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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,科研檔案,管理,主講 劉益芝,目錄,一、,科學(xué)技術(shù)研究工作簡(jiǎn)介,二,、,科研,文件系統(tǒng)整理,三,、,科研,文件,歸檔,四、科研檔案管理,科研檔案,內(nèi)容構(gòu)成,：,主要包括以下幾個(gè)階段產(chǎn)生形成的檔案,研究,準(zhǔn)備,階段,研究實(shí)驗(yàn)階段,總結(jié)鑒定,驗(yàn)收,階段,成果,和知識(shí)產(chǎn)權(quán),申報(bào)階段,推廣應(yīng)用階段,是指在自然科學(xué)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料。,成套性特征,按課題成套,。圍繞一項(xiàng)課題的研究活動(dòng)所形成的,全部材料,構(gòu)成一套科研檔案。,一、,科學(xué)技術(shù)研究工作簡(jiǎn)介,科學(xué)技術(shù)研究是在自然科學(xué)領(lǐng)域研究客觀事物的本

2、質(zhì)及其運(yùn)動(dòng)發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)工作。,按類型或?qū)哟慰煞譃椋夯A(chǔ)科學(xué)研究、技術(shù)科學(xué)研究和應(yīng)用科學(xué)研究。,科學(xué)技術(shù)研究（科研）工作是以科研,課題（項(xiàng)目）,為單位組織開展的，大體上要經(jīng)過以下幾個(gè)階段。,（一）研究準(zhǔn)備階段,1、,編制科研規(guī)劃,2、確定科研課題,3、方案設(shè)計(jì)與技術(shù)準(zhǔn)備,（二）研究試驗(yàn)階段,試驗(yàn)與觀察,擴(kuò)大試驗(yàn),（三）總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段,1、科研報(bào)告和學(xué)術(shù)論文的撰寫,2、科研成果的鑒定,（四）,成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào),檔案部門簽章。,（五）推廣應(yīng)用階段,科研活動(dòng)中形成的科技文件,以“課題”成套,二,、科研,文件系統(tǒng)整理,包括,科研,文件的,鑒別分類組卷卷內(nèi)科技文件排列案卷編目案卷裝訂、裝盒,填寫案卷

3、目錄,七個(gè)步驟的工作。,（一）科研,文件鑒別工作,1、,文件屬性的鑒別,就是判斷文件的性質(zhì)與歸屬，把科,科研,文件、科技資料、政務(wù)文件區(qū)別開來。,（1）,科技文件與,政務(wù)文件,的區(qū)分,堅(jiān)持：,內(nèi)容原則-基本原則,整體原則-成套性,職能原則-內(nèi)容交叉有所側(cè)重,（2）,科技文件與,科技資料,的區(qū)分,二者的,主要區(qū)別,有兩個(gè)方面：,第一、它們同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的,關(guān)系不同（記錄和反映的對(duì)象不同）；,第二、,作用不同,。,科技檔案：憑證、查考,科技資料：參考、借鑒,2、文件質(zhì)量鑒別,（1）,完整性,鑒別,課題,齊全、完整成套、簽署完備。,（2）,準(zhǔn)確性,鑒別-兩個(gè)一致”,一是,課題,文件應(yīng)當(dāng)同它所

4、記載和反映的對(duì)象或,研究,過程相一致；二是同一個(gè),課題,的文件（不同載體）內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)一致。,（3）,外觀形式質(zhì)量,鑒別-載體、外觀、書寫、印制材料等應(yīng)符合耐久性要求。,3,、,科技文件價(jià)值鑒定與密級(jí)劃分,（1）,科技文件的價(jià)值鑒定,一是確定歸檔范圍；二是劃分保管期限。,（2）,科技文件的密級(jí)劃分,參見：企業(yè)檔案工作規(guī)范附錄A(DA/T422023),（二）,分類,首先將,科研,文件按,課題,分開；再依據(jù),本單位,分類方案對(duì),課題,文件進(jìn)行歸類,確定分類號(hào),科研檔案分類,方法,（1）課題分類法,（2）專業(yè)課題分類法,（三）組卷,1,、,組卷原則,遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的,有機(jī)聯(lián)

5、系,和,案卷的成套、系統(tǒng),，便于檔案的保管和利用。,組卷要在一個(gè)科研課題范圍內(nèi)進(jìn)行。,2,、,組卷要求,卷內(nèi)科技文件要,齊全、完整,、,簽章手續(xù)完備,。,卷內(nèi)科技文件的,載體和書寫材料,應(yīng)符合耐久性要求,3,、,組卷方法,（1）與科研課題關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入科研課題類中組卷，,（2）按課題組卷：把同一個(gè)課題的文件組成一個(gè)卷。,（3）按階段組卷：即,按科研課題的立項(xiàng)階段,（,準(zhǔn)備階段,）,、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)和推廣應(yīng)用五個(gè)工作階段整理、組卷。,4、,卷內(nèi)文件的排列,（1）,科研類,文件宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)

6、、推廣應(yīng)用等階段排列,。,（2）,卷內(nèi)文件一般應(yīng),文字在前,，圖樣在后；,譯文在前,，原文在后。,（,3,）卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列；一般應(yīng),印件在前,，定稿在后；,正件在前,，附件在后；,復(fù)文在前,，來文在后。,5,、案卷編目,（1）編頁號(hào),案卷內(nèi)文件,以件,為單位,編寫頁號(hào)，以,有效內(nèi)容,的頁面為一頁。,方法：可用號(hào)碼機(jī)逐頁打印頁號(hào)，也可用鉛筆或簽字筆編寫頁號(hào)單面書寫的科技文件在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)；,已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)。,（2）卷內(nèi)目錄的編制,序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序

7、。,文件編號(hào)：填寫科技文件的文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。,責(zé)任者：填寫科技文件的形成者或第一責(zé)任者。,文件材料題名：填寫科技文件的全稱。文件沒有題名的應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名（用 括起）,日期：填寫科技文件的形成時(shí)間年、月、日。,頁數(shù)：填寫每件科技文件總頁數(shù)。,備注：可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。,（3）卷內(nèi)備考表的編制,說明,：,卷內(nèi)科技文件的數(shù)量（總件數(shù)、總頁數(shù)）、質(zhì)量以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。,立卷人：由立卷責(zé)任人簽名。,立卷日期：填寫完成立卷的日期。,檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。,檢查日期：填寫案卷質(zhì)量審核的日期。,互見號(hào)：,填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的

8、檔號(hào)，并注明載體類型。,（4）案卷封面的編制,案卷題名（案卷標(biāo)題）一般由三個(gè)部分組成：,對(duì)象名稱針對(duì)內(nèi)容文件名稱,。,對(duì)象名稱：科研課題的名稱、代號(hào)。,針對(duì)內(nèi)容：科研課題的子課題、階段、專業(yè)等。,文件名稱：,立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文件組卷的部門或單位。,起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí)間年、月、日（用8位阿拉伯?dāng)?shù)字）。,保管期限：填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。,密級(jí)：填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。,檔號(hào)：填寫,全宗號(hào),分類號(hào),（,課題代號(hào),）,案卷號(hào)。,（5）案卷脊背的編制,案卷脊背的項(xiàng)目有：保管期限、檔號(hào)、案卷題名，填寫內(nèi)容與封面一致。,6,、案卷裝訂、裝盒工作,（1）,案卷內(nèi)文件可,整卷,

9、裝訂,或,以,件為單位裝訂,。,（2）裝訂要求,及方法,：,符合檔案保護(hù)要求。裝訂用品必須對(duì)文件材料無害，不影響檔案的保存壽命；裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原始面貌；選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。,裝訂位置：,左側(cè)裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)將文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。,裝訂方法：,以件為單位裝訂的一般用線裝訂（縫紉機(jī)裝訂或用棉線“三孔一線”裝訂）；,整卷裝訂的一般采用棉線“三孔一線”裝訂,。,（3）以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見GB/T118222023圖A7.（檔號(hào)序號(hào)）,（4）案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙的折疊方法見GB/T10609.3-2023破損的

10、文件應(yīng)修復(fù)。,7,、填寫案卷目錄,主要項(xiàng)目有：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注。,案卷目錄的內(nèi)容與案卷封面上對(duì)應(yīng)相一致。案卷目錄填寫完畢后，應(yīng)按,大類,分別加上案卷目錄封面、封底裝訂成冊(cè)，并填寫案卷目錄封面的各個(gè)欄目。,三,、,科研,文件的歸檔管理,（一）歸檔制度的內(nèi)容,歸檔制度，是各企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)為了做好,科研,文件歸檔工作，根據(jù)國(guó)家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定和本單位,科研,活動(dòng)的特點(diǎn)及,科研,文件的形成規(guī)律而制訂的指導(dǎo),科研,文件歸檔工作的依據(jù)性文件。,內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)。,1、歸檔范圍：就是確定本單位（項(xiàng)目）哪些科研文件必須歸檔，哪些不必歸

11、檔。主要根據(jù)本單位科研活動(dòng)的具體情況而定。,（參見：DA/T 422023 附錄A）,2、,歸檔時(shí)間,按,課題,結(jié)束,時(shí)間歸檔。,按,課題的,階段,歸檔。,按,年度,歸檔。,隨時(shí),歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等應(yīng)隨時(shí)歸檔。,3、歸檔份數(shù),歸檔份數(shù),：歸檔文件一般是,一式一份,。,重要的、利用頻繁的、有專門需要的,可適當(dāng)增加份數(shù)。,4、歸檔要求,歸檔工作應(yīng)由文件的形成單位或部門承擔(dān)。,歸檔的項(xiàng)目文件必須經(jīng)過鑒別；應(yīng),完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),；其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存。,歸檔的文件必須按規(guī)定,整理,。,歸檔的文件應(yīng)為,原件,。,獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。,（,6,）兩個(gè)或兩個(gè)

12、以上單位協(xié)作的科研課題，由,課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，應(yīng)將復(fù)制件送交主持單位保存,。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復(fù)制件，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號(hào)提供主持單位。主持單位對(duì)協(xié)作單位提交的檔案等負(fù)有保密責(zé)任。,（7）,與國(guó)(境)外合作研究的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。,5、歸檔手續(xù),1、課題負(fù)責(zé)人填寫科研課題文件歸檔說明書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案室辦理歸檔手續(xù)。,2、檔案室驗(yàn)收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在科研課題文件歸檔移交單上簽字，并各執(zhí)一份。,四、科研檔案管理,（一）科研檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理。,（二）科研檔案技術(shù)轉(zhuǎn)讓，應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同規(guī)定的內(nèi)容提供復(fù)制件。,（三）為了保護(hù)科研成果，嚴(yán)禁任何人或部門將科研檔案復(fù)制或非法轉(zhuǎn)讓，違者按規(guī)定處理。,（四）技術(shù)保護(hù)文件的處理,1、技術(shù)保護(hù)文件應(yīng)指定專人專柜保管，并在需要保護(hù)文件封面左上角貼上“保護(hù)標(biāo)志”以示區(qū)別。,保護(hù)標(biāo)志如下：,2、技術(shù)保護(hù)文件應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍，范圍外使用需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。,3、技術(shù)保護(hù)年限屆滿后，若需延長(zhǎng)保護(hù)年限，應(yīng)重新填寫“技術(shù)保護(hù)單”，保護(hù)年限屆滿3個(gè)月后沒有提出延長(zhǎng)保護(hù)年限要求的，可 降為一般管理。,謝謝大家,再見,