2007版EXCEL培訓教程 2 內容提要 EXCEL基礎知識 常用EXCEL函數(shù)快捷鍵的使用EXCEL使用手冊 3 第一章 EXCEL基礎知識v 工 作 簿 （ Workbook） 工 作 簿 是 計 算 和 存 儲 數(shù) 據(jù) 的 文 件 ， 也 就 是 通 常 意 義 上 的 Excel文 件 。 每一 個 工 作 簿 可 由 一 個 或 多 個 工 作 表 組 成 ， 在 默 認 的 情 況 下 是 由 3個 工 作表 組 成 的 工 作 表 工 作 表 (Worksheet） 它 是 工 作 簿 的 一 部 分 ， 也 稱 作 電 子 報 表 。 4 Excel 工作界面建 立 基 本 概 念公式欄列號名字框行號當前單元格 工作表標簽工作表 工作簿 5 工作薄v工作簿窗口1. 標 題 欄 : 當 前 編 輯 的 工 作 簿 名 。 2. 工 作 簿 : 一 般 由 3張 表 格 組 成 一 個 工 作 簿 ， 最 多 255張 。3. 工 作 表 ： 工 作 的 主 要 對 象 ， 由 行 、 列 組 成 的 表 格 。 03版 EXCEL:列 A,B.,IV(256)； 行 1,2.65536。 07版 EXCEL:列 A,B.,XFD( 16384);行 1,2.1048576 列 : 64倍 行 :16倍4. 單 元 格 ： 行 和 列 的 交 叉 ， 表 格 的 最 小 單 位 。 5. 活 動 單 元 格 ： 當 前 正 在 操 作 的 單 元 格 ， 被 黑 線 框 住 。6. 工 作 表 標 簽 ： Sheet1Sheet3， 當 前 活 動 的 白 色 ， 其 余 灰 色 。7. 標 簽 滾 動 按 鈕 ： 利 用 標 簽 按 鈕 ， 切 換 顯 示 工 作 表 。 6 EXCEL 03版與07版對比 7 常見錯誤信息vExcel的錯誤信息 錯誤信息原因#！1.公式所產(chǎn)生的結果太長，該單元格容納不下2.日期或時間格式的單元格中出現(xiàn)負值#DIV/0!將數(shù)字除以零 (0) 或除以不含數(shù)值的單元格#N/A在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時#NAME?在公式中出現(xiàn)excel不能識別的文本時 #NULL!當試圖為兩個并不交叉的區(qū)域指定交叉點時#NUM!當函數(shù)或公式中某個數(shù)字有問題時#REF!當單元格引用無效時#VALUE!使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型 8 第二章 EXCEL使用手冊 9 第三章 常用快捷鍵的使用v (1)插入、刪除和復制選中區(qū)域 復制選定區(qū)域 CTRL+C 粘貼選定區(qū)域 CTRL+V 剪切選定區(qū)域 CTRL+X 清除選定區(qū)域的內容 DELETE 刪除選定區(qū)域 CTRL+ 連字符 撤消最后一次操作 CTRL+Zv (2).打印 顯示“打印”對話框 CTRL+P 顯示“打印”預覽 CTRL+F2 10 v (3)移動切換單元格、工作表、工作薄 移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 CTRL+ 箭頭鍵移動到工作表的開頭 CTRL+HOME移動到工作表的最后一個單元格。CTRL+END向下移動一屏 PAGE DOWN 向上移動一屏 PAGE UP向右移動一屏 ALT+PAGE DOWN向左移動一屏 ALT+PAGE UP移動到工作簿中下一個工作表 CTRL+PAGE DOWN移動到工作簿中前一個工作表 CTRL+PAGE UP工作薄間切換 CTRL+TAB插入新工作薄 CTRL+N 重復最后一次操作 CTRL+Y 加入單元格批注 SHIFT+F2向下填充 CTRL+D 向右填充 CTRL+R 11 v (4)選擇單元格、列或行 選定當前單元格周圍的區(qū)域 CTRL+SHIFT+*（星號） 將選定區(qū)域擴展到行首 SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴展到工作表的開始 CTRL+SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴展到工作表的最后一個使用的單元格 CTRL+SHIFT+END 選定整個工作表 CTRL+A (5)編輯數(shù)據(jù) 編輯活動單元格并將插入點放置到線條末尾 F2 編輯活動單元格并清除其中原有的內容BACKSPACE 12 (6)設置單元格格式 顯示“單元格格式”對話框 CTRL+1顯示“百分比”格式 CTRL+SHIFT+%顯示“日期”格式 CTRL+SHIFT+#顯示小時和分鐘“時間”格式，并標明上午或下午 CTRL+SHIFT+應用具有千位分隔符且負數(shù)用負號 (-) 表示 CTRL+SHIFT+!應用或取消字體加粗格式 CTRL+B應用或取消字體傾斜格式 CTRL+I應用或取消下劃線格式 CTRL+U隱藏行 CTRL+9取消隱藏行 CTRL+SHIFT+9隱藏列 CTRL+0（零）取消隱藏列 CTRL+SHIFT+0 13 第四章 EXCEL常用函數(shù)vEXCEL 函數(shù)簡介 Excel的數(shù)據(jù)處理功能在現(xiàn)有的文字處理軟件中可以說是獨占鰲頭，幾乎沒有什么軟件能夠與它匹敵。函數(shù)作為Excel處理數(shù)據(jù)的一個最重要手段，功能是十分強大的，在生活和工作實踐中可以有多種應用，您甚至可以用Excel來設計復雜的統(tǒng)計管理表格或者小型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 14 v什么是函數(shù) Excel函數(shù)其實是一些預定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結構進行計算。用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內的數(shù)值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計算平均值、排序顯示和運算文本數(shù)據(jù)等等。v什么是參數(shù) 參數(shù)可以是數(shù)字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯值、數(shù)組、形如 #N/A 的錯誤值或單元格引用。給定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效的值。參數(shù)也可以是常量、公式或其它函數(shù)。 15 EXCEL公式認識v創(chuàng)建公式 公 式 特 定 符 號 區(qū) 域 范 圍 引 用單 元 格 地 址數(shù) 值 型 常 量 Excel函 數(shù)運 算 操 作 符 號 16 函 數(shù) 按 功 能 分 為 以 下 幾 種 類 型 ：8 統(tǒng) 計 函 數(shù) （ 比 如 ， AVERAGE、 COUNTIF）8 邏 輯 函 數(shù) （ 比 如 ， IF）8 財 務 函 數(shù) （ 比 如 ， PMT）8 日 期 和 時 間 函 數(shù) （ 比 如 ， TODAY）8 數(shù) 據(jù) 庫 函 數(shù) （ 比 如 ， DCOUNT）8 查 找 與 引 用 函 數(shù) （ 比 如 ， VLOOKUP）8 文 本 函 數(shù) （ 比 如 ， CONCATENAT）8 信 息 函 數(shù) （ 比 如 ， ISBLANK）8數(shù) 學 與 三 角 函 數(shù) （ 比 如 ， SUM、 SUM IF） 17 相對引用、絕對引用和混合引用區(qū)別v具體情況舉例說明： 1、相對引用，復制公式時地址跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=A1+B1 當將公式復制到C2單元格時變?yōu)椋?A2+B2 當將公式復制到D1單元格時變?yōu)椋?B1+C1 2、絕對引用，復制公式時地址不會跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=$A$1+$B$1 當將公式復制到C2單元格時仍為：=$A$1+$B$1 當將公式復制到D1單元格時仍為：=$A$1+$B$1 3、混合引用，復制公式時地址的部分內容跟著發(fā)生變化，如C1單元格 有公式：=$A1+B$1 當將公式復制到C2單元格時變?yōu)椋?$A2+B$1 當將公式復制到D1單元格時變?yōu)椋?$A1+C$1 18 邏輯函數(shù)v邏輯函數(shù)-使用邏輯函數(shù)可以進行真假值判斷，或者進行復合檢驗（1）AND函數(shù) 所有參數(shù)的邏輯值為真時返回 TRUE；只要一個參數(shù)的邏輯值為假即返回 FALSE。簡言之，就是當AND的參數(shù)全部滿足某一條件時，返回結果為TRUE，否則為FALSE（2）OR函數(shù) OR函數(shù)指在其參數(shù)組中，任何一個參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。它與AND函數(shù)的區(qū)別在于，AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均 為真，結果方為真。而OR函數(shù)僅需其中任何一個為真即可為真。 19 v（3）IF函數(shù)1.說明：IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結果，因此If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。它的應用很廣泛，可以使用函數(shù) IF 對數(shù)值和公式進行條件檢測。 2.多層嵌套函數(shù)的應用 20 文本函數(shù)v文本函數(shù)-通過文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。 （1）大小寫轉換LOWER-將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母。UPPER-將文本轉換成大寫形式。PROPER-將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉換成大寫。將其余的字母轉換成小寫。 21 v（2）取出字符串中的部分字符 用Mid、Left、Right等函數(shù)從長字符串內獲取一部分字符。v（3）去除字符串的空白 在字符串形態(tài)中，空白也是一個有效的字符，但是如果字符串中出現(xiàn)空白字符時，容易在判斷或對比數(shù)據(jù)是發(fā)生錯誤，在Excel中您可以使用Trim函數(shù)清除字符串中的空白。語法形式為：TRIM(text)其中Text為需要清除其中空格的文本。 22 v（4）字符串的比較 在數(shù)據(jù)表中經(jīng)常會比對不同的字符串，此時您可以使用EXACT函數(shù)來比較兩個字符串是否相同。該函數(shù)測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE （5）其它常用文本函數(shù) CHAR:可將其他類型計算機文件中的代碼轉換為字符。 CODE:返回的代碼對應于計算機當前使用的字符集。 CONCATENATE 將若干文字串合并到一個文字串中。 以及SUBSTITUTE、DOLLAR&RMB、FIND（SEARCH）、TEXT. 23 24 日期函數(shù)v（1）取出當前系統(tǒng)時間/日期信息 用于取出當前系統(tǒng)時間/日期信息的函數(shù)主要有NOW、TODAY。v（2）取得日期/時間的部分字段值 如果需要單獨的年份、月份、日數(shù)或小時的數(shù)據(jù)時，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數(shù)直接從日期/時間中取出需要的數(shù)據(jù)v（3）計算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)之差（DATEDIF） 25 查找應用函數(shù)v查詢與引用函數(shù)可以用來在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查找某一單元格的引用。常用函數(shù)COLUMN、 ROW、 VLOOKUP、SUMIF（） 26 統(tǒng)計函數(shù)v (1).求數(shù)據(jù)集的滿足不同要求的數(shù)值的函數(shù) 最大值MAX與最小值MIN 求數(shù)據(jù)集中的中位數(shù)MEDIAN 求數(shù)據(jù)集中出現(xiàn)頻率最多的數(shù)MODE (2).求參數(shù)的算術平均值函數(shù)AVERAGE (3).用于求單元格個數(shù)的統(tǒng)計函數(shù)COUNT (4).用來排位的函數(shù)RANK (5).統(tǒng)計未被隱藏的單元格數(shù)據(jù)SUBSTOTAL