第九章 會(huì)計(jì)電算化管理 第一節(jié) 會(huì)計(jì)電算化組織及崗位制定電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織是指適應(yīng)電算化的需要，設(shè)置單位電算化的機(jī)構(gòu)并調(diào)整原有會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部組織。一、組織形式一般而言，電算化后的組織機(jī)構(gòu)有以下兩種組織形式。 (一)集中管理組織形式集中管理組織形式是指將會(huì)計(jì)電算化工作，包括管理、系統(tǒng)開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)信息中心(計(jì)算中心)，財(cái)務(wù)部門不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計(jì)算機(jī)設(shè)備。 返回下一頁 第一節(jié) 會(huì)計(jì)電算化組織及崗位 (二)分散管理組織形式分散管理組織形式是指企業(yè)則會(huì)部門單獨(dú)配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和機(jī)房設(shè)施，并配備一定的專業(yè)人員，如系統(tǒng)管理與開發(fā)人員等，完全由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)計(jì)劃、組織系統(tǒng)開發(fā)、使用和維護(hù)等工作。 (三)集中管理下的分散組織形式集中管理下的分散組織形式是指企業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)(信息中心)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全單位電算化信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和維護(hù)等工作，但同時(shí)在財(cái)務(wù)部門設(shè)置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集、整理、輸入及系統(tǒng)運(yùn)行。 返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會(huì)計(jì)電算化組織及崗位二、人員崗位單位會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。 1.基本會(huì)計(jì)崗位基本會(huì)計(jì)崗位可分為:會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核和會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。 2.電算化會(huì)計(jì)崗位 電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位要根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、維護(hù)和開發(fā)的特點(diǎn)，結(jié)合會(huì)計(jì)工作的要求，劃分電算化會(huì)計(jì)崗位。返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會(huì)計(jì)電算化組織及崗位大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，電算化可設(shè)立如下崗位: (1)電算主管。負(fù)責(zé)隴調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。 (2)軟件操作。負(fù)責(zé)輸入原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。 (3)審核記賬。負(fù)責(zé)對己輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核。 (4)電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。返回下一頁上一頁 第一節(jié) 會(huì)計(jì)電算化組織及崗位 (5)電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。 (6)數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。 (7)檔案管理。負(fù)責(zé)磁盤或光盤等數(shù)據(jù)、程序的保管，打印輸出賬表、憑證等各種會(huì)計(jì)資料。 (8)軟件開發(fā)。主要負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)和軟件維護(hù)工作。 返回上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制內(nèi)部控制是管理現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物，是指被審計(jì)單位為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。一、會(huì)計(jì)核算和管理環(huán)境的變化 (一)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式發(fā)生變化 (二)會(huì)計(jì)信息載體的變化 返回下一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制二、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可以劃分為:一般控制和應(yīng)用控制兩大類。 (一)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一般控制它有時(shí)也稱為管理控制，是對電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的組織、操作、安全、開發(fā)等系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境方面所進(jìn)行的控制。一般控制卞要包括以下二個(gè)方面的內(nèi)部控制:一是組織和操作控制;一是系統(tǒng)硬件和軟件控制;二是系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)文檔控制。 返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 1.組織控制組織控制的目的主要是減少電算化部門發(fā)生錯(cuò)誤及舞弊行為的可能性。電算部門與用戶部門的職責(zé)分離。 (2)申算部門內(nèi)部的職責(zé)分離。 (3)人事控制。 2.操作控制 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的使用操作應(yīng)當(dāng)有一套完整的管理制度，具體操作控制措施包含如下內(nèi)容: (1)制訂工作計(jì)劃，各部門嚴(yán)格按照工作計(jì)劃操作。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 (2)管理人員制定上機(jī)守則和操作規(guī)程，操作人員嚴(yán)格遵守上機(jī)守則和操作規(guī)程。 (3)做好日志記錄的登記。 (4)制定對非常狀態(tài)的應(yīng)急措施和物理安全規(guī)則。 3.硬件控制硬件控制，亦稱“設(shè)備控制”，是由計(jì)算機(jī)生產(chǎn)廠家在計(jì)算機(jī)設(shè)備中實(shí)現(xiàn)的控制技術(shù)和方法。 4.軟件控制計(jì)算機(jī)軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 5.網(wǎng)絡(luò)控制電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)己經(jīng)從單機(jī)系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)展，不管是基于局域網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，還是基于互聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)控制都是對系統(tǒng)的一種重要的內(nèi)部控制。 6.系統(tǒng)開發(fā)控制系統(tǒng)開發(fā)控制卞要運(yùn)用于那些自行設(shè)計(jì)電算化會(huì)計(jì)軟件的單位。 7.系統(tǒng)文檔控制 系統(tǒng)文檔包括電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的證、賬、表以及所有系統(tǒng)開發(fā)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文檔，如系統(tǒng)說明書，數(shù)據(jù)流程圖，源程序、系統(tǒng)使用手冊及編程說明等。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 (二)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應(yīng)會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立并實(shí)施的控制。應(yīng)用控制卞要包括三個(gè)方面:輸入控制、處理控制、輸出控制。 1.輸入控制如果輸入數(shù)據(jù)出錯(cuò)，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯(cuò)誤的信息。 (1)數(shù)據(jù)采集控制。 (2)數(shù)據(jù)輸入控制。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 2.處理控制數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)后，按照預(yù)定的程序進(jìn)行加工處理，在數(shù)據(jù)處理過程中極少人工干預(yù)，一般控制和輸入控制對保證數(shù)據(jù)處理的正確和可靠起著非常重要的作用。 (1)業(yè)務(wù)時(shí)序控制。 (2)數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)。 (3)程序化處理有效性檢驗(yàn)。 (4)錯(cuò)誤更正控制。 (5)斷點(diǎn)技術(shù)。 (6)數(shù)據(jù)合理性檢查。返回下一頁上一頁 第二節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的內(nèi)部控制 3.輸出控制計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出卞要有屏幕顯示輸出、打印輸出、存入磁性介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?。在輸出環(huán)節(jié)，可能會(huì)發(fā)生輸出結(jié)果未經(jīng)授權(quán)輸出、未送給指定部門或未及時(shí)送到，輸出結(jié)果不正確或不完整等錯(cuò)誤和問題。不同的單位和不同的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的技術(shù)方法會(huì)有很大差異大部分通過程序?qū)崿F(xiàn)，所以選用的會(huì)計(jì)軟件不同，應(yīng)用控制的實(shí)現(xiàn)方式也不同。系統(tǒng)的應(yīng)用控制采用哪種技術(shù)方法，都必須保留審計(jì)線索。 返回上一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理為了保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全正常運(yùn)行，必須設(shè)計(jì)相應(yīng)的控制措施進(jìn)行管理，其維護(hù)管理的內(nèi)容卞要包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)備維護(hù)管理、數(shù)據(jù)管理、機(jī)房管理和電算費(fèi)用管理。一、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備維護(hù)管理機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的維護(hù)主要包括以下幾點(diǎn): (1)保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施。 (2)排除計(jì)算機(jī)硬件故障，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)完整的措施。 (3)使用不間斷電源，避免因掉電而破壞會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。返回下一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理二、軟件維護(hù)管理軟件維護(hù)包括會(huì)計(jì)軟件和系統(tǒng)軟件的維護(hù)。系統(tǒng)軟件是由系統(tǒng)開發(fā)商提供的，一般購買計(jì)算機(jī)時(shí)就配備好了，也可以通過購買得到。系統(tǒng)軟件不需要修改，維護(hù)比較簡單。系統(tǒng)軟件維護(hù)的主要任務(wù)是:檢查系統(tǒng)文件的完整性，杜絕系統(tǒng)文件被非法刪除和修改，保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。 自行開發(fā)軟件的單位一般應(yīng)配備專職系統(tǒng)維護(hù)員進(jìn)行軟件程序維護(hù)。返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全維護(hù)管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。四、計(jì)算機(jī)操作管理計(jì)算機(jī)操作管理制度的卞要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面: (1)明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限。 (2)防止非指定人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)房操作計(jì)算機(jī)，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件，防止操作人員越權(quán)使用軟件的措施。返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理 (3)按軟件的操作功能和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程操作軟件，會(huì)計(jì)人員要按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)的各種代碼、審核憑證、記賬、執(zhí)行各功能模塊、輸出各類信息等。 (4) 預(yù)防己輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核矜記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。 (5)操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件，否則密碼的防線就失去了作用，會(huì)給無關(guān)人員操作軟件留下機(jī)會(huì)。 返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理 (6)計(jì)算機(jī)程序的上機(jī)操作日志，應(yīng)記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，操作記錄應(yīng)由專人保管。 (7)及時(shí)備份保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、完整的措施。 (8)防止計(jì)算機(jī)病毒的措施。 返回下一頁上一頁 第三節(jié) 會(huì)計(jì)電算化后的使用與維護(hù)管理五、運(yùn)行費(fèi)用管理電算化后的會(huì)計(jì)工作，尤論是固定費(fèi)用還是變動(dòng)費(fèi)用，都會(huì)大幅度增加。因此，必須加強(qiáng)電算化后的費(fèi)用管理，合理配置計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，降低固定費(fèi)用。費(fèi)用管理中應(yīng)做到: (1)人員配置要合理，減少冗余人員。 (2)對各種材料的使用應(yīng)有預(yù)算或計(jì)劃。 (3)對各種電算化系統(tǒng)運(yùn)行所需的材料采購、領(lǐng)用要有控制乎續(xù)。 (4)對計(jì)算機(jī)的運(yùn)行要有安排計(jì)劃，提高運(yùn)行效益。返回上一頁 第四節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理會(huì)計(jì)檔案管理主要是建立和執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)打印輸出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件程序及有關(guān)資料。采用電了計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對照字跡清晰，作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限按會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。 返回下一頁 第四節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理二、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理 (一)憑證和賬薄的打印 1.憑證的打印在原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)并打印輸出記賬憑證情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、稽核人員、會(huì)計(jì)主管人的簽名或蓋章。 2.賬簿的打印 一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可以滿頁打印。返回下一頁上一頁 第四節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理 (二)會(huì)計(jì)檔案安全管理及保密措施 1.存檔管理各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊。 2.安全、保密措施 返回上一頁