檔案管理制度檔案管理制度一、目的為了保證我公司檔案資料歸檔的及時(shí)性、完整性及檔案管理的規(guī)范性，特制定本公司檔案管理制度。二、適用范圍適用公司所有招標(biāo)代理、投標(biāo)文件資料、造價(jià)咨詢資料、監(jiān)理咨詢資料以及人事檔案管理資料。三、職責(zé) 3.1 行政人事部負(fù)責(zé)本制度的制定和檔案的收集與管理。 3.2 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門有關(guān)業(yè)務(wù)檔案的歸集、整理，提交行政人事部檔案管理人員。 3.3 各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)所從事業(yè)務(wù)的檔案的歸集、整理，并提交部門負(fù)責(zé)人審核，保證檔案的完整性，不得遺漏和缺失，及時(shí)歸檔。3.4 總工辦總工程師領(lǐng)全面負(fù)責(zé)全線的檔案管理工作，行政人事是檔案管理的職能部門，并設(shè)專職檔案員，在總工程師的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對全線檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，組織集中整理工作。四、管理內(nèi)容 4.1 檔案管理要求及原則4.1.1 檔案管理必須認(rèn)真執(zhí)行公司有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案管理員要增強(qiáng)法律意識，做到依法照章辦事，努力提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，盡職盡責(zé)做好檔案管理工作。4.1.2 管理應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，檔案管理員應(yīng)積極收取各種門類和載體的檔案資料，存檔案室集中統(tǒng)一管理。4.1.3 裝訂成冊的檔案必須按規(guī)定立卷，填好案卷目錄，然后按不同業(yè)務(wù)成果類別、載體分別上架保管，并寫明載體名稱，以便查找利用。4.1.4 隨時(shí)保持卷面清潔、整齊、保證檔案的完整齊全。4.1.5 檔案管理員必須保證檔案安全。檔案管理員離開檔案室時(shí)，必須關(guān)停電器，撥掉電源插頭，上好門鎖，管好鑰匙，節(jié)假日離開前必須嚴(yán)格檢查，必要時(shí)可打封條。4.1.6 檔案管理員對所保管檔案每半年要全面、仔細(xì)地檢查一次，作好記錄，做到賬物相符。對破損和褪變的檔案要進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并做好檔案的防霉及防蛀措施。4.1.7 檔案工作要充分利用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備來加強(qiáng)科學(xué)管理，提高檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。4.1.8 做好檔案信息開發(fā)利用工作。檔案管理員要繪制檔案分類大綱和存放示意圖，編制檢索工具和參考資料，認(rèn)真編好檔案目錄。檔案管理員要熟悉所藏檔案情況，方便快捷提供利用。4.1.9 堅(jiān)持履行檔案借閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱并認(rèn)真做好登記及催還檔案工作，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的檔案。4.1.10 檔案管理員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)管理檔案。查閱檔案必須由檔案管理員查找、調(diào)取。4.1.11 檔案接收、移出、銷毀及檔案管理員工作變動，必須進(jìn)行檔案交接，逐一清點(diǎn)核對，履行交接簽收手續(xù)，及時(shí)記入檔案移交和接收登記薄，對接收的檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊原貌，以分清責(zé)任。4.1.12 對超過保管期限的檔案，要按照保管期限重新組織鑒定；對于需繼續(xù)保存的檔案要造具檔案銷毀清冊，寫出報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意，由專人監(jiān)銷。4.1.13 檔案在歸檔前由保存者個(gè)人負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理員負(fù)責(zé)。誰出問題誰負(fù)責(zé)。4.1.14 相關(guān)檔案應(yīng)由檔案管理員收集并裝訂成冊，由檔案管理員保存。4.1.15 檔案管理員和直接責(zé)任人發(fā)生玩忽職守、擅自提供抄錄、損毀、丟失、泄密等事件，要追究責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕重按照公司相關(guān)制度規(guī)定給予行政或刑事處理。4.2 各類型檔案歸檔內(nèi)容4.2.1 工程量清單及控制價(jià)編制歸檔應(yīng)收集的資料4.2.1.1 工程造價(jià)咨詢合同4.2.1.2 三級復(fù)核表4.2.1.3 清單及控制價(jià)編制成果文件紙質(zhì)文本（注：紙質(zhì)文本可不打印分部分項(xiàng)工程量清單計(jì)價(jià)分析表）4.2.1.4 電子文檔（光盤）存檔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于：4.2.1.4.1 工程量清單及招標(biāo)控制價(jià)編制內(nèi)容（全套）4.2.1.4.2 工程量計(jì)算書（包括圖算軟件、自制電子表格）4.2.1.4.3 圖紙電子文檔4.2.1.5 計(jì)算過程中相關(guān)責(zé)任方（如委托方、設(shè)計(jì)方等）的來往函件、答疑等。4.2.1.6 若同一項(xiàng)目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。4.2.1.7 財(cái)評報(bào)告復(fù)印件4.2.1.8 其他應(yīng)歸檔資料 4.2.1.9 項(xiàng)目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.2 工程結(jié)算編制歸檔應(yīng)收集的資料4.2.2.1 工程造價(jià)咨詢合同4.2.2.2 結(jié)算編制成果文件及電子文檔（含報(bào)告正文、結(jié)算書等）、三級復(fù)核表。4.2.2.3 其他資料：（1）工程相關(guān)責(zé)任方（如委托方，設(shè)計(jì)方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀(jì)要（2）計(jì)算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價(jià)的相關(guān)重要簽證（4）其他應(yīng)該歸檔資料4.2.2.4 項(xiàng)目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.3 財(cái)政評審歸檔應(yīng)收集的資料4.2.3.1 工程造價(jià)咨詢合同4.2.3.2 三級復(fù)核表4.2.3.3 清單及控制價(jià)報(bào)告（注：紙質(zhì)文檔可不打印分部分項(xiàng)工程量清單計(jì)價(jià)分析表）4.2.3.4 電子文檔(光盤)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于：（1）經(jīng)評審的概算書或工程量清單及招標(biāo)控制價(jià)編制內(nèi)容（全套）（2）工程量計(jì)算書（包括圖算軟件、自制電子表格）（3）、圖紙電子文檔4.2.3.5 計(jì)算過程中相關(guān)責(zé)任方（如委托方、設(shè)計(jì)方等）的來往函件、答疑等。4.2.3.6 若同一項(xiàng)目有修改，應(yīng)將所有修改編制文件一并存檔，應(yīng)將每次定稿內(nèi)容（并附修改原因）移交檔案室存檔保管。4.2.3.7 財(cái)評報(bào)告復(fù)印件4.2.3.8 其他應(yīng)歸檔資料 4.2.3.9 項(xiàng)目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4 工程結(jié)算審計(jì)歸檔應(yīng)收集的資料4.2.4.1 工程造價(jià)咨詢合同4.2.4.2 審核報(bào)告及電子文檔（含報(bào)告正文，定案表，結(jié)算書，重要簽證等），三級復(fù)核表。4.2.4.3 其他資料：（1）工程相關(guān)責(zé)任方（如委托方，設(shè)計(jì)方，監(jiān)理等）的來往函件，會議紀(jì)要（2）計(jì)算底稿（含電子文檔）（3）影響工程造價(jià)的相關(guān)重要簽證（4）其他應(yīng)該歸檔資料4.2.4.4 項(xiàng)目經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字表4.2.4.5 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)為有必要留底的所有資料。4.3 招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔應(yīng)收集的資料 如一表：招標(biāo)代理項(xiàng)目資料歸檔情況表序號分項(xiàng)名稱備注1比選邀請函（日報(bào)網(wǎng)下載）2中選通知書原件3項(xiàng)目立項(xiàng)批文4招標(biāo)核準(zhǔn)批文5備案后的招標(biāo)代理合同原件6預(yù)算控制價(jià)財(cái)政評審報(bào)告7備案后的招標(biāo)公告（含網(wǎng)絡(luò)打印版或報(bào)紙）8備案后招標(biāo)文件原件9備案工程量清單原件10報(bào)名表（投標(biāo)人報(bào)名資料、報(bào)名統(tǒng)計(jì)表）11備案后的補(bǔ)疑文件及簽收表、回函12備案評標(biāo)報(bào)告原件13備案后中標(biāo)候選人公示原件（含網(wǎng)絡(luò)打印版）14備案后中標(biāo)通知書原件15中標(biāo)單位的投標(biāo)文件（含電子文檔）16業(yè)主蓋章的履約情況表原件17備案施工合同注：招標(biāo)代理項(xiàng)目資料按以上目錄順序由負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人裝訂交檔案管理員。4.4 歸檔資料的整理要求4.4.1 歸檔文件應(yīng)按“件”為單位裝訂。4.4.2 所有檔案資料均為A4紙型（210297）規(guī)格：幅面大于4的，按4紙型的尺寸加以折疊，并盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處，圖紙應(yīng)將圖簽折于顯眼位置，盡量減少文件受損，便于閱讀；小于4尺寸的，粘貼在4幅面的紙上，并留出裝訂線。4.4.3 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤蟆?4.4.4 歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物。 裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂，要將左、下側(cè)對齊并打印封面及目錄。4.4.5 封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號。4.4.6 報(bào)告上檔案架 檔案管理員應(yīng)根據(jù)不同類型的業(yè)務(wù)成果報(bào)告分區(qū)、分門別類按文號的順序?qū)?bào)告進(jìn)行上架歸檔保存。4.5 歸檔日期要求及處罰規(guī)定4.5.1 造價(jià)相關(guān)報(bào)告檔案4.5.1.1 負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在出具正式報(bào)告當(dāng)日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項(xiàng)目的提成工資。若未及時(shí)交納從報(bào)告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計(jì)計(jì)算，直到檔案完整移交為止。4.5.1.2 對于特殊情況應(yīng)在出具報(bào)告之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面情況說明書告知總工程師，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計(jì)計(jì)算，直到檔案完整移交為止。4.5.2 招標(biāo)代理項(xiàng)目檔案資料4.5.2.1 負(fù)責(zé)該招標(biāo)代理項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在發(fā)出中標(biāo)通書之日內(nèi)移交公司檔案管理員保管。所移交檔案資料齊全、完整，方可提取該項(xiàng)目的提成工資。若未及時(shí)交納從報(bào)告出具之日第二天算起每超過一天處10元的罰款，并累計(jì)計(jì)算，直到檔案完整移交為止。4.5.2.2 對于特殊情況應(yīng)在發(fā)出中標(biāo)通書之日第二天算起三日內(nèi)移交齊所應(yīng)該歸檔的資料，并以書面情況說明書告知招標(biāo)部經(jīng)理，否則從第四日算起每超過一天處10元的罰款，并累計(jì)計(jì)算，直到檔案完整移交為止。4.6 監(jiān)理檔案管理4.6.1 檔案管理目標(biāo)4.6.1.1 保證項(xiàng)目建設(shè)的施工原始記錄、單項(xiàng)質(zhì)量評定、監(jiān)理抽檢記錄與工程建設(shè)同步完成，每年底或每個(gè)施工階段按照整理辦法組織集中整理歸檔；4.6.1.2 保證工程建設(shè)檔案的形成能夠準(zhǔn)確地反映施工全過程，記錄真實(shí)，能夠作為計(jì)量、支付、設(shè)計(jì)變更批復(fù)的依據(jù)和憑證；4.6.1.3 在工程交工驗(yàn)收時(shí)，將整理并符合編制要求的檔案提交驗(yàn)收委員會。4.6.2 檔案管理內(nèi)容 工程檔案管理主要分為：收集、鑒定、整理、編目、保管、裝訂、移交。4.6.2.1 檔案的收集工作是指按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，通過切實(shí)可行的措施和方法，把具有保存和利用價(jià)值的文件資料集中到檔案管理部門；收集工作貫穿整個(gè)工程建設(shè)的全過程，是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的第一步，檔案的收集既要遵循建設(shè)過程的形成規(guī)律，還要保證其完整、準(zhǔn)確，收集范圍；4.6.2.2 檔案的鑒定工作是指按照施工工藝，施工、評定等行業(yè)規(guī)范對收集的材料進(jìn)行檢查，保證材料填寫規(guī)范、完整、頁面整潔，符合工程檔案的一般要求；4.6.2.3 檔案的整理工作是指對收集到的材料，按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)排列及組卷的過程；整理工作要遵循檔案形成規(guī)律和分類標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，最終形成統(tǒng)一整體；4.6.2.4 檔案的編目是用來固定案卷內(nèi)文件的位置，揭示其內(nèi)容，便于查找和利用；包含編檔號、編目錄等各項(xiàng)工作；4.6.2.5 檔案的保管、裝訂、移交指在項(xiàng)目建設(shè)過程中對檔案的日常保護(hù)和管理。項(xiàng)目建設(shè)過程也是工程檔案收集的過程，在此期間收集的檔案材料由各形成單位自行妥善保管，在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)，按照整理要求形成系統(tǒng)后，再進(jìn)行裝訂，統(tǒng)一移交項(xiàng)目管理單位歸檔保存。4.6.3 施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容：4.6.3.1 施工合同文件及委托監(jiān)理合同；4.6.3.2 勘察設(shè)計(jì)文件；4.6.3.3 監(jiān)理規(guī)劃；4.6.3.4 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；4.6.3.5 分包單位資格報(bào)審表；4.6.3.6 設(shè)計(jì)交底與圖紙會審紀(jì)要；4.6.3.7 施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表；4.6.3.8 工程開工/復(fù)工報(bào)審表及工程停工令；4.6.3.9 測量核驗(yàn)資料；4.6.3.10 工程進(jìn)度計(jì)劃；4.6.3.11 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；4.6.3.12 檢查試驗(yàn)資料；4.6.3.13 工程變更資料；4.6.3.14 隱蔽工程驗(yàn)收資料；4.6.3.15 工程計(jì)量單和工程款支付證書；4.6.3.16 監(jiān)理工程師通知單；4.6.3.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.3.18 報(bào)驗(yàn)申請表；4.6.3.19 會議紀(jì)要；4.6.3.20 往來函件；4.6.3.21 監(jiān)理日記；4.6.3.22 監(jiān)理月報(bào)；4.6.3.23 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；4.6.3.24 分部工程、單位工程等驗(yàn)收資料；4.6.3.25 索賠文件資料；4.6.3.26 竣工結(jié)算審核意見書；4.6.3.27工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評估報(bào)告等專題報(bào)告；4.6.3.28 監(jiān)理工作總結(jié)；4.6.4 歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容4.6.4.1 委托監(jiān)理合同；4.6.4.2 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；4.6.4.3 監(jiān)理日記；4.6.4.4 監(jiān)理月報(bào)；4.6.4.5 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復(fù)工報(bào)審表等）4.6.4.6 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位往來函件、文件；4.6.4.7 會議紀(jì)要；4.6.4.8 工程計(jì)量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書；4.6.4.9 施工組織設(shè)計(jì)、施工方案審核簽證資料；4.6.4.10 監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告； 4.6.4.11 工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件；4.6.4.12 工程驗(yàn)收資料（分部工程驗(yàn)收記錄，單位工程竣工驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報(bào)驗(yàn)單，竣工驗(yàn)收報(bào)告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；4.6.4.13 分包單位資格報(bào)審資料；4.6.4.14 索賠文件資料；4.6.4.15 報(bào)驗(yàn)申請表（原材料/構(gòu)配件/設(shè)備、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、定位放樣、沉降觀察、施工試驗(yàn)等）；4.6.4.16 工程變更單；4.6.4.17 監(jiān)理工作聯(lián)系單；4.6.4.18 總監(jiān)巡視檢查記錄；4.6.4.19 旁站記錄；4.6.4.20 工程進(jìn)度資料；4.6.4.21 主要的監(jiān)理臺帳；4.6.5 監(jiān)理資料的管理要求1、公司監(jiān)理資料管理實(shí)行總工程師負(fù)責(zé)制；2、監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工的時(shí)間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄；3、每個(gè)單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱、合同號、建設(shè)單位、總包單位、建設(shè)日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字；4、在工程（合同）完成后一個(gè)月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂后，移交公司檔案辦理交接手續(xù)；5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿后保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延長至三年。保存期間需要查閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)；6、監(jiān)理檔案，應(yīng)真實(shí)可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛造假、擅自涂改原始記錄。4.6.6 施工階段監(jiān)理資料的歸檔方法4.6.7 施工階段監(jiān)理資料按五部分歸檔： 合同管理資料 質(zhì)量控制資料 投資控制資料 進(jìn)度控制資料 監(jiān)理工作管理4.6.7.1 合同管理資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1監(jiān)理委托合同2分包單位資格報(bào)審資料3施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表4索賠文件資料（申請書、批復(fù)意見）5工程變更單6工程竣工驗(yàn)收資料7工程質(zhì)量保修書或移交證書4.6.7.2進(jìn)度控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審單及審核批復(fù)意見2工程開工/復(fù)工報(bào)審表及批復(fù)意見3有關(guān)工程進(jìn)度方面的專題報(bào)告及建議注：工程進(jìn)度資料通常指：施工進(jìn)度計(jì)劃（年、月、旬、周）申報(bào)表及監(jiān)理方的審批意見，進(jìn)度計(jì)劃與工程實(shí)際完成情況的比較分析報(bào)告，施工計(jì)劃變更申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見，延長工期申請及批復(fù)意見，人員、材料、機(jī)械設(shè)備的進(jìn)場計(jì)劃及監(jiān)理方的審批意見，工程開工/復(fù)工申請及監(jiān)理方的批復(fù)意見。4.6.7.3 工程質(zhì)量控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1施工方案報(bào)審表及監(jiān)理工程師審批意見2工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件（事故調(diào)查報(bào)告、事故處理意見書、事故評估報(bào)告等）3原材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)申請表（含批復(fù)意見）4檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)單（含批復(fù)意見）5工程定位放線報(bào)驗(yàn)單及監(jiān)理工程師復(fù)核意見6分部工程驗(yàn)收記錄（工程驗(yàn)收記錄）7旁站記錄8施工試驗(yàn)報(bào)審單及監(jiān)理方的見證意見9工程質(zhì)量評估報(bào)告注：因歸檔需要，在有關(guān)的報(bào)驗(yàn)申請表中，應(yīng)注明部位、內(nèi)容，監(jiān)理方的審批意見明確、依據(jù)充分。工程質(zhì)量評估報(bào)告中已包含了質(zhì)量保證資料（施工技術(shù)資料）的核查情況、檢驗(yàn)批/分項(xiàng)/分部工程的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)情況、混凝土/砂漿試塊的評定結(jié)果等方面的資料。因而，在歸檔資料中不再單獨(dú)列項(xiàng)。4.6.7.4 投資控制資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1工程計(jì)量單及審核意見2工程款支付證書3竣工結(jié)算審核意見書注：如果監(jiān)理方不參與工程竣工結(jié)算工作，則上表中第3項(xiàng)就不存在。4.6.7.5 監(jiān)理工作管理資料編 號歸 檔 資 料 名 稱1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則3監(jiān)理日記4監(jiān)理月報(bào)5監(jiān)理指令文件6總監(jiān)巡視檢查記錄7與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位的往來函件8會議紀(jì)要9監(jiān)理總結(jié)報(bào)告10主要的監(jiān)理臺帳注：主要的監(jiān)理臺帳按公司“關(guān)于現(xiàn)場監(jiān)理工作臺帳記錄的規(guī)定”處理。為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一致意見。監(jiān)理資料的組卷及歸檔，各地區(qū)各部門有不同的要求。因此，項(xiàng)目開工前，項(xiàng)目監(jiān)理組應(yīng)主動與當(dāng)?shù)貦n案部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求?？⒐べY料要求，應(yīng)與建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站取得共識，以使資料管理符合有關(guān)規(guī)定和要求。5.1歸檔資料的歸檔、借閱、歸還流程。5.1.1公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。流程如附錄一。5.1.26.1對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。7.1、附則 7.1.1各項(xiàng)目部及分公司的檔案亦參照執(zhí)行。本制度從公布之日起執(zhí)行。 7.1.2行政人事部負(fù)責(zé)本制度的解釋附錄一、 歸檔流程。二、 借閱、歸還流程擬制：雷理 審核 批準(zhǔn)： 生效日期：13