加強聲像檔案管理工作刻不容緩 畢業(yè)論文聲像檔案是指國家機構(gòu)、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是1個單位檔案的重要組成部分。 隨著社會的及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等，直接了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。 1、聲像檔案管理存在的問題 （1）聲像設備存在著"1硬1軟"的現(xiàn)象 "1硬"是指聲像設備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設備有了很大改善。在調(diào)查的個單位中，僅有個單位沒有聲像設備，占，的單位都有臺以上的聲像設備，設備總數(shù)達臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"1軟"是指聲像設備管理之亂。有個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成1些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。 （2）攝錄人員中存在著"1強1弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū) 攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"1強1弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的名攝錄人員中，有專職人，兼職人，平均年齡歲，大專以上文化程度的占。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的1面；"弱"表現(xiàn)在人中，專業(yè)工齡至年者人，占，年以上者僅占。經(jīng)過專業(yè)培訓的共人，僅占，其中至個月短訓（攝錄專業(yè)）的人，專科畢業(yè)人，有的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的1面。 調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。1種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們1直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另1種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)1保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。 事實證明，攝錄人員"弱"的1面影響了"強"的1面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第1關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。 （3）聲像檔案管理混亂，問題復雜 、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)1管理 調(diào)查中有個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著種形式：1是檔案室集中統(tǒng)1管理，隨時形成隨時移交，僅占；2是各科室1年1次移交檔案室，占；3是由科室分散保管或個人保存，占。由此表明有5分之2的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)1管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。 、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔 聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當1部分單位都是"1盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。 、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡 調(diào)查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有個單位，占；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)1管理的單位個，竟占，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的1個檔案室存有余張，其余個單位張，平均張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案1項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。 、保管條件差，聲像檔案難以長久保存 聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使1些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，1旦發(fā)生問題，悔之晚矣！ 、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏 區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪?分之1的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)1管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)1管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜?BR> 、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重 眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中1些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。原因：1是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)1。各部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責1塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)1、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；2是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；3是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。$False$2、加強聲像檔案管理工作的對策及建議 （1）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導重視 搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全的事，而各級領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：1要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導及有關(guān)人員的檔案意識，營造出1種良好的檔案工作氛圍；2要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳作用。 （2）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實 要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定1個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺房山區(qū)聲像檔案管理辦法；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)1管理，制定1套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。 （3）加強監(jiān)督，分類指導，注重業(yè)務培訓 針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。 （4）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管 從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。 （5）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道 要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。重點人物（攝錄人員）直接征集。有1部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。 （6）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動 針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)1管理，方便各方面利用。