內蒙古煤炭交易中心版權所有辦公自動化 電子表格處理基礎 - 2 - 表格處理基礎Excel 的概述及基本操作表格的建立、編輯和格式化及公式與函數圖表的使用數據管理和分析工作表的打印 - 3 - Excel是 什 么 ？ 它 能 為我 們 做 什 么 ？ 是 Microsoft Office的 主 要 組 件之 一 具 有 很 強 的 圖 形 、 圖 表 功 能 可 用 于 財 務 數 據 處 理 、 科 學 分 析 計 算 ， 并 能 用 圖 表 顯 示 數據 之 間 的 關 系 和 對 數 據 進 行 組 織 - 4 - Excel 的概述及基本操作Excel 的基本信息元素1. 工作簿2. 工作表3. 單元格4. 單元格區(qū)域以 上 合 稱 為 Excel 2003的 工 作 區(qū) - 5 - 1、 工 作 簿2、 工 作 表3、 單 元 格4、 單 元 格 區(qū) 域 - 6 - 1. 工作簿 指 在 Excel 環(huán) 境 中 用 來 存 儲 并 處 理 工 作 數 據 的文 件 ， 工 作 簿 名 就 是 存 檔 的 文 件 文 件 名 返 回 圖 例 - 7 - 2. 工作表 一 個 工 作 簿 默 認 包 含 了 三 個 工 作 表 ： 其 名 稱 分 別 為Sheet1,Sheet2,Sheet3 每 一 個 工 作 簿 最 多 可 有 255個 工 作 表 ， 但 當 前 只 有 一 個 工 作 表 ， 稱 為 活動 工 作 表 單 擊 某 個 工 作 表 標 簽 可 將 其 激 活 為 活 動 工 作 表 ， 而 雙 擊 則 可 更 改 工 作表 名 工 作 表 標 簽 左 側 有 四 個 用 于 工 作 表 管 理 的 控 制 按 鈕 ， 分 別 表 示 ： 第 一個 工 作 表 ， 上 一 個 工 作 表 ， 下 一 個 工 作 表 ， 最 后 一 個 工 作 表 返 回 圖 例 - 8 - 3. 單 元 格 一 個 工 作 表 最 多 可 有 256列 ， 65536行 列 標 A,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBBZ等 表 示 ； 行 標 用 1， 2 ，3等 數 字 表 示 ， 單 元 格 由 列 、 行 標 志 共 同 表 示 每 個 工 作 表 中 只 有 一 個 單 元 格 ， 稱 為 活 動 單 元 格 返 回 圖 例 - 9 - 4. 單 元 格 區(qū) 域 指 一 組 被 選 中 的 單 元 格 ， 它 們 可 以 是 相 鄰 的 ，也 可 以 是 分 散 的 ， 對 一 個 單 元 格 區(qū) 域 的 操 作 就 是 對 該區(qū) 域 中 所 有 單 元 格 執(zhí) 行 相 同 的 操 作 - 10 - Excel 的基本操作單 元 格 內 容 的 輸 入選 擇 操 作 對 象 - 11 - 單元格內容的輸入1、光標的定位 單 元 格 內 容 的 光 標 定 位n 光 標 在 工 作 表 中 并 呈 白 色 十 字 狀 態(tài) 時 ， 單 擊 任 一 單 元 格 即可 使 該 單 元 格 被 激 活 而 被 稱 為 活 動 單 元 格 單 元 格 的 光 標 定 位n 雙 擊 某 單 元 格 ， 或 單 擊 某 單 元 格 后 再 將 光 標定 位 在 編 輯 欄 中 n 出 現 光 標 “ ”后 ， 使 用 鍵 盤 左 右 方 向 鍵 將 光標 定 位 - 12 - 單元格內容的輸入2. 輸入 輸 入 漢 字 按 Alt+Enter組 合 鍵 ， 可 將 單 元 格 輸 入 的 內 容 進 行 分 段 當 輸 入 的 數 字 超 過 單 元 格 列 寬 或 15位 時 ， 數 字 將 采 用 科 學 計 數 法 形 式表 示 日 期 輸 入 可 用 “ /”分 隔 符 分 數 的 輸 入 應 先 輸 入 “ 0”和 空 格 輸 入 公 式 可 以 先 鍵 入 “ =”號 ， 或 單 擊 編 輯 欄 左 側 的 編 輯 公 式 按 鈕 - 13 - 單元格內容的輸入3. 對齊（ 數 字 、 日 期 輸 入 后 為 右 對 齊 狀 態(tài) ， 字 符 輸 入 后 為 左 對齊 狀 態(tài) ）4. 其他操作 按 Tab鍵 ， 光 標 將 定 位 在 下 一 列 按 ESC鍵 或 單 擊 編 輯 欄 左 側 的 取 消 按 鈕 ， 可 取 消 輸 入 按 Enter鍵 光 標 將 定 位 在 下 一 行 - 14 - 選擇操作對象1. 單 元 格 內 容 的 選 擇2. 單 元 格 選 擇 單 個 單 元 格 、 行 、 列 的 選 擇 激 活 某 個 單 元 格 即 是 選 擇 某 個 單 元 格 單 擊 行 標 頭 可 進 行 行 的 選 擇 單 擊 列 標 頭 可 進 行 列 的 選 擇 連 續(xù) 單 元 格 的 選 擇 將 光 標 定 位 在 所 選 連 續(xù) 單 元 格 左 上 角 將 鼠 標 從 所 選 單 元 左 上 角 拖 曳 至 右 下 角 - 15 - 3、 單 擊 列 標 可用 于 選 擇 某 列 2、 單 擊 行 標 可用 于 選 擇 某 行 1、 單 擊 某 單 元 格 并激 活 它 ， 即 可 用 于選 擇 單 個 單 元 格 - 16 - 間斷表格的選擇 按 住 Ctrl鍵 的 同 時 ， 用 鼠 標 作 單 元 格 選 擇 或 區(qū) 域 選 擇 ， 即 可 選 擇不 連 續(xù) 的 單 元 格 區(qū) 域選擇全部單元格 單 擊 工 作 表 左 上 角 的 “ 全 選 ” 按 鈕 ， 或 選 擇 “ 編 輯 ” /“全 選 ”命 令 ， 或 使 用 快 捷 鍵 Ctrl+A取消選擇 用 鼠 標 單 擊 任 一 單 元 格 即 可選擇操作對象 - 17 - 工作表的選擇 單 個 工 作 表 的 選 擇 單 擊 工 作 表 標 簽 多 個 工 作 表 的 選 擇 方 法 及 特 點 連 續(xù) 工 作 表 的 選 擇 ： 單 擊 第 一 個 工 作 表 標 簽 ， 然 后 按 住 Shift鍵 ， 單 擊 所 要 選 擇 的 最 后一 個 工 作 表 標 簽 即 可 不 連 續(xù) 工 作 表 的 選 擇 ： 按 住 Ctrl 鍵 ， 分 別 單 擊 所 需 選 擇 的 工 作 表 標 簽 即 可 同 時 選 擇 多 個 工 作 表 后 ， 對 任 一 工 作 表 的 操 作 會 在 所 有 被 選 工 作 表 中 同 時 進 行 取 消 工 作 表 的 選 擇 ： 單 擊 任 一 個 未 被 選 擇 的 工 作 表 標 簽 - 18 - 表格的建立、編輯和格式化建立表格與錄入編輯表格格式化表格 - 19 - 建立表格與錄入1. 建 立 表 格2. 連 續(xù) 區(qū) 域 的 數 據 輸 入3. 相 同 內 容 單 元 的 輸 入4. 預 置 小 數 位 數 （ 或 尾 數 0）5. 自 動 填 寫 有 規(guī) 律 的 數 據 - 20 - 1. 連 續(xù) 區(qū) 域 的 數 據 輸 入 相 同 內 容 單 元 的 輸 入 每 個 單 元 個 輸 入 完 后 ， 按 Tab鍵 ， 可 沿 行 的 方 向 輸入 數 據 ； 按 Enter鍵 ， 可 沿 列 的 方 向 輸 入 數 據 ； 當 數 據輸 入 到 區(qū) 域 邊 界 時 ， 光 標 會 自 動 移 到 所 選 區(qū) 域 下 一 列 的開 始 處 按 住 Ctrl鍵 或 Shift鍵 選 擇 所 要 輸 入 相 同 內 容的 單 元 格 ， 輸 入 數 據 后 ， 按 住 Ctrl+Shift組 合 鍵 即可 - 21 - 4. 預置小數位數（或尾數0） 選 擇 “ 工 具 ” /“選 項 ” ， 單 擊 “ 編 輯 ” 標 簽 在 打 開 的 對 話 框 中 ， 選 擇 “ 自 動 設 置 小 數 點 ” 項 ， 在 “ 位 數 ” 框中 ： 若 輸 入 大 于 0的 數 ， 則 設 置 的 是 小 數 位 數 ； 若 輸 入 小 于 0的 數 ，則 設 置 的 是 位 數 0的 個 數 如 果 在 輸 入 過 程 中 ， 想 取 消 設 置 ， 可 在 輸 入 完 數 據 后 ， 輸 入 小 數點 - 22 - - 23 - 5.自動填寫有規(guī)律的數據 數 字 的 填 寫 在 該 行 （ 列 ） 的 前 兩 個 單 元 格 內 輸 入 開 始 的 2個 數 字 ； 選 擇 這 兩 個 單 元 格 ； 用 鼠 標 按 住 第 二 個 單 元 格 的 填 充 柄 ， 將 其 拖 曳 到 結 束 單 元 格 ，松 開 鼠 標 - 24 -填 充 柄 - 25 - 自動填寫有規(guī)律的數據 自 定 義 序 列 的 自 動 填 寫 在 “ 工 具 ” 菜 單 中 ， 選 擇 “ 選 項 ” ， 單 擊 “ 自 定 義 序 列 ” 標 簽 ； 確 定 輸 入 序 列 ； 在 單 元 格 中 輸 入 所 選 序 列 的 任 一 項 ， 并 選 擇 該 單 元 格 ； 用 鼠 標 左 鍵 拖 曳 所 選 單 元 格 右 下 角 的 填 充 柄 到 結 束 處 - 26 -可 以 在自 定 義序 列 中選 擇 某一 序 列 也 可 以在 輸 入序 列 中輸 入 一個 序 列 - 27 - 編輯表格1. 單元格部分內容的移動、復制和刪除2. 單元格內容的移動、復制和刪除3. 單元格的刪除、插入4. 行、列的刪除和插入5. 工作表的移動、 復制、刪除和插入 - 28 - 1. 單元格部分內容的移動、復制和刪除 單 元 格 部 分 內 容 的 移 動 、 復 制 選 擇 所 要 編 輯 的 單 元 格 中 的 部 分 內 容 若 移 動 ： 單 擊 工 具 欄 中 的 剪 切 鈕 若 復 制 ： 單 擊 工 具 欄 中 的 復 制 鈕 雙 擊 所 要 粘 貼 的 單 元 格 ， 并 將 光 標 定 位 到 新 的 位 置 ， 單 擊 工 具 欄 中 的 粘 貼鈕 按 Enter鍵 即 可 - 29 - 刪 除 單 元 格 的 部 分 內 容 選 擇 所 要 編 輯 的 單 元 格 內 容 ， 按 Del鍵 即 可 2. 單 元 格 內 容 的 移 動 、 復 制 和 刪 除A. 鼠 標 拖 曳 的 方 法 (1)選 擇 要 移 動 、 復 制 的 單 元 格 (2)移 動 ： 將 光 標 移 到 單 元 格 邊 框 的 下 側 或 右 側 ， 出 現 箭 頭 狀 光 標 時 ， 用 鼠標 拖 曳 到 單 元 格 的 新 位 置 即 可 (2)復 制 ： 在 按 住 Ctrl鍵 的 同 時 ， 按 上 述 方 法 用 鼠 標 拖 曳 單 元 格 到 新 的 位 置 - 30 - B. 用 剪 切 和 粘 貼 的 方 法 移 動 和 復 制 單 元 格 的 內 容 選 擇 要 移 動 、 復 制 的 單 元 格 移 動 ： 可 以 單 擊 工 具 欄 中 的 剪 切 按 鈕 復 制 ： 可 以 單 擊 工 具 欄 中 的 復 制 按 鈕 單 擊 目 標 單 元 格 單 擊 工 具 欄 中 的 粘 貼 按 鈕 按 Enter 鍵 即 可 - 31 - C. 單 元 格 內 容 的 刪 除 選 擇 所 要 刪 除 內 容 的 單 元 格 在 “ 編 輯 ” 菜 單 中 選 擇 “ 清 除 ” 項 ， 在 子 菜 單 中 選 擇 相 應 項 或 按 Del鍵 直 接 刪 除 單 元 格 內 容 - 32 - 3. 單元格的刪除、插入 單 元 格 的 刪 除 選 擇 所 要 刪 除 的 單 元 格 在 “ 編 輯 ” 菜 單 中 選 擇 “ 刪 除 ” 項 ， 打 開 刪 除 對 話 框 做 相 應 選 擇 后 按 “ 確 定 ” 鈕 完 成 操 作 - 33 - 單 元 格 的 插 入 選 擇 所 要 插 入 單 元 格 的 位 置 在 “ 插 入 ” 菜 單 中 選 擇 “ 單 元 格 ” 項 ， 在 出 現 的 “ 插 入 ” 對 話框 中 選 擇 插 入 后 當 前 單 元 格 移 動 的 方 向 按 “ 確 定 ” 按 鈕 即 可 - 34 -使 用 “ 編 輯 ” 菜 單中 的 “ 刪 除 ” 命 令打 開 該 對 話 框 使 用 “ 插 入 ” 菜 單中 的 “ 單 元 格 ” 命令 打 開 該 對 話 框 - 35 - 4. 行、列的刪除和插入 行 、 列 的 刪 除 單 擊 所 要 刪 除 的 行 、 列 的 標 頭 選 擇 “ 編 輯 ” /“刪 除 ” 項 即 可 行 、 列 的 插 入 單 擊 所 要 插 入 行 、 列 所 在 任 一 單 元 格 選 擇 “ 插 入 ” /“行 ” 或 “ 列 ” 項 即 可 - 36 - 5.工作表的移動、 復制、刪除和插入 工 作 表 的 移 動 、 復 制 選 擇 所 要 移 動 、 復 制 的 工 作 表 標 簽 移 動 ： 拖 曳 標 簽 到 所 需 位 置 復 制 ： 按 住 Ctrl鍵 的 同 時 拖 曳 所 選 標 簽 到 所 需 位 置 釋 放 鼠 標 即 可 - 37 - 工 作 表 的 刪 除 選 擇 所 要 刪 除 的 工 作 表 標 簽 在 所 選 標 簽 上 單 擊 鼠 標 右 鍵 ， 在 出 現 的 的 子 菜 單 中 選 擇 “ 刪 除 ”項 ， 或 在 “ 編 輯 ” 菜 單 中 選 擇 “ 刪 除 工 作 表 ” 項 在 出 現 的 刪 除 確 定 對 話 框 中 ， 確 認 刪 除 操 作 即 可 - 38 - 格式化表格1. 行高、列寬的調整2. 數字的格式化3. 字體的格式化與對齊方式設置4. 邊框和底紋的設置 - 39 - 格式化表格1、行高、列寬的調整方 法 一 ： 用 鼠 標 拖 曳 直 接 設 置 行 高 列 寬方 法 二 ： 利 用 “ 格 式 ” 菜 單 中 的 “ 行 ” 或 “ 列 ” 項 進 行調 整 - 40 -1.用 鼠標 拖 動行 高 或列 寬 設置 - 41 -2、 通 過 “ 格 式 ” 菜 單中 的 “ 行 ” 或 “ 列 ”命 令 進 行 行 高 、 列 寬的 調 整 - 42 - 2、數字的格式化 用 工 具 欄 中 的 數 字 格 式 化 按 鈕 格 式 化 數 字 單 擊 包 含 數 字 的 單 元 格 分 別 單 擊 格 式 工 具 欄 上 的 按 鈕 用 菜 單 方 式 格 式 化 數 字 選 擇 所 要 格 式 化 的 數 字 單 元 格 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 單 元 格 ” 項 ， 單 擊 數 字 標 簽 在 打 開 的 對 話 框 中 ， “ 分 類 ” 列 出 了 所 有 的 格 式 ， 選 擇 所 需 的 分 類 格 式 按 “ 確 定 ” 按 鈕 ， 即 可 取 消 數 字 的 格 式 在 “ 編 輯 ” 菜 單 中 選 擇 “ 清 除 ” 項 - 43 - 設 置 小 數位 數負 數 表 示格 式單元格格式對話框格 式 工 具 欄 - 44 - 3.字 體 的 格 式 化 與 對 齊 方 式 設 置 用 菜 單 的 方 法 設 置 對 齊 方 式 選 擇 所 要 格 式 化 的 單 元 格 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 單 元 格 ” 項 ， 單 擊 “ 對 齊 ” 標 簽 ， 打 開對 話 框 根 據 需 要 選 擇 “ 水 平 對 齊 ” 方 式 、 “ 垂 直 對 齊 ” 方 式 、 “ 文 本 控制 ” 即 “ 方 向 ” 等 項 目 按 “ 確 定 ” 按 鈕 即 可 - 45 -單 元 格 格 式 的 “ 對 齊 ” 選 項 卡 選 擇水 平對 齊方 式 選 擇 垂 直 對齊 方 式 拖 動 指針 控 制文 字 方向 - 46 - 4.邊框和底紋 采 用 工 具 欄 按 鈕 的 方 法 設 置 邊 框 與 底 紋 用 菜 單 的 方 法 設 置 邊 框 和 底 紋 選 擇 所 要 格 式 化 的 單 元 格 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 單 元 格 ” 項 ， 打 開 “ 單 元 格 格 式 ” 對 話 框 選 擇 “ 邊 框 ” 標 簽 設 置 單 元 格 的 邊 框 在 “ 線 形 樣 式 ” 欄 中 設 置 線 型 ， 在 “ 顏 色 ” 欄 中 設 置 線 的 顏 色 選 擇 “ 預 置 ” 按 鈕 ， 或 在 “ 文 本 ” 區(qū) 單 擊 邊 框 線 處 ， 設 置 邊 框 線 的 位 置 選 擇 “ 圖 案 ” 標 簽 設 置 單 元 格 的 底 紋 和 顏 色 按 “ 確 定 ” 按 鈕 ， 完 成 操 作 - 47 -“邊 框 ” 選 項 卡 “圖 案 ” 選 項 卡 - 48 - 公式和函數 公 式 函 數 公 式 的 復 制 自 動 求 和 - 49 - 公式和函數1. 公式 公 式 是 對 工 作 表 中 的 數 據 進 行 分 析 與 計 算 的 等 式 。 它 以 “ =”開 始 ， 后 面 跟表 達 式 。 表 達 式 由 運 算 符 和 參 與 運 算 的 操 作 數 （ 常 量 、 單 元 格 地 址 和 函 數 ）組 成 ， 運 算 符p 算 術 運 算 符 ， 包 括 ： +（ 加 ） 、 -（ 減 ） 、 *(乘 ） 、 /（ 除 ） 、 %(百 分 比 ） 、(乘 方 ） ， 其 優(yōu) 先 級 從 高 到 低 為 ： 百 分 比 和 乘 方 、 乘 和 除 、 加 和 減p 關 系 運 算 符 ， 有 ： =、 、 =、 =、 、 其 優(yōu) 先 級 相 同 p 文 本 運 算 符 ， （ &) 運 算 規(guī) 則 ： 先 算 括 號 內 的 算 式 ， 先 乘 除 后 加 減 ， 同 級 運 算 自 左 向 右 - 50 - 公 式 的 輸 入 選 擇 要 輸 入 公 式 的 單 元 格 在 編 輯 欄 的 輸 入 框 中 或 在 所 選 單 元 格 中 輸 入 “ =”及 表 達 式 單 擊 編 輯 公 式 欄 的 確 認 按 鈕 “ ” 或 直 接 按 回 車 鍵 就 可 以 得 到計 算 結 果 - 51 - 2. 函數 是 預 先 定 義 好 的 公 式 ， 它 由 函 數 名 、 括 號 及 括 號 內 的 參 數 組 成 。 其 中 參 數可 以 是 單 元 格 、 單 元 格 區(qū) 域 、 一 個 數 。 多 個 參 數 之 間 用 “ ， ” 分 隔 。函 數 錄 入 的 簡 化 操 作 ： 選 擇 要 輸 入 公 式 的 單 元 格 在 編 輯 欄 的 輸 入 框 中 或 在 所 選 單 元 格 中 輸 入 “ =” 選 擇 函 數 列 表 中 的 函 數 在 “ 函 數 向 導 ” 對 話 框 中 ， 根 據 要 求 輸 入 參 數 ， 或 單 擊 選 擇 計 算 所 需的 單 元 格 區(qū) 域 向 導 對 話 框 的 下 方 一 般 都 有 當 前 選 用 函 數 的 說 明 和 參 數 解 釋 ， 并 給 出 計算 結 果 按 “ 確 定 ” 鍵 ， 完 成 函 數 輸 入 操 作 - 52 -2、 在 展 開 的 函 數列 表 中 進 行 選 擇 1、 在 需 要 使 用函 數 的 單 元 格 中輸 入 “ ” 號 - 53 -函 數 向 導函 數 功 能 說 明 選 擇 或 輸 入 函 數參 數 - 54 - 3. 公式的復制 選 定 含 有 要 復 制 公 式 的 單 元 格 鼠 標 指 針 移 至 單 元 格 的 右 下 方 ， 出 現 填 充 柄 按 所 需 復 制 公 式 的 單 元 格 方 向 拖 曳 填 充 柄 ， 虛 框 會 隨 鼠 標的 拖 動 而 擴 大 ， 松 開 左 鍵 ， 拖 曳 過 的 單 元 格 便 填 入 復 制 的結 果 - 55 - 4. 自動求和 先 選 定 待 求 和 的 行 或 列 或 區(qū) 域 ， 以 及 存 放 的 行 、 列 單 擊 窗 體 上 常 用 工 具 欄 中 的 “ 自 動 求 和 ” 按 鈕 ， Excel將 自動 對 選 定 的 單 元 格 （ 區(qū) 域 ） 上 方 或 左 側 的 數 據 進 行 求 和 和運 算 并 將 計 算 結 果 放 入 存 放 求 和 結 果 的 單 元 格 中 - 56 - 4.3.3 圖表的制作1、用圖表向導生成圖表 選 擇 包 含 在 統(tǒng) 計 圖 中 的 單 元 格 數 據 單 擊 常 用 工 具 欄 中 的 “ 圖 表 向 導 ” 按 鈕 ， 打 開 圖 表向 導 步 驟 之 一 “ 圖 表 類 型 ” 對 話 框 分 別 按 照 向 導 步 驟 二 、 三 、 四 進 行 設 置 - 57 -圖 表 向 導 之 一 ： 圖 表 類 型1、 選 擇 圖 表 類 型 2、 選擇 子 圖表 類 型3、 單 擊 “ 下 一 步 ”進 入 步 驟 二 對 話 框 - 58 -圖 表 向 導 之 二 ： 圖 表 源 數 據 1、 選擇 數 據源 區(qū) 域2、 選 擇行 或 列 作為 系 列 3、 單 擊“ 下 一 步 ”進 入 步 驟 3對 話 框 - 59 -圖 表 向 導 之 三 ： 圖 表 選 項 3、 單 擊“ 下 一 步 ”進 入 步 驟 4對 話 框 1、 輸入 標 題名 稱2、 輸 入分 類 軸名 稱 - 60 -1、 選 擇 將 圖 表 插 入 當前 工 作 表 中 或 是 新 的工 作 表 中 2、 單 擊 “ 完 成 ”按 鈕 ， 整 個 圖表 創(chuàng) 建 過 程 完畢 圖 表 向 導 之 四 ： 圖 表 位 置 - 61 - 圖表的使用2、圖表的移動和大小的調整 圖 表 和 工 作 表 數 據 的 大 小 、 位 置 等 都 可 進 行 合 理 的 調 整 。 移 動 圖 表 ： 單 擊 圖 表 ， 圖 表 四 周 出 現 控 點 ， 在 控 點 內 的 “ 圖 表 區(qū) ”按 下 鼠 標 使 光 標 成 四 向 箭 頭 狀 時 即 可 拖 曳 圖 表 到 所 需 位 置 調 整 圖 表 的 大 小 ： 選 中 圖 表 后 ， 將 鼠 標 移 至 圖 表 四 周 的 任 一 控 點 上 ，當 光 標 成 雙 箭 頭 時 ， 拖 動 鼠 標 ， 直 至 圖 表 變 成 滿 意 的 大 小 為 止 - 62 - 數據管理和分析數據清單數據排序數據篩選記錄單的管理分類匯總 - 63 - 數據清單 數 據 清 單 是 Excel 工 作 表 中 單 元 格 構 成 的 矩 形 區(qū) 域 ， 即 一 張 二 維 表 ， 又 稱 為數 據 列 表 。 它 的 特 點 有 ：p 記 錄 ： 數 據 清 單 中 的 每 一 行 ， 第 一 行 稱 為 字 段 行p 字 段 ： 每 一 列 稱 為 字 段 ， 每 一 個 字 段 的 數 據 類 型 必 須 相 同p 數 據 清 單 中 不 允 許 有 空 行 或 空 列 ， 否 則 會 影 響 Excel檢 測 和 選 定 數 據 列 表 ； 不能 有 數 據 完 全 相 同 的 兩 行 記 錄p 一 個 數 據 清 單 占 一 個 工 作 表 ， 格 式 的 修 改 不 影 響 數 據 清 單 - 64 - 數據排序 Excel可 根 據 一 列 或 多 列 數 據 按 升 序 或 降序 對 數 據 清 單 排 序 。1.簡單排序 在 數 據 清 單 中 任 選 一 列 數 據 中 的 某 一 單 元 格 根 據 需 要 單 擊 “ 常 用 ” 工 具 欄 上 的 “ 升 序 ” 或 “ 降 序 ” 按 鈕 ，即 可 完 成 操 作 - 65 - 2. 復雜數據排序 選 定 數 據 清 單 中 待 排 序 列 中 的 任 一 單 元 格 打 開 “ 數 據 ” /“排 序 ” 對 話 框 在 此 對 話 框 中 ， 選 擇 排 序 的 關 鍵 字 、 排 序 方 向 ， 選 定 排 序 區(qū) 域 是 否有 標 題 行 在 對 話 框 中 還 可 單 擊 “ 選 項 ” 按 鈕 ， 在 彈 出 的 “ 排 序 選 項 ” 對 話 框中 ， 可 進 行 “ 按 行 或 列 排 序 ” 、 “ 區(qū) 分 大 小 寫 ” 等 設 置 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 ， 完 成 排 序 對 主 要 關 鍵 字 相 同 而 記 錄 又 很 多 的 數 據 清 單 ， 需 采 用 多 層 次 排 序 - 66 -排 序 操 作 依 據 C語 言 字段 對 所 有 記 錄由 低 到 高 排 序 - 67 - 數據篩選1. 自動篩選 對 單 個 字 段 建 立 篩 選 ， 多 字 段 之 間 的 篩 選 是 邏 輯 與 的 關 系 ， 即同 時 滿 足 各 個 條 件 選 取 數 據 清 單 中 的 任 意 單 元 格 執(zhí) 行 “ 數 據 ” 菜 單 中 的 “ 篩 選 ” 命 令 在 彈 出 的 子 菜 單 中 執(zhí) 行 “ 自 動 篩 選 ” 命 令 單 擊 字 段 名 右 側 的 下 拉 篩 選 箭 頭 按 鈕 ， 從 彈 出 的 篩 選 條 件 列 表中 可 選 擇 符 合 的 條 件 進 行 數 據 篩 選 - 68 - 2. 高級篩選 高 級 篩 選 能 實 現 數 據 清 單 中 多 字 段 之 間 “ 邏 輯 或 ” 的 篩 選 關 系 先 要 在 數 據 清 單 以 外 的 任 何 位 置 建 立 條 件 區(qū) 域 ， 條 件 區(qū) 域 至 少是 兩 行 ， 且 首 行 與 數 據 清 單 相 應 字 段 精 確 匹 配 然 后 執(zhí) 行 “ 數 據 ” “ 篩 選 ” “ 高 級 篩 選 ” 命 令 ， 在 其 對 話 框 內進 行 數 據 區(qū) 域 和 條 件 區(qū) 域 的 選 擇 ； 篩 選 結 果 可 在 原 數 據 清 單 位置 顯 示 ， 也 可 以 在 數 據 清 單 以 外 的 位 置 顯 示 - 69 - 高 級 篩 選 示 例 （ 如 下 圖 ）1、 建 立 條 件 區(qū) 域 ， 同 一 行 上 的 條 件 關 系為 邏 輯 與 ， 不 同 行 之間 的 關 系 為 邏 輯 或 2、 執(zhí) 行 “ 數據 ” “ 篩選 ” “ 高 級 篩選 ” 命 令3、 打 開 高 級 篩選 對 話 框 4、 選 擇 數 據 區(qū)域 和 條 件 區(qū) 域5、 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 - 70 - 記錄單的管理 Excel提 供 的 記 錄 單 管 理 功 能 ， 類 似 于 數 據 庫 管 理 系 統(tǒng) ， 可 對 數 據 清 單 中的 記 錄 進 行 增 加 、 刪 除 、 查 找 、 修 改 等 操 作 查 找 記 錄 的 操 作 步 驟 ： 選 取 數 據 清 單 中 的 任 意 單 元 格 單 擊 “ 數 據 ” 菜 單 中 的 “ 記 錄 單 ” 命 令 出 現 “ 記 錄 單 ” 對 話 框 ， 顯 示 的 內 容 為 第 一 條 記 錄 ， 點 擊 “ 下 一 條 ” 按鈕 ， 出 現 第 二 條 記 錄 ， 再 點 擊 “ 上 一 條 ” 按 鈕 ， 返 回 到 第 一 條 記 錄 - 71 - 分類匯總 定 義 ： 是 對 數 據 清 單 按 某 個 字 段 進 行 分 類 ， 將 字 段 值 相 同 的 連 續(xù) 記錄 作 為 一 類 ， 進 行 求 和 、 平 均 、 計 數 等 匯 總 運 算 ； 針 對 同 一 個 分 類 字段 ， 還 可 進 行 多 種 匯 總 分 類 ：1. 簡 單 匯 總 ： 指 對 數 據 清 淡 的 某 個 字 段 僅 統(tǒng) 一 做 一 種 方 式 的 匯 總2. 嵌 套 匯 總 ： 指 對 同 一 字 段 進 行 多 種 方 式 的 匯 總 - 72 - “分類匯總”對話框（下圖） - 73 - 嵌套匯總（如下圖） - 74 - 4.3.5 工作表的打印顯示工作表打印工作表 - 75 - 顯示工作表 滾 屏 顯 示 ： 使 用 水 平 滾 動 條 和 垂 直 滾 動 條 可 滾 動 顯 示 更 多 內 容 縮 放 控 制 ： 用 以 改 變 顯 示 比 例 ， 可 使 窗 口 內 顯 示 更 多 內 容 或 突 出 顯示 某 一 個 特 定 的 局 部 內 容 凍 結 窗 口 ： 可 將 工 作 表 的 某 些 區(qū) 域 “ 凍 結 ” ， 使 得 滾 屏 顯 示 時 該 區(qū)域 不 動 分 割 窗 口 ： 將 一 個 工 作 表 同 時 放 在 四 個 窗 格 中 ， 每 個 窗 格 可 分 別 瀏覽 該 工 作 表 的 不 同 區(qū) 域 隱 藏 操 作 - 76 - 凍結窗口操作 單 擊 不 需 要 凍 結 區(qū) 的 左 上 角 單 元 格 在 “ 窗 口 ” 菜 單 中 選 擇 “ 凍 結 窗 格 ” 項 當 窗 口 處 于 凍 結 狀 態(tài) 時 ， 選 擇 “ 窗 口 ” 菜 單 中 的 “ 撤 銷 窗 口 凍 結 ”項 可 以 取 消 窗 口 凍 結 - 77 - 分割窗口操作 選 擇 活 動 單 元 格 在 “ 窗 口 ” 菜 單 中 選 “ 拆 分 ” 項 ， 則 在 活 動 單 元 格 的 左 邊 及 上邊 出 現 分 割 線 ， 將 窗 口 劃 分 為 4個 窗 格 利 用 其 水 平 、 垂 直 滾 動 條 可 在 各 窗 格 中 隨 意 瀏 覽 各 項 拖 曳 分 割 框 ， 可 以 改 變 分 割 線 的 位 置 在 “ 窗 口 ” 菜 單 中 選 擇 “ 撤 銷 拆 分 窗 口 ” 項 可 以 取 消 窗 口 分 割 - 78 -拖 動 分 割 框 ，改 變 各 窗 口大 小 窗 口 菜 單 的 “ 拆 分 ” 命 令 - 79 - 隱藏和取消隱藏操作p 隱 藏 行 或 列 選 擇 所 要 隱 藏 的 行 （ 列 ） 后 ， 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 行 ” （ “ 列 ” ） 項 ，在 子 菜 單 中 選 擇 “ 隱 藏 ” 子 項 p 取 消 隱 藏 行 或 列 選 擇 跨 越 隱 藏 列 （ 行 ） 的 單 元 格 ， 然 后 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 列 ”（ “ 行 ” ） 項 ， 在 子 菜 單 中 選 “ 取 消 隱 藏 ” 子 項 即 可 完 成 取 消 隱 藏 。 - 80 - p 工 作 表 的 隱 藏 選 擇 所 要 隱 藏 的 工 作 表 ， 然 后 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 工 作 表 ” 項 ， 在 子菜 單 中 選 擇 “ 隱 藏 ” 即 可 完 成 工 作 表 的 隱 藏 。 p 取 消 工 作 表 的 隱 藏 在 “ 格 式 ” 菜 單 中 選 擇 “ 工 作 表 ” 項 ， 在 子 菜 單 中 選 擇 “ 取 消 隱 藏 ” ， 在隨 之 打 開 的 “ 取 消 隱 藏 ” 對 話 框 中 ， 選 擇 要 取 消 隱 藏 的 工 作 表 名 ， 即 可 完 成工 作 表 的 取 消 隱 藏 。 - 81 - 打印工作表1. 打 印 設 置2. 打 印 預 覽3. 打 印 - 82 - 1. 打印設置 基 本 操 作 工 作 表 的 設 置p 在 打 開 的 “ 頁 面 設 置 ” 對 話 框 中 選 擇 “ 工 作 表 ” 標 簽p 若 要 打 印 工 作 表 的 局 部 內 容 ， 可 在 對 話 框 的 “ 打 印 區(qū) 域 ” 中 輸 入 表 格 區(qū) 域p 當 打 印 的 頁 數 超 過 一 頁 時 ， 若 要 想 標 題 出 現 在 每 一 頁 上 ， 可 以 在 “ 打 印 標題 ” 組 的 “ 頂 端 標 題 行 ” 、 “ 左 端 標 題 行 ” 中 分 別 輸 入 標 題 區(qū) 域p 設 置 “ 網 絡 線 ” 選 項 ， 將 打 印 工 作 表 的 全 部 網 格 線 ， 但 如 果 在 工 作 表 中 設置 了 表 格 的 邊 框 線 ， 則 在 此 應 取 消 網 格 線 設 置 - 83 - 打 印局 部工 作表 區(qū)域 選擇 多 頁 打 印 中 可 以 選擇 出 現 在 每 一 頁 中的 行 或 列 標 題”頁 面 設 置 “ 對 話 框 - 84 - 手 工 插 入 、 移 動 分 頁 符 插 入 分 頁 符 ： 選 擇 新 起 頁 左 上 角 的 單 元 格 ， 然 后 選 擇 “ 插入 ” /“分 頁 符 ” 即 可 插 入 水 平 （ 垂 直 ） 分 頁 符 ： 選 擇 新 起 頁 的 第 一 行 （ 或 列 ） ，然 后 選 擇 “ 插 入 ” /“分 頁 符 ” 即 可 移 動 分 頁 符 ： 在 “ 視 圖 ” 中 選 擇 “ 分 頁 預 覽 ” 項 ， 工 作 標 中將 出 現 頁 分 割 線 - 85 - 打印工作表2. 打印預覽 “ 縮 放 ” 按 鈕 ： 顯 示 比 例 切 換 。 “ 縮 放 ” 功 能 不 影 響 打 印 尺 寸 “ 打 印 ” 按 鈕 ： 打 開 “ 打 印 ” 對 話 框 ， 然 后 可 打 印 工 作 表 “ 設 置 ” 按 鈕 ： 打 開 “ 頁 面 設 置 ” 對 話 框 “ 頁 邊 距 ” 按 鈕 ： 顯 示 或 隱 藏 表 示 頁 邊 距 、 頁 眉 和 頁 腳 邊 距 以 及列 寬 的 制 柄 - 86 - 3.打印選 擇 “ 文 件 ” 菜 單 中 的 “ 打 印 ” 命 令 “打 印 ” 對 話 框 - 87 - 小 結 本 章 主 要 給 同 事 們 介 紹 了 Microsoft Office工 具 之 一的 Excel的 使 用 ， 通 過 學 習 ， 大 家 了 解 了 Excel與 前 一 章 所介 紹 的 Word在 不 同 領 域 的 使 用 ， 也 讓 大 家 明 白 了 一 個 道 理“ 工 欲 善 其 事 ， 必 先 利 其 器 ” ； 計 算 機 有 著 無 限 廣 闊 的 應用 領 域 ， 那 么 我 們 在 針 對 不 同 的 應 用 時 就 要 選 擇 不 同 的 工具 來 幫 助 我 們 完 成 既 定 任 務 。 在 這 一 章 中 給 大 家 描 述 了Excel文 檔 的 建 立 、 通 過 公 式 和 函 數 進 行 數 據 處 理 以 及 創(chuàng)建 圖 表 等 基 本 操 作 ， 它 還 有 著 更 多 隱 藏 的 使 用 技 巧 和 方 法 ，有 待 同 事 們 的 進 一 步 探 索 。