如何了解部屬的工作職責(zé) 大綱n組織的基本概念n職位分析n職位說明書n實(shí)際演練 組織的基本概念 組織運(yùn)作的原理 n組織運(yùn)作是透過一群人，在不同功能部門里承擔(dān)不同的任務(wù)與職責(zé)，完成組織的使命，促使組織不斷成長(zhǎng)與發(fā)展，創(chuàng)造最大利潤(rùn)，也給予組織內(nèi)人員成長(zhǎng)與發(fā)揮其才能的空間。n而任何一個(gè)組織皆須具備下列四大要素：明確的工作目標(biāo)。清晰的職位層次序列。流暢的意見溝通路線。 有效的協(xié)調(diào)與合作體系。 組織設(shè)計(jì)的原則 n監(jiān)督幅度n剔除重復(fù)n權(quán)責(zé)一致n授權(quán)原則n命令統(tǒng)一n名稱統(tǒng)一n充實(shí)職能n職掌明確n報(bào)告系統(tǒng)明確n組織彈性n職能配置標(biāo)準(zhǔn)化n程序方法標(biāo)準(zhǔn)化 n職位分析、職位說明書建立、職位評(píng)價(jià)作業(yè)的實(shí)施是提供公司一個(gè)檢核及管理的工具，以有效地達(dá)成下列目的 ：建立職級(jí)架構(gòu)評(píng)估與控制員額數(shù)目落實(shí)部門職責(zé)劃分厘清個(gè)人工作之上下游關(guān)系建立人員征聘基準(zhǔn)界定人員訓(xùn)練需求訂定績(jī)效評(píng)估的評(píng)核標(biāo)準(zhǔn)奠定薪資制度建立的基礎(chǔ) 職位分析 什么是職位分析？n職位分析是將企業(yè)組織內(nèi)部各崗位工作的內(nèi)容、責(zé)任性質(zhì)，以及員工應(yīng)具備的基本條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過程，又稱為工作分析n職位分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動(dòng)，專注于收集、分析、整合工作相關(guān)資訊，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、人力資源管理及其他管理機(jī)能的基礎(chǔ) 職位分析的目的n是指全面了解、獲取與工作有關(guān)的詳細(xì)信息的過程n是對(duì)組織中某特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范（任職資格）的描述和研究了解過程n是指定職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程n職務(wù)分析為確定職務(wù)內(nèi)容提供了主要依據(jù)n是任何為了證明人員選擇方法和工作績(jī)效之間 關(guān)系的研究中所不可缺少的部分 職位分析帶來的效益增加高附加價(jià)值的工作減少低效益的工作創(chuàng)造整體性整合效益的工作利用外部資源優(yōu)化效益的工作 基本概念與相關(guān)術(shù)語要素任務(wù)職責(zé)職務(wù)職位要素 職位分析的內(nèi)容n職位分析在于了解工作的五大特征：工作的輸出特征工作的輸入特征工作的轉(zhuǎn)換特征工作的關(guān)連特征工作的動(dòng)態(tài)特征 工作分析的用途 n工作說明書建立n工作流程之厘清n甄選標(biāo)準(zhǔn)之訂立n教育訓(xùn)練之安排n績(jī)效目標(biāo)之設(shè)定n工作職務(wù)之設(shè)計(jì)n職務(wù)類別之訂定n生涯前程之分析n組織規(guī)劃之基礎(chǔ)n人力需求之預(yù)估n工作評(píng)價(jià)之基礎(chǔ)n獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)之訂定 何時(shí)做職位分析n建立一個(gè)新的組織n工作內(nèi)容、性質(zhì)發(fā)生變化n重新定崗定員n制度建立的需要 職位分析的前置作業(yè)n成立項(xiàng)目小組外部專家顧問、人力資源部、公司高階主管n準(zhǔn)備相關(guān)資料組織結(jié)構(gòu)圖、部門職責(zé)說明書、工作流程圖n設(shè)計(jì)相關(guān)工具及表格工作日志、調(diào)查問卷、訪談表、現(xiàn)場(chǎng)觀察、工作說明書格式 誰來做工作分析n人力資源管理者n組織內(nèi)的主管人員n在職員工透過三者的共同努力與合作來完成 一般部門在職位分析中起的作用 n員工及其直接上級(jí)主管需協(xié)同人力資源部門人員觀察和分析正在進(jìn)行的工作，填寫問卷、接受訪談等，然后編寫出一份工作說明和工作規(guī)范。n最后，由承擔(dān)工作的員工及其上級(jí)主管來審核和修改能反映出他們工作活動(dòng)和職責(zé)的那些結(jié)論性描述。 常用的職位分析方法n問卷調(diào)查法n觀察法n工作日志法n訪談法n關(guān)鍵事件法 職位說明書 職位說明書的來源和目的n職務(wù)說明書是根據(jù)職務(wù)分析所得到的資料，而對(duì)工作的職務(wù)、所負(fù)的責(zé)任、以及應(yīng)具備的條件所做成的書面文件n即：職位分析的直接結(jié)果，就是產(chǎn)生職位描述、職位規(guī)范，進(jìn)而形成職位說明書n目的：確認(rèn)工作職責(zé)，并說明工作的范圍和內(nèi)容。 職位描述和職位規(guī)范的編寫n職位描述(Job Description)：對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作安全等方面的書面描述文件。n職位規(guī)范(Job Specification)：全面反映對(duì)工作承擔(dān)者在個(gè)性特征、技能以及工作背景等方面的要求的書面文件。 職位描述與職位規(guī)范的區(qū)別n編寫目的的區(qū)別：職位描述是以“工作”為中心對(duì)職位進(jìn)行深入的說明，為職位評(píng)價(jià)、職位分類及人事管理提供依據(jù)。職位規(guī)范是在工作描述的基礎(chǔ)上，解釋什么樣的人才能勝任此一職位的工作，以便為招聘、培訓(xùn)、考核、選拔、任用提供依據(jù)n內(nèi)容范圍的區(qū)別：職位描述的內(nèi)容很廣泛，包括對(duì)職位的性質(zhì)、特征、程序、方法的說明，而職位規(guī)范的內(nèi)容則主要涉及到該職位對(duì)任職人員資格條件的要求 職位描述的價(jià)值n對(duì)員工：工作描述可以幫助員工了解工作的內(nèi)容及義務(wù)，并且讓員工了解組織對(duì)他們的期望值。n對(duì)管理者：書面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的沖突。當(dāng)工作描述中所包含的義務(wù)沒有做到時(shí)，管理者就有了采取糾正行動(dòng)的依據(jù)。 職位規(guī)范的價(jià)值n對(duì)員工：職位規(guī)范可讓員工了解每一職位所需具備之最低任職要求，從而依自己有興趣之職系或職位，訂定相關(guān)職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。n對(duì)管理者：有一清晰標(biāo)準(zhǔn)之招聘標(biāo)準(zhǔn)，可提高人員選拔及任用之適任性。 職位說明書的失敗原因 n員工及部門主管因工作忙碌，配合意愿低，為免麻煩，僅以口頭約定代替，不落書面文字 n工作描述撰寫不清，和實(shí)際工作內(nèi)容差異太大n修改增刪不便，工作變動(dòng)后或因職位之更替頻繁，其內(nèi)容早不合實(shí)際，流于形式n對(duì)工作說明書編制過程之相關(guān)理念不清楚，格式及形式無法充分發(fā)揮其功能，導(dǎo)致誤用n對(duì)工作說明書與整個(gè)管理制度之聯(lián)結(jié)，欠缺系統(tǒng)性之構(gòu)想，無法有效支持其它制度之設(shè)計(jì)，限制其可能之功能發(fā)揮。 職位說明書職位代碼職位類別所屬單位職位層次職位描主要負(fù)責(zé)部分支持述 1.職位資格職位2.職能標(biāo)準(zhǔn)基非常重要重要一般 本規(guī)范 職位專長(zhǎng)類別 內(nèi)部夥伴 其他操作技能知識(shí) 職能項(xiàng)目描述 職位名稱所屬處/部門1.面對(duì)內(nèi)外部客戶A主管職 B管理行政職 C技術(shù)職 D生產(chǎn)職B1非專業(yè)人員/助理 B2專業(yè)人員 B3基層主管/資深專業(yè)人員 B4中階主管/高級(jí)專案人員外部顧客2.工作內(nèi)容與職責(zé)概述要達(dá)成的目的 請(qǐng)?jiān)敿?xì)描述按重要順序依次列出每項(xiàng)職責(zé)及其目標(biāo)負(fù)責(zé)程度職責(zé)範(fàn)圍(請(qǐng)以動(dòng)詞開始)部門(或單位、職位) 教育程度與專業(yè)類別(科系)培訓(xùn)/證照要求資歷與經(jīng)驗(yàn) 技能主要製表 人主管簽章(人格特質(zhì))A行政管理類 D工業(yè)工程類 E電子類M機(jī)械類 S軟件設(shè)計(jì)類 I資訊管理類O其他 (可複選) 填寫職位說明書的一般原則n以簡(jiǎn)潔而直接的方式填寫職位說明書，用詞力求簡(jiǎn)單n系針對(duì)“職位”，而非針對(duì)“個(gè)人”n主管仍有權(quán)指定其他相關(guān)的職責(zé)或工作n職位說明書的長(zhǎng)度并不能表示該職位的重要程度n職位規(guī)范中需避免種族、性別、年齡、身體殘疾方面的歧視。 基本資料n職位名稱：本職位現(xiàn)行職位名稱。如：人力資源專員、系統(tǒng)分析師、行政助理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等。n職位代碼：系統(tǒng)中本職位之代碼n職位類別：本職位為管理職或?qū)I(yè)職，及其工作性質(zhì)為何n所屬處部門：本職位所屬之職能組織。如：人力資源部。 n所屬單位：本職位所屬最小功能單位，如：訓(xùn)練課、電子工程課 n職位層次：本職位所屬之專業(yè)及能力階層 職位描述n面對(duì)內(nèi)外部客戶內(nèi)部伙伴外部顧客n工作內(nèi)容與職責(zé)概述職責(zé)范圍負(fù)責(zé)程度：主要負(fù)責(zé)部分支持要達(dá)成的目的 職位規(guī)范n職位資格教育程度及專業(yè)類別：本職位需具備之學(xué)歷及專業(yè)職位專長(zhǎng)類別培訓(xùn)證照要求：與本職位工作相關(guān)所需必備之培訓(xùn)經(jīng)歷或?qū)I(yè)證照資歷與經(jīng)驗(yàn)n職位標(biāo)準(zhǔn)主要知識(shí)技能項(xiàng)目描述重要程度 操作技能項(xiàng)目描述重要程度其他人格特質(zhì)項(xiàng)目描述重要程度 職位設(shè)計(jì)的主要原則n因事設(shè)崗原則：職位設(shè)置應(yīng)按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍來設(shè)定職位，而不應(yīng)該“因人設(shè)崗”，“職位”和“人”的關(guān)系應(yīng)是“設(shè)置”和“配置”的關(guān)系n職位的規(guī)范：職位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)加以規(guī)范，且職位名稱應(yīng)該很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)n最少職位數(shù)原則：考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，并盡可能地縮短職位之間訊息傳遞時(shí)間 n人事相宜原則：根據(jù)職位對(duì)人的素質(zhì)要求，選擇相應(yīng)的工作人員，并將人安排到合適的職位上。 職位說明書實(shí)例 職位說明書實(shí)例n人事行政助理nDSP軟件工程師n產(chǎn)品專員 實(shí)際演練 職位類別n A主管職 n B管理行政職 n C技術(shù)職 n D生產(chǎn)職 職位層次n B1非專業(yè)人員/助理 ：?jiǎn)渭儚氖聢?zhí)行性、操 作性之工作n B2專業(yè)人員 ：需具備策劃、思考能力，能獨(dú)立進(jìn)行工作n B3基層主管/資深專業(yè)人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域3年以上工作經(jīng)驗(yàn)n B4中階主管/高級(jí)項(xiàng)目人員：需至少具備在該專業(yè)領(lǐng)域5年以上工作經(jīng)驗(yàn) 面對(duì)內(nèi)外部客戶n指擔(dān)任本職位者在執(zhí)行工作時(shí)，不論對(duì)公司內(nèi)、外，以文字或口頭，透過溝通、協(xié)調(diào)、接洽之表達(dá)方式，進(jìn)行其正常而合理接觸之必要性，進(jìn)而形成良好之人際關(guān)系及工作關(guān)系，有助其任務(wù)之完成。 內(nèi)部伙伴：指本職位因工作需要，需與公司內(nèi)所屬單位以外之那些人員進(jìn)行聯(lián)系及合作外部顧客：指因工作需與公司外部單位或人員之必要接觸對(duì)象 具體寫明接觸內(nèi)容，如資料交換、談判溝通、協(xié)調(diào)等 職責(zé)范圍n條理分明：職位之主要工作職責(zé)明確而肯定。n工作職責(zé)應(yīng)以重要程度為順序排列n每一要點(diǎn)之開始，要以肯定之動(dòng)詞開始n每一行動(dòng)動(dòng)詞后均應(yīng)有其受詞，以及可能之行動(dòng)目的及結(jié)果。如：培訓(xùn)專員：執(zhí)行公司教育訓(xùn)練活動(dòng)，以提高員工之專業(yè)及管理技能n敘述現(xiàn)在應(yīng)該做的工作，而非過去是怎么做的，也不是將來要怎么做或?qū)碛?jì)劃要做的工作 n不得有否定的詞句n避免使用縮寫或簡(jiǎn)稱n避免含糊、不明確的詞句，如設(shè)法、盡力、嘗試等。n避免使用技術(shù)性的詞句或文字n避免使用敘述式的填寫方式n避免使用“得”或“偶爾”等文字 提供參考之動(dòng)詞n督導(dǎo)、分析、執(zhí)行、評(píng)估、協(xié)助、審核、參加、收集、整合、協(xié)調(diào)、擬訂、指導(dǎo)、編輯、檢查、維護(hù)、操作、調(diào)查、規(guī)劃、采購、修訂、記錄、提供、研究、訓(xùn)練、實(shí)施、發(fā)放、追蹤、觀察、比較、提供、等等 教育程度及專業(yè)類別n教育程度：指擔(dān)任本職位最低必要之教育層次，而非填寫者目前之教育程度。如初中、高中、?？?、本科、碩士等。n專業(yè)類別：如“電機(jī)系”、“會(huì)計(jì)系”、“資訊管理系”，或較大彈性之“工商管理相關(guān)科系”、“機(jī)械工程相關(guān)科系”等，如能與職位描述所需專業(yè)類別越相近越好。 職位專長(zhǎng)類別n A：行政管理類n D：工業(yè)工程類n E：電子類n M：機(jī)械類n S：軟件類n I：資訊管理類n O：其他 經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)n指擔(dān)任本職位所需之必要該專業(yè)或相關(guān)經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)，以便能有相應(yīng)具備之工作經(jīng)驗(yàn)，執(zhí)行其日常工作，并能達(dá)成任務(wù)目標(biāo)。n若本職位需有主管工作經(jīng)驗(yàn)，則需注明需具備之擔(dān)任主管經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù)。 主要知識(shí)技能操作技能n指擔(dān)任本職位需已具備的專業(yè)知識(shí)及能力；因工作之難易度及復(fù)雜度不同。需具備之知識(shí)技能如：Oracle資料庫撰寫、C+程序設(shè)計(jì)、人力資源管理技能等需具備之操作技能（需以手動(dòng)操作為主）如：電腦Microsoft Office操作技能、水電管線裝配技術(shù)、 人格特質(zhì)n擔(dān)任本職位所需具備之較重要，且與工作相關(guān)之人格特質(zhì)，如：財(cái)務(wù)人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、?xì)心的、正直的業(yè)務(wù)人員具彈性、高挫折容忍力、善溝通研發(fā)人員專心一致、有創(chuàng)造力的生產(chǎn)技術(shù)人員可靠的、有條理的