單位之間、各單位內(nèi)部檔案管理人員之間多開(kāi)展技術(shù)交流培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求并聯(lián)系工作實(shí)際，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。培養(yǎng)廣大檔案從業(yè)人員樹(shù)立“崗位雖平凡，心態(tài)不平凡”的精神理念，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。努力打造一支業(yè)務(wù)能力出眾、擁有較強(qiáng)的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和使命感、耐得住寂寞并愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與青春的團(tuán)結(jié)型團(tuán)隊(duì)。二、檔案信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題及對(duì)策1.海量待數(shù)字化資源與人員設(shè)備短缺方面。館藏資源的數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期、繁重的工作，即使投入大量的人員與設(shè)備，短期內(nèi)也很難看出效果，因?yàn)榻?jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累，各單位都形成了大量待數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，若將檔案館館藏全部數(shù)字化，無(wú)論從人力、物力還是在時(shí)間上都是不現(xiàn)實(shí)的。我們需要針對(duì)館藏資源有計(jì)劃、有步驟的根據(jù)檔案的利用率、重要程度分批進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于利用需求不大的檔案可根據(jù)人員、設(shè)備等情況最后數(shù)字化或不數(shù)字化，待有利用需求時(shí)再進(jìn)行數(shù)字化。2在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過(guò)程中一定要協(xié)調(diào)好速度與質(zhì)量?jī)煞矫娴年P(guān)系，確保在掃描加工、格式轉(zhuǎn)換等過(guò)程中檔案不會(huì)失真，在掃描過(guò)程中針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡需要調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，技術(shù)參數(shù)選擇的不恰當(dāng)將會(huì)直接影響掃描質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。2.檔案信息資源的長(zhǎng)期存取方面?！皳?jù)報(bào)道，美國(guó)航空航天局發(fā)射的海盜號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復(fù)”。3數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是檔案信息化建設(shè)必須面對(duì)的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：其一，是現(xiàn)在應(yīng)用比較廣泛的光盤(pán)存儲(chǔ)，然而其壽命在排除外界因素影響的情況下也就30年左右；其二，是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟件更新很快，各種軟件之間、各軟件不同版本之間的兼容性問(wèn)題，若干年之后，能否用現(xiàn)行軟件還原當(dāng)初的數(shù)據(jù)，誰(shuí)也無(wú)法保證；其三，是數(shù)字化檔案信息資源對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性，若設(shè)備發(fā)生故障，無(wú)法修復(fù)而又沒(méi)有備份時(shí)，很可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。為了保證信息資源的長(zhǎng)期存取，需做好存儲(chǔ)介質(zhì)的備份工作，不僅要使用不同介質(zhì)進(jìn)行備份，還要做好異地備份工作。對(duì)存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)載體上的數(shù)字化信息資源，載體應(yīng)直立擺放，并做好避光、防潮、防濕、防塵、防磁等工作，存儲(chǔ)有重要信息資源的載體應(yīng)存放在防火防磁柜中。因電子檔案是以計(jì)算機(jī)語(yǔ)言形式存儲(chǔ)于各種載體上，必須依賴(lài)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)才可還原，所以還需對(duì)其依賴(lài)的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換；并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)定期進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。3.檔案信息資源的安全方面。無(wú)處不在的計(jì)算機(jī)病毒可能會(huì)導(dǎo)致電子文件的破壞或檔案服務(wù)器的癱瘓，雖然航空工業(yè)所用的都是隔離了互聯(lián)網(wǎng)的園區(qū)網(wǎng)絡(luò)，各單位信息中心都會(huì)在定期升級(jí)專(zhuān)門(mén)針對(duì)行業(yè)開(kāi)發(fā)的瑞星殺毒軟件航空版病毒庫(kù)，并且會(huì)定期在園區(qū)網(wǎng)范圍內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行病毒查殺；但據(jù)信息中心的審計(jì)報(bào)告顯示每月還是會(huì)有不同數(shù)量的計(jì)算機(jī)遭到病毒的攻擊。有竊取行為的間諜活動(dòng)可能會(huì)盯上某些特殊的行業(yè)；近年來(lái)軍工系統(tǒng)內(nèi)發(fā)生的失泄密事件中就有因計(jì)算機(jī)受病毒攻擊而導(dǎo)致失泄密的事件。因此，本單位保密管理制度的不完善，缺乏嚴(yán)密的安全保密操作規(guī)程，檔案館內(nèi)部人員的職責(zé)和操作權(quán)限不明確；還有人為或偶然事故造成的威脅等，這些對(duì)檔案信息化建設(shè)在安全方面都提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。我們需要在保障信息資源方便利用的同時(shí)，還要保證信息資源的長(zhǎng)期安全。安全問(wèn)題作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最大的難題，當(dāng)然也是檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)。加強(qiáng)防范計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵，防止外界對(duì)涉密檔案信息的竊取，及時(shí)更新殺毒軟件及防火墻，特殊行業(yè)最好使用國(guó)產(chǎn)殺毒軟件或在局域網(wǎng)內(nèi)使用針對(duì)本行業(yè)開(kāi)發(fā)的國(guó)產(chǎn)殺毒軟件；加強(qiáng)容災(zāi)備份，防止意外事故造成的威脅，如由于操作失誤而產(chǎn)生的不可欲知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件的故障引發(fā)的系統(tǒng)問(wèn)題等。完善本單位安全保密管理制度，建立與檔案信息化建設(shè)運(yùn)行相配套的管理制度，明確各種管理員的職責(zé)和操作權(quán)限。在檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的安全策略方面采取身份認(rèn)證、存儲(chǔ)訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)追蹤、數(shù)據(jù)庫(kù)的備份與恢復(fù)等措施，有效防止非法用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)；有效控制合法用戶(hù)的正確操作；有效監(jiān)視各用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，通過(guò)審計(jì)日志可追溯其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的所有操作記錄；保障數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)不受軟硬件故障、人為破壞等因素的影響。4.檔案信息化保存格式及數(shù)據(jù)冗余問(wèn)題。目前在紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)一般有PDF、TIFF、BMP、JPEG等幾種格式，這幾種格式中尤以PDF和TIFF格式最為常見(jiàn)，兩者比較而言PDF格式在存儲(chǔ)占用空間及普遍性上更占優(yōu)勢(shì)；因此，各單位在數(shù)字化過(guò)程中有相當(dāng)部分電子文件是以PDF格式存儲(chǔ)的，然而有關(guān)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)格式國(guó)家最新的標(biāo)準(zhǔn)仍然是電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T188942002，其中規(guī)定掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；在這一點(diǎn)上與我們的日常工作是存在出入的。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案存儲(chǔ)服務(wù)器需要的空間也越來(lái)越大，檔案工作人員在接收電子文件時(shí)可能面對(duì)歸檔數(shù)據(jù)的多種形式，如某文件歸檔的可編輯的文本格式及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式；某圖樣歸檔的可編輯的二維三維模型及檔案人員數(shù)字化后的不可編輯格式等，在我們的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，某一條目錄下對(duì)應(yīng)很多條電子文件是將是越來(lái)越正常的現(xiàn)象。但同時(shí)這兩種格式電子文檔利用的可能性都是存在的，對(duì)于希望在此基礎(chǔ)上改進(jìn)改型的利用人員而言，真實(shí)性雖然不能保證，但作為參考用其可編輯性將在工作量方面大大減少；而對(duì)于只是將該文件用來(lái)參考借鑒的利用人員而言，其真實(shí)性又是第一位的。兩者不相矛盾，只是在對(duì)同一份文件利用時(shí)的側(cè)重點(diǎn)不同而已，這就要求我們?cè)谑占瘮?shù)據(jù)時(shí)范圍盡可能的廣泛，同時(shí)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量也將大大增加。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要不斷深入和擴(kuò)展的復(fù)雜工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則。因各行各業(yè)都有其不同的特色，航空工業(yè)由于涉及國(guó)防建設(shè)、部隊(duì)需求，其開(kāi)放程度與其他行業(yè)存在著很大的差別，但在很多方面還是存在著相似性，對(duì)其他行業(yè)有一定的參考價(jià)值。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)開(kāi)創(chuàng)性的工作，不同單位在建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到許多相似的問(wèn)題，因?yàn)樽罱K目的都是通過(guò)檔案信息資源的有效整合，使檔案信息資源得到有機(jī)的統(tǒng)一，解決“信息孤島”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率，滿(mǎn)足大眾對(duì)檔案信息資源的利用需求。