檔案干部培訓(xùn)系列講座之：《會計檔案管理》講座 本講座主要是講有關(guān)會計檔案和會計檔案管理的知識與方法，以達(dá)到正確的理解和掌握規(guī)范的操作方法為目標(biāo)。 第一講 會計與會計基礎(chǔ)工作 認(rèn)識會計與會計基礎(chǔ)工作，對于做好會計檔案工作具有特別重要的意義。 一、 會計 會計是伴隨人類生產(chǎn)實(shí)踐和經(jīng)濟(jì)管理的客觀需要而產(chǎn)生的一項(xiàng)管理活動。人們進(jìn)行生產(chǎn)，必然會關(guān)心自己的勞動成果，關(guān)心用多少勞動時間，消耗多少物資，對比投入產(chǎn)出情況，這就需要把生產(chǎn)過程的經(jīng)濟(jì)活動記錄下來，會計活動便由此產(chǎn)生。因此，會計是隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，逐漸從生產(chǎn)職能中分離出來的一種管理職能。其本質(zhì)就是對一定單位的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、計量、記錄和分析、報告，并通過所提供的會計數(shù)據(jù)做出預(yù)測，參與決策，實(shí)行監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動。由此可見，會計是管理國民經(jīng)濟(jì)活動的一種重要工具，會計管理就是對機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行綜合、連續(xù)、系統(tǒng)的核算和監(jiān)督，并以此為主要依據(jù)，對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行定量的分析、預(yù)測和控制。 會計的基本職能是會計核算和會計監(jiān)督。會計核算是會計工作的核心和重點(diǎn)，其基本內(nèi)涵是：以貨幣為計量單位，運(yùn)用專門的會計方法，對生產(chǎn)經(jīng)營活動或預(yù)算執(zhí)行過程及其結(jié)果進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、分類、綜合、全面的記錄、計算、分析，定期編制并提供財務(wù)會計報告和其它一系列內(nèi)部管理所需要的會計資料，為經(jīng)營決策和宏觀經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，會計活動已經(jīng)滲透到了生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)活動的全過程，包括對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前預(yù)測、事中控制和事后核算。會計核算的基本要求，一是要以實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)為依據(jù)，二是會計資料必須符合國家統(tǒng)一的規(guī)定，嚴(yán)禁生成和提供虛假會計資料。會計核算的內(nèi)容主要包括：款項(xiàng)和有價證券的收付；財物的收發(fā)、增減和使用；債權(quán)債務(wù)的發(fā)生和結(jié)算；資本、基金的增減；收入、支出、費(fèi)用、成本的計算；財務(wù)成果的計算和處理；其它新出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。會計核算的年度是公歷1月1日至12月31日，以人民幣為本位幣，以人民幣“元”為單位。 會計監(jiān)督是我國經(jīng)濟(jì)監(jiān)督體系的重要組成部分，它通過核算對經(jīng)濟(jì)活動依法進(jìn)行檢查，使經(jīng)濟(jì)活動按照國家和企業(yè)的既定方向和目標(biāo)健康發(fā)展。會計的對象，最基本的就是資金活動情況，如企業(yè)里的經(jīng)營資金、行政事業(yè)單位的預(yù)算資金、建設(shè)項(xiàng)目資金等等。這種資金運(yùn)動的具體體現(xiàn)，就是企業(yè)、事業(yè)和黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體在不斷地發(fā)生著的各種各樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。而對于這每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，會計人員都要根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，通過專門的會計核算方法，進(jìn)行逐項(xiàng)記錄和系統(tǒng)整理，如填制和審核會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表等。 二、會計基礎(chǔ)工作 會計基礎(chǔ)工作是會計工作的基本環(huán)節(jié)，是經(jīng)濟(jì)管理工作的重要基礎(chǔ)，與會計檔案形成的質(zhì)量和會計檔案管理的水平聯(lián)系緊密。我國十分重視會計基礎(chǔ)工作，頒布《會計法》，把包括會計檔案管理在內(nèi)的會計基礎(chǔ)工作納入了法制軌道。制定了一系列規(guī)章、制度，用以規(guī)范會計基礎(chǔ)工作。1984年4月，財政部發(fā)布了《會計人員工作規(guī)則》，對建立會計人員崗位責(zé)任制、使用會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表、管理會計檔案、辦理會計交接等問題，做出了具體規(guī)定。1996年6月又根據(jù)形勢發(fā)展的需要和以往的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定發(fā)布了《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，對會計基礎(chǔ)工作的管理、會計監(jiān)督、單位內(nèi)部會計管理制度建設(shè)等做出了全面的規(guī)范，這一方面為廣大會計人員開展會計基礎(chǔ)工作提出了準(zhǔn)則，使加強(qiáng)和改進(jìn)會計基礎(chǔ)工作有了明確的目標(biāo)和具體努力方向；一方面，為各級財政管理部門、檔案行政管理部門監(jiān)督檢查會計基礎(chǔ)工作、會計檔案管理工作提供了政策依據(jù)和考核標(biāo)準(zhǔn)。 根據(jù)會計工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和會計學(xué)的理論，會計基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容可以歸納為以下8個方面： （一）審核原始憑證； （二）根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始 憑證匯總表，填制記賬憑證（包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證和通用憑證）； （三）根據(jù)記賬憑證逐項(xiàng)登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬； （四）根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或記賬憑證，逐項(xiàng)登記各種明細(xì)分類賬； （五）定期根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表； （六）根據(jù)記賬憑證或記賬憑證匯總表或現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，登記總分類賬； （七）按照要求將總分類賬與日記賬、明細(xì)分類賬定期進(jìn)行核對； （八）根據(jù)總分類賬、明細(xì)分類賬定期編制會計報告。 為了從源頭上確保會計檔案的質(zhì)量，這里我根據(jù)財政部印發(fā)的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》專門講一下對會計基礎(chǔ)工作的要求。 首先，關(guān)于會計憑證的填制要求。原始憑證必須具備：憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位的名稱、公章和填制人姓名、經(jīng)辦人簽名蓋章、接受憑證單位名稱和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額。原始憑證不得涂改挖補(bǔ)。記賬憑證必須具備：填制日期、順序編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)及填制人、稽核人、記賬人、會計主管的簽名或蓋章。 其次、關(guān)于會計賬簿的登記要求。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，不得用銀行對賬單或者其它方法代替。啟用會計賬簿時應(yīng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，在賬簿扉頁上應(yīng)當(dāng)附上啟用表并按要求填寫蓋章。啟用訂本式賬簿應(yīng)當(dāng)從第一頁到最后一頁順序編定頁號。使用活頁式賬頁，應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編定頁號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實(shí)際使用的賬頁順序編定頁號，并加具目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。編頁號時，賬頁正面有記載編寫在右上角，背面有記載編寫在左上角，不得有缺號、重號、跳頁現(xiàn)象。 第三、關(guān)于財務(wù)報告的編制要求。財務(wù)報告包括會計報表及其說明。會計報表包括會計報表主表、會計報表附表、會計報表附注。會計報表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整、核對無誤的會計賬簿記錄和其它有關(guān)資料編制，做到數(shù)字真實(shí)、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說明清楚、項(xiàng)目齊全。財務(wù)報告要依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：單位名稱、單位地址、財務(wù)報告所屬年度、季度或月度，報出日期，并由單位領(lǐng)導(dǎo)人、總會計師、會計主管人員、簽名或蓋章。 第二講 會計檔案 會計檔案既是會計核算、會計監(jiān)督成果的載體，也是檔案的一個重要門類，屬于檔案家族中的專門檔案。 一、 會計檔案及其特點(diǎn) 會計檔案就是會計部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī) 定，使用專門的方法和技術(shù)，在核算和監(jiān)督資金活動的過程中形成的作為歷史記載保存起來并對以后查考研究有價值的會計核算材料。簡而言之，會計檔案就是在核算和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的過程中形成的具有利用價值的原始會計核算專業(yè)材料。會計檔案具有以下四個特點(diǎn)： （一）內(nèi)容直接反映財政經(jīng)濟(jì)活動。會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，直接反映企業(yè)、事業(yè)、行政單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。 （二）各類材料之間內(nèi)容聯(lián)系緊密，不可分割。會計檔案的形成，是先有憑證，再依據(jù)憑證登記賬簿，再依據(jù)賬簿編制會計報表，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，缺一不可。所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要用數(shù)字反映在憑證、賬簿和報表上，不能有分文誤差。這說明會計檔案具有極強(qiáng)的連續(xù)性和嚴(yán)密性。 （三）會計核算專業(yè)材料形成的內(nèi)部性和形成渠道的專一性。歸檔之前的會計核算專業(yè)材料除部分外來原始憑證外，都是由會計人員經(jīng)手辦理的；除會計報表要按規(guī)定定期編報外，賬簿、憑證不存在收發(fā)問題。 （四）會計檔案主要分為會計憑證、會計賬簿、會計報告三大類。它們雖然在內(nèi)容上聯(lián)系緊密，但外觀形式差異大，區(qū)別明顯，這就在整理保管方面形成了與其它檔案迥然不同的方法和要求。 二、會計檔案的作用 會計檔案具有三個方面的重要作用： （一）經(jīng)濟(jì)決策參考作用。即會計檔案能夠以數(shù)據(jù)的形式作為重要依據(jù)之一，提供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門在進(jìn)行決策時予以參考。如國家各級領(lǐng)導(dǎo)層通過會計部門提供的專項(xiàng)或綜合的數(shù)字，可從宏觀上了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的情況，分析預(yù)算執(zhí)行情況，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以獲得科學(xué)決策的可靠依據(jù)；財政部門利用會計檔案可以尋找生財、用財、聚財之道，提高資金運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的良性循環(huán)；企業(yè)利用會計檔案，可以為挖掘潛力、改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益提供科學(xué)依據(jù)。 （二）經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)憑證作用。會計檔案除了偽造、涂改的以外，一般都具有原始記錄性質(zhì)和無可辯駁的法律證明效力。通過查閱會計檔案，可以審計個人或單位執(zhí)行財經(jīng)紀(jì)律的問題，可以證明一個人、一個單位、一個地區(qū)乃至一個國家經(jīng)濟(jì)、財產(chǎn)權(quán)益的合法與否。在一定情況下，會計檔案還可以和其它檔案相互佐證，共同發(fā)揮作用。 （三）史料研究作用。這可具體體現(xiàn)在兩個方面：一是會計檔案從一個側(cè)面反映了國家財政經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史面貌，有關(guān)部門和人員可以將其作為研究我國財政經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程的寶貴史料加以利用；一是會計檔案反映了我國會計工作的原理和方法，通過對會計檔案的系統(tǒng)開發(fā)利用，可以使會計理論研究獲得豐富的素材和各種典型實(shí)例，推動會計學(xué)的發(fā)展。 三、會計檔案的分類及形成 （一）會計檔案的分類。正確地給會計檔案分類的意義，在于正確地認(rèn)識會計檔案，進(jìn)而科學(xué)地整理、保管和開發(fā)利用會計檔案。從檔案管理的角度出發(fā)，按照外觀形式和用途的不同，會計檔案可分為四大類： 1、會計憑證類。會計憑證是會計人員在核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的用以載明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、分清經(jīng)濟(jì)責(zé)任并作為記賬依據(jù)的書面證明。它由原始憑證和記賬憑證構(gòu)成。原始憑證是在一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時或發(fā)生后，由當(dāng)事人從他處直接取得或由會計人員自行填制的具有法律效力的書面證明。他既是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動實(shí)際情況和機(jī)關(guān)單位或個人經(jīng)濟(jì)責(zé)任的憑據(jù)，又是會計人員登記賬簿的原始根據(jù)，如銀行收款通知單、職工工資單、購貨發(fā)票等。記賬憑證是會計人員根據(jù)原始憑證填制的用來登記賬簿的會計憑證。在實(shí)際工作中，收支業(yè)務(wù)小的單位一般使用一種通用記賬憑證，收支業(yè)務(wù)量大的單位考慮到管理的方便，則分別使用收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。 2、會計賬簿類。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，以數(shù)字形式全面、系統(tǒng)地記錄反映一個單位或某一方面經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的專用載體。它由“賬簿啟用表”、賬戶目錄、賬頁并加封面封底構(gòu)成。通過賬簿可以獲得經(jīng)濟(jì)活動總括的和明細(xì)的核算材料，分析考核資金活動或預(yù)算完成情況，了解財物增減情況，并為編制會計報告提供系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。根據(jù)用途的不同，會計賬簿分為日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬和固定資產(chǎn)卡片。根據(jù)結(jié)構(gòu)的不同，會計賬簿可以分為訂本式、活頁式和卡片式三種。按照規(guī)定，現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬必須采用訂本式賬，并不得用銀行對賬單或其它東西代替。 3、財務(wù)報告類。財務(wù)報告過去稱為會計報表，它是以統(tǒng)一的貨幣計量單位為標(biāo)準(zhǔn)，把一定時間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動情況，按照一定的要求進(jìn)行匯總整理，用以概括地反映一定時期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動或生產(chǎn)經(jīng)營成果的一種表格式文件。編制財務(wù)報告，是為了把日常分散的會計核算專業(yè)材料，加以歸納整理，形成完整系統(tǒng)的會計核算指標(biāo)體系，用以概括、全面地反映一個單位、一個建設(shè)項(xiàng)目在一定時間內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動的綜合情況和結(jié)果，財務(wù)報告的種類，從檔案管理的角度考慮，主要是按照時間分為月度、季度和年度（又稱決算），其中年度財務(wù)報告最為重要。 4、其它類。會計檔案中的其它類主要有：會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單。會計移交清冊是會計人員新老交替或調(diào)出調(diào)入時，相互之間辦理交接手續(xù)造具的關(guān)于各種會計核算材料及有關(guān)數(shù)據(jù)的目錄和憑據(jù)，其作用在于嚴(yán)格會計交接工作手續(xù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證會計工作和會計檔案的連續(xù)性和完整性；會計檔案保管清冊是由會計人員編制的一種關(guān)于會計檔案的目錄，通過它既可以了解一個單位歷年會計檔案形成的種類和數(shù)量，有可將其作為一種基本的檢索工具，供查閱調(diào)取會計檔案使用；會計檔案銷毀清冊是在銷毀經(jīng)過鑒定已無保存價值的會計檔案材料時，由會計部門或檔案部門編制的銷毀會計檔案的目錄，這也是管理會計檔案以備日后查考的重要依據(jù)。 （二）會計檔案的形成。根據(jù)會計賬務(wù)處理的一般過程，結(jié)合檔案形成的一般規(guī)律，會計檔案的形成可以分為十個步驟： 1、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生； 2、由當(dāng)事人從他人或他單位取得原始憑證，或由會計人員根據(jù)工作需要實(shí)事求是地自制原始憑證； 3、（根據(jù)審核無誤的原始憑證填制原始憑證匯總表）； 4、根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證； 5、（根據(jù)記賬憑證填制記賬憑證匯總表）； 6、根據(jù)記賬憑證或記賬憑證匯總表登記會計賬簿； 7、按照要求將總分類賬與日記賬、明細(xì)賬等進(jìn)行相互核對，簡稱對賬； 8、根據(jù)總賬、明細(xì)賬定期編制財務(wù)報告； 9、定期（憑證按月、賬簿和財務(wù)報告按年）按要求整理好各種會計核算專業(yè)材料，并編制目錄，妥善保管； 10、由會計部門（或會計人員）按要求定期向本單位綜合檔案室（館）移交會計檔案，也即歸檔。 以上“3”和“5”根據(jù)單位會計業(yè)務(wù)繁簡程度和工作量大小的不同，有的單位有，有的單位沒有。 若對以上十個步驟進(jìn)行分析歸納，可將會計檔案的形成分為相對獨(dú)立而又緊密聯(lián)系的四個階段，即：會計憑證形成階段、會計賬簿形成階段、會計報告形成階段和各種會計核算專業(yè)材料整理歸檔會計檔案最終形成階段。 在會計檔案形成的過程中，每一個環(huán)節(jié)都是在前一個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，并以前一個環(huán)節(jié)為依據(jù)形成的。在這一過程中，會計人員使用了憑證的填制和審核、賬簿的設(shè)置登記和核對、報表的編報和審批等一套專門方法，這是保證會計檔案系統(tǒng)、連續(xù)、真實(shí)、可靠的基本手段。會計人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會計核算規(guī)定，確保形成高質(zhì)量的會計檔案。 第三講 會計檔案的鑒定 整理與管理 一、 會計檔案的鑒定與銷毀 （-）、鑒定會計檔案的意義與內(nèi)容 鑒定會計檔案，就是按照國家有關(guān)規(guī) 定，科學(xué)地確定會計核算專業(yè)材料的收集范圍、可靠程度、價值大小、存期長短的一項(xiàng)工作。這是一項(xiàng)政策性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)從生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、工作查考和政治斗爭等方面的實(shí)際需要出發(fā)，全面、歷史、發(fā)展地考查會計檔案的價值，準(zhǔn)確地判定會計檔案的保管期限，慎重地把不需保存的材料剔除銷毀，確保會計檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮會計檔案在國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展中的重要作用。 及時準(zhǔn)確地鑒定會計檔案，對于提高會計檔案管理水平具有重要意義。通過鑒定，可以發(fā)現(xiàn)應(yīng)歸檔材料是否齊全完整，以便及時采取補(bǔ)救措施；可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不真實(shí)的材料，以便及時妥善處理，提高會計檔案的質(zhì)量；可以掌握會計檔案保存利用價值的有無和大小，以便及時地剔除那些無保存價值的材料，節(jié)省人力、物力和財力，而使有利用價值的會計檔案得到更好的保管和利用。 鑒定會計檔案的內(nèi)容一般有五個方面：1、材料是否屬于會計檔案的范圍；2、材料所載內(nèi)容是否真實(shí)可靠，形成的程序和手續(xù)是否完備；3、應(yīng)歸檔的會計核算專業(yè)材料是否齊全完整；4、材料是否有保管利用價值，有多大的價值，應(yīng)當(dāng)保管多少年；5、已經(jīng)超過規(guī)定保管期限的會計檔案是否還有利用價值，有利用價值的應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況適當(dāng)延長保管期限，無利用價值的應(yīng)當(dāng)按規(guī)定登記造冊，報批銷毀。 （一）鑒定會計檔案的方法與步驟 1、會計核算專業(yè)材料范圍的鑒定 會計核算專業(yè)材料的范圍在整理工作 開始時就應(yīng)徹底劃清。會計核算專業(yè)材料是會計部門形成的，但會計部門形成的文件材料并不都屬于會計檔案的范圍。按照性質(zhì)和作用的不同，會計部門形成的文件材料可以分為兩大部分：一部分是會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等核算專業(yè)材料，一部分是財務(wù)預(yù)算、會計工作的計劃與總結(jié)、財務(wù)會計規(guī)章制度、財務(wù)會計工作調(diào)研報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告等。在這兩部分材料中，前者屬于會計檔案的范圍，后者則屬于文書檔案的范圍，二者既有緊密聯(lián)系，又有根本區(qū)別。聯(lián)系是：二者都是圍繞著財務(wù)工作產(chǎn)生的；區(qū)別是：會計核算專業(yè)材料是在具體的會計核算過程中形成的直接記錄和核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動特別是資金運(yùn)動的，而預(yù)算、計劃、制度等則是管理性、研究性的文件材料，它一般不直接涉及具體的資金運(yùn)行事項(xiàng)。正由于上述原因，《會計檔案管理辦法》明文規(guī)定，預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案的管理辦法。 2、會計核算專業(yè)材料可靠程度的鑒定 鑒定會計核算專業(yè)材料的可靠程度，包 括兩個方面的內(nèi)容：第一、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際情況，鑒定所載內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，有無偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不合法等問題。如果發(fā)現(xiàn)問題，會計人員應(yīng)當(dāng)及時找有關(guān)單位或個人進(jìn)行核對，直至報告單位領(lǐng)導(dǎo)處理。第二、根據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒定會計核算專業(yè)材料的各項(xiàng)手續(xù)是否完備。如發(fā)票有無制發(fā)者的蓋章或簽名，有無經(jīng)辦人的簽字或蓋章，有無單位領(lǐng)導(dǎo)的簽批手續(xù)；裝訂好的會計憑證有無封簽、騎縫章和會計主管的簽字蓋章；賬簿啟用表是否按照要求填寫蓋章等。如果發(fā)現(xiàn)漏洞，會計人員應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定及時彌補(bǔ)。 3、會計核算專業(yè)材料完整程度的鑒定 鑒定會計核算專業(yè)材料的完整程度，應(yīng)穿插在整理階段進(jìn)行，這主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一、嚴(yán)格按照時間順序排列全部會計核算專業(yè)材料，檢查其是否有缺年短月、丟卷少冊、丟張少頁的問題。如有此類現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時查找彌補(bǔ)。確實(shí)補(bǔ)不上的應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并報領(lǐng)導(dǎo)處理。第二、檢查會計核算專業(yè)材料是否有蟲蛀鼠咬、受潮霉?fàn)€、字跡褪色的問題。如發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象，應(yīng)查明原因，及時堵塞漏洞，消除隱患，并對受損材料進(jìn)行妥善處理。 4、會計檔案價值鑒定的兩個階段 第一、歸檔前的鑒定。包括兩個方面的 內(nèi)容：一是剔除沒有歸檔價值的材料，按規(guī)定登記銷毀；二是逐卷逐冊確定會計檔案的保管期限。 第二、檔案室的鑒定。檔案室鑒定會計檔案的工作內(nèi)容主要是：判定哪些會計檔案保管期限已滿，保管期限已滿的是否有繼續(xù)保存的必要。對有繼續(xù)保存必要的確定出繼續(xù)保存的時間，對已無保存必要的按規(guī)定剔除銷毀。檔案室的會計檔案鑒定工作應(yīng)會同會計部門共同進(jìn)行。 （三）會計檔案保管期限的確定 根據(jù)財政部、國家檔案局1998年8月聯(lián)合發(fā)布的《會計檔案管理辦法》第八條的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年五個檔次。凡是反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動情況，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究等各項(xiàng)工作中需要長遠(yuǎn)利用的會計檔案，應(yīng)當(dāng)永久保存。凡是在一定時間內(nèi)對經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、工作查考有利用價值的會計檔案，應(yīng)當(dāng)予以定期保管。各種會計檔案的保管期限均從會計年度終了的第一天算起。各種會計檔案的保管期限具體如下： 第一、永久保管的會計檔案： 1、財政總決算、行政單位和事業(yè)單位的決算、稅收年報（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊； 2、企業(yè)和其它組織的年度財務(wù)報告（決算，包括文字分析）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 第二、保管25年的會計檔案： 1、行政單位、事業(yè)單位的現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬； 2、稅收會計的稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬； 3、企業(yè)和其它組織的現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬。 第三、保管15年的會計檔案： 1、財政總預(yù)算的撥款憑證及其它會計憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊； 2、行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊； 3、稅收會計的各種完稅憑證和繳庫退庫憑證、農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊； 4、企業(yè)和其它組織的各種會計憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿（除過現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬）、會計移交清冊。 第四、保管10年的會計檔案： 1、財政總預(yù)算會計收到的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報表、行政單位和事業(yè)單位編送的年度報表、稅收年報（決算）、國家金庫年報（決算）、基本建設(shè)撥款貸款年報（決算）； 2、稅收會計收到的國家金庫編送的各種報表及繳庫憑證、月度季度稅收會計報表（包括票證報表）。 第五、保管5年的會計檔案： 1、財政總預(yù)算會計、行政單位和事業(yè)單位會計的月度季度報表、已報廢固定資產(chǎn)的明細(xì)賬（卡片）； 2、企業(yè)和其它組織的銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單和已報廢固定資產(chǎn)的卡片。 這里要特別強(qiáng)調(diào)的是，以上關(guān)于會計檔案的保管期限，均為最低的保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按此執(zhí)行，如與特殊情況應(yīng)進(jìn)行具體分析。 （四）無價值會計檔案的銷毀 銷毀會計檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真、政策性強(qiáng)的工作，必須準(zhǔn)確掌握標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格履行手續(xù)，并按照以下程序進(jìn)行： 1、由本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，由檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)共同組成鑒定小組。 2、對已到或超過保管期限且打算銷毀的會計檔案逐卷進(jìn)行鑒定。 3、抽出正在建設(shè)之中的基建項(xiàng)目會計檔案和未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證及會計賬簿，繼續(xù)進(jìn)行保管。 4、對已無保存價值并確定銷毀的會計檔案，分門別類地逐卷編制銷毀清冊，列明卷號、名稱、形成年月、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀原因，并提出書面銷毀意見。 5、將銷毀意見和銷毀清冊提交單位領(lǐng)導(dǎo)審查，同意后由單位負(fù)責(zé)人簽署意見。 6、各單位銷毀會計檔案由本單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，其中黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體同時要有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷，財政部門同時要有同級審計部門派員參加監(jiān)銷。 7、監(jiān)銷人員在銷毀前要依據(jù)批準(zhǔn)的銷毀清冊，對即將銷毀的會計檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將銷毀實(shí)施情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。 二、會計部門對會計核算材料的整理 根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，各單位每年形成的會計核算專業(yè)材料，都應(yīng)由財務(wù)會計部門指定專人，按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊。整理會計核算專業(yè)材料，應(yīng)按其形成的規(guī)律和特點(diǎn)，分成會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他三大類進(jìn)行，做到保持有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用。 （一）會計憑證的整理方法和要求 1、每月10日前完成上個月會計憑證的整理裝訂工作。 2、裝訂之前，應(yīng)先按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第三章第二節(jié)的規(guī)定，認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。如有缺漏，應(yīng)當(dāng)責(zé)成有關(guān)責(zé)任人按規(guī)定予以彌補(bǔ)。 3、原始憑證粘貼、折疊的長度與寬度，應(yīng)與省財政廳規(guī)定的會計憑證封面相同，每本憑證裝訂的厚度一般保持在2厘米以內(nèi)，特殊情況不超過2.5厘米。 4、會計憑證整理好后，統(tǒng)一按照記賬憑證編號順序逐月逐年排列并編寫案卷順序號。如果會計憑證特別多（每年超過100冊），可一年斷一次案卷號；如果會計憑證比較少，可每五年斷一次案卷號；如果會計憑證很少，可以每十年斷一次案卷號。 5、每年的會計憑證整理完畢后，統(tǒng)一編制案卷目錄一式三套。 6、所有的會計憑證編好案卷目錄后，即應(yīng)裝盒入柜保管。每盒裝幾本以憑證薄厚確定，裝滿為止，但一般不能跨月跨年裝盒。 7、整理好的會計憑證須達(dá)到項(xiàng)目齊全完整、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。 （二）會計賬簿的整理方法和要求 1、一本賬簿無論其薄厚大小，均視為一個整理保管單位，也就是一卷，各種賬簿厚度一般不應(yīng)超過2厘米，以便于整理、保管和查閱復(fù)制。 2、每本賬簿都要從“1”開始，統(tǒng)一用鉛筆編寫頁號（計算機(jī)生成的賬簿要有自動編制的連續(xù)頁號，否則仍需人工編寫）。正面有數(shù)據(jù)記載的編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的編寫在左上角?；铐撡~簿整理時將正反兩方面都無數(shù)據(jù)記載的空白頁抽出；現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須保持原狀，不得拆散或抽去空白頁。如果賬簿已有印好的符合要求的頁號，則無須再編。 3、每本賬簿都要在賬頁之前放置“賬簿啟用表”，并須認(rèn)真填寫，整理時如無賬簿啟用表務(wù)必補(bǔ)上。 4、每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款賬、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排列，且從“1”開始，逐年連續(xù)編寫案卷順序號。 5、案卷號編好后，逐卷（本）編制案卷目錄一式三套。 6、凡整理好的賬簿，要按照排列編號順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以賬本薄厚確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿一般不能混裝在同一盒內(nèi)。 7、整理好的會計賬簿應(yīng)達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項(xiàng)目齊全、頁碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。 （三）財務(wù)報告的整理方法和要求 1、各單位每年的財務(wù)報告統(tǒng)一分為下列兩部分分別進(jìn)行整理：A、年度財務(wù)報告（也稱決算，包括文字分析）；B、月、季度財務(wù)所告（包括文字分析）。 2、日報、旬報、半月報可不立卷歸檔，由財務(wù)部門視具體情況保存使用并處理。 3、各單位的財務(wù)報告視頁數(shù)多少，一年立一卷或若干卷，不得與月、季度報表混合整理；月、季度財務(wù)報告視份數(shù)、頁數(shù)多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超過2厘米。 4、一個卷內(nèi)有若干份報表時，按時間順序進(jìn)行排列，其中紙張?zhí)〉膽?yīng)按照A4標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行背貼。 5、凡財務(wù)報告卷編寫頁碼，正面有字的編在右上角，背面有字的編在左上角。每本卷均從“1”編起，一卷一個順序號。 6、年度財務(wù)報告統(tǒng)一按年度順序單獨(dú)排列并編寫案卷順序號；各年度的月、季度財務(wù)報告統(tǒng)一按時間順序另行排列并編寫案卷順序號，逐年接續(xù)；年度財務(wù)報告與月、季度財務(wù)報告整理好之后，應(yīng)分別裝進(jìn)按規(guī)定制作的卷盒內(nèi)，不同度年不能混裝。 7、案卷順序號編好后，逐卷編制案卷目錄一式三套。 8、整理好的財務(wù)報告，應(yīng)達(dá)到目錄備考齊全、頁碼編寫無誤、裝訂整齊美觀、封面填寫正確的要求。 （四）其它類材料的整理方法與要求 與財務(wù)報告基本相同，其中永久保管的會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的年度財務(wù)報告之后整理、排列、編號、編目；保管15年的會計移交清冊因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的會計賬簿之后整理、排列、編號、編目；保管5年的銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單因其數(shù)量少，可歸入相應(yīng)年度的月度季度財務(wù)報告之后整理、排列、編號、編目。 三、檔案室對會計檔案的管理 會計檔案由于其外觀形式的特殊性，所以進(jìn)入檔案室后的管理與其它門類的檔案有所不同，這里要強(qiáng)調(diào)的是： （一）會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告應(yīng)分別入庫排列保管，并設(shè)計制作規(guī)范的標(biāo)簽，貼在醒目處，做到整齊美觀，查閱方便。要堅決避免一些單位按年度混合排列、雜亂不堪的現(xiàn)象。 （二）要購置專門的會計憑證柜保管會計憑證，做到既整齊美觀，又查閱方便。要堅決避免一些單位會計憑證或成包成捆，或?qū)訉訅警B，存取困難的不良現(xiàn)象。 （三）要建立健全并認(rèn)真貫徹執(zhí)行會計檔案管理制度。制定會計檔案管理制度，是為了保證和促進(jìn)會計檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，充分發(fā)揮會計檔案的作用。有了會計檔案管理制度，可以使會計人員有章可循，有利于齊全、完整、系統(tǒng)的會計檔案的形成。會計檔案管理制度的內(nèi)容主要包括五個方面：一是立卷制度，主要規(guī)定由誰立卷、何時立卷、采取什么方法立卷、案卷質(zhì)量應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等；二是歸檔制度，主要規(guī)定歸檔的范圍、時間和要求以及應(yīng)當(dāng)履行的手續(xù)；三是保管制度，主要規(guī)定會計檔案保管應(yīng)當(dāng)具備的物質(zhì)條件、安全措施、注意事項(xiàng)等；四是查閱利用制度，主要規(guī)定查閱會計檔案的手續(xù)、審批權(quán)限、保密守則等；五是鑒定銷毀制度，主要規(guī)定鑒定會計檔案的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案銷毀的審批、執(zhí)行和監(jiān)銷等。會計檔案管理制度根據(jù)具體情況可單獨(dú)制定，也可與其它檔案共同制定。制定好后按照正式文件印發(fā)各有關(guān)部門和人員周知，以便于貫徹執(zhí)行。 第四講 會計檔案的裝具與使用 為了進(jìn)一步推進(jìn)全省會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，省財政廳和省檔案局于2003年初制發(fā)了《甘肅省會計檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格標(biāo)準(zhǔn)及填寫規(guī)范》（甘財辦[2003]12號），下面根據(jù)文件規(guī)定將檔案裝具的使用做以介紹。 一、會計憑證封面、備考表、包角紙、憑證盒各項(xiàng)目的填寫 （一）會計憑證封面各項(xiàng)目的填寫 會 計 檔 案 立卷部門 類 別 會計憑證 案卷名稱 會 計 憑 證 （ ） 起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日止 憑證編號 自第 號起至第 號止 保管期限 年 冊 數(shù) 本月共 冊 本冊是第 冊 歸檔號 全宗號 目錄號 案卷號 財務(wù)主管 會計 裝訂 （圖一） 會計憑證封面樣式見圖一，各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下： 1、上部黑線“會計檔案”四個字前面填寫單位名稱或通用簡稱，如“慶陽市水利局”、“中共臨澤縣委辦公室”等。填寫方法：如需求量大可與廠家聯(lián)系直接將單位名稱印上，如需求量較小，可以刻制大小適當(dāng)?shù)臈l形單位名章蓋上去，以求整齊美觀。 2、“立卷部門”項(xiàng)：填寫本單位財務(wù)機(jī)構(gòu)名稱，如“財務(wù)處”、“財務(wù)室”等。 3、“類別”項(xiàng)：應(yīng)填寫“會計憑證”，因已統(tǒng)一印好，故不必再填。 4、“案卷名稱”項(xiàng)：如果本單位使用的是通用記賬憑證，則此項(xiàng)再不需填寫；如果本單位使用的是分類記賬憑證，則根據(jù)實(shí)際在擴(kuò)號里面填寫上“收款”、“付款”或“轉(zhuǎn)賬”字樣，以示區(qū)別。 5、“起止日期”項(xiàng)：填寫本冊會計憑證第一張和最后一張記賬憑證編制的日期，年、月、日均不得省略。 6、“憑證編號”項(xiàng)：填寫本冊會計憑證第一張和最后一張記賬憑證的編號。 7、“保管期限”項(xiàng)：無特殊情況應(yīng)填寫“15年”，但不得寫成“長期”或“短期”。 8、“冊數(shù)”項(xiàng)：填寫本月會計憑證的總冊數(shù)和本冊會計憑證在本月的排序編號。 9、“歸檔號”項(xiàng)：填寫本冊會計憑證在在本年度所有會計憑證中的排序編號。 10、“全宗號”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案確定的代號。如未確定，暫不填寫。 11、“目錄號”項(xiàng)：填寫登記本冊會計憑證的目錄本的編號。 12、“案卷號”項(xiàng)：填寫本冊會計憑證在本單位全部會計憑證或某一時間段內(nèi)所有會計憑證中的排序編號。 13、“財務(wù)主管”項(xiàng)：由財務(wù)主管簽章。 14、“會計”項(xiàng)：由會計人員簽名蓋章。 15、“裝訂”項(xiàng)：由裝訂本冊會計憑證人員簽名或蓋章。 （二）會計憑證備考表樣式如圖所示： 備 考 表 本卷需要說明的情況： 財務(wù)主管： 裝訂人： 年 月 日 （圖二） 各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下 1、“本卷需要說明的情況”項(xiàng)：記載整理時或日后保管查閱過程中遺留、出現(xiàn)的問題，以備查考。如無問題，則本欄不填寫。 2、“財務(wù)主管”項(xiàng)：整理好的會計憑證由財務(wù)主管檢查，合格后由其簽名蓋章。 3、“裝訂人”項(xiàng)：由整理裝訂人員簽名或蓋章，以示負(fù)責(zé)。 4、“年 月 日”項(xiàng)：由立卷人填寫本冊會計憑證整理裝訂完畢的日期。 （三）會計憑證包角紙樣式和各項(xiàng)目的填寫如下： 年 月 2002．6 憑證編號 1 25 案 卷 號 88 1、“年 月”項(xiàng)：填寫本冊會計憑證產(chǎn)生的年月，應(yīng)與封面“起止日期”項(xiàng)相同。 2、“憑證編號”項(xiàng)：與封面“會計憑證編號”項(xiàng)相同。 3、“案卷號”項(xiàng)：與封面“案卷號”項(xiàng)相同。 （四）會計憑證盒樣式和各項(xiàng)目填寫規(guī)范如下：（圖四） 會 計 憑 證 全 宗 號 目 錄 號 年 月 憑 證 編 號 案 卷 號 1、“全宗號”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案定的代號。如未確定暫不填。 2、“目錄號”項(xiàng)：填寫登記本冊會計憑證的目錄本的編號。 3、“年月”項(xiàng)：填寫盒內(nèi)所裝會計憑證所屬年月，如“2003.5”等。 4、“憑證編號”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本會計憑證，該項(xiàng)填寫與會計憑證封面對應(yīng)項(xiàng)目相同；如盒內(nèi)裝有幾本會計憑證，該項(xiàng)填寫第一本憑證 立卷部門 類 別 案 卷 名 稱 起止日期 自 年 月 日起至 年 月 日止 卷內(nèi)頁數(shù) 保管期限 年 歸檔號 全 宗 號 目錄號 案卷號 的起號與最后一本憑證的止號。 5、“案卷號”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本會計憑證，該項(xiàng)填寫與會計憑 證封面對應(yīng)項(xiàng)目相同；如盒內(nèi)裝數(shù)本會計憑證（裝盒不跨月），該項(xiàng)填排序第一本與最后一本的案卷號，如“1-3”“20-22”等。 二、會計賬簿、財務(wù)報告的封面、備考 表和卷盒的填寫 （一）會計賬簿、財務(wù)報告封面、卷脊樣式和各項(xiàng)目的填寫： 1、上部黑線“會計檔案”四個字前面填寫單位名稱或通用簡稱，如“慶陽市水利局”、“中共臨澤縣委辦公室”等。填寫方法：如需求量大可與廠家聯(lián)系直接將單位名稱印上，如需求量較小，可以刻制大小適當(dāng)?shù)臈l形單位名章蓋上去，以求整齊美觀。 2、“立卷部門”項(xiàng)：填寫本單位財務(wù)機(jī)構(gòu)名稱，如“財務(wù)處”、“財務(wù)室”等。 3、“類別”項(xiàng)：根據(jù)情況填寫“會計賬簿”、“財務(wù)報告”或“其他”字樣。 4、“案卷名稱”項(xiàng)：是會計賬簿時填寫會計賬簿的名稱，如“現(xiàn)金日記賬”、“總賬”、“固定資產(chǎn)賬”等；是財務(wù)報告時填寫財務(wù)報告的名稱，如“2001年度財務(wù)報告”、“2001年1-6月財務(wù)報告”、“2001年直屬單位年度財務(wù)所告”等；是其它類時，根據(jù)具體材料擬寫案卷名稱。 5、“起止日期”項(xiàng)：會計賬簿填寫啟用的年月日和最后一筆賬登記的年月日；財務(wù)報告填寫該報告（報表）的起止日期。 6、“卷內(nèi)頁數(shù)”項(xiàng)：填寫賬簿或報告的總頁數(shù)，正面有數(shù)據(jù)的在右上角編號，背面有數(shù)據(jù)的在左上角編號；自“1”編起，不論薄厚，一本賬一個順序號；如賬簿已印好頁碼的不再重編；財務(wù)報告按組成的卷一卷編一個順序號，編頁號方法與賬簿相同。 7、“保管期限”項(xiàng)：按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，填寫“永久”、“25”、“15”、“10”或“5”年。 8、“全宗號”項(xiàng)：填寫檔案館給本單位檔案確定的代號。如未確定，暫不填寫。 9、“目錄號”項(xiàng)：填寫登記本卷會計檔案的目錄的編號。 10、“歸檔號”項(xiàng)：填寫本卷會計檔案在本年度本類別中的排序編號。 11、“案卷號”項(xiàng)：填寫本卷會計檔案在本類別中的排序編號或在本類別某一時間段內(nèi)的排序編號。 （二）會計賬簿、財務(wù)報告?zhèn)淇急砀黜?xiàng) 目的填寫 與會計憑證備考表各項(xiàng)目的填寫相同。 （三）會計賬簿、財務(wù)報告卷盒、卷皮 樣式和各項(xiàng)目的填寫 1、“單位名稱”、“年度”、“保管期限”、 “全宗號”、“目錄號”的填寫，與盒內(nèi)所裝檔案的封面的各對應(yīng)項(xiàng)目相同。 2、“歸檔號”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本，按 封面對應(yīng)項(xiàng)目填寫；如盒內(nèi)裝幾本，則按順序?qū)懗?“1-2”、“3-5”等。 3、“案卷號”項(xiàng)：如盒內(nèi)裝一本，按 封面對應(yīng)項(xiàng)目填寫；如盒內(nèi)裝幾本，則按順序?qū)懗?“1-2”、“3-5”等。 4、盒脊項(xiàng)目填寫同盒面各對應(yīng)項(xiàng)目。 會 計 檔 案 會 計 賬 簿 全宗號 目錄號 年 度 單位名稱 立卷單位 保管期限 年 案卷號 全宗號 歸檔號 目錄號 案卷號 （圖六） （四）填寫會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報告盒脊背各項(xiàng)目的技術(shù)要求： 1、“全宗號”、“目錄號”、“年度”、“案卷號”、“歸檔號”、“保管期限”項(xiàng)等，應(yīng)選購或刻制大小適當(dāng)?shù)臄?shù)碼章，統(tǒng)一蓋上去。 2、“保管期限”項(xiàng)中的“永久”和“單位名稱”項(xiàng)，應(yīng)刻制大小適當(dāng)?shù)摹坝谰谩闭潞汀皢挝幻Q”條形章，統(tǒng)一蓋上去。 3、蓋章使用的印泥的顏色，一個單位要統(tǒng)一，不能今年紅色明年藍(lán)色。 4、蓋章位置應(yīng)統(tǒng)一居中，且年年一樣，堅決避免高低不一的隨意現(xiàn)象出現(xiàn)，使得所有檔案盒上下四個項(xiàng)目蓋章后，排列在一起形成四條直線，做到整齊美觀。 三、會計檔案案卷目錄的編寫 會計檔案案卷目錄編制要求如下： 會 計 檔 案 案 卷 目 錄 案卷號 歸檔號 案 卷 名 稱 起止 日期 卷內(nèi)頁數(shù)憑證編號 保管 期限 備注 （圖七） 1、按照整理好的會計檔案的排列編號順序逐冊逐卷進(jìn)行登記。 2、“案卷號”、“歸檔號”、“案卷名稱”、 “起止日期”、“保管期限”各項(xiàng)目，按照整理好的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告或其他類案卷封面上的對應(yīng)項(xiàng)目照錄。 3、“卷內(nèi)頁數(shù)或憑證編號”項(xiàng)：如所登 記案卷是會計賬簿或財務(wù)報告，此項(xiàng)按照案卷封面的“卷內(nèi)頁數(shù)”項(xiàng)照錄；如所登記案卷是會計憑證，則此項(xiàng)按照會計憑證封面的“憑證編號”項(xiàng)照錄，如“1-25”、“26-50”。 4、“備注”項(xiàng)：簡要填寫本卷存在的問 題或需要說明的事項(xiàng)，無則不填。 第五講 會計檔案的行政管理 一、 會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo) （一）分工。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，財政部、 國家檔案局共同負(fù)責(zé)全國會計檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)；省財政廳和省檔案局共同負(fù)責(zé)包括中央在甘單位在內(nèi)的全省會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)；各市（州）、縣（區(qū)）財政管理部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)本市（州）、縣（區(qū)）所屬各級各類單位會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，同時接受上級財政管理部門和檔案行政管理部門對本級會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)；各級專業(yè)主管部門的會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)本系統(tǒng)直屬單位會計檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。 （二）職責(zé)。各級財政部門和檔案行政管理部門、各專業(yè)主管部門監(jiān)督指導(dǎo)會計檔案工作的主要任務(wù)是：1、宣傳貫徹上級有關(guān)會計檔案工作的法律和法規(guī)，制定并組織實(shí)施本地區(qū)、本系統(tǒng)有關(guān)會計檔案工作的辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；2、采取多種形式，促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保會計檔案材料的齊全完整與真實(shí)準(zhǔn)確，充分發(fā)揮會計檔案在國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展中的重要作用；3、對會計人員、檔案人員進(jìn)行會計檔案管理知識培訓(xùn)；4、依法對違反會計檔案管理規(guī)定的案件進(jìn)行查處。 二、會計人員與檔案人員在會計檔案管理方面的分工 會計檔案是一項(xiàng)涉及到會計與檔案兩個方面的工作，所以既需要二者的密切配合，也需要進(jìn)行合理分工，以利于工作的健康發(fā)展。根據(jù)《甘肅省〈會計檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》第六條的規(guī)定，會計人員與檔案人員的分工是： （一）會計人員負(fù)責(zé)會計檔案的積累、整理、編目和移交及相關(guān)工作，其中出納人員不得整理、保管會計檔案； （二）檔案人員負(fù)責(zé)會計檔案的接收、保管和日常查閱服務(wù)等相關(guān)工作； （三）會計人員與檔案人員共同負(fù)責(zé)對到期無價值的會計檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。 三、單位發(fā)生變化時對會計檔案的處置 由于種種主觀或者客觀的原因，單位成立、分設(shè)、合并、撤銷、破產(chǎn)、兼并、改制、重組、出賣等情況時有發(fā)生。這種情況也必然引起會計檔案的歸屬與處置問題。根據(jù)目前已經(jīng)遇到的新情況、新問題和國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，若單位發(fā)生變化，其會計檔案的歸屬處置與以后的查閱，根據(jù)不同情況按如下辦法進(jìn)行處理： （一）單位因撤銷、解散、破產(chǎn)等原因而終止的，其形成的會計檔案由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管，也可通過協(xié)商移交單位所在地的國家檔案館代管。 （二）單位因某種原因分立的，如果原單位存續(xù)，其分立前的會計檔案由原單位繼續(xù)統(tǒng)一保管；如果原單位解散，其會計檔案通過各方協(xié)商交由一方保管或移交單位所在地的國家檔案館代管；如分立時有未結(jié)清的會計事項(xiàng)，其所涉及的會計憑證和會計賬簿須抽出交由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存使用。 （三）一個單位的部分業(yè)務(wù)移交給另一個單位辦理，所涉及的會計檔案由原單位保存，但對有關(guān)未結(jié)清的會計事項(xiàng)所涉及的原始憑證，要單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存到會計事項(xiàng)結(jié)清為止。 （四）幾個單位合并為一個單位，原來各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原來各單位的會計檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管。如果原來各單位仍然存續(xù)的，其會計檔案仍然由原來各單位保管。 （五）凡會計檔案的保管單位發(fā)生變化時，一般由原單位負(fù)責(zé)按規(guī)定整理好后，方可按規(guī)定向接收方移交。 （六）會計檔案的歸屬發(fā)生變化后，原來各有關(guān)單位均可按規(guī)定查閱、復(fù)制與之相關(guān)的會計檔案，新的會計檔案保管單位應(yīng)按規(guī)定予以查閱、復(fù)制。 四、會計核算專業(yè)材料的歸檔制度 歸檔，是財務(wù)會計部門按照有關(guān)規(guī)定，把會計核算專業(yè)材料移交給本單位檔案館（室）統(tǒng)一管理的一項(xiàng)工作。根據(jù)中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳1983年4月頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和財政部、國家檔案局1998年8月發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，每個黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的財務(wù)部門，都要按照歸檔制度將會計核算專業(yè)材料整理好，定期移交本單位檔案館（室）保管。會計核算專業(yè)材料的歸檔制度包括以下三個方面的內(nèi)容： （一）歸檔范圍。會計核算專業(yè)材料的歸檔范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其它四個方面。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際制定具體的會計核算專業(yè)材料的歸檔范圍，將其作為收集會計檔案的指南。 （二）歸檔時間。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，當(dāng)年的會計檔案在在本會計年度結(jié)束后，再在財務(wù)會計部門保管一年，即應(yīng)向本單位的檔案部門移交。但在實(shí)際工作中，一些財務(wù)會計部門覺得保管一年時間太短，不便于頻繁查閱。根據(jù)以上情況，《甘肅省〈會計檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》規(guī)定也可適當(dāng)延長移交時間，但最長不超過三年，具體由各單位確定。每次歸檔的時間應(yīng)與文書檔案同步進(jìn)行，一般在第一季度，不超過第二季度。 （三）歸檔要求。移交會計檔案一般應(yīng)達(dá)到以下四項(xiàng)要求：第一、應(yīng)歸檔的會計核算專業(yè)材料齊全完整，確實(shí)損失的有關(guān)人員要寫出書面檢查報告，報經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后銷案；第二、由會計人員按照要求，把應(yīng)歸檔會計核算專業(yè)材料全部整理立卷；第三、編制移交清冊一式二套，并附有歸檔說明，交代清楚所移交會計檔案的起止年度、種類、數(shù)量以及存在的問題等。第四、有完備的交接手續(xù)，包括當(dāng)面清點(diǎn)核對、互相簽字蓋章，以示分清責(zé)任。具體還要遵循以下交接程序： 1、由移交方分門別類逐卷（冊）編制會計檔案目錄一式三套，其中兩套作為會計檔案移交清冊，一套交于接收方作為日常查閱會計檔案使用。 2、交接雙方按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)，有問題當(dāng)場澄清。 3、交接會計檔案時，交接雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人（作為監(jiān)交人）均應(yīng)在場，在清點(diǎn)無誤后，由雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人共同在移交清冊上簽名或蓋章，并加蓋交接雙方公章。 4、會計檔案移交清冊一式兩套，交接雙方各存一套備查。 與此同時，會計檔案歸檔還要注意以下兩個事項(xiàng)：一是移交時經(jīng)檢查不符合整理要求的由會計人員負(fù)責(zé)完善，但接收之后一般不得拆開再整，確需變動的應(yīng)由檔案人員與會計人員共同進(jìn)行，以分清責(zé)任；二是各單位要認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》關(guān)于檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，會計人員不得拒絕按規(guī)定歸檔，更不許個人自行封存所經(jīng)手的會計檔案，檔案人員不得拒絕按規(guī)定接收會計檔案。 五、電子會計檔案的管理 隨著電子計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，會計電算化日益普及，與之相隨的便是電子會計檔案的大量產(chǎn)生，于是如何保管使用電子會計檔案的問題也就提上了議事日程。根據(jù)財政部、國家檔案局有關(guān)規(guī)定，電子會計檔案歸檔管理的方法和要求主要是：采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，鑒于安全保密、載體耐久性等問題，目前既要保存電子會計檔案，又要保存紙質(zhì)會計檔案，以免電子會計檔案信息丟失后造成無法彌補(bǔ)的損失。凡是具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。實(shí)行會計電算化的單位，所使用的會計軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其它會計資料，應(yīng)當(dāng)符合財政部關(guān)于會計電算化的規(guī)定，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料，都要作為會計檔案的組成部分進(jìn)行歸檔。有關(guān)財務(wù)會計人員在移交工作時，還要在移交清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤（磁帶等）及有關(guān)資料、實(shí)物等內(nèi)容。 附錄一： 《會計檔案管理》課程 自測題（A卷） 一、填空題：（每空2分，共10分） 1、會計的基本職能是（ ）和（ ）。 2、歸檔制度包括（ ）、（ ）和（ ）三項(xiàng)內(nèi)容。 二、名詞解釋：（每個5分，共10分） 1、會計： 2、鑒定（會計檔案）： 三、簡答題：（每題10分，共80分） 1、會計基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容有哪些？ 2、會計檔案有哪些作用？ 3、鑒定會計檔案的內(nèi)容有哪些方面？ 4、如何鑒定會計核算專業(yè)材料的可靠程度？ 5、哪些會計檔案屬于永久保管？ 6、哪些會計檔案保管15年？ 7、試述會計憑證的整理方法和要求。 8、試述財務(wù)報告的整理方法和要求。 《會計檔案管理》課程 自測題（B卷） 一、填空題：（每空2分，共10分） 1、會計檔案具有（ ）、（ ）和（ ）三項(xiàng)重要作用。 2、會計檔案的保管期限分為（ ）和（ ）兩種。 二、名詞解釋：（每個5分，共10分） 1、會計檔案： 2、歸檔： 三、簡答題：（每題10分。共80分） 1、會計檔案有哪些特點(diǎn)？ 2、列出會計檔案形成的十個步驟。 3、會計部門形成的文件材料分為哪兩部分？ 4、如何確定會計檔案的保管期限？ 5、哪些會計檔案保管25年？ 6、簡答會計檔案的銷毀程序。 7、試述會計賬簿的整理方法和要求。 8、管理會計檔案要制定哪些制度？ 附錄二： 《會計檔案管理》課程 自測題答案 （A卷） 一、填空題： 1、會計核算、會計監(jiān)督； 2、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。 二、名詞解釋： 1、會計：會計是管理國民經(jīng)濟(jì)活動的一種重要工具，會計管理就是對機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行綜合、連續(xù)、系統(tǒng)的核算和監(jiān)督，并以此為主要依據(jù)，對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行定量的分析、預(yù)測和控制。 2、鑒定（會計檔案）：就是按照國家有 關(guān)規(guī)定，科學(xué)地確定會計核算專業(yè)材料的收集范圍、可靠程度、價值大小、存期長短的一項(xiàng)工作。 三、簡答題： 1、會計基礎(chǔ)工作的基本內(nèi)容有哪些？ 答案要點(diǎn)：（1）審核原始憑證；（2）根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，填制記賬憑證（包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證和通用憑證）；（3）根據(jù)記賬憑證逐項(xiàng)登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；（4）根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或記賬憑證，逐項(xiàng)登記各種明細(xì)分類賬；（5）定期根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表；（6）根據(jù)記賬憑證或記賬憑證匯總表或現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，登記總分類賬；（7）按照要求將總分類賬與日記賬、明細(xì)分類賬定期進(jìn)行核對；（8）根據(jù)總分類賬、明細(xì)分類賬定期編制會計報告。 2、會計檔案有哪些作用？ 答案要點(diǎn)：有三個方面的重要作用：（1）經(jīng)濟(jì)決策參考作用。即會計檔案能夠以數(shù)據(jù)的形式作為重要依據(jù)之一，提供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門在進(jìn)行決策時予以參考。（2）經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)憑證作用。即會計檔案除了偽造、涂改的以外，一般都具有原始記錄性質(zhì)和無可辯駁的法律證明效力。（3）史料研究作用。 3、鑒定會計檔案的內(nèi)容有哪些方面？ 答案要點(diǎn)：鑒定會計檔案，就是按照國 家有關(guān)規(guī)定，科學(xué)地確定會計核算專業(yè)材料的收集范圍、可靠程度、價值大小、存期長短的一項(xiàng)工作。 4、如何鑒定會計核算專業(yè)材料的可靠程度？ 答案要點(diǎn)：鑒定會計核算專業(yè)材料的可靠程度，包括兩個方面的內(nèi)容：第一、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的實(shí)際情況，鑒定所載內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，有無偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不合法等問題。第二、根據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒定會計核算專業(yè)材料的各項(xiàng)手續(xù)是否完備。 5、哪些會計檔案屬于永久保管？ 答案要點(diǎn)：（1）財政總決算、行政單位和事業(yè)單位的決算、稅收年報（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）企業(yè)和其它組織的年度財務(wù)報告（決算，包括文字分析）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 6、哪些會計檔案保管15年？ 答案要點(diǎn)：（1）財政總預(yù)算的撥款憑證及其它會計憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊；（2）行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊；（3）稅收會計的各種完稅憑證和繳庫退庫憑證、農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿、會計移交清冊；（4）企業(yè)和其它組織的各種會計憑證、日記賬、總賬、明細(xì)分類分戶賬或登記簿（除過現(xiàn)金出納賬和銀行存款賬）、會計移交清冊。 7、試述會計憑證的整理方法和要求。 答案要點(diǎn)：（1）每月10日前完成上個月會計