1 Excel2010入 門l 啟 動 Excel與 認(rèn) 識 工 作 環(huán) 境l 工 作 簿 與 工 作 簿 視 窗l(fā) 結(jié) 束 Excel 1-1-1 啟 動 Excel 方 法 一 ： 執(zhí) 行 “ 開 始 /所 有 程 序 /Microsoft office/Microsoft Excel 2010” 命 令 啟 動 Excel。 方 法 二 ： 雙 擊 已 有 Excel文 件 圖 示 來 啟 動 Excel。 1-1 啟 動 Excel與 認(rèn) 識 工 作 環(huán) 境 Microsoft Excel是 一 套 功 能 完 整 、 操 作 簡 易 的 電 子 計算 表 軟 體 ， 提 供 豐 富 的 函 數(shù) 及 強 大 的 圖 表 、 報 表 制 作 功 能 ，能 有 助 于 有 效 率 地 建 立 與 管 理 資 料 。 除 了 執(zhí) 行 命 令 來 啟 動 Excel外 ， 在 Windows桌面 或 文 件 資 料 夾 視 窗 中 雙 擊 Excel工 作 表 的 名 稱 或圖 示 ， 同 樣 也 可 以 啟 動 Excel。 啟 動 Excel2010 1-1-2 Excel界 面 介 紹p 啟 動 Excel后 ， 可 以 看 到 如 下 界 面 ：快 速 存 取 工 具 列 功 能 頁 次 功 能 區(qū) 工 作 表 頁 次 標(biāo) 簽 工 作 表 顯 示 比 例 工 具 p 認(rèn) 識 功 能 頁 次 Excel中 所 有 的 功 能 操 作 分 門 別 類 為 8大 頁 次 ， 包 括 文 件 、 開 始 、插 入 、 頁 面 布 局 、 公 式 、 數(shù) 據(jù) 、 審 閱 和 視 圖 。 各 頁 次 中 收 錄 相 關(guān) 的 功能 群 組 ， 方 便 使 用 者 切 換 、 選 用 。 例 如 開 始 頁 次 就 是 基 本 的 操 作 功 能 ，像 是 字 型 、 對 齊 方 式 等 設(shè) 定 ， 只 要 切 換 到 該 功 能 頁 次 即 可 看 到 其 中 包含 的 內(nèi) 容 。 在 功 能 頁 上 按 一 下 ， 即 可 切換 到 該 頁 次p 認(rèn) 識 功 能 區(qū) 視 窗 上 半 部 的 面 板 稱 為 功 能 區(qū) ， 放 置 了 編 輯 工 作 表 時 需 要 使 用的 工 具 按 鈕 。 開 啟 Excel時 預(yù) 設(shè) 會 顯 示 “ 開 始 ” 頁 次 下 的 工 具 按 鈕 ，當(dāng) 按 下 其 他 的 功 能 頁 次 ， 便 會 改 變 顯 示 該 頁 次 所 包 含 的 按 鈕 。 目 前 顯 示 “ 開 始 ” 頁 次的 工 具 按 鈕依 功 能 還 會 再 區(qū) 隔 成 數(shù) 個 區(qū) 塊 ，例 如 此 處 為 字 體 區(qū) 當(dāng) 我 們 要 進(jìn) 行 某 一 項 工 作 時 ， 就 先 點 選 功 能 區(qū) 上 方 的 功 能 頁 次 ， 再從 中 選 擇 所 需 的 工 具 鈕 。 例 如 我 們 想 再 工 作 表 中 插 入 1張 圖 片 ， 便 可 按下 “ 插 入 ” 頁 次 ， 再 按 下 “ 圖 例 ” 區(qū) 中 的 “ 圖 片 ” 鈕 ， 即 可 選 取 要 插 入的 圖 片 。 切 換 到 此 頁按 下 此 鈕 插 入 圖 片 與 圖 片 、 圖 形 有 關(guān) 的 功 能 ， 都 可 以 在“ 插 圖 ” 區(qū) 中 找 到 另 外 ， 為 了 避 免 整 個 畫 面 太 凌 亂 ， 有 些 頁 次 標(biāo) 簽 會 在 需 要 使 用 時 才顯 示 。 例 如 當(dāng) 您 在 工 作 表 中 插 入 了 一 個 圖 表 物 件 ， 此 時 與 圖 表 有 關(guān) 的 工具 才 會 顯 示 出 來 : 美 化 及 調(diào) 整 圖 表 屬 性 的 相 關(guān) 工 具 ， 都 放 在 圖 表 工 具 下 除 了 使 用 鼠 標(biāo) 來 點 選 頁 次 標(biāo) 簽 及 功 能 區(qū) 內(nèi) 的 按 鈕 外 ， 也 可 以 按 一 下 鍵 盤 上 的 Alt鍵 ， 即 可 顯 示 各 頁 次 標(biāo) 簽 的 快 速 鍵 提 示 訊 息 。 當(dāng) 您 按 下 頁次 標(biāo) 簽 的 快 速 鍵 之 后 ， 會 用 顯 示 功 能 區(qū) 中 各 功 能 按 鈕 的 快 速 鍵 ， 讓 您 以鍵 盤 來 進(jìn) 行 操 作 。 快 速 鍵 提 示 信 息 在 功 能 區(qū) 中 按 下 鈕 ， 還 可 以 開 啟 專 屬 的 【 交 談 窗 】 或 【 工 作 窗格 】 來 做 更 細(xì) 部 的 設(shè) 定 。 例 如 我 們 想 要 美 化 儲 存 格 的 設(shè) 定 ， 就 可 以 切 換到 “ 開 始 ” 頁 次 ， 按 下 “ 字 體 ” 區(qū) 右 下 角 的 鈕 ， 開 啟 儲 存 格 格 式 交談 窗 來 設(shè) 定 。切 換 到 開 始 頁 次 按 下 此 鈕 開 啟 交 談 窗格 更 細(xì) 部 的設(shè) 定 隱 藏 與 顯 示 “ 功 能 區(qū) ” ： 如 果 覺 得 功 能 區(qū) 占 用 太 大 的 版 面 位 置 ，可 以 將 “ 功 能 區(qū) ” 隱 藏 起 來 。 隱 藏 “ 功 能 區(qū) ” 的 方 法 如 下 ：目 前 “ 功 能 區(qū) ” 是 完 整 顯 示 按 下 此 鈕 將 “ 功 能 區(qū) ” 隱 藏 起 來 再 按 一 下 此 鈕 即 可 顯 示 功 能 區(qū) 將 “ 功 能 區(qū) ” 隱 藏 起 來 后 ， 要 再 度 使 用 “ 功 能 區(qū) ” 時 ， 只 要 將 鼠 標(biāo) 移到 任 一 個 頁 次 上 按 一 下 即 可 開 啟 ； 然 而 當(dāng) 鼠 標(biāo) 移 到 其 他 地 方 再 按 一 下 左 鍵時 ， “ 功 能 區(qū) ” 又 會 自 動 隱 藏 了 。 如 果 要 固 定 顯 示 “ 功 能 區(qū) ” ， 請 在 頁 次標(biāo) 簽 上 按 右 鍵 ， 取 消 最 小 化 功 能 區(qū) 項 目 。將 鼠 標(biāo) 移 到 任 何 一 個 功 能 頁 次 上 按 一 下 ， 即 會 再 度 出 現(xiàn) 功 能 區(qū) 取 消 “ 功 能 區(qū) 最 小 化 ” “ 文 件 ” 頁 次 在 Excel主 視 窗 的 左 上 角 ， 有 一 個 特 別 的 綠 色 頁 次 ， 就 是 “ 文件 ” 頁 次 ， 按 下 次 頁 次 可 以 執(zhí) 行 與 文 件 有 關(guān) 的 命 令 ， 例 如 開 新 文 件 、開 啟 舊 文 件 、 打 印 、 保 存 及 傳 送 文 件 等 。 按 下 “ 文 件 ” 頁 次 除 了執(zhí) 行 各 項 命 令 外 ， 還 會 列 出 最 近 曾 經(jīng) 開 啟 及 儲 存 過 的 文 件 ， 方 便 再度 開 啟 。 可 在 這 里 預(yù) 覽 打 印 出 來 的 樣 子“ 文 件 ” 頁 次 p 快 速 存 取 工 具 欄 “ 快 速 存 取 工 具 欄 ” 顧 名 思 義 就 是 將 常 用 的 工 具 擺 放 于 此 ， 幫 助快 速 完 成 工 作 。 預(yù) 設(shè) 的 “ 快 速 存 取 工 具 欄 ” 只 有 3個 常 用 的 工 具 ， 分別 是 “ 存 儲 文 件 按 ” 、 “ 復(fù) 原 ” 及 “ 取 消 復(fù) 原 ” ， 如 果 想 將 自 己 常 用的 工 具 也 加 此 區(qū) ， 請 按 下 進(jìn) 行 設(shè) 定 。按 下 此 鈕 展 開 “ 自 定 義 快 速 訪 問 工 具 列 ” 清 單 例 如 選擇 “ 新建 ”這 里 會 列 出 常 用 的 功 能 ， 如 果 正好 是 您 需 要 的 功 能 ， 只 要 選 取 功能 命 令 ， 即 可 加 入 快 速 存 儲 工 具 列加 入 “ 新 建 ” 鈕 ， 以 后 要打 開 新 文 件 就 方 便 度 了 如 果 您 經(jīng) 常 使 用 的 命 令 不 在 清 單 中 ， 您 可 執(zhí) 行 【 其 他 命 令 】 命 令 ，開 啟 Excel選 項 交 談 窗 設(shè) 定 ： 選 擇 此 命 令在 此 列 表 中 選 擇 命 令 （ 例 如 選擇 “ 插 入 工 作 表 行 ” 功 能 ） 這 里 會 列 出 已 加 入 “ 快速 存 取 工 具 列 ” 的 命 令 剛 才 選 取 的 “ 插 入 工 作表 行 ”按 下 “ 新 增 ” 鈕 調(diào) 整 快 速 存 取 工 具 列 的 位 置 ： 按 下 鈕 還 可 設(shè) 定 工 具 列 的 位 置 。如 果 選 擇 【 在 功 能 區(qū) 下 方 顯 示 】 命 令 ， 可 將 “ 快 速 存 取 工 具 列 ” 移 至“ 功 能 區(qū) ” 下 方 。 選 擇 此 項 “ 快 速 存 取 工 具 列 ” 移 至 功 能 區(qū) 下 方 p 顯 示 比 例 工 具 視 窗 右 下 角 是 “ 顯 示 比 例 ” 區(qū) ， 顯 示 目 前 工 作 表 的 檢 視 比 例 ， 按下 可 放 大 工 作 表 的 顯 示 比 例 ， 每 按 一 次 放 大 10%,例 如 90%、 100%、110%.; 反 之 按 下 鈕 會 縮 小 顯 示 比 例 ， 每 按 一 次 則 會 縮 小 10%,列入 110%、 100%、 90%.。 或 者 您 也 可 以 直 接 拉 曳 中 間 的 滑 動 桿 ， 往 鈕 方 向 拉 曳 可 放 大 顯 示 比 例 ； 往 鈕 方 向 拉 曳 可 縮 小 顯 示 比 例 。 可 利 用 按 鈕 或 滑 動桿 調(diào) 整 顯 示 比 例 放 大 或 縮 小 文 件 的 顯 示 比 例 ， 并 不 會 放 大 或 縮 小 字 型 ， 也 不 會影 響 文 件 打 印 出 來 的 結(jié) 果 ， 只 是 方 便 我 們 在 熒 幕 上 檢 視 而 已 。 底 下 是 2種 不 同 的 縮 放 比 例 的 顯 示 結(jié) 果 ， 提 供 您 在 編 輯 工 作 表 內(nèi)容 時 ， 調(diào) 整 縮 放 比 例 的 參 考 ： 顯 示 比 例 為 100%時 的 工 作 表 內(nèi) 容 ， 適 合 編 輯 資 料 顯 示 比 例 為 150%時 的 工 作 表 內(nèi) 容 ， 適 合 監(jiān) 視 細(xì) 部 資 料 如 果 您 的 鼠 標(biāo) 附 有 滾 輪 ， 只 要 按 住 鍵 盤 上 的 Ctrl鍵 ， 在 滾 動 滾 輪 ，即 可 快 速 放 大 、 縮 小 工 作 表 的 顯 示 比 例 。 此 外 ， 您 也 可 以 按 下 工 具 列 左 側(cè) 的 “ 縮 放 比 例 ” 鈕 ， 由 “ 顯 示 比例 ” 對 話 框 來 設(shè) 定 顯 示 比 例 ， 或 自 行 輸 入 項 要 顯 示 的 比 例 。 按 下 此 鈕 選 擇 顯 示 比 例 ， 或 在“ 自 定 義 ” 欄 中 自 行 輸 入 比 例 當(dāng) 輸 入 的 值 小 于 100%,表 示 要 縮 小 顯 示 比 例 ； 大 于 100%， 則 表 示要 放 大 。 若 按 下 “ 恰 好 容 納 選 定 區(qū) 域 ” 項 目 ， 則 Excel會 根 據(jù) 您 在 工作 表 上 選 定 的 范 圍 來 計 算 縮 放 比 例 ， 使 這 個 范 圍 剛 好 填 滿 整 個 工 作 簿視 窗 。 1-1-3 工 作 簿 與 工 作 簿 視 窗p 工 作 簿 與 工 作 表 工 作 簿 是 Excel使 用 的 文 件 架 構(gòu) ， 我 們 可 以 將 它 想 象 成 是 一 個 工 作夾 ， 在 這 個 工 作 夾 里 面 有 許 多 工 作 紙 ， 這 些 工 作 紙 就 是 工 作 表 ： 工 作 夾 工 作 表 p 單 元 格 與 單 元 格 位 址 工 作 表 內(nèi) 的 方 格 稱 為 “ 單 元 格 ” ， 我 們 所 輸 入 的 資 料 便 是 排 放 在 一個 個 的 單 元 格 中 。 在 工 作 表 的 上 面 有 每 一 欄 的 “ 列 標(biāo) 題 ” A、 B、 C、 ,左 邊 則 有 各 列 的 行 標(biāo) 題 1、 2、 3、 ， 將 列 標(biāo) 題 和 行 標(biāo) 題 組 合 起 來 ， 就是 單 元 格 的 “ 位 址 ” 。 例 如 工 作 表 最 左 上 角 的 單 元 格 位 于 第 A列 第 1行 ，其 位 址 便 是 A1， 同 理 ， E欄 的 第 3行 單 元 格 ， 其 位 址 是 E3。A1單 元 格 E3單 元 格 這 是 1行這 是 1列 列 標(biāo) 題行 標(biāo) 題 p 卷 軸 您 知 道 一 張 工 作 表 有 多 大 嗎 ？ 一 張 工 作 表 共 有 16， 384列 （ A XFD) *1,048,576（ 1 1,048,576)， 相 當(dāng) 于 17,179,869,184單 元 格 。 這 么 大的 一 張 工 作 表 ， 不 論 是 17、 21、 24寸 的 熒 幕 都 容 納 不 下 。 不 過 沒 關(guān) 系 ，我 們 可 以 利 用 工 作 簿 視 窗 的 卷 軸 ， 將 工 作 表 的 各 個 部 分 分 批 卷 到 熒 幕 上來 。 卷 軸 的 前 后 端 各 有 一 個 “ 卷 軸 鈕 ” ， 中 間 則 是 一 個 滑 動 桿 ， 底 下 我們 一 垂 直 卷 軸 來 說 明 其 用 法 。 按 下 可 卷 動 以 列可 上 下 卷 動 工 作 表 水 平 卷 軸 可 左 右 卷動 工 作 表 可 卷 動 一 個 熒 幕 畫 片 p 頁 次 標(biāo) 簽 每 一 本 新 的 工 作 簿 預(yù) 設(shè) 會 有 3張 空 白 工 作 表 ， 每 一 張 工 作 表 則 會 有一 次 頁 次 標(biāo) 簽 （ 如 工 作 表 1、 工 作 表 2 ),我 們 就 是 利 用 頁 次 標(biāo) 簽 來 區(qū) 分不 同 的 工 作 表 。工 作 表 的 頁 次 標(biāo) 簽 按 下 此 鈕 可 建 立 新 的 工 作 表 一 個 工 作 簿 中 可 以 有 數(shù) 張 工 作 表 ， 目 前 顯 示 在 熒 幕 上 的 那 種 工 作 表 稱 為 作 用 工 作 表 ， 也 就 是 您 現(xiàn) 在 的 編 輯 對 象 。 若 想 要 編 輯 其 它 的 工 作 表 ，只 要 按 下 該 工 作 表 的 頁 次 標(biāo) 簽 即 可 將 它 切 換 成 作 用 工 作 表 。 p 結(jié) 束 Excel Excel的 工 作 環(huán) 境 介 紹 的 差 不 多 了 ， 若 想 離 開 Excel， 只 要 按 下 主視 窗 右 上 角 的 “ 關(guān) 閉 ” 鈕 ， 或 是 按 下 “ 文 件 ” 頁 次 ， 在 按 下 “ 退 出 ” 鈕 ，就 可 以 結(jié) 束 Excel了 。 按 此 “ 關(guān)閉 ” 鈕按 此 “ 退出 ” 鈕 按 此 鈕 關(guān)閉 工 作 表 如 果 曾 在 Excel視 窗 中 做 過 輸 入 或 編 輯 的 動 作 ， 關(guān) 閉 時 會 出 現(xiàn) 提 示存 檔 信 息 ， 按 需 求 選 擇 即 可 。 2 建 立 Excel工 作 簿 與 輸 入 資 料l 建 立 新 文 件 及 工 作 簿 視 窗 的 操 作l 在 單 元 格 輸 入 資 料l 資 料 的 顯 示 方 式 與 調(diào) 整 單 元 格 寬 度l 選 取 單 元 格 的 方 法l 快 速 輸 入 出 現(xiàn) 過 的 資 料l 快 速 填 滿 相 同 的 內(nèi) 容l 自 動 建 立 等 差 、 日 期 及 等 比 數(shù) 列l(wèi) 工 作 表 的 操 作l 存 儲 文 件 2-1 建 立 新 文 件 及 工 作 簿 視 窗 的 操 作2-1-1 建 立 新 工 作 簿p 建 立 工 作 簿 的 動 作 ， 通 常 可 借 由 啟 動 Excel一 并 完 成 ， 因 為 啟 動 Excel時 ， 就 會 順 帶 開 啟 一 份 空 白 的 工 作 簿 。 啟 動 Excel就 會 建 立 的 新 工 作 簿 p 你 也 可 以 按 下 “ 文 件 ” 標(biāo) 簽 ， 切 換 到 “ 文 件 ” 標(biāo) 簽 后 按 下 “ 新 建 ” 鈕來 建 立 新 的 工 作 簿 。 開 啟 的 新 工 作 簿 ， Excel會 依 次 以 工 作 簿 1、 工 作 簿 2來 命 名 ， 要 重 新 替 工 作 簿 命 名 ， 可 在 存 儲 文 件 時 變 更 。 （ 后 面 章 節(jié) 會 介 紹 ）2-1-2 切 換 工 作 簿 視 圖p 利 用 剛 才 所 學(xué) 的 方 法 ， 再 建 立 一 個 新 工 作 簿 ， 現(xiàn) 在 就 有 2個 工 作 表 視窗 。p 切 換 至 “ 視 圖 ” 頁 次 ， 再 按 下 “ 窗 口 ” 區(qū) 的 “ 切 換 窗 口 ” ， 即 可 從 中選 取 工 作 簿 。 檔 名 前 顯 示 打 鉤 符 號 ，表 示 是 目 前 所 在 的 工作 簿 顯 示 Excel中 所有 已 開 啟 的 工作 簿 按 一 下 即 可切 換 至 此 工作 簿 2-2 在 單 元 格 中 輸 入 資 料2-2-1 認(rèn) 識 資 料 的 種 類p 單 元 格 的 資 料 大 致 可 分 成 兩 類 ： 一 種 是 可 計 算 的 數(shù) 字 資 料 （ 包 括 日 期 、時 間 ） ， 另 一 種 則 是 不 可 計 算 的 文 字 資 料 。 可 計 算 的 數(shù) 字 資 料 ： 由 數(shù) 字 0-9及 一 些 符 號 （ 如 小 數(shù) 點 、 +、 -、 $、%.)所 組 成 ， 例 如 15.36、 -99、 $350、 75%等 都 是 數(shù) 字 資 料 。 日 期 與 時間 也 是 屬 于 數(shù) 字 資 料 ， 只 不 過 會 含 有 少 量 的 文 字 或 符 號 ， 例 如 ：2012/06/10、 08:30PM、 3月 14日 等 。 不 可 計 算 的 文 字 資 料 ： 包 括 中 文 字 樣 、 英 文 字 元 、 文 數(shù) 字 的 組 合 （ 如身 份 證 號 碼 ） 。 不 過 ， 數(shù) 字 資 料 有 時 亦 會 被 當(dāng) 成 文 字 輸 入 ， 如 ： 電 話 號碼 、 郵 遞 區(qū) 號 等 。2-2-1 輸 入 資 料 的 程 序p 現(xiàn) 在 我 們 要 練 習(xí) 在 單 元 格 輸 入 資 料 ， 不 管 是 文 字 或 數(shù) 字 ， 其 輸 入 程 序 都 是 一 樣 的 ， 底 下 我 們 以 文 字 資 料 來 做 示 范 。 首 先 是 選 取 要 放 入 資 料 的 單 元 格 ， 例 如 在 B3單 元 格 按 一 下 : 輸 入 “ 貨 號 ” 2個 字 ， 在 輸 入 資 料 時 ， 環(huán) 境 會 發(fā) 生 一 些 變 化 ， 請 看 下 圖的 說 明 ：在 B2單 元 格按 一 下 狀 態(tài) 列 表 顯 示 就 緒 ， 表 示 可 以 開 始 輸 入 資 料輸 入 資 料 時 ， 資 料 編 輯 列 會出 現(xiàn) 取 消 鈕 或 輸 入 鈕輸 入 的 資 料 會 同 時 顯 示 在 資料 編 輯 欄 以 及 單 元 格 中狀 態(tài) 由 就 緒 變 成 輸入 輸 入 完 請 按 下 Enter鍵 或 是 資 料 編 輯 列 的 輸 入 鈕 確 認(rèn) ， Excel便 會 將 資料 存 入 B2單 元 格 并 回 到 就 緒 模 式 。2-2-2 在 單 元 格 中 輸 入 多 行 資 料p 若 想 在 一 個 單 元 格 內(nèi) 輸 入 多 行 資 料 ， 可 在 換 行 時 按 下 Alt+Enter鍵 ，將 插 入 點 移 到 下 一 行 ， 便 能 在 同 一 單 元 格 中 繼 續(xù) 輸 入 下 一 行 資 料 。 在 A2單 元 格 中 輸 入 “ 訂 單 ” ， 然 后 按 下 Alt+Enter鍵 ， 將 插 入 點 移 到 下一 行 。插 入 點 移 到第 二 行 了 其 它 單 元 格內(nèi) 容 請 自 行 練 習(xí) 輸 入 繼 續(xù) 輸 入 “ 明 細(xì) ” 兩 個 字 ， 然 后 按 下 Enter鍵 ， A2單 元 格 便 會 顯 示 成 2行 文 字 。單 元 格 的 行高 會 自 動 調(diào)整 輸 入 完 請 按 下 Enter鍵 或 是 資 料 編 輯 列 的 輸 入 鈕 確 認(rèn) ， Excel便 會 將 資料 存 入 B2單 元 格 并 回 到 就 緒 模 式 。2-2-2 清 除 單 元 格 內(nèi) 容p 如 果 要 清 除 單 元 格 的 內(nèi) 容 ， 先 選 取 欲 清 除 的 單 元 格 ， 然 后 按 下 Delete鍵或 者 按 下 鼠 標(biāo) 右 鍵 ， 在 彈 出 的 對 話 框 中 選 擇 “ 清 除 內(nèi) 容 ” 。2-3 資 料 的 顯 示 方 式 與 調(diào) 整 單 元 格 寬 度p Excel會 自 動 判 斷 使 用 者 輸 入 的 資 料 型 態(tài) ， 來 決 定 資 料 的 預(yù) 設(shè) 顯 示 方 式 ， 例如 數(shù) 字 資 料 將 會 靠 右 對 齊 ； 文 字 資 料 則 會 考 左 對 齊 。 若 輸 入 的 資 料 超 過 單 元格 寬 度 時 ， Excel將 會 改 變 資 料 的 顯 示 方 式 。p 當(dāng) 單 元 格 寬 度 不 足 顯 示 內(nèi) 容 時 ， 數(shù) 字 資 料 會 顯 示 成 “ #” ,而 文 字 資 料 則 會由 右 邊 相 鄰 的 儲 存 格 決 定 如 何 顯 示 。 當(dāng) 右 鄰 單 元 格 有 內(nèi) 容 時 ，文 字 資 料 會 被 截 斷當(dāng) 右 鄰 單 元 格 是 空 白 時 ，文 字 資 料 會 跨 越 到 右 邊單 元 格 太 窄 ， 數(shù)字 會 顯 示 成 #字 p 這 時 候 只 要 調(diào) 整 單 元 格 的 寬 度 或 在 標(biāo) 題 欄 的 右 框 線 上 雙 擊 鼠 標(biāo) 左 鍵 就 可 以 調(diào)整 寬 度 。p 調(diào) 整 高 度 的 方 法 和 調(diào) 整 寬 度 的 方 法 一 樣 ， 只 要 拉 曳 行 下 方 的 框 線 就 可 以 了 。 2-4 選 取 單 元 格 的 方 法2-4-1 選 取 多 個 單 元 格p 在 單 元 格 內(nèi) 按 一 個 鼠 標(biāo) 左 鍵 ， 可 選 取 該 單 元 格 ； 若 要 一 次 選 取 多 個 相 鄰的 單 元 格 ， 將 鼠 標(biāo) 指 在 欲 選 取 范 圍 的 的 第 一 個 單 元 格 ， 然 后 按 住 鼠 標(biāo) 左 鍵拉 曳 到 欲 選 取 范 圍 的 最 后 一 個 單 元 格 ， 最 后 再 放 開 左 鍵 。p 假 設(shè) 我 們 選 取 A2到 D5這 個 范 圍 ， 選 取 的 單 元 格 范 圍 我 們 會 以 范 圍 做 左 上角 及 右 下 角 的 單 元 格 位 址 來 表 示 ， 如 下 圖 選 取 的 范 圍 即 表 示 A2： D5。 若 要取 消 選 取 范 圍 ， 只 要 在 工 作 表 內(nèi) 按 下 任 一 個 單 元 格 即 可 。先 點 選 A2單 元 格 按 住 鼠 標(biāo) 左 鍵 不 放 ，拉 曳 至 D5單 元 格 2-4-2 選 取 不 連 續(xù) 的 多 個 范 圍p 如 果 要 選 取 多 個 不 連 續(xù) 的 單 元 格 范 圍 ， 如 B2： D2、 A3:A5,先 選 取 B2： D2范圍 ， 然 后 按 住 Ctrl鍵 ， 再 選 取 第 2個 范 圍 A3： A5， 選 好 后 再 放 開 Ctrl鍵 ，就 可 以 同 時 選 取 多 個 單 元 格 范 圍 了 。 先 選 取 B2： D2范 圍 按 住 Ctrl鍵 后 ， 再 接 著 選 取 A3： A5 2-4-3 選 取 整 行 或 整 列p 要 選 取 整 行 或 整 列 ， 在 行 編 號 或 列 編 號 上 按 一 下 ：在 此 按 一 下 ，選 取 整 個 B列 在 此 按 一 下 ，選 取 整 個 第 4列 2-4-4 選 取 整 張 工 作 表p 若 要 選 取 整 張 工 作 表 ， 按 下 左 上 角 的 “ 全 選 按 鈕 ” 即 可 一 次 選 取 所 有 的單 元 格 。按 下 “ 全 選按 鈕 ” 可 選取 整 張 工 作表 2-5 快 速 輸 入 出 現(xiàn) 過 的 資 料2-5-1 利 用 “ 自 動 完 成 ” 輸 入 相 同 的 資 料p 在 輸 入 同 一 列 的 資 料 時 ， 若 內(nèi) 容 有 重 復(fù) ， 就 可 以 透 過 “ 自 動 完 成 ” 功 能快 速 輸 入 。 例 如 在 工 作 表 3的 B2到 B4單 元 格 輸 入 內(nèi) 容 ， 然 后 再 B5單 元 格 中輸 入 “ 成 ” 字 ， 此 時 “ 成 ” 之 后 自 動 填 入 與 B3單 元 格 相 同 的 文 字 ， 并 以 反白 額 方 式 顯 示 。 p 若 自 動 填 入 的 資 料 正 好 是 想 輸 入 的 文 字 ， 按 下 Enter鍵 就 可 以 將 資 料 存 入 單元 格 中 ； 若 不 是 想 要 的 內(nèi) 容 ， 可 以 不 予 理 會 ， 繼 續(xù) 完 成 輸 入 文 字 的 工 作 ，p “ 自 動 完 成 ” 功 能 ， 只 適 用 于 文 字 資 料 。 p 此 外 ， 當(dāng) 同 欄 中 出 現(xiàn) 兩 個 以 上 單 元 格 數(shù) 據(jù) 雷 同 時 ， Excel在 無 從 判 定 內(nèi) 容的 情 況 下 ， 將 暫 時 無 法 使 用 自 動 完 成 功 能 。 當(dāng) 你 繼 續(xù) 輸 入 至 Excel可 判 斷的 內(nèi) 容 ， 才 會 顯 示 自 動 完 成 的 文 字 內(nèi) 容 ： 一 直 要 輸 入 到 “ 風(fēng) ”字 ， 才 會 發(fā) 揮 “ 自 動 完 成 ” 的 功 能 2-5-1 從 下 拉 式 清 單 挑 選 輸 入 過 的 資 料p 當(dāng) 同 一 欄 單 元 格 的 數(shù) 據(jù) 太 雷 同 ， 總 是 得 輸 入 到 最 后 自 動 完 成 才 能判 斷 出 正 確 的 內(nèi) 容 ， 這 時 你 可 以 改 用 從 下 拉 式 列 表 挑 選 功 能 來 輸 入 。 接 續(xù) 上 例 ， 我 們 要 繼 續(xù) 在 C6單 元 格 輸 入 內(nèi) 容 。 請 先 如 圖 輸 入 C2:C5的 內(nèi)容 ， 然 后 在 C6儲 存 格 按 右 鈕 執(zhí) 行 從 下 拉 式 清 單 挑 選 命 令 ： 從 下 拉 式 列 表 挑 選 功 能 與 自 動 完 成 功 能 一 樣 ， 都 只 適 用 于 文 字 數(shù) 據(jù) 。 執(zhí) 行 此 命 令 p C6單 元 格 下 方 會 出 現(xiàn) 一 張 列 表 ， 記 錄 同 一 欄 （ 即 C欄 ） 中 出 現(xiàn) 過的 數(shù) 據(jù) ， 如 ： ” 品 項 ” 、 ” 超 靜 音 風(fēng) 扇 ” 、 ” 超 靜 音 立 扇 ” ， 只 要 由 清 單中 選 取 就 可 輸 入 數(shù) 據(jù) 了 ： p 哪 些 資 料 會 列 入 下 拉 式 清 單 中 Excel會 從 選 取 的 單 元 格 往 上 、 往 下 尋 找 ， 只 要 找 到 的 單 元 格 內(nèi) 有 資 料 ，就 把 它 放 到 清 單 中 ， 直 到 遇 到 空 白 單 元 格 為 止 。 以 下 圖 的 例 子 而 言 ， 當(dāng)選 區(qū) A6單 元 格 時 ， 清 單 中 會 列 出 “ 財 務(wù) 部 ” 、 “ 人 事 部 ” 、 “ 行 銷 部 ”與 “ 業(yè) 務(wù) 部 ” 這 4個 項 目 ， 而 不 會 出 現(xiàn) “ 生 產(chǎn) 部 ” 、 “ 資 訊 部 ” 。 空 白 單 元 格 空 白 單 元 格 不 再 往 上 找不 再 往 下 找選 取 的 單 元 格 2-6 快 速 填 滿 相 同 的 資 料p 當(dāng) 你 要 將 相 同 的 內(nèi) 容 連 續(xù) 填 入 數(shù) 個 單 元 格 ， 除 了 可 復(fù) 制 貼 上 單 元 格內(nèi) 容 外 ， 更 有 效 率 的 方 法 是 利 用 自 勤 填 滿 功 能 來 達(dá) 成 ， 此 功 能 亦 可 建 立 日期 、 數(shù) 列 等 具 規(guī) 則 性 的 內(nèi) 容 ， 這 部 份 我 們 將 在 下 一 節(jié) 說 明 。p 假 設(shè) 我 們 想 建 立 以 下 的 數(shù) 據(jù) 內(nèi) 容 ， 先 來 看 看 哪 些 可 利 用 自 動 填 滿 功 能來 快 速 輸 入 ： 可 建 立 具 規(guī) 律 變 化 的 資 料 ，詳 細(xì) 請 參 考 下 一 節(jié) 可 為 連 續(xù) 的 儲 存 格 填 入 相同 的 數(shù) 據(jù) p 請 開敔一 份 新 的 工 作 簿 ， 首 先 練 習(xí) 操 作 步 驟 較 單 純 的 填 滿 功 能 ， 看 看如 何 在 B2： B6范 圍 內(nèi) 填 滿 ” 業(yè) 務(wù) 部 ” 。 先 如 圖 輸 入 內(nèi) 容 ， 然 后 在 B2單 元 格 輸 入 ” 業(yè) 務(wù) 部 ” 3個 字 ， 并 維 持單 元 格 的 選 取 狀 態(tài) ， 然 后 將 指 標(biāo) 移 至 粗 框 線 的 右 下 角 ， 此 時 指 標(biāo) 會 呈 + 狀 ： 選 取 某 個 單 元 格 或 范 圍 時 ， 其 周 圍 會 被 粗框 線 圍 住 ， 右 下 角 的 小 方 塊 稻 為 填 滿 控 點 將 指 標(biāo) 移 到 填 滿 控 點 上 ， 按 住 左 鈕 不 放 向 下 拉 至 單 元 格 B6， ”業(yè) 務(wù) 部 ” 2個 字 就 會 填 滿 B2： B6范 圍 了 ： 指 標(biāo) 旁 出 現(xiàn) 工 具 提 示 ， 顯示 單 元 格 將 填 入 的 資 料 自 動 填 滿 選 項 鈕 在 剛 才 的 操 作 中 ， 數(shù) 據(jù) 自 動 填 滿 B2： B6單 元 格 后 ， B6單 元 格 旁 出 現(xiàn)了 一 個 自 動 填 滿 選 項 鈕 ， 按 下 此 鈕 可 顯 示 下 拉 選 單 ， 讓 你 變 更 自 動 填 滿的 方 式 ： 預(yù) 設(shè) 的 填 滿 方 式 ， 即填 入 單 元 格 的 內(nèi) 容 與格 式 （ 如 字 型 、 顏 色設(shè) 定 ） 若 改 選 此 項 ， 只 會填 入 單 元 格 格 式 選 此 項 表 示 只 填 入 單 元 格 內(nèi) 容 ， 但 不要 填 入 格 式 自 動 填 滿 選 項 鈕 的 作 用 ， 可 讓 我 們 選 擇 是 否 要 一 并 套 用 單 元 格 的 格 式 設(shè)定 。 不 過 ， 我 們 尚 未 設(shè) 定 格 式 ， 所 以 不 用 變 更 設(shè) 定 ， 當(dāng) 你 選 取 了 其 他 單元 格 ， 并 進(jìn) 行 編 輯 動 作 后 ， 自 動 填 滿 選 項 鈕 就 會 自 動 消 失 。 學(xué) 會 單 元 格的 格 式 設(shè) 定 后 ， 您 就 會 感 受 到 此 鈕 的 便 利 之 處 了 。 2-7 自 動 建 立 等 差 、 日 期 及 等 比 數(shù) 列2-7-1 建 立 等 差 數(shù) 列 首 先 要 說 明 數(shù) 列 的 類 型 ， 以 便 清 楚 知 道 哪 些 數(shù) 列 可 由 Excel的 功 能 來 自 動 建 立 。 Exccl可 建 立 的 數(shù) 列類 型 有 4種 ： 等 差 級 數(shù) ： 數(shù) 列 中 相 鄰 兩 數(shù) 字 的 差 相 等 ， 例 如 ： 1、 3、 5、 7 等 比 級 數(shù) ： 數(shù) 列 中 相 鄰 兩 數(shù) 字 的 比 值 相 等 ， 例 如 ： 2、 4、 8、 16 日 期 ： 例 如 ： 2012/12/5、 2012/12/6、 2012/12/7 自 動 填 入 ： 自 動 填 入 數(shù) 列 是 屬 于 不 可 計 算 的 文 字 數(shù) 據(jù) ， 例 如 ： 一 月 、 二 月 、 三 月 ， 星 期 一 、 星 期二 、 星 期 三 等 都 是 。 Excel已 將 這 類 型 文 字 數(shù) 據(jù) 建 立 成 數(shù) 據(jù) 庫 ， 讓 我 們 使 用 自 動 填 入 數(shù) 列 時 ， 就 像使 用 一 般 數(shù) 列 一 樣 。 以 下 就 分 別 說 明 如 何 建 立 以 上 這 4種 數(shù) 列 。建 立 等 差 數(shù) 列 請 接 續(xù) 上 一 節(jié) 的 練 習(xí) ， 我 們 要 在 A2： A6單 元 格 中 ， 建 立 1、 2、 3、 4、 5的 等 差 數(shù) 列 ， 請 如 下 操 作 ： 在 A2、 A3單 元 格 分 別 輸 入 1、 2， 并 選 取 A2： A3范 圍 做 為 來 源 單 元 格 ， 也 就 是 要 有 兩 個 初 始 值 （ 如 1、 2） ，這 樣 Excel才 能 判 斷 等 差 數(shù) 列 的 間 距 值 是 多 少 。來 源 儲 存 格 將 指 針 移 到 填 滿 控 點 上 ， 按 住 鼠 標(biāo) 左 鈕 不 放 ，向 下 拉 曳 至 A6單 元 格 ： 指 針 旁 的 數(shù) 字 表示 目 前 到 達(dá) 的 儲存 格 將 填 入 的 值參 考 指 針 旁 的 數(shù) 字 ， 當(dāng) 建 立 到 你 要 的 數(shù) 字 后 請 放開 滑 鼠 ， 等 差 數(shù) 列 就 建 立 好 了 ：建 立 數(shù) 列 后 ， 自 動 填 滿 選 項 鈕 又 再 度 出 現(xiàn) 了 ，而 且 下 拉 選 單 中 的 第 1個 項 目 略 有 不 同 ： 以 復(fù) 制 數(shù) 據(jù) 的 方 式 來 填 滿 。 就 上 例 而言 ， A2： A6范 圍 會 變 成 1、 2、 1、 2、 1此 外 ， 利 用 填 滿 控 點 還 可 以 建 立 “ 項 目 1、 專 案 3、 專 案 5、 專 案 7 ” 的 文 數(shù) 字 組 合 數(shù)列 ， 只 要 在 來 源 單 元 格 輸 入 “ 項 目 1” 、 “ 專 案 3” ， 再 拉 曳 填 滿 控 點 即 可 完 成 ， 你 可 以 自 行 試 試 看 。 2-7-2 建 立 日 期 數(shù) 列 再 來 試 試 建 立 日 期 的 功 能 。 請 開 啟 一 份 新 工 作 簿 ， 假 設(shè) 我 們 要 在 Al： El建 立 一 個 日 期 數(shù) 列 ， 就 可 以 在 來源 Al單 元 格 中 輸 入 起 始 日 期 ， 然 后 拉 曳 填 滿 控 點 至 El單 元 格 ：1、 輸 入 起 始 日 期 2、 拉 曳 填 滿 控 點 至El儲存 格 即 可 建 立由 于 我 們 建 立 的 是 日 期 數(shù) 列 ， 所 以 當(dāng) 你 按 下 自 動 填 滿 選 項 鈕 熙 時 ， 會 看 到 多 出 幾 個 與 日 期 有 關(guān) 的 選項 若 改 選 此 項 ， 建 立 的 日 期數(shù) 列 會 跳 過 星 期 六 、 日 此 為 預(yù) 設(shè) 選 項選 此 項 ， A1： El 會填 入 ， 2012/1/1 、2012/2/1 2012/5/1 2-7-3 建 立 文 字 數(shù) 列 Excel 還 內(nèi) 建 許 多 常 用 的 自 動 填 人 數(shù) 列 ， 例 如 ” 甲 、 乙 、 丙 、 丁 ” 、 ” 一 月 、 二月 、 三 月 ” 等 ， 方 便 我 們 使 用 填 滿 控 點 快 速 完 成 輸 入 。 如 右 圖 操 作 ， 我 們 來 練 習(xí) 在 A3：Al0建 立 ” 甲 、 乙 辛 ” ： 拉 曳 至 A10建 立 不 同 的 自 動 填 入 數(shù) 列 ， 自 動 填 滿 選 項 鈕 下 拉 選 單 中 的 項 目 也 會 隨 數(shù) 列 的 特 性 而 有 所 不 同 。在 A3輸 入 “ 甲 ” 2-7-3 建 立 等 比 數(shù) 列 不 用 按 計 算 器 ， 就 能輕 松 建 立 等 比 數(shù) 列 等 比 數(shù) 列 無 法 像 等 差 數(shù) 列 以 拉 曳 填 滿 控 點 的 方 式 來 建 立 ， 我 們 實 際 來 操 作 看 看 。 例 如 要 在 B3： Bl0建 立 5、 25 、 1 25 的 等 比 數(shù) 列 。在 B3單 元 格 中 輸 入 5， 按 下 圈 圖 鍵 ， 接 著 選 取 B3： Bl0的 范 圍 ：切 換 到 開 始 頁 次 ， 按 下 編 輯 區(qū) 的 填 滿 鈕 ， 由 下 拉 選 單 中 選 擇 數(shù) 列 命 令 開 啟 數(shù) 列 交 談 窗 ：1、 選 擇 此 項 ， 因 為 根 據(jù) 步 驟 1選 取 的 范 圍 ， 數(shù) 列 會 產(chǎn) 生 在 列 2、 選 擇 要 建 立 的 數(shù) 列 類 型此 欄 可 設(shè) 定 數(shù) 列 最 后 結(jié) 束 的 數(shù) 字 ， 若 未 設(shè) 定將 延 伸 到 選 取 范 圍 為 止 ， 此 例 為 Bl0單 元 格 3、 輸 入 等 比 的 數(shù) 值按 下 確 定 鈕 ， 等 比 數(shù) 列 就 建 立 完 成 了 ： 2-8 工 作 表 的 操 作2-8-1 插 入 與 切 換 工 作 表 目 前 使 用 中 的 工 作 表 ， 頁 次 卷 標(biāo) 會 呈 白 色 ， 如 果 想 要 編 輯 其 他 工 作 表 ， 只 要 按 下 該 工 作 表 的 頁 次標(biāo) 簽 ， 即 可 將 它 切 換 成 作 用 工 作 表 。 一 本 工 作 簿 預(yù) 設(shè) 有 3張 工 作 表 ， 若 不 夠 用 時 可 以 自 行 插 入 新 的 工 作 表 。 請 開 殷 一 份 新 工 作 簿 ， 如 下練 習(xí) 插 入 一 張 新 的 工 作 表 ： 按 下 此 鈕 插 入 工 作 表插 入 的 新 工 作 表學(xué) 會 數(shù) 據(jù) 的 輸 入 方 法 后 ， 現(xiàn) 在 我 們 再 來 學(xué) 學(xué) 如 何 在 工 作 簿 中 新 增 及 切 換 工 作 表 。 當(dāng) 資 料 量 多 的 時 候 ，善 用 工 作 表 可 以 幫 助 你 有 效 率 地 完 成 工 作 。 2-8-2 為 工 作 表 重 新 命 名p Excel雙 按 工 作 表 1頁 次 卷 標(biāo) ， 使 其 呈 選 取 狀 態(tài) ： Exccl會 以 工 作 表 1、 工 作 表 2、 工 作 表 3 為 工 作 表 命 名 ， 但 這 類 名 稱 沒 有 意 義 ， 當(dāng) 工 作 表數(shù) 量 多 時 ， 應(yīng) 更 改 為 有 意 義 的 名 稱 ， 以 利 辨 識 。 假 設(shè) 我 們 要 在 工 作 表 1輸 入 各 項 商 品 的 銷 售 統(tǒng)計 數(shù) 量 ， 所 以 可 以 將 它 重 新 命 名 為 ” 銷 售 數(shù) 量 ” 。 輸 入 ” 銷 售 數(shù) 量 ” 再 按 下 鍵 ， 工 作 表 就 重 新 命 名 了 。 2-8-3 設(shè) 定 頁 次 標(biāo) 簽 顏 色除 了 可 以 更 改 工 作 表 的 名 稱 ， 頁 次 卷 標(biāo) 的 顏 色 也 可 以 個 別 設(shè) 定 ， 這 樣 看 起 來 就 更 容 易 辨 識 了 。 例 如我 們 要 將 ” 銷 售 數(shù) 量 ” 這 個 頁 次 卷 標(biāo) 改 為 紅 色 ：在 頁 次 卷 標(biāo) 上按 下 鼠 標(biāo) 右 鈕選 擇 此 命 令 選 擇 頁 次 卷 標(biāo) 的 顏 色 設(shè) 定 好 之 后 ， ” 銷 售 數(shù) 量 ” 工 作 表 的 頁 次 卷 標(biāo) 會 顯 示 紅 色 底 線 ， 那 是 因 為 ” 銷 售 數(shù) 量 ” 是 目 前的 作 用 工 作 表 ， 若 選 取 其 他 的 工 作 表 ， 就 會 看 到 ” 銷 售 數(shù) 量 ” 工 作 表 的 頁 次 卷 標(biāo) 正 是 剛 才 設(shè) 定 的紅 色 了 ： 選 擇 此 項 ， 可 回 復(fù) 頁次 標(biāo) 簽 的 默 認(rèn) 色 彩 2-8-4 刪 除 工 作 表對 于 不 再 需 要 的 工 作 表 ， 可 在 工 作 表 的 頁 次 卷 標(biāo) 上 按 鼠 標(biāo) 右 鈕 執(zhí) 行 刪 除 命 令 將 它 刪 除 。若 工 作 表 中 含 有 內(nèi) 容 ， 還 出 現(xiàn) 提 示 交 談 窗 請 你 確 認(rèn) 是 否 要 刪 除 ， 避 免 誤 刪 了 重 要 的 工 作 表 。 2-9 保 存 文 件2-9-1 第 一 次 存 檔學(xué) 習(xí) 了 一 連 串 輸 入 數(shù) 據(jù) 、 編 輯 工 作 表 等 操 作 ， 現(xiàn) 在 來 學(xué) 習(xí) 最 重 要 的 存 盤 工 作 。 結(jié) 束 工 作 前 ，一 定 要 確 實 做 好 存 盤 的 工 作 ， 不 然 辛 苦 的 編 輯 可 就 白 費 了 。要 儲 存 文 件 ， 請 按 下 快 速 存 取 工 具 欄 的保 存 文 件 鈕 ， 如 果 是 第 一 次 存 盤 ，會 開 啟 另 存 新 檔 交 談 窗 ， 讓 你 配 置 文 件案 儲 存 的 相 關(guān) 信 息 。切 換 至 保 存 文 件 的 文 件 夾輸 入 文 件 名 按 下 保 存 鈕當(dāng) 你 修 改 了 工 作 簿 的 內(nèi) 容 ， 而 再 次 按 下 保 存 文 件 鈕 時 ， 就 會 將 修 改 后 的 工 作 簿 直 接 儲 存 。 若 想 要保 留 原 來 的 文 件 ， 又 要 儲 存 新 的 修 改 內(nèi) 容 ， 請 切 換 至 文 件 頁 次 ， 按 下 另 存 新 檔 鈕 ， 以 另 一 個 檔 名來 保 存 。 這 里 要 特 別 提 醒 您 ， 在 儲 存 時 預(yù) 設(shè) 會 將 存 檔 類 型 設(shè) 定 為 Excel工 作 簿 ， 擴 展 名 是 *.xlsx的 格 式 ， 不 過 此格 式 的 文 件 無 法 在 Exccl 2000/XP/2003等 版 本 開敔， 若 是 需 要 在 這 些 Exccl版 本 開 殷 工 作 簿 ， 那 么 建 議你 將 存 檔 類 型 設(shè) 定 為 Excel 97-2003工 作 簿 ： 不 過 ， 將 文 件 存 成 Excel 97-2003工 作 簿 的 *.xls格 式 后 ， 若 文 件 中 使 用 了 2007/2010的 新 功 能 ， 在 儲存 時 會 顯 示 如 右 的 交 談 窗 ， 告 知 您 將 如 何 儲 存 這 些 部 份 ： 此 交 談 窗 的 內(nèi) 容 ， 會隨 您 使 用 的 新 功 能 而顯 示 不 同 的 處 理 方式 。 此 例 說 明 了 儲 存后 圖 形 將 無 法 編 輯若 按 下 繼 續(xù) 鈕 儲 存 ， 日 后 開敔時 可 能 發(fā) 生 圖 表 無 法 編 輯 ，或 內(nèi) 容 不 完 整 的 等 問 題 ， 所 以 建 議 您 一 定 要 為 文 件 先 儲存 一 份 Excel工 作 簿 (*.xlsx)格 式 ， 再 另 存 一 份 Excel97-2003工 作 簿 (*.xls)格 式 。 2-9-2 開 啟 舊 文 檔 要 重 新 開敔之 前 儲 存 的 文 件 ， 請 切 換 至 文 件 頁 次 再 按 闊 殿 舊 文 件 鈕 ， 就 會 顯 示 開 啟 舊 文件 交 談 窗 讓 你 選 擇 要 開 殷 的 文 件 了 。 若 要 想 開 啟 最 近 編 輯 過 的 工 作 簿 文 件 ， 則 可 按 下 文 件 頁 次 的 最 近 鈕 ， 其 中 會 列 出 最 近 編輯 過 的 文 件 ， 若 有 想 要 開 啟 的 文 件 ， 按 下 文 件 名 就 會 開 啟 了 。 下 次 忘 記 文 件 名 、 儲 存 位 置 時 ，可 以 到 這 里 看 看 ， 或 許 需 要 的文 件 就 列 在 其 中 3 公 式 與 函 數(shù)l 在 單 元 格 建 立 公 式l 相 對 參 照 位 址 與 絕 對 參 照 位 址l 函 數(shù) 的 使 用 方 法l 插 入 函 數(shù) 的 綜 合 練 習(xí) -獎 金 發(fā) 放 作 業(yè)l 不 需 要 公 式 也 能 得 知 計 算 結(jié) 果 3-1 在 單 元 格 建 立 公 式 當(dāng) 我 們 需 要 將 工 作 表 中 的 數(shù) 字 數(shù) 據(jù) 做 加 、 減 、 乘 、 除 等 運 算 時 ， 可 以 把 計 算 的 動 作 交 給 Excel的公 式 去 做 ， 省 去 自 行 運 算 的 工 夫 ， 而 且 當(dāng) 數(shù) 據(jù) 有 變 動 時 ， 公 式 計 算 的 結(jié) 果 還 會 立 即 更 新 。3-1-1 公 式 的 表 示 法Excel的 公 式 和 一 般 數(shù) 學(xué) 公 式 差 不 多 ， 數(shù) 學(xué) 公 式 的 表 示 法 為 ： 若 將 這 個 公 式 改 用 Excel表 示 ， 則 變 成 要 在 A3單 元 格 中 輸 入 ：意 思 是 Excel會 將 Al單 元 格 的 值 十 A2單 元 格 的 值 ， 然 后 把 結(jié) 果 顯 示 在 A3單 元 格 中 。 3-1-2 輸 入 公 式輸 入 公 式 必 須 以 等 號 “ =” 起 首 ， 例 如 = Al+A2， 這 樣 Excel才 知 道 我 們 輸 入 的 是 公 式 ， 而 不 是 一 般的 文 字 數(shù) 據(jù) 。 現(xiàn) 在 我 們 就 來 練 習(xí) 建 立 公 式 ， 請 開 殷 范 例 文 件 Ch03-01， 我 們 已 在 其 中 輸 入 了 兩 個 學(xué)生 的 成 績 ： 我 們 打 算 在 E2單 元 格 存 放 “ 王 書 桓 的 各 科 總 分 ” ， 也 就 是 要 將 “ 王 書 桓 ” 的 英 文 、 生 物 、理 化 分 數(shù) 加 總 起 來 ， 放 到 E2單 元 格 中 ， 因 此 將 E2單 元 格 的 公 式 設(shè) 計 為 “ =B2十 C2+D2” 。請 選 定 要 輸 入 公 式 的 E2單 元 格 ， 并 將 指 針 移 到 數(shù) 據(jù) 編 輯 列 中 輸 入 等 號 ” =” ： 函 數(shù) 方 塊 在 此 輸 入 “ ” 接 著 輸 入 “ =” 之 后 的 公 式 ， 請 在 單 元 格 B2上 單 擊 ， Excel便 會 將 B2輸 入 到 數(shù) 據(jù) 編 輯 列 中 ：此 時 B2被 虛 線 框 包 圍 住 B2自 動 輸 入 到 公 式 中再 輸 入 ， +， 然 后 選 取 C2單 元 格 ， 繼 續(xù) 輸 入 ， +， 選 取 D2單 元 格 ， 如 此 公 式 的 內(nèi) 容便 輸 入 完 成 了 ： 最 后 按 下 數(shù) 據(jù) 編 輯 列 上 的 翰 入 鈕 或 按 下 鍵 ， 公 式 計 算 的 結(jié) 果 馬 上 顯 示 在 E2單 元 格 中 ：數(shù) 據(jù) 編 輯 列 會 顯 示 公 式單 元 格 顯 示 公 式 計 算 的 結(jié) 果 Tip:若 想 直 接 在 單 元 格 中 查 看 公 式 ， 可 按 下 + 鍵 鍵 在 鍵 的 上 方 ， 在 公 式 和 計 算 結(jié) 果 間 做 切 換 。 你 也 可 以 直 接 在 E2儲 存 格 中 ， 以 鍵 盤直 接 輸 入 “ =82十C2十 D2” 、 再 按 下Enter鍵 來 輸 入 公式3-1-3 自 動 更 新 結(jié) 果 公 式 的 計 算 結(jié) 果 會 隨 著 單 元 格 內(nèi) 容 的 變 動 而 自 動 更 新 。 以 上 例 來 說 ， 假 設(shè) 當(dāng) 公 式 建 好 以 后 ， 才 發(fā) 現(xiàn) ”王 書 桓 ” 的 英 文 成 績 打 錯 了 ， 應(yīng) 該 是 ” 90” 分 才 對 ， 當(dāng) 我 們 將 單 元 格 B2的 值 改 成 ” 90” ， E2單 元 格 中的 計 算 結(jié) 果 立 即 從 220更 新 為 225： 自 動 更 新 計 算 結(jié) 果 了 3-2 相 對 參 照 位 址 與 絕 對 參 照 位 址3-2-1 相 對 與 絕 對 參 照 的 差 異公 式 中 會 運 用 到 的 地 址 有 相 對 引 用 地 址 與 絕 對 參 照 地 址 2種 類 型 。 相 對 引 用 地 址 的 表 示 法 例 如 ： Bl、 C4；而 絕 對 參 照 地 址 的 表 示 法 ， 則 須 在 單 元 格 地 址 前 面 加 上 ” $” 符 號 ， 例 如 ： $B$l、 $C$4。 假 設(shè) 你 要 前 往 某 地 ， 但 不 知 道 該 怎 么 走 ， 于 是 就 向 路 人 打 聽 。 結(jié) 果 得 知 你 現(xiàn) 在 的 位 置 往 前 走 ， 碰 到 第一 個 紅 綠 燈 后 右 轉(zhuǎn) ， 再 直 走 約 100公 尺 就 到 了 ， 這 就 是 相 對 引 用 地 址 的 概 念 。 另 外 有 人 干 脆 將 實 際 地 址 告 訴 你 ， 假 設(shè) 為 ” 中 正 路 二 段 60號 ” ， 這 就 是 絕 對 參 照 地 址 的 概 念 ， 由 于 地址 具 有 唯 一 性 ， 所 以 不 論 你 在 什 么 地 方 ， 根 據(jù) 這 個 絕 對 參 照 地 址 ， 所 找 到 的 永 遠(yuǎn) 是 同 一 個 地 點 。 將 這 兩 者 的 特 性 套 用 在 公 式 上 ， 代 表 相 對 引 用 地 址 會 隨 著 公 式 的 位 置 而 改 變 ， 而 絕 對 參 照 位 址 則 不 管公 式 在 什 么 地 方 ， 它 永 遠(yuǎn) 指 向 同 一 個 單 元 格 。 3-2-2 實 例 說 明 底 下 我 們 以 實 例 為 你 說 明 相 對 引 用 地 址 與 絕 對 參 照 地 址