2024/7/51中冶集團(tuán)管理創(chuàng)新成果發(fā)布中冶集團(tuán)管理創(chuàng)新成果發(fā)布 20 201313年年7 7月月開好會議開好會議秦皇島研究設(shè)計(jì)院秦皇島研究設(shè)計(jì)院摘自開好會議（美）弗塞斯2024/7/521 1本次本次”會議管理會議管理”交流背景交流背景 （1 1）作為工程公司（設(shè)計(jì)科研企業(yè)）作為工程公司（設(shè)計(jì)科研企業(yè)）,本人本人有一些深刻的體會有一些深刻的體會,會議作為企業(yè)開展日常工作會議作為企業(yè)開展日常工作的工具之一，有它積極的意義，但過多的會議在的工具之一，有它積極的意義，但過多的會議在一定程度上又會分散了大家做有效生產(chǎn)的精力一定程度上又會分散了大家做有效生產(chǎn)的精力,因此在公司管理提升活動(dòng)中因此在公司管理提升活動(dòng)中,本人提出了精簡會本人提出了精簡會議的建議。議的建議。（2 2）卓有成效的管理者卓有成效的管理者 管理的有效性表現(xiàn)在三個(gè)方面，其中之一是：管理的有效性表現(xiàn)在三個(gè)方面，其中之一是：各項(xiàng)管理手段的運(yùn)用，包括會議各項(xiàng)管理手段的運(yùn)用，包括會議 學(xué)習(xí)交流背景學(xué)習(xí)交流背景2024/7/53學(xué)習(xí)交流背景學(xué)習(xí)交流背景（3 3）會開的太少或太多都會范同樣嚴(yán)重的錯(cuò)會開的太少或太多都會范同樣嚴(yán)重的錯(cuò)誤誤,事實(shí)上事實(shí)上，我們需要會議我們需要會議，需要會議產(chǎn)生最需要會議產(chǎn)生最佳的績效佳的績效，但有效的會議不會自然產(chǎn)生但有效的會議不會自然產(chǎn)生。學(xué)習(xí)交流背景學(xué)習(xí)交流背景無效的會議成本無效的會議成本無效的會議主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：無效的會議主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)金錢浪費(fèi)金錢分散人們對更重要問題的關(guān)注分散人們對更重要問題的關(guān)注拖延工作進(jìn)度拖延工作進(jìn)度制造糾紛制造糾紛影響士氣影響士氣2024/7/54學(xué)習(xí)交流背景學(xué)習(xí)交流背景有效會議的作用有效會議的作用有效的會議真正起的作用：有效的會議真正起的作用：提供信息提供信息分析并解決問題分析并解決問題討論觀點(diǎn)討論觀點(diǎn)鼓舞士氣鼓舞士氣調(diào)和沖突調(diào)和沖突獲得反饋獲得反饋更新知識、技能和態(tài)度更新知識、技能和態(tài)度2024/7/55學(xué)習(xí)交流背景學(xué)習(xí)交流背景開會和開好會開會和開好會 有效的會議的核心作用是實(shí)現(xiàn)真正的變革，有效的會議的核心作用是實(shí)現(xiàn)真正的變革，如果一切只維持現(xiàn)狀，就沒必要開會如果一切只維持現(xiàn)狀，就沒必要開會。實(shí)際上，一個(gè)組織的進(jìn)步與發(fā)展在一定意實(shí)際上，一個(gè)組織的進(jìn)步與發(fā)展在一定意義上是通過義上是通過開會和開好會開會和開好會來實(shí)現(xiàn)和保證的。來實(shí)現(xiàn)和保證的。那么請大家隨我一起來學(xué)習(xí)怎么那么請大家隨我一起來學(xué)習(xí)怎么“開好會議開好會議”2024/7/56主要內(nèi)容主要內(nèi)容開會和開好會開會和開好會 一一、會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備、究竟有沒有必要開？、究竟有沒有必要開？、會議議程、會議議程、會議目標(biāo)、會議目標(biāo)、會議時(shí)間選擇、會議時(shí)間選擇、與會人員、與會人員二二、會議引導(dǎo)會議引導(dǎo)、主持人、主持人、開局、開局、過程、過程三三、參加會議參加會議四四、會后落實(shí)會后落實(shí)2024/7/57究竟有沒有必要？究竟有沒有必要？一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/5 首先問自己一個(gè)問題：首先問自己一個(gè)問題：究竟有沒有必要召究竟有沒有必要召開一次會議？開一次會議？或者別人是否需要參加你主持的或者別人是否需要參加你主持的會議？會議？要冷靜下來仔細(xì)想想，問問自己，就工作要冷靜下來仔細(xì)想想，問問自己，就工作中的問題是否可以用其他方式來解決？比如：中的問題是否可以用其他方式來解決？比如：電話交談，郵件，或中午工作餐順便商議？電話交談，郵件，或中午工作餐順便商議？會上要發(fā)布的信息是否還能通過其他方式會上要發(fā)布的信息是否還能通過其他方式進(jìn)行傳閱和傳播？進(jìn)行傳閱和傳播？比如：電子郵件，內(nèi)網(wǎng)信息比如：電子郵件，內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布。發(fā)布。8議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備（一）議程：（一）議程：每個(gè)會議都需要議程。大多數(shù)情況下，議程每個(gè)會議都需要議程。大多數(shù)情況下，議程需需要以書面形式事先傳閱要以書面形式事先傳閱。一份清晰的議程能夠以各。一份清晰的議程能夠以各種方式規(guī)范和控制一次會議。種方式規(guī)范和控制一次會議。1 1、議程內(nèi)容：議程內(nèi)容：詳細(xì)說明所有事項(xiàng)（例如是否要注明遲到者要道歉詳細(xì)說明所有事項(xiàng)（例如是否要注明遲到者要道歉或罰款等）；或罰款等）；總結(jié)聯(lián)系以前會議的未盡事宜，確保議程的連續(xù)性總結(jié)聯(lián)系以前會議的未盡事宜，確保議程的連續(xù)性讓與會者對議程提供信息，提出建議；讓與會者對議程提供信息，提出建議；詳細(xì)規(guī)定會議的主持人和發(fā)言人；詳細(xì)規(guī)定會議的主持人和發(fā)言人；幫助個(gè)人做好會議準(zhǔn)備；幫助個(gè)人做好會議準(zhǔn)備；2024/7/59議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備 組織和安排那些需要討論和回顧的議題組織和安排那些需要討論和回顧的議題。需。需要考慮每個(gè)議題的邏輯順序、可能出現(xiàn)的困難要考慮每個(gè)議題的邏輯順序、可能出現(xiàn)的困難（例如先發(fā)言的人占用了后發(fā)言人的時(shí)間）、與（例如先發(fā)言的人占用了后發(fā)言人的時(shí)間）、與會者的便利（例如有些與會者因故要提前離開，會者的便利（例如有些與會者因故要提前離開，需要提前發(fā)言討論自己的議題等）；需要提前發(fā)言討論自己的議題等）；明晰那些隱藏的議程明晰那些隱藏的議程：例如推出有爭議的問：例如推出有爭議的問題。并盡量減少無意義的討論（該議題安排在午題。并盡量減少無意義的討論（該議題安排在午飯前較好）；飯前較好）；確定會議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)確定會議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)等管理事宜。如等管理事宜。如果會議較長，什么時(shí)間安排會間休息等內(nèi)容。果會議較長，什么時(shí)間安排會間休息等內(nèi)容。2024/7/5102 2、科學(xué)的安排和選擇合適的議程順序科學(xué)的安排和選擇合適的議程順序 為保證所有議題按計(jì)劃順利完成，主要事項(xiàng)為保證所有議題按計(jì)劃順利完成，主要事項(xiàng)如下：如下：盡早進(jìn)行，趁與會者仍然精力充沛時(shí)想出對策；做好議題的最佳安排，以便引出下一個(gè)議題（先開花，再結(jié)果）；為最沒底的問題做好準(zhǔn)備；盡量讓每個(gè)與會者感到興趣和會議的重要性；議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/511避免占用過多時(shí)間影響其他事情。判斷該議程順序的特點(diǎn)，是否不明智、不受歡迎、具有爭議性，還是很容易處理、可直截了當(dāng)或簡潔明快地表達(dá)與完成，考慮其是否適合安排在特定的位置上等等；議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/5123、為確保議程的實(shí)效性應(yīng)注意：所有議程是否適宜在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成？有沒有足夠的時(shí)間做會前提示和會前準(zhǔn)備？有沒有哪個(gè)主要議題會造成會議的其余議題處于危險(xiǎn)境地？議程內(nèi)容是否符合與會者自身的情況（與會者是否是確定議題的最佳人選）？會議的形式是否正確（例如培訓(xùn)或說服的時(shí)間可能多于提供信息的時(shí)間）？總之，議程應(yīng)反映會議的客觀要求，符合實(shí)際。議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/513議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/514舉例：1、公司職工代表大會日程安排2013年1月議程議程一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/515舉例：、2013年秦皇島院內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃之審核日程安排（二）會議目標(biāo)（為什么要開會？）實(shí)效性應(yīng)注意：設(shè)置明確、清晰的會議目標(biāo)，避免類似“討論降低管理費(fèi)用”等含糊不清的措辭，相反，要清楚的表明你想“決定在未來12個(gè)月減少10%的管理成本預(yù)算”會前提出明確的會議目標(biāo)的意義：與會者會理解為什么要開會與會者將更加盡力并樂于認(rèn)真準(zhǔn)備會議討論的焦點(diǎn)會更加集中會議的進(jìn)程更容易控制 會議目標(biāo)會議目標(biāo)一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/516（三）時(shí)間選擇1、開始時(shí)間：你僅僅需要一個(gè)小時(shí)的會議嗎？如果肯定，那么上午11點(diǎn)或下午4點(diǎn)半開始比較適宜。因?yàn)槿藗円戎燥埢蛘呋丶?，就不會隨便消磨時(shí)間。早上8點(diǎn)半開會也是不錯(cuò)的選擇。這時(shí)一天許多令人煩心和分神的事情還沒有襲擾你。會議時(shí)間的選擇會議時(shí)間的選擇一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/517尊重時(shí)間：尊重時(shí)間至關(guān)重要，一定要按時(shí)開會，會議一定要準(zhǔn)時(shí)開始。如果有人遲到，不要專為他做內(nèi)容復(fù)述（也許會后可為他補(bǔ)補(bǔ)課），并且要當(dāng)眾指出“你最好不要在開會時(shí)遲到”。議程定時(shí)：在議程中為所有事項(xiàng)和議題限定時(shí)間十分必要。這樣會有助于讓大家集中精力專心討論一個(gè)問題。尊重時(shí)間尊重時(shí)間按時(shí)開會按時(shí)開會一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/518（四）與會人員 一旦確定了清楚的會議目標(biāo)和議程，就要開始考慮哪些人應(yīng)該參加會議，哪些人不應(yīng)該參加會議。（哪些人應(yīng)該出席；哪些人會認(rèn)為開會有用；哪些人會有積極的表現(xiàn)；哪些人會制造不必要的麻煩并降低會議的成效；對與會者進(jìn)行精心的組織與合理的劃分，讓最適合的人來討論他們最適合的話題；誰做記錄并隨后整理成會議紀(jì)要。）預(yù)備會議也許有著積極和消極的兩面性。與會人員與會人員一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備2024/7/519（一一）、主持人、主持人 每個(gè)會議都需要一個(gè)每個(gè)會議都需要一個(gè)“主持人主持人”，主持人職責(zé)：主持人職責(zé)：1、做到做到胸有成竹胸有成竹 如如:要閱讀相關(guān)的文件材料，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，要閱讀相關(guān)的文件材料，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，同時(shí)還要鼓勵(lì)其他人做類似的準(zhǔn)備工作。同時(shí)還要鼓勵(lì)其他人做類似的準(zhǔn)備工作。2、準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)時(shí)出席出席3、準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)時(shí)開始開始4、確保確保任何會務(wù)管理和服務(wù)都能到位（如會間任何會務(wù)管理和服務(wù)都能到位（如會間休息，茶水）休息，茶水）5、使會議使會議輕松開始輕松開始，隨即順利地導(dǎo)入議程，隨即順利地導(dǎo)入議程6、必要時(shí)對與會者進(jìn)行必要時(shí)對與會者進(jìn)行介紹介紹主持人主持人二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/5207、設(shè)置會議設(shè)置會議規(guī)章規(guī)章并使全體與會者遵守并使全體與會者遵守8、根據(jù)不同出席人員的情況根據(jù)不同出席人員的情況控制控制討論形勢（如討論形勢（如健談?wù)撸┙≌務(wù)撸?、必要時(shí)必要時(shí)插話插話提問以澄清所述事物的脈絡(luò)（減提問以澄清所述事物的脈絡(luò)（減少無謂的爭論，引導(dǎo)好會議）少無謂的爭論，引導(dǎo)好會議）10、確保確保人人都有發(fā)言人人都有發(fā)言和表達(dá)意見的機(jī)會（視和表達(dá)意見的機(jī)會（視會議性質(zhì)而定，見會議性質(zhì)而定，見唐駿談如何組織高效會議唐駿談如何組織高效會議）11、讓會議討論讓會議討論切入要點(diǎn)切入要點(diǎn)12、仔細(xì)仔細(xì)傾聽傾聽主持人主持人二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/521 13、隨時(shí)看表隨時(shí)看表，提醒大家遵守時(shí)間，做好對全，提醒大家遵守時(shí)間，做好對全會場時(shí)間壓力的管理；會場時(shí)間壓力的管理；14、對討論的問題進(jìn)行清晰和緊湊的對討論的問題進(jìn)行清晰和緊湊的歸納總結(jié)歸納總結(jié)；15、應(yīng)付好突發(fā)事件，如應(yīng)付好突發(fā)事件，如因某些議題而引發(fā)的因某些議題而引發(fā)的激憤、爆發(fā)和情緒高潮；激憤、爆發(fā)和情緒高潮；16、做好做好總結(jié)總結(jié)和歸納的陳詞（包括最后的會務(wù)和歸納的陳詞（包括最后的會務(wù)信息、下次會議時(shí)間等的發(fā)布）；信息、下次會議時(shí)間等的發(fā)布）；17注意注意引導(dǎo)引導(dǎo)下一步行動(dòng)下一步行動(dòng)（這一點(diǎn)在系列會議中特別重要，以防止對與（這一點(diǎn)在系列會議中特別重要，以防止對與會者在一處做出的承諾又會在另一處被推翻）。會者在一處做出的承諾又會在另一處被推翻）。主持人主持人二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/522 總之，一個(gè)稱職的主持人會引導(dǎo)會議，掌控總之，一個(gè)稱職的主持人會引導(dǎo)會議，掌控討論，并且以簡潔干練的作風(fēng)、高效務(wù)實(shí)的精討論，并且以簡潔干練的作風(fēng)、高效務(wù)實(shí)的精神，在不浪費(fèi)任何時(shí)間的情況下，使會議凸顯神，在不浪費(fèi)任何時(shí)間的情況下，使會議凸顯成效。成效。主持人主持人二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/523 （二）讓會議有一個(gè)良好的開端：（二）讓會議有一個(gè)良好的開端：良好的會議最好以下列幾種形式開始良好的會議最好以下列幾種形式開始態(tài)度積極；態(tài)度積極；會議目的與程序清楚明了；會議目的與程序清楚明了；樹立主持人掌控會議局勢的權(quán)威；樹立主持人掌控會議局勢的權(quán)威；營造恰當(dāng)?shù)臍夥眨ぐl(fā)創(chuàng)造性思維與進(jìn)行詳細(xì)營造恰當(dāng)?shù)臍夥眨ぐl(fā)創(chuàng)造性思維與進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析所需要的氛圍是不一樣的；）的數(shù)據(jù)分析所需要的氛圍是不一樣的；）開局開局二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/524 （三）（三）激發(fā)討論激發(fā)討論 有些會議需要激發(fā)討論，如評審會，主持人需有些會議需要激發(fā)討論，如評審會，主持人需要激發(fā)與會人參與討論，確保讓最多的與會者最要激發(fā)與會人參與討論，確保讓最多的與會者最大限度的發(fā)言，使隨后作出的會議決定能夠建立大限度的發(fā)言，使隨后作出的會議決定能夠建立在充分的民主智慧和廣泛的群眾意見基礎(chǔ)之上。在充分的民主智慧和廣泛的群眾意見基礎(chǔ)之上。（四）精神專注 一個(gè)成功、嚴(yán)肅的會議需要與會者的專注；一個(gè)成功、嚴(yán)肅的會議需要與會者的專注；制定處理臨時(shí)信息的規(guī)則；會議長的話，要組織制定處理臨時(shí)信息的規(guī)則；會議長的話，要組織會間休息；讓會外人員做好準(zhǔn)備（電話、秘書等）會間休息；讓會外人員做好準(zhǔn)備（電話、秘書等）過程過程二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/525 （五）混亂與中斷（意外情況）（五）混亂與中斷（意外情況）主持人自己絕不能沮喪或情緒失控；適當(dāng)擱主持人自己絕不能沮喪或情緒失控；適當(dāng)擱置正在激烈爭議的問題，使其在總體降低爭辯置正在激烈爭議的問題，使其在總體降低爭辯氣氛的環(huán)境下解決；氣氛的環(huán)境下解決；如果以上不起作用，可以采取更加嚴(yán)厲的行如果以上不起作用，可以采取更加嚴(yán)厲的行動(dòng)：動(dòng)：要求要求暫停暫停幾分鐘；幾分鐘；短暫短暫休息休息；暫時(shí)把這個(gè)問題暫時(shí)把這個(gè)問題擱置擱置在一邊，等日后解決；在一邊，等日后解決；讓會議讓會議改期改期舉行。舉行。過程過程二、會議引導(dǎo)二、會議引導(dǎo)2024/7/526(一一)詢問自己以下問題詢問自己以下問題：我能為本次會議做出什么貢獻(xiàn)？我能為本次會議做出什么貢獻(xiàn)？我能從本次會上獲得什么收獲？我能從本次會上獲得什么收獲？如果自己不參加，會后你是否能夠參閱筆記和會如果自己不參加，會后你是否能夠參閱筆記和會議記錄或者讓別人替你去開會呢？對于你自己是議記錄或者讓別人替你去開會呢？對于你自己是否參加會議，要作出明確的決定。除非有緊急命否參加會議，要作出明確的決定。除非有緊急命令或緊急任務(wù)，否則你一定要搞清楚自己是否有令或緊急任務(wù)，否則你一定要搞清楚自己是否有必要參加這個(gè)會議。必要參加這個(gè)會議。問自己問題問自己問題三、參加會議三、參加會議2024/7/527(二二)有效參與有效參與：充分的準(zhǔn)備充分的準(zhǔn)備。你應(yīng)該知道到底要討論些什么內(nèi)容，為此。你應(yīng)該知道到底要討論些什么內(nèi)容，為此做好準(zhǔn)備，并完成所有的功能做好準(zhǔn)備，并完成所有的功能(事先閱讀所有相關(guān)的資料事先閱讀所有相關(guān)的資料;對相關(guān)文件進(jìn)行注解或做好筆記；準(zhǔn)備好要在會上提的對相關(guān)文件進(jìn)行注解或做好筆記；準(zhǔn)備好要在會上提的問題等問題等)；有效的溝通有效的溝通。你應(yīng)該認(rèn)真判斷自己該講什么和怎樣講。你應(yīng)該認(rèn)真判斷自己該講什么和怎樣講,使使會議溝通有效；會議溝通有效；適度的討論適度的討論。你不僅要作會議發(fā)言，還要站在自己的立。你不僅要作會議發(fā)言，還要站在自己的立場上快速思考，以便對其他人的發(fā)言作出適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)；場上快速思考，以便對其他人的發(fā)言作出適當(dāng)?shù)幕貞?yīng)；著衣打扮著衣打扮；要要坐坐在大家都能看見你又能夠與全場有效溝通的地方。在大家都能看見你又能夠與全場有效溝通的地方。有效參與有效參與三、參加會議三、參加會議2024/7/528四、會后落實(shí)四、會后落實(shí)讓會議記錄發(fā)揮作用讓會議記錄發(fā)揮作用四、會后落實(shí)四、會后落實(shí) 任何一次會議之后的關(guān)鍵問題都是要及時(shí)準(zhǔn)確任何一次會議之后的關(guān)鍵問題都是要及時(shí)準(zhǔn)確地對會上作出的決定進(jìn)行地對會上作出的決定進(jìn)行貫徹落實(shí)貫徹落實(shí)，以使召開的，以使召開的會議能夠產(chǎn)生預(yù)期的價(jià)值和效果。因此需要會議會議能夠產(chǎn)生預(yù)期的價(jià)值和效果。因此需要會議記錄。記錄。2024/7/529 會議記錄作用有：會議記錄作用有：1、行動(dòng)提示行動(dòng)提示 提醒接受任務(wù)的人，應(yīng)該并且要準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)。提醒接受任務(wù)的人，應(yīng)該并且要準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)。2、承上啟下承上啟下 作為下一次會議的有效的維系。作為下一次會議的有效的維系。3、檔案記錄檔案記錄 對已經(jīng)發(fā)生的事情，特別是對已經(jīng)作出的決策及對已經(jīng)發(fā)生的事情，特別是對已經(jīng)作出的決策及采取的行動(dòng)的一種確認(rèn)和記錄。采取的行動(dòng)的一種確認(rèn)和記錄。讓會議記錄發(fā)揮作用讓會議記錄發(fā)揮作用四、會后落實(shí)四、會后落實(shí)2024/7/530記錄會議記錄五大原則：記錄會議記錄五大原則：準(zhǔn)確準(zhǔn)確：避免今后在一些問題上扯皮和爭論，因此要保：避免今后在一些問題上扯皮和爭論，因此要保持會議記錄的準(zhǔn)確性，一些主要問題不能被夸大也不持會議記錄的準(zhǔn)確性，一些主要問題不能被夸大也不能被忽視；能被忽視；客觀客觀：要本著客觀誠實(shí)的原則，真實(shí)的記錄，不添加：要本著客觀誠實(shí)的原則，真實(shí)的記錄，不添加自己的觀點(diǎn)，不做任何的潤色和修飾；自己的觀點(diǎn)，不做任何的潤色和修飾；簡捷簡捷：保證必要信息量的前提下，堅(jiān)持記錄的簡捷原：保證必要信息量的前提下，堅(jiān)持記錄的簡捷原則；則；易懂易懂：避免冗長、晦澀難懂的描述，避免產(chǎn)生誤解；：避免冗長、晦澀難懂的描述，避免產(chǎn)生誤解；清晰清晰：記錄的信息要清楚，責(zé)任明晰，一目了然。：記錄的信息要清楚，責(zé)任明晰，一目了然。讓會議記錄發(fā)揮作用讓會議記錄發(fā)揮作用四、會后落實(shí)四、會后落實(shí)2024/7/531讓會議記錄發(fā)揮作用讓會議記錄發(fā)揮作用四、會后落實(shí)四、會后落實(shí) 再好的會議記錄需要人們?nèi)ラ喿x再好的會議記錄需要人們?nèi)ラ喿x和執(zhí)行時(shí)才會顯示出它的重要性和價(jià)和執(zhí)行時(shí)才會顯示出它的重要性和價(jià)值，才能進(jìn)一步體現(xiàn)會議的價(jià)值。值，才能進(jìn)一步體現(xiàn)會議的價(jià)值。會議結(jié)束后要迅速寫好會議記錄（一般會議結(jié)束后要迅速寫好會議記錄（一般為為24個(gè)小時(shí)以內(nèi)），落實(shí)會議精神。個(gè)小時(shí)以內(nèi)），落實(shí)會議精神。正文結(jié)束2024/7/532結(jié)束篇結(jié)束篇總結(jié):(1)不得不開的會才去召開，可開可不開的會一定不開。（2）明確的會議目標(biāo)，以及會議結(jié)論、會議落實(shí)。（3）精簡會議，精簡參會人員，會議是浪費(fèi)時(shí)間的最大因素。（4）今后主持會議，要做個(gè)“專業(yè)”的或“懂會議”的主持人。（5）盡量養(yǎng)成習(xí)慣，按院要求，通知會議時(shí)通知時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)，守時(shí)。2024/7/533附唐駿談如何組織高效會議1.所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。2.會議的流程完全可以按照固定的模式來做。3.提出議案的人就是會議的協(xié)調(diào)人。4.微軟開會的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。5.會議的決策者必須要有權(quán)威。6.有了權(quán)威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。7.會議主持人在最后一定會告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。附：唐駿談如何組織高效會議附：唐駿談如何組織高效會議2024/7/534 從微軟中國總裁，到盛大網(wǎng)絡(luò)總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的進(jìn)化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國最著名的企業(yè)家“輔佐者”。中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時(shí)候經(jīng)常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當(dāng)場拍板。假設(shè)五個(gè)中國人和五個(gè)外國人一起開會，你會發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不 對稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九個(gè)人就不要來開會，只有一個(gè)人來好了。微軟開會的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會議上來發(fā)言，誰來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁P(yáng)PT都會講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會高很多。附：附：附：唐駿談如何組織高效會議附：唐駿談如何組織高效會議2024/7/535 開會并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會有個(gè)規(guī)定：所有的會議時(shí)間都不能超過一個(gè)小時(shí)。假設(shè)我們今天要就市場部的一個(gè)方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個(gè)會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場征詢大 家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會議主持人在最后一定會告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時(shí)間 節(jié)點(diǎn)。會議會形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時(shí)間。附：唐駿談如何組織高效會議附：唐駿談如何組織高效會議2024/7/536 會議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。有了權(quán)威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時(shí)候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭議的焦點(diǎn)來迅速做出判斷，做出一個(gè)決定來。決定錯(cuò)了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個(gè)決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個(gè)話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實(shí)是沒有效果的。爭議是沒有對錯(cuò)的，很多事情其實(shí)無非就是多做一點(diǎn)少做一點(diǎn)，付出一點(diǎn)時(shí)間為代價(jià)。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。附：唐駿談如何組織高效會議附：唐駿談如何組織高效會議2024/7/537 如果判斷會議的必要性是至關(guān)重要的話，那么遭到一系列例會（regular meeting）的羈絆之前，做出仔細(xì)的思考與判斷將無疑更加重要。有些周例會和月例會定期召開，風(fēng)雨無阻，其實(shí)沒有更好的理由，就是因?yàn)槠涑闪艘环N工作慣例。如果真是如此，這些例會實(shí)際上很少發(fā)揮真正的作用。事實(shí)上，我想斗膽倡導(dǎo)和建議禁止任何與諸如“每周”這樣字眼有關(guān)的例會。我們應(yīng)該承認(rèn)，事先預(yù)定的會議往往有著其重要性。定期或者準(zhǔn)定期地召開會議似乎也順理成章。但是，這種例會最好是一年十次，而不是一定要每月一次。例會的密度可隨季節(jié)而變化，根據(jù)業(yè)務(wù)的旺季和淡季來增加或減少。通過各種辦法把工作繁忙的人聚集起來解決問題本身就是一個(gè)滋生許多無效會議并浪費(fèi)時(shí)間的溫床。附：例行會議附：例行會議開好會議開好會議節(jié)選節(jié)選2024/7/538 請請觀看時(shí)間觀看時(shí)間又短又高效的會議電影片斷：又短又高效的會議電影片斷：霸王花霸王花節(jié)選（會議時(shí)長節(jié)選（會議時(shí)長03）附：高效會議節(jié)選影片附：高效會議節(jié)選影片2024/7/5392024/7/540謝謝！謝謝！不妥之處請批評指正！不妥之處請批評指正！致謝與期望致謝與期望演講完畢，謝謝觀看！