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1、會(huì)計(jì)電算化順利進(jìn)行研究 利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，是會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的重要組成局部。各單位假設(shè)想由手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的順利過(guò)渡，必須做好初始準(zhǔn)備工作。如果這項(xiàng)工作做不好，會(huì)使會(huì)計(jì)工作不能很好地進(jìn)行下去，甚至作廢整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。筆者認(rèn)為做好初始準(zhǔn)備工作，應(yīng)從以下幾方面著手： 一、建立會(huì)計(jì)電算化工作的有關(guān)制度 俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓〞，基層單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，首先要做的工作就是建立健全相應(yīng)的各項(xiàng)管理制度。具體包括： 〔一〕建立崗位責(zé)任制度。 按照會(huì)計(jì)電算化的要求，該制度應(yīng)分別對(duì)各崗位的工作范圍、具體權(quán)責(zé)做出具體規(guī)定，應(yīng)與崗位任職資格、定期考評(píng)與

2、輪換、會(huì)計(jì)內(nèi)部核算制度以及整個(gè)單位的崗位責(zé)任制結(jié)合起來(lái)，以真正發(fā)揮其作用。建立健全會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，一方面可以加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)系統(tǒng)財(cái)產(chǎn)物資的平安；另一方面可以提高會(huì)計(jì)電算化工作效率。由于各單位性質(zhì)不同，管理特點(diǎn)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不同，其機(jī)構(gòu)和崗位分工也不完全一樣，具體崗位設(shè)置，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行安排，目標(biāo)是有利于會(huì)計(jì)電算化工作的管理，有利于系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有利于企業(yè)推進(jìn)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。一般來(lái)說(shuō)，各單位應(yīng)設(shè)置：系統(tǒng)管理員，由單位總會(huì)計(jì)師或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管來(lái)?yè)?dān)任。操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、會(huì)計(jì)檔案資料保管員、財(cái)務(wù)管理員。 〔二〕操作管理制度。 實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，操作管理是保證系統(tǒng)正常、平安、有

3、效運(yùn)行的關(guān)鍵。如果單位的操作管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?，都?huì)給各種非法舞弊行為帶來(lái)可乘之機(jī)；如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)的破壞或喪失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行；如果數(shù)據(jù)不能及時(shí)備份，可能造成會(huì)計(jì)工作不能正常進(jìn)行。操作管理制度主要包括：①操作權(quán)限管理：各類(lèi)人員可分別運(yùn)行本人權(quán)限控制范圍內(nèi)的功能，不在現(xiàn)崗以及與系統(tǒng)無(wú)關(guān)人員不得使用系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)平安運(yùn)行，應(yīng)由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人授權(quán)并經(jīng)系統(tǒng)管理員具體操作，為所有系統(tǒng)操作人員分別設(shè)置操作權(quán)限和相應(yīng)的密碼，密碼不能泄露、遺忘或告訴他人；②操作規(guī)程管理：操作規(guī)程主要指操作運(yùn)行系統(tǒng)中應(yīng)注意的事項(xiàng)。應(yīng)按各個(gè)崗位分別制定，詳細(xì)規(guī)定各個(gè)崗位人員的業(yè)務(wù)處理范圍、操作次序

4、、操作標(biāo)準(zhǔn)。 〔三〕維護(hù)管理制度。 系統(tǒng)維護(hù)是整個(gè)系統(tǒng)生命周期中最重要最費(fèi)時(shí)的環(huán)節(jié)，它貫穿系統(tǒng)的整個(gè)生命周期。維護(hù)費(fèi)用在整個(gè)系統(tǒng)建立與運(yùn)行中的比例也愈來(lái)愈大，占到60%。硬件維護(hù)主要由銷(xiāo)售廠家負(fù)責(zé)，單位一般只負(fù)責(zé)一些簡(jiǎn)單的日常維護(hù)工作，故一般不設(shè)置專(zhuān)職硬件維護(hù)員由軟件維護(hù)員兼任即可，軟件維護(hù)包括操作性維護(hù)和應(yīng)用軟件維護(hù)。 〔四〕機(jī)房管理制度。 應(yīng)設(shè)立會(huì)計(jì)專(zhuān)用機(jī)房，給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境；防止各種無(wú)關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房使用、盜竊、和破壞軟硬件資料。 〔五〕檔案管理制度。 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的存儲(chǔ)介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中

5、編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證；是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息平安、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用、更好地為管理效勞的保證。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、保存期限、存放要求、保管復(fù)制方法和相應(yīng)的借閱權(quán)限也發(fā)生了很大的變化。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)文檔資料存檔，平安保管和保密工作，一般通過(guò)制定與實(shí)施檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：①存檔的手續(xù)；②各種平安保證措施；③檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限；④檔案的分類(lèi)管理方法；⑤檔案使用的各種審批手續(xù)；⑥各類(lèi)文檔的保存期限及銷(xiāo)毀手續(xù)；

6、⑦檔案的保密規(guī)定。 二、人員培訓(xùn) 單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，需要不同知識(shí)結(jié)構(gòu)與層次的人才，不僅需要會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)專(zhuān)門(mén)人才，更需要既懂會(huì)計(jì)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的雙向式人才。好的系統(tǒng)需要好的人員來(lái)操作，才能有好的結(jié)果。需要培訓(xùn)的人員有：組織領(lǐng)導(dǎo)人員、系統(tǒng)操作人員、維護(hù)人員以及與系統(tǒng)有關(guān)的相關(guān)部門(mén)的人員。按其從事的工作崗位來(lái)確定培訓(xùn)的類(lèi)別和具體對(duì)象，分門(mén)別類(lèi)地確定每個(gè)人的培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)方式、學(xué)習(xí)內(nèi)容、時(shí)間，根據(jù)考核成績(jī)來(lái)確定是否勝任該崗位工作，并作為職稱(chēng)晉升的參考條件之一。 職位職責(zé)知識(shí)結(jié)構(gòu) 硬件維護(hù)人員計(jì)算機(jī)房、計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備的維護(hù)與管理工作計(jì)算機(jī)原理、匯編語(yǔ)言、操作系統(tǒng)、無(wú)線電根底 軟件維護(hù)人員

7、應(yīng)用軟件維護(hù)財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與程序設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí) 操作員系統(tǒng)日常運(yùn)行、打印輸出、簡(jiǎn)單的故障排除、數(shù)據(jù)錄入財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)使用、漢字輸入技術(shù) 數(shù)據(jù)錄入員錄入數(shù)據(jù)財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)根底 系統(tǒng)管理員參與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)運(yùn)行管理財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)處理知識(shí)、工程管理 三、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化 (一)會(huì)計(jì)核算步驟和流程的標(biāo)準(zhǔn)化。 是指會(huì)計(jì)部門(mén)各崗位之間的處理步驟、先后次序、數(shù)據(jù)和信息的傳遞流程，都要進(jìn)行合理的組織和統(tǒng)籌安排，使各項(xiàng)核算和管理工作有條不紊的進(jìn)行。 〔二〕會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)編碼的標(biāo)準(zhǔn)化。 會(huì)計(jì)科目及其編碼的設(shè)置要求是：①符合會(huì)計(jì)制度的要求；②

8、滿(mǎn)足核算的要求；③滿(mǎn)足報(bào)表數(shù)據(jù)生成的要求，報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)能從賬上自動(dòng)生成，報(bào)表上的各個(gè)要素應(yīng)能在各級(jí)科目中找到；④滿(mǎn)足管理的要求，應(yīng)根據(jù)管理的需要來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，使他們具有一定的規(guī)律以便查找和技藝；⑤符合軟件的要求；⑥可擴(kuò)展性，會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建帳實(shí)現(xiàn)，而重新建帳將喪失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能到達(dá)的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，以二級(jí)明細(xì)科目為例，總帳科目為其上級(jí)科目，銀行存款、應(yīng)收帳款

9、、銷(xiāo)售收入、管理費(fèi)用等總帳科目都有二級(jí)明細(xì)科目，銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及帳號(hào)為明細(xì)科目，少那么二三個(gè)，多那么二三十個(gè)，銷(xiāo)售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿(mǎn)足以后添加同級(jí)科目的需求，而應(yīng)收帳款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少那么幾十個(gè)，多那么成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他總帳科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾

10、。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目。 會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字0~9編制，采用層次碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。 科目代碼是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的依據(jù)，因此必須嚴(yán)格按該軟件的編碼規(guī)那么來(lái)設(shè)置，并且必須保證每一科目及其代碼的唯一性；每一科目必須按其級(jí)次的先后順序建立。設(shè)置好的科目及其編碼應(yīng)打印成一覽表輸出，以供有關(guān)人員隨時(shí)查閱。 其他如部門(mén)、職工、材料、固定資產(chǎn)、產(chǎn)品、往來(lái)單位等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，因?yàn)樗鼈冊(cè)谟?jì)

11、算機(jī)處理時(shí)將最為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，必須根據(jù)會(huì)計(jì)軟件的要求合理確定其編碼體系〔級(jí)次、每級(jí)位數(shù)、每位代碼的意義、允許使用的字符等〕和編碼方法，這是將來(lái)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的根底。 四、準(zhǔn)備會(huì)計(jì)初始資料 〔一〕清理帳目 在系統(tǒng)使用之前，要做到賬賬相符、賬實(shí)相符、賬證相符和賬表相符。要搞好往來(lái)賬和銀行存款的清理，查清呆賬、長(zhǎng)期拖欠及未達(dá)賬項(xiàng)的原因并按規(guī)定報(bào)批處理；查清查實(shí)貨幣資金實(shí)存數(shù)額；清點(diǎn)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資，核實(shí)各賬目期初余額，以保證系統(tǒng)各賬目初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 〔二〕準(zhǔn)備核算初始數(shù)據(jù) 1．準(zhǔn)備科目余額。會(huì)計(jì)核算中，不同會(huì)計(jì)期間的銜接是通過(guò)科目余額實(shí)現(xiàn)的，企業(yè)由手工處理方式向電算化處理方式的轉(zhuǎn)換也是通過(guò)科目余額銜接的。這里的科目余額，是指各個(gè)科目在開(kāi)始使用賬務(wù)處理軟件時(shí)的本年年初余額，假設(shè)開(kāi)始使用軟件時(shí)間不是年初，還需準(zhǔn)備從本年年初至開(kāi)始使用前各月各科目的借貸方發(fā)生額。 2．準(zhǔn)備各賬戶(hù)的未達(dá)賬項(xiàng)。主要包括：銀行日記賬的未達(dá)賬項(xiàng)、銀行對(duì)賬單的未達(dá)賬項(xiàng)、各往來(lái)賬的未達(dá)賬項(xiàng)等。