企業(yè)如何進(jìn)行人力資源預(yù)算編制人力資源預(yù)算是人力資源部門根據(jù)歷史及當(dāng)前的人力資源成本狀況，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)下一年度人員需求和成本費(fèi)用進(jìn)行預(yù)測(cè)，通過人力資源預(yù)算編制指導(dǎo)人力資源管理工作的開展，合理控制人工成本。人力資源預(yù)算是企業(yè)人力資源規(guī)劃落實(shí)的重要保障，同時(shí)也因涉及內(nèi)容繁雜、影響因素廣泛、部門協(xié)調(diào)溝通多，以及費(fèi)用的敏感性和不確定性，對(duì)人力資源從業(yè)者提出了較大挑戰(zhàn)。筆者在實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上，就企業(yè)如何開展人力資源預(yù)算工作進(jìn)行系統(tǒng)介紹。人力資源預(yù)算的編制過程總體上可以分成預(yù)算信息收集、預(yù)算編制擬定、預(yù)算編制審核以及預(yù)算執(zhí)行調(diào)整四個(gè)階段。因人力資源預(yù)算具有周期性的特點(diǎn)，可以看作一個(gè)循環(huán)的過程。如圖1所示。預(yù)算信息收集人力資源預(yù)算編制前進(jìn)行系統(tǒng)的信息收集和數(shù)據(jù)分析是一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作，信息和數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量直接影響人力資源預(yù)算編制的科學(xué)性。以下為人力資源部門在信息收集和分析時(shí)重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。歷史人力成本數(shù)據(jù)。一般來講企業(yè)的性質(zhì)和業(yè)務(wù)短期內(nèi)是比較穩(wěn)定的，企業(yè)往年的人力成本數(shù)據(jù)是人力預(yù)算編制的一個(gè)重要參考，也是做人力資源預(yù)算的基礎(chǔ)。企業(yè)可以通過對(duì)歷史人力成本數(shù)據(jù)的分析發(fā)現(xiàn)變化趨勢(shì)，對(duì)未來作出相應(yīng)的預(yù)測(cè)和判斷。企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。人力資源工作是為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的，人力資源預(yù)算要以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，配合戰(zhàn)略重點(diǎn)進(jìn)行預(yù)算的分配和控制，在控制成本的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)的發(fā)展。人力資源規(guī)劃。企業(yè)人力資源規(guī)劃是人力資源預(yù)算的依據(jù)。人力資源規(guī)劃中關(guān)于企業(yè)人員編制數(shù)量、招聘選拔、培訓(xùn)開發(fā)、晉升以及薪酬福利政策調(diào)整等相關(guān)規(guī)劃內(nèi)容，直接影響人力資源費(fèi)用的編制和分配。企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀。包括企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營的業(yè)績表現(xiàn)、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、人力成本占比以及企業(yè)的支付能力情況，根據(jù)這些可以適當(dāng)預(yù)測(cè)企業(yè)未來一年的經(jīng)營狀況。預(yù)算編制擬定人力資源預(yù)算編制的方法預(yù)算編制方法多種多樣，每種預(yù)算方法也各有特點(diǎn)，比較常用的是增量預(yù)算法、零基預(yù)算法和彈性預(yù)算法。增量預(yù)算法。增量預(yù)算法以基期成本費(fèi)用水平為基礎(chǔ)，結(jié)合預(yù)算期業(yè)務(wù)量水平及有關(guān)影響成本因素的未來變動(dòng)情況，對(duì)原有費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。增量預(yù)算法依據(jù)歷史數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)，操作簡(jiǎn)單，節(jié)省時(shí)間和精力，預(yù)算波動(dòng)較??；缺點(diǎn)是受前期費(fèi)用成本影響較大，不夠靈活，有可能因?yàn)槿鄙籴槍?duì)性導(dǎo)致浪費(fèi)。零基預(yù)算法。零基預(yù)算法依據(jù)預(yù)算期的項(xiàng)目在預(yù)算期內(nèi)應(yīng)該達(dá)到的工作內(nèi)容和經(jīng)營目標(biāo)，重新考慮每項(xiàng)業(yè)務(wù)量及其成本費(fèi)用支出的規(guī)模，從而確定當(dāng)期預(yù)算數(shù)額。其優(yōu)點(diǎn)是可以壓縮費(fèi)用支出，不受前期預(yù)算影響，促進(jìn)各部門去精打細(xì)算；缺點(diǎn)是一切以“零”為起點(diǎn)，進(jìn)行分析，不參照以前指標(biāo)，編制工作量大，同時(shí)缺少明確依據(jù)，會(huì)引起爭(zhēng)執(zhí)。彈性預(yù)算法。彈性預(yù)算法是以預(yù)算期間可能發(fā)生的多種業(yè)務(wù)量水平為基礎(chǔ)，分別確定與之相應(yīng)的費(fèi)用數(shù)額，能適應(yīng)多種業(yè)務(wù)量水平的費(fèi)用預(yù)算。彈性預(yù)算法擴(kuò)大了預(yù)算的范圍，能更好地發(fā)揮預(yù)算的控制作用。不足是需要提供一系列生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)量的預(yù)算數(shù)據(jù)，并建立合理的控制標(biāo)準(zhǔn)。它更適用于各項(xiàng)隨業(yè)務(wù)量變化而明顯變化的項(xiàng)目支出。以上預(yù)算編制方法，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、時(shí)間和精力狀況進(jìn)行選擇，也可以某一種方法為主，適當(dāng)改良，揚(yáng)長避短，使其符合自己的需求。預(yù)算具體構(gòu)成人力資源費(fèi)用包含的項(xiàng)目和內(nèi)容繁多，每個(gè)企業(yè)的情況各不相同，管理起來相對(duì)比較麻煩，建議先從總體上來進(jìn)行分類界定，然后再將不同的費(fèi)用項(xiàng)目歸類，以方便統(tǒng)計(jì)和分析。一般可將人力資源預(yù)算費(fèi)用分為工資相關(guān)、福利與保險(xiǎn)、招聘選拔、培訓(xùn)、勞動(dòng)關(guān)系類以及其他類。如圖2所示。人力資源費(fèi)用的分類統(tǒng)計(jì)與分析是人力資源預(yù)算的一項(xiàng)重要工作。將人力資源費(fèi)用進(jìn)行歸類統(tǒng)計(jì)，一方面有利于整體管理，防止預(yù)算的遺漏或重復(fù)；另一方面可以通過橫向?qū)Ρ惹宄闯龈鱾€(gè)類別的費(fèi)用占比情況是否合理，通過縱向?qū)Ρ瓤梢钥闯雒恳活悇e費(fèi)用的歷史數(shù)據(jù)變化，發(fā)現(xiàn)管理中暴露的問題進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。確定人力預(yù)算總額人力資源部門在確定人力資源預(yù)算總額時(shí)可以采用上下結(jié)合的方式。一方面，人力資源部門在明確企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和歷史人力成本實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的基礎(chǔ)上，結(jié)合下一年人力資源規(guī)劃的各項(xiàng)工作，尤其人員需求預(yù)測(cè)和薪酬福利政策，確定可能的人力資源預(yù)算的總額；另一方面，人力資源部門提供相應(yīng)的人力資源預(yù)算模板，下發(fā)到下屬各單位和部門，由下屬單位或部門根據(jù)要求分別填寫相關(guān)的年度人力資源預(yù)算費(fèi)用，再將各單位或部門的人力資源預(yù)算進(jìn)行匯總，與人力資源部的總額預(yù)算做對(duì)比，找出之間的差距和可能的原因，再適當(dāng)微調(diào)，確定人力資源預(yù)算的總額。依據(jù)人力資源管理實(shí)踐，建議將企業(yè)人力資源預(yù)算費(fèi)用總額控制在企業(yè)總成本的一定比例，或者將人力資源費(fèi)用預(yù)算與企業(yè)業(yè)績(利潤或收入)結(jié)合起來，建立相應(yīng)的浮動(dòng)機(jī)制，增加人力資源預(yù)算與業(yè)務(wù)的匹配性。預(yù)算的分解分配年度人力資源預(yù)算總額確定后，需要進(jìn)行橫向的分配和縱向的分解。橫向分配是指預(yù)算總額在各個(gè)單位或部門間的分配比例，是根據(jù)各單位或部門下一年度的工作任務(wù)或項(xiàng)目需要進(jìn)行分配，一般在總額預(yù)算時(shí)已經(jīng)由各單位或部門事先提出申請(qǐng)，人力資源部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批和調(diào)整。人力資源預(yù)算的縱向分解是指年度預(yù)算分解到各個(gè)季度和月份的情況。由于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)及財(cái)務(wù)結(jié)算周期性的差異，人力資源預(yù)算費(fèi)用每個(gè)時(shí)段的支出也有所不同，因此，預(yù)算費(fèi)用的分解要以實(shí)際的任務(wù)和項(xiàng)目為導(dǎo)向，進(jìn)行相對(duì)性的匹配。通過人力資源費(fèi)用縱向分解，可以對(duì)每一階段的費(fèi)用支出情況進(jìn)行有效監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提升預(yù)算支出的針對(duì)性和有效性。預(yù)算編制審核預(yù)算編制草案完成后需要進(jìn)行必要的審核，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問題。人力資源預(yù)算審核可以從預(yù)算費(fèi)用的合理性與可控性入手。預(yù)算的合理性。預(yù)算費(fèi)用的合理性可以重點(diǎn)思考以下方面：該項(xiàng)開支的依據(jù)是什么，是否是必要的；如果該項(xiàng)開支被取消，業(yè)務(wù)將受到多大程度的影響；是否還有其他影響此項(xiàng)開支的因素，如縮減規(guī)模、合并、意外增長、中期開支增加等。同時(shí)，可將該項(xiàng)開支與該部門或單位過去的開支情況進(jìn)行比較，核查大幅增加或減少的開支項(xiàng)目并且找出原因；復(fù)查員工個(gè)體開支，看看其變化是否有理有據(jù)等。如果對(duì)某些項(xiàng)目的開支發(fā)生疑問，可以查閱預(yù)算編制的相關(guān)文件，甚至可以收集行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部數(shù)據(jù)與本企業(yè)的預(yù)測(cè)進(jìn)行對(duì)比。預(yù)算的可控性。對(duì)于具體的開支項(xiàng)目可考慮：此項(xiàng)開支是固定(指該項(xiàng)開支這一年內(nèi)不會(huì)改變)，還是可變的(如取決于員工人數(shù)變化)；如果是可變開支，它是否會(huì)隨某些確定因素(例如，員工不能超過預(yù)先批準(zhǔn)的最大人數(shù))而波動(dòng)，或者隨業(yè)務(wù)需要會(huì)出現(xiàn)變化，即在業(yè)務(wù)量臨時(shí)性增長期間使用臨時(shí)員工；管理者是否控制開支或開支受外部組織影響，如以小時(shí)數(shù)計(jì)酬的外包費(fèi)用等。預(yù)算執(zhí)行調(diào)整預(yù)算的執(zhí)行跟蹤。預(yù)算編制不是一勞永逸的事，要實(shí)現(xiàn)人力資源預(yù)算的控制和指導(dǎo)作用，人力資源部門要針對(duì)預(yù)算分配后的執(zhí)行進(jìn)行定期跟蹤，檢查各單位或部門在各個(gè)時(shí)點(diǎn)上費(fèi)用支出與預(yù)算情況是否相符，找出出現(xiàn)異常的原因，督促和提醒各部門單位的預(yù)算編制執(zhí)行，出現(xiàn)意外情況及時(shí)糾偏。由于企業(yè)外部環(huán)境變化或之前預(yù)算疏忽，可能使原有預(yù)算與實(shí)際需求發(fā)生較大偏離，影響業(yè)務(wù)的開展，這時(shí)候，人力資源部門應(yīng)及時(shí)向公司高層提議或申請(qǐng)，適當(dāng)調(diào)整人力資源預(yù)算，使人力資源預(yù)算真正滿足和支持企業(yè)發(fā)展的需求。同時(shí)，由于人力資源預(yù)算的編制是一項(xiàng)常規(guī)性和周期性的工作，在預(yù)算編制和執(zhí)行過程中，要做好相應(yīng)的信息記錄，總結(jié)當(dāng)期人力資源預(yù)算編制的優(yōu)勢(shì)和不足，為下一階段的人力資源預(yù)算編制做準(zhǔn)備。人力資源預(yù)算編制中的常見問題與應(yīng)對(duì)措施人力資源預(yù)算編制是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，現(xiàn)實(shí)中很多因素會(huì)導(dǎo)致預(yù)算編制的偏差或執(zhí)行困難，以下總結(jié)了企業(yè)在人力資源預(yù)算編制中需要注意的常見問題，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)建議。第一，把控預(yù)算合理性，避免產(chǎn)生預(yù)算松弛現(xiàn)象。一方面，作為預(yù)算執(zhí)行者的各單位或部門，為了減少壓力，會(huì)傾向于采取比較寬松的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，夸大可能產(chǎn)生的費(fèi)用支出以及完成任務(wù)的難度等；另一方面，人力資源預(yù)算編制人員缺少對(duì)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)了解，對(duì)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)情況難以做出準(zhǔn)確評(píng)估，因此導(dǎo)致預(yù)算松弛情況。針對(duì)這種情況，一是預(yù)算編制人員要跳出人力資源專業(yè)領(lǐng)域限制，要學(xué)習(xí)和熟悉公司業(yè)務(wù)情況。掌握更多的信息，才能比較客觀地把握費(fèi)用的合理性和必要性。二是要注重與業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，多了解相關(guān)部門的想法、需求以及公司發(fā)展信息，避免“閉門造車”和“一意孤行”現(xiàn)象。三是要有不斷學(xué)習(xí)的心態(tài)，只有具備跨專業(yè)學(xué)習(xí)的能力和意愿，才能系統(tǒng)、全面地了解、掌握和利用信息進(jìn)行科學(xué)決策。第二，注重控制與平衡，與發(fā)展戰(zhàn)略緊密結(jié)合。一些預(yù)算編制者受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為預(yù)算就是控制開支和費(fèi)用分配，因此，在預(yù)算編制和審核時(shí)，一味強(qiáng)調(diào)節(jié)省開支，對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)發(fā)展需要投入的資源不足，制約業(yè)務(wù)的長遠(yuǎn)發(fā)展；另一方面，較多考慮部門之間的利益平衡，沒有很好地考慮未來戰(zhàn)略發(fā)展的需要進(jìn)行重點(diǎn)投入。針對(duì)這種問題，一是要將預(yù)算的編制要與業(yè)務(wù)發(fā)展需要相匹配，由管理控制向投資運(yùn)營的方向轉(zhuǎn)變，站在經(jīng)營者的角度考慮如何使人力資源預(yù)算費(fèi)用的效用最大化，使人力資本的價(jià)值充分發(fā)揮。二是預(yù)算編制要與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)緊密結(jié)合，使人力資源預(yù)算具有前瞻性，對(duì)于關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)和項(xiàng)目要適當(dāng)增加投入，如企業(yè)關(guān)鍵人才的儲(chǔ)備、中高層管理人員能力提升培訓(xùn)等，這種投入短期很難看到回報(bào)，而且需要一定的持續(xù)性，但對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)至關(guān)重要。第三，加強(qiáng)對(duì)環(huán)境變化的預(yù)測(cè)，變被動(dòng)為主動(dòng)。人力資源預(yù)算更常見的挑戰(zhàn)來自于不斷變化的環(huán)境和條件對(duì)原有預(yù)算的沖擊。一方面，國家和地方相關(guān)法律法規(guī)和政策的調(diào)整具有不確定性，尤其涉及薪酬福利政策，如最低工資標(biāo)準(zhǔn)、社保、醫(yī)保調(diào)整或公積金政策等，都會(huì)對(duì)預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行產(chǎn)生較大影響；另一方面，意外事件和臨時(shí)性事件，如業(yè)務(wù)變化、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、外部政策變化、危機(jī)公關(guān)、高層臨時(shí)決策等，也是不可避免的，而任何情況的發(fā)生都可能打亂精心編制的人力資源預(yù)算，這些都考驗(yàn)著預(yù)算編制者的智慧。為應(yīng)對(duì)這種不確定性帶來的風(fēng)險(xiǎn)，人力資源部門可以在內(nèi)部建立關(guān)鍵信息的動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，收集包括法律法規(guī)、政策調(diào)整動(dòng)向以及最低工資標(biāo)準(zhǔn)、員工平均工資、社醫(yī)保繳費(fèi)基數(shù)等相關(guān)信息，并在歷史數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上提前做出適當(dāng)預(yù)測(cè)和判斷。此外，在制訂預(yù)算時(shí)，要詳細(xì)考慮內(nèi)部各項(xiàng)可能變化的因素，依據(jù)歷史人力預(yù)算意外發(fā)生情況和費(fèi)用占比，為可能發(fā)生的意外支出事項(xiàng)安排一筆雜項(xiàng)資金，以緩沖意外事件所引發(fā)的預(yù)算頻繁調(diào)整對(duì)工作造成的不利影響。