精品 ******** 有限公司 文件編號 LT/LC001 -2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號:A 頁碼：1/6 1、目的 對本公司所有文件進(jìn)行控制，確保各部門所使用的文件均為有效版本。 2、范圍 適用于本公司所有文件的控制。 3、職責(zé) 3.1 行政部為文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司文件、國家法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)識、發(fā) 放、歸檔管理。 3.2 總經(jīng)理負(fù)責(zé)各項(xiàng)流程、標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范、技術(shù)工藝、制度等文件的批準(zhǔn)、發(fā)布及修改的審 批； 3.3 生產(chǎn)廠長負(fù)責(zé)工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、操作規(guī)程等作業(yè)指導(dǎo)文件的審核； 3.4 各職能部門負(fù)責(zé)本部門文件（含外來文件）的實(shí)施、管理控制，保證只能使用有效文件。 4、文件的分類及定義： 4.1 受控文件：需要對文件的編制、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、更改、回收等進(jìn)行控制的文件，其封 面文檔有紅色“受控”標(biāo)識。對需更改的受控文件更改后應(yīng)對原文件進(jìn)行收回，作銷毀處理或 加蓋“作廢”標(biāo)識。 4.2 非受控文件：非受控文件不再使用時，該類文件具封面或頁面上無“受控”印章標(biāo)識，文 件更改不必通知文件持有者。 4.3 流程文件：指導(dǎo)員工如何進(jìn)行和完成工作內(nèi)容的文件。 （如：采購管理流程、文件管理流 程、不合格品管理流程等涉及多個部門的流程性文件。） 4.4 外來文件：指來源于公司外部的與公司有關(guān)的文件。（如：法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、 客戶要求等。） 4.5 作業(yè)指導(dǎo)文件：要求、說明、規(guī)范、工藝或產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、指南等詳細(xì)說明特定作業(yè)是如何有 效運(yùn)作的文件。（如：各工序的操作規(guī)程和各工序的作業(yè)指導(dǎo)書。） 4.6 其它管理制度：制度、規(guī)定、崗位說明書等。 5、工作流程： 5.1 文件的分類及編號 流程性文件： 分類編號：LT/LC; 作業(yè)指導(dǎo)文件: 分類編號：LT/ZD ; 標(biāo)準(zhǔn)類文件: 分類編號：LT/BZ ; 其它類（管理制度）： 分類編號：LT/QT; ******** 有限公司 文件編號： LT/LC001 —2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號：A 頁碼：2/6 記錄、表格: 分類編號：LT/JB; - 可編輯 - 公司紅頭文件按照年度及順序號進(jìn)行編號 外來文件依據(jù)外來自有編號存檔 5.2 部門代號（受控號）： A—龍騰公司 B—營銷中心 C —行政中心 D —技術(shù)中心 E—采購部； F—財(cái)務(wù)部； A0一董事長 B0 —營銷部 C0 —行政部 D0 —技術(shù)部 A1 —總經(jīng)理 A3—安委會; B1 -客服部; C1 —人力資源部； D1 —質(zhì)保部； G—生產(chǎn)中心 G1—生產(chǎn)車間 G2—倉庫 精品 5.3 文件的編寫和審批: (1)公司規(guī)劃由總經(jīng)理提出，行政部起草，高層管理例會審核，董事長批準(zhǔn)。 (2)各類流程、標(biāo)準(zhǔn)、工藝、規(guī)程、方法、制度由文件所屬部門編寫，部門最高領(lǐng)導(dǎo)審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)。 (3)各部門內(nèi)部文件由各部門負(fù)責(zé)編寫，部門主管審核，部門最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 (4)外來文件由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放，對于個人的信件、信函不留存檔，其它文件(如：法律、 法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等文件)由行政部確定發(fā)放范圍，并加印受控章、標(biāo)識部門 編號后予以發(fā)放至對應(yīng)部門。 (5)公司所有文件(除部門內(nèi)部的非受控文件外)必須由行政部統(tǒng)一發(fā)放、歸檔管理。 5.4 文件的編號、登記、標(biāo)識和編目： 5.4.1 編號規(guī)定： 流程性文件： ******** 有限公司 文件編號： LT/LC001 -2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號:A 頁碼：3/6 記錄、表格: 精品 作業(yè)指導(dǎo)文件: LT / ZD 日 標(biāo)準(zhǔn)類文件: 其它類（管理制度） 文件: 部門代碼 記錄、表格 企業(yè)代號 日 QSr-S DOE 順序號 部門代碼 作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范 LT / BZ- DS 企業(yè)代號 順序號 部門代碼 標(biāo)準(zhǔn)類文件 企業(yè)代號 LT / QT B 日 口 」’廳 部門代碼 其它類文件 企業(yè)代號 ******** 有限公司 文件編號： LT/LC001 —2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號:A 頁碼：4/6 外來文件按其原編號或名稱作為分類編號 公司紅頭文件編號 德龍字[□□□]BD□日產(chǎn)件 順序號 年代號 5.4.2 發(fā)放和登記： 文件和資料正本由行政部存檔，由關(guān)副本應(yīng)嚴(yán)格按文件要求發(fā)放范圍和數(shù)量，填寫《文件 發(fā)放登記表》，復(fù)印后發(fā)放至相關(guān)部門，相關(guān)部門收到文件后在《文件發(fā)放登記表》上簽字。受 控文件由相關(guān)部門確定發(fā)放范圍，由行政部統(tǒng)一發(fā)放。 記錄、表格類文件由表格使用部門負(fù)責(zé)存檔和保管，受控的表格文件必須將文件樣本、 編號和名稱報(bào)行政部，由行政部負(fù)責(zé)編制公司所有受控表格文件的目錄， 將表格樣本進(jìn)行存檔， 并每月對各部門的保存情況進(jìn)行檢查。 各部門的受控文件必須附有受控文件目錄表。 5.4.3 標(biāo)識： 文件分為“受控”和“非受控”兩類。 a）受控文件的標(biāo)識 流程類文件、作業(yè)指導(dǎo)類文件、標(biāo)準(zhǔn)類文件、記錄、表格、訂單、合同、客戶檔案為受控 文件，其它管理制度根據(jù)其內(nèi)容，涉及公司機(jī)密信息的設(shè)為受控文件， 一般性制度可為非受控 文件。受控文件由行政部負(fù)責(zé)加蓋紅色“受控”印章（記錄、表格、訂單、合同、客戶檔案為 便于管理可不加蓋受控印章，但使用部門必須確保文件的安全，防止泄密） ，每份文件均標(biāo)注 部門代號。發(fā)放到各個部門的受控文件嚴(yán)禁丟失，文件作廢后要及時配合行政部收回。 b）非受控文件不加蓋標(biāo)識章。 5.4.4 所有受控的內(nèi)部文件、外來標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，必須編制《受控文件目錄表》 。 5.5 文件的作廢、回收和處理: 作廢的文件由起草部門填寫《文件作廢申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部按原發(fā)放范 圍收回后加蓋“作廢” 印章，進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，銷毀時，必須由 2人以上人員共同銷毀，監(jiān)銷 人員必須在《文件銷毀記錄表》上簽字。如需作資料保留的 ，加蓋“作廢留存” 印章后進(jìn)行分 類存檔。作廢留存文件由行政部負(fù)責(zé)存檔，并附《作廢留存文件目錄》 。 5.6 持有受控文件的人員，因工作調(diào)動或其它原因離開原工作崗位，加將受控文件交回本部 ******** 有限公司 文件編號 LT/LC001 —2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號：A 頁碼：5/6 5.7 文件的修改： 5.7.1 受控文件修改由編制人填寫《文件更改申請單》，按以下方式經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政 部持《文件更改申請單》按發(fā)放范圍進(jìn)行修改或更換新頁。 a）流程類文件由根據(jù)公司發(fā)展或需要，任何人均可提出修改意見 ，高層例會審議通過后，由 總經(jīng)理批準(zhǔn)。 b）其它文件的修改，由部門提出修改意見，部門最高領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 c）由公司領(lǐng)導(dǎo)指定部門進(jìn)行修改時，原文件審批部門提供有關(guān)的背景材料。 5.7.2 文件一般以換頁或換版的形式進(jìn)行修改。 a）換頁:當(dāng)一頁中出現(xiàn)更改內(nèi)容時，應(yīng)換頁。在修改狀態(tài)欄中標(biāo)識1、2……表示修改次數(shù)。 b）文件經(jīng)過原則性、大幅度修改或整體結(jié)構(gòu)發(fā)生變化后，應(yīng)換版。在版本號中標(biāo)識A、B、C?… 表示版次。 5.8 文件的使用和保護(hù)： 5.8.1 當(dāng)使用的文件破損嚴(yán)重影響使用時，列到原發(fā)文部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換取 新文件。新文件仍沿用原發(fā)放號碼，舊文件交行政部銷毀。 5.8.2 當(dāng)文件使用人因所持的文件丟失需要補(bǔ)發(fā)和再復(fù)印的 ,填寫《文件復(fù)印/補(bǔ)發(fā)申請單》 由文件使用部門領(lǐng)導(dǎo)審核，根據(jù)文件的不同分別由以下領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)： a）公司合同、客戶檔案、操作規(guī)程、工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理審核，董事長批準(zhǔn)。 b）流程類文件由編寫部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 c）各部門文件由文件編寫部門主管審核，部門最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 需要補(bǔ)發(fā)的文件必須在文件上編制發(fā)放號（在原文件編號后標(biāo)注一 01、02……表示新發(fā) 放次數(shù)），同時注明丟失文件的發(fā)放號作廢。 5.9 文件的復(fù)印和借閱： 5.9.1 受控文件的復(fù)印由需求部門根據(jù)需要提出申請，根據(jù)5.8.2批準(zhǔn)權(quán)限經(jīng)批準(zhǔn)后，劉行政部 復(fù)印，并填寫《文件發(fā)放登記表》。 5.9.2 文件的借閱必須填寫《文件借閱申請表》，并注明歸還時間，經(jīng)部門最高領(lǐng)導(dǎo)審核，行 政部最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。 5.10 媒體形式文件的管理： 5.10.1 光盤、移動硬盤類文件存檔要以不干膠標(biāo)記標(biāo)識，并做好文件目錄，文件的打印、復(fù) 印必須按照本控制程序執(zhí)行。 5.10.2 當(dāng)文件發(fā)生修改時，應(yīng)對呈媒體形式保存的文件同時進(jìn)行修改。 ******** 有限公司 文件編號： LT/LC001 —2013 文件管理流程 修改狀態(tài)：0 版本號:A 頁碼：6/6 - 可編輯 - 6 、本流程相關(guān)的記錄文件及保存時限 編號 文件名稱 保存期限 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 LT/JBC0-001 LT/JBC0-002 LT/JBC0-003 LT/JBC0-004 LT/JBC0-005 LT/JBC0-006 LT/JBC0-007 LT/JBC0-008 受控文件目錄表 文件發(fā)放登記表 文件更改申請單 文件復(fù)印 / 補(bǔ)發(fā)申請單 文件作廢申請表 文件銷毀記錄表 文件借閱申請表 作廢留存文件目錄 長期 長期 長期 長期