如何提升公文寫作能力 講課稿今天，局里安排我跟大家談?wù)勅绾翁岣吖膶懽髂芰退剑f實話，在局里工作了幾十年，一直同公文打交道，也寫了幾十年的公文，但總體感覺至今公文水平還是沒有過關(guān)。所以，在這里只能說同大家在一起談?wù)勛约旱捏w會，共同探討這個機關(guān)工作人員繞不開的話題。公文寫作，在行政管理學(xué)方面它應(yīng)該就是一門專業(yè)功課，內(nèi)容非常多，短短幾十分鐘是不可能解決問題的。從哪里入手，同大家談些什么呢？這讓我想起幾年前的一件事。我的一位在北大光華學(xué)院上EMBA班的一位朋友告訴我，他們邀請到一位中國知名攝影家叫張超英的，要給他們班開一堂攝影講座，他知道我喜歡攝影，約我也去聽一聽，我當(dāng)然求之不得，于是就興沖沖去了。我一直沒有機會接受過正規(guī)的攝影培訓(xùn)，心想?yún)⒓舆@樣高水平的講座一定能提升我的攝影水平。在我的想像中，他是幫學(xué)員解決如何掌握光圈、速度、白平衡、感光度、構(gòu)圖等等這類基本的技術(shù)性問題的。只要懂得了攝影技術(shù)，就能出好片、大片。但這堂課似乎讓我很失望，這位大師壓根兒就不講這些，而是談攝影的思想，攝影的態(tài)度，攝影人的素養(yǎng)和眼光。他拿出一大疊自己在世界各地的攝影作品，給我們分享他在拍攝這些照片時是怎樣想的，為什么這樣拍，他的成功與失敗，卻很少談具體的拍攝技巧。他說現(xiàn)在的相機智能化程度已非常高了，那些光圈、速度之類純技術(shù)的東西好掌握，你把相機說明書多讀幾遍，然后在拍攝中多試試就解決了。最關(guān)鍵的問題還是攝影人的修養(yǎng)、思維和眼力。當(dāng)時我不以為然，后來才發(fā)現(xiàn)他的說法的確很有道理。受他啟示，今天我想從這么三個方面同大家作些交流。第一個問題，對公文寫作的認(rèn)識。關(guān)于公文寫作的重要性，教科書說的很多，這里我就不累述了，我想說的是任何機關(guān)單位都離不開公文。既然如此，那么我們作為從事機關(guān)工作的公務(wù)人員來講，就不可避免地要同公文打交道，不僅要懂得公文處理，還要會起草和使用公文。因為沒有一個單位是啞巴機關(guān)，不需要你說話，與人溝通，也沒有一個單位是不需要文字材料的。所以我們常說，公文寫作是機關(guān)工作人員的基本功，與口頭表達能力一樣，是機關(guān)工作人員必須具備的基本功之一。為什么說這叫基本功，基本就是起碼。如果缺少這兩項起碼的能力，是很難履行好自己的崗位職責(zé)和任務(wù)的，至少會影響工作的質(zhì)量和效率。所以， 我認(rèn)為公文既是單位的公事，又同我們每個公務(wù)人員都有著不可分割的關(guān)系。從目前的情況看，公文寫作是機關(guān)普遍存在的一塊短板，這一點從公務(wù)員招錄就有所反映。我發(fā)現(xiàn)近年來從省到市、縣，許多單位在招錄公務(wù)員中都有一個條件，就是需要具備綜合性文字材料寫作能力，有的除了筆試、面試，還需要考生提交自己發(fā)表或采用的，能體現(xiàn)寫作水平的文字材料，作為錄用考核參考。這說明了兩個問題，一是機關(guān)公文寫作人才嚴(yán)重奇缺，二是進機關(guān)需要一定的文字功底。據(jù)我對局館的觀察了解，客觀地說，在公文寫作上同樣存在這樣的問題。一個是不愿動筆的人不少，二個是能夠?qū)懞玫娜瞬欢唷＝Y(jié)果往往是文字材料很難布置下去，影響工作效率。要么就是疲于應(yīng)付，敷衍了事，質(zhì)量不高。這不能不說是一個很大的缺憾。存在這些問題的原因，我認(rèn)為有這么幾個：一是認(rèn)識問題。許多同志對公文寫作重要性的認(rèn)識不夠，覺得公文姓公，是單位的事，自己把手頭具體事干好就行了，沒有把公文寫作能力的提升當(dāng)成機關(guān)工作人員的基本功來對待。反正也沒說誰的公文寫的好就能多拿一份工資和獎金，是一種無所謂的心理，更沒有能力恐慌的緊迫感。二是依賴心理。我不會寫，但單位總會有人寫。多一事不如少一事，不會寫反倒落得輕閑，就像會耕田的牛用的人就多，就會多付出辛勞?！拔也粫憽蓖蔀橛行┤送泼摴ぷ魅蝿?wù)的理由。三是怕苦怕累。公文寫作能力的提升，既是一個長期學(xué)習(xí)艱苦修煉的過程，又是一件苦活兒累活兒，往往為一篇材料食會不甘味，夜不成眠，攪盡腦汁，所以有的人不肯動那個腦筋。四是機制上問題。相當(dāng)一個時期，在機關(guān)選人進人把關(guān)上，沒有對公文寫作能力的要求。在用人上也缺乏對公文寫作同志的激勵傾斜，沒有調(diào)動大家的積極性。在日常對機關(guān)工作人員的繼續(xù)教育上，也引導(dǎo)不夠，培訓(xùn)不夠，很少組織這方面的業(yè)務(wù)訓(xùn)練活動。這些原因，在機關(guān)單位是普遍存在的。好在這種狀況正在好轉(zhuǎn)，一方面現(xiàn)在大家已普遍意識到了這個問題，在自覺提高自己的公文寫作水平。另一方面，一批年輕同志進入崗位，補充了新鮮血液，這是很有活力的新生力量，學(xué)歷高，基礎(chǔ)好，文字功底扎實，一定大有希望，大有可為。第二個問題，公文寫作能力是怎樣煉成的公文寫作既不容易，也不是高不可攀。說不容易，就是沒有堅持不懈的執(zhí)著追求，不下苦功夫，基本功不扎實，沒有一定的實踐積累，想寫好是不現(xiàn)實的，認(rèn)為公文寫作沒有什么道道，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)又非常發(fā)達，遇事找找“度娘”剪一剪、貼一貼就行了，這恰恰說明還沒有入門。說不是高不可攀，就是只要正確對待困難，不斷學(xué)習(xí)，勤學(xué)苦練，把功夫下到了，一定會有好成果，而且成果與下功夫的程度是成正比的。這個功夫應(yīng)該怎樣下呢？我覺得以下幾個方面很重要。一是要有積極的寫作態(tài)度。要想提高自己的公文寫作能力，首先還是一個態(tài)度問題。因為沒有積極的態(tài)度，其他就無從談起了。怎樣提高認(rèn)識端正態(tài)度呢？這得從公文寫作與你的關(guān)系來看。公文寫作，既姓“公”，是代表單位的公事，同時又是我們大家自己的事。我認(rèn)為扎實的公文寫作能力對我們至少有這么一些好處。第一，可以提高我們的工作質(zhì)量和效率。我們說文字表達能力是機關(guān)工作人員的基本功，是指我們每個人都繞不開它。最起碼你的工作計劃、工作總結(jié)得自己寫。我們說優(yōu)秀的職員要能獨當(dāng)一面，這個基本功就不具備，不說勝任，這個面也是當(dāng)不好的。如果我們每個同志都具備文字材料公文寫作能力，許多工作都不需要等和靠，不需要去求人說好話，自己動手就及時解決了。文字材料也不至于都壓在有數(shù)的幾位同志身上，大家分擔(dān)都會覺得輕松一些了。第二，可以提高我們的綜合素質(zhì)。文字功夫不簡單是把事情用書面語言表達出來，更多是一個人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。據(jù)我觀察，公文材料好的，他的邏輯思維也是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，條理是清楚的，語言表達也是準(zhǔn)確的。這是長期公文材料寫作訓(xùn)練的結(jié)果。比如許多有水平的領(lǐng)導(dǎo)即席講話，就能迅速理出腹稿，只需有幾個關(guān)鍵詞的提綱，就能展開一篇條理清晰的講稿?？梢赃@樣說，公文好的不一定就會當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)干部，但好的公文水平一定會你當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)提供幫助，打下堅實基礎(chǔ)。第三，有助于培養(yǎng)良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣。公文寫作的過程也是一個長期學(xué)習(xí)積累潛移默化的過程。為了寫好文字材料，我們會自覺地去關(guān)心關(guān)注一些問題，去留心一些好的文章，學(xué)習(xí)別人的文字表達方法和技巧，而不是熟視無睹，視而不見。處處留心皆學(xué)問，積累得多了水平自然也就提高了。人們說“腹有詩書氣自華”，你的底蘊厚實了，自然會多出幾分雅致的氣質(zhì)。你的材料寫得好，自信心隨之增加，你的材料在工作中發(fā)揮了作用，收到了效果，你會多出許多成就感。所以，我們要提高認(rèn)識，端正態(tài)度，把公文寫作當(dāng)作自己的事去做，而不是那些少數(shù)會寫材料的人的事。二是要善于學(xué)習(xí)。剛才我們談到，提升公文寫作水平是一個長期學(xué)習(xí)潛移默化的過程。那么應(yīng)該學(xué)些什么呢？我認(rèn)為：要學(xué)理論。理論涵蓋的東西太多，我覺得對于公文寫作來講重點是學(xué)點辯證法。學(xué)習(xí)辯證法不是背誦哲學(xué)教條，而是應(yīng)用它來認(rèn)識問題，分析問題，提出解決問題的辦法。辯證法揭示社會發(fā)展普遍規(guī)律，可以說無處不在。事物都是一分為二的，辯證法可以為我們提供辯證思維這個思想武器，客觀公正全面系統(tǒng)地看待事物，避免出現(xiàn)偏激和極端，化解處理矛盾和促進正反兩方面的轉(zhuǎn)化。比如我們說，“機遇與挑戰(zhàn)并存”，“只要精神不滑坡，辦法總比困難多”，等等，這些都是辯證思維。要學(xué)政治。機關(guān)公文總是同政治聯(lián)系在一起的，不學(xué)習(xí)政治，就會迷失和偏離方向，脫離環(huán)境。這個政治就是黨和國家的大政方針政策，就是新常態(tài)下的經(jīng)濟社會發(fā)展環(huán)境和要求。熟悉這些，我們寫公文才不至于跑偏，你的觀點、方法、措施，才不至于與國家的路線方針政策相悖。要學(xué)業(yè)務(wù)。這個業(yè)務(wù)就是你的崗位職責(zé)相關(guān)的東西，我們檔案部門的業(yè)務(wù)，就是檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)、現(xiàn)實情況、專業(yè)技能等等。不熟悉業(yè)務(wù)就講不清業(yè)務(wù)，就會說外行話，甚至鬧笑話。作為一個檔案人，你不僅要熟悉你手上的局部工作，還要了解局館內(nèi)部其它科室的工作，還有我們業(yè)務(wù)管理對象的情況等。特別是檔案工作屬于橫跨自然科學(xué)、社會科學(xué)、現(xiàn)代科技等多方面的邊緣學(xué)科，需要的知識面比較寬。要學(xué)公文寫作要求和邏輯修辭。這屬于公文寫作的方法技巧問題。公文種類很多，重點是掌握一些常用公文的寫作基本要求，這個等會兒再詳細說。還有就是要學(xué)習(xí)基本的語法和邏輯修辭。書面語言同口頭語言有很大區(qū)別，口頭表達更加隨意一些，只要把事情說清楚明白就行了，可以跳躍，可以承前省略，可以口語化，有隨意性。但書面語言就不一樣了，它講求文字規(guī)范、準(zhǔn)確，符合邏輯和語法修辭。幾年前中國檔案雜志社的一位編輯在同我溝通修改我的一篇稿子時指出，說我的文章內(nèi)容很好，但文字有些口語化，比如一些句子無主語問題，提出修改意見，讓我受益不淺。三是要有悟性。什么是悟性呢？佛家講禪悟，道家講悟道，這似乎是個玄而又玄的問題，其實不然。悟就是領(lǐng)悟，開悟，是一種打通靈魂障礙思想關(guān)節(jié)的開竅和通曉。簡單地說，就是善于舉一反三、由此及彼、由表及里，觸類旁通，融匯貫通。同樣的老師帶出不一樣的學(xué)生，除了勤奮以外，就看誰的悟性高了。寫作公文不是個人文學(xué)作品，需要領(lǐng)悟上級精神，領(lǐng)導(dǎo)意圖，需要通過對本職工作問題的收集梳理，分析歸納，悟出自己的思想火花真知灼見。這都需要積極的思維活動，用心去徹悟。對同一項工作，有的寫出來很有見地，被領(lǐng)導(dǎo)和上級部門肯定，有的則寫得平平淡淡，原因和差別很大程度就在于用心或沒有用心、用心悟到什么程度的差異。有了悟性，你才會擁有一雙洞察世事的慧眼。四是要反復(fù)實踐。“冰凍三尺非一日之寒”。公文寫作水平的提高，是一個艱苦漫長訓(xùn)練的過程。就像游泳不是單靠理論教出來的。只站在岸上背教條而不下水實踐訓(xùn)練，他是一輩子也浮不出水面的。只有堅持勤學(xué)苦練，用心寫作，多寫多改，在公文寫作能力方面才會有新的提高。勤學(xué)苦練要做到“四多”：多積累。一方面是知識積累，文章是客觀事物的反映，生活工作是文章寫作的源泉。文章內(nèi)容及其表達是與人的生活閱歷、工作經(jīng)歷、知識儲備分不開的，知識貧乏很難寫出好文章。書到用時方恨少，指的就是平時的積累不足。只有不斷拓展自己的知識面，建立良好的知識結(jié)構(gòu)，才能為自己提供足夠的能量。這個結(jié)構(gòu)包括外圍知識和專業(yè)知識。外圍知識可以開闊我們的眼界，專業(yè)知識可以提升我們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。另一方面是資料積累。平時注意收集相關(guān)資料信息，比如作讀書筆記，建卡片，收集占有各種相關(guān)基本數(shù)據(jù)，好的文章，好的角度，經(jīng)典的語言表達等等，手中有糧，心中不慌。我認(rèn)為平常公文寫作中要注意收集積累以下材料：基礎(chǔ)性材料，就是一些通用材料，如黨的建設(shè)、干部隊伍建設(shè)、階段政治學(xué)習(xí)材料和所在單位、部門的概況資料；政策材料，要注重認(rèn)真收閱上級的文件法規(guī)，特別是一些政策法規(guī)性強的文件；業(yè)務(wù)工作材料，注意積累本單位的基本情況統(tǒng)計數(shù)字，積累本單位、本行業(yè)的新提法、新成果、新動態(tài)資料；語言材料，公文語言講究莊重、樸實、明白、準(zhǔn)確和精煉，平時要注意閱讀和積累；公文格式的匯集與儲備，就是將上級部門發(fā)的不同類型、文種的代表性的文件收集，以供參考。多思考。每一件公文都有著它的主題，它的對象，就是說通過這篇文稿要傳達什么意圖，解決什么問題，是給誰看的。當(dāng)我們弄清楚這些之后，就是怎么寫的問題。我的體會是接到一個公文寫作任務(wù)，理清這些問題之后，就開始構(gòu)思，先理出一個清晰明白的寫作提綱，就象蓋房子一樣，先把大致的設(shè)計圖紙搞出來，這樣可以事半功倍。這個習(xí)慣是當(dāng)年徐峰同志當(dāng)局長我就養(yǎng)成的，每次我把提綱理好同她溝通匯報，準(zhǔn)備分哪幾部分來寫，每個部分準(zhǔn)備用哪些情況和數(shù)據(jù)，有的細化到一級標(biāo)題、二級標(biāo)題，達成一致意見后再開始動筆。我們掌握到的大量的材料，不是都可以用到文章中去的，選擇材料的過程，也是一個思考的過程。首先，要選擇對路有用的材料，對路就是符合黨的路線方針政策，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點、難點、疑點和焦點；有用就是要經(jīng)得起篩選，選跟得上形勢、適合口味的材料來寫。其次，要精選角度，從公文寫作上說，一個材料可以使用的角度很多，公文寫作就要根據(jù)寫作目的，選擇一個最佳角度表現(xiàn)出來，這個角度就是要符合領(lǐng)導(dǎo)要求與撰文目的。比如把寫成的工作信息、工作匯報報上級部門以后，改一下文體寫成新聞就可以投稿；寫了工作總結(jié)以后，可以修改寫成經(jīng)驗介紹，寫成工作通訊等；寫情況報告，可詳細梳理一下寫成調(diào)查報告等等。多動筆。沒有人天生就會寫材料，功夫是練出來的。文字材料是艱苦的腦力勞動，常常為一篇材料食不甘味，夜不能昧，有的同志不愿意做這項爬格子的工作。也有的認(rèn)為自己不是寫材料的料，寫不好，不敢動筆去承擔(dān)公文寫作的任務(wù)。其實，只要我們抓住一切給你寫東西的機會，長期堅持勤寫多練，并沒有那么高不可攀。一年不行，三年五載總會提高的。多修改。好文章是改出來的，改到你自己都改不動的時候，基本就是好文章了。修改的重點有以下幾個方面：一是看表達單位和領(lǐng)導(dǎo)意圖是否準(zhǔn)確全面，二是看是否符合政策法規(guī)，三是看材料選用的是否符合主題，四是看文種、體式及結(jié)構(gòu)是否規(guī)范、得當(dāng)。確定了以上幾點以后再推敲語言表達方面、遣詞造句方面的問題?？偲饋碚f，修改文章就是要顧及全文，從大處著眼，把思想內(nèi)容修改的完善妥貼，然后細處著手，圍繞內(nèi)容進行形式方面的精雕細刻。關(guān)于文稿的修改，我們要克服這么幾個問題。一個是自己不愿意改，怕麻煩，文章一出手就甩給領(lǐng)導(dǎo)，萬事大吉算交了差，行不行那是領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)的事了。其實這是一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。另一個是不愿意讓別人改，有怕丟丑心理和面子思想，好像別人改了你的文章，就是對你水平的貶低。還有一種就是領(lǐng)導(dǎo)和別人改了他的稿子，他從來不去對照檢查，去分析為什么要這樣改，改了以后有什么更好的效果。過去我有個習(xí)慣，就是領(lǐng)導(dǎo)改過的稿子，我會逐一對照，比較修改前后的變化，從中吸取營養(yǎng)。古人有一字之師，別人改你的稿子，就是你多了一個免費的老師，何樂而不為呢。第三個問題：如何駕馭幾種常用公文的寫作今天重點談?wù)勔韵聨追N常用公文的寫作。領(lǐng)導(dǎo)講話：領(lǐng)導(dǎo)講話在機關(guān)公文寫作中具有較高地位，一般來說，能勝任撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的人，他的公文寫作應(yīng)該具備比較扎實的公文寫作功底。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要有一個明確的主題，目標(biāo)要集中，高度要足夠，說理要透徹。要把握好上級精神和實際工作的結(jié)合點，分析形勢高屋見瓴，部署工作態(tài)度明朗，提出措施切實可行。對重點、難點、焦點問題要深入分析，充分論述。要充分換位思考，如：領(lǐng)導(dǎo)講話的對象是誰，想講些什么？應(yīng)該講些什么？希望通過這篇講話傳遞出那些信號？與會人員希望聽到什么，等等。與會人員對領(lǐng)導(dǎo)的講話通常都有具體期盼的，或是答疑解惑、或是肯定表揚、或是明確思路，行文中一定要有所體現(xiàn)才行。還要掌握領(lǐng)導(dǎo)本人的語言習(xí)慣，每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格和側(cè)重點，建議多看看領(lǐng)導(dǎo)以往的講話稿，從領(lǐng)導(dǎo)的角度提出意見和要求。還要注意領(lǐng)導(dǎo)人的講話個性特點，這樣領(lǐng)導(dǎo)念起稿子來朗朗上口，自然流暢。 還要有激情，要把領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)的專注，對社會的責(zé)任，對成功的期望和對前景的信心表達出來，使領(lǐng)導(dǎo)講話成為一種戰(zhàn)斗動員，引起與會者的熱烈響應(yīng)。工作報告：工作報告是比較難寫的，難的不是文字表達技巧，而是表達的全面性和準(zhǔn)確性。即對工作成績、工作部署的提法是否到位。這也是寫作中要注意的問題。工作報告的寫作，既要全面，又要有重點。要注意相關(guān)工作的協(xié)調(diào)與平衡問題。要有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新表達，不拘泥于傳統(tǒng)的老套路。對新提法要仔細推敲琢磨，經(jīng)得起各方的追問和實踐的檢驗。調(diào)研報告：調(diào)研報告是最能發(fā)揮寫作者才能的文體。調(diào)研的問題是為了工作，調(diào)查報告是為決策服務(wù)的。形勢在變，任務(wù)在變，辦法措施和要求也在變。怎樣變，就要調(diào)查研究來回答。因此，廣泛占有資料，深入進行分析研究，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，找出問題原因所在，提出對策措施，是調(diào)研報告的要點所在。調(diào)研報告要明確目的性，突出針對性，注重實效性，確保操作性。要拓寬思路，關(guān)注熱點、難點和焦點，剖解難題，避免事實的簡單羅列，而找不到事實背后的深層次原因和各事實之間內(nèi)存邏輯聯(lián)系。凡進入報告的事例，要具有典型性、代表性，有說服力。調(diào)研報告的核心在于提出對策措施，措施的關(guān)鍵在于有堅實的基礎(chǔ)和依據(jù)。總結(jié)報告：總結(jié)報告有年度、階段總結(jié)的和專項工作總結(jié)之分?？偨Y(jié)的目的是總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。既是對過去工作的留痕，又是為今后工作奠定基礎(chǔ)?？偨Y(jié)在我們每個人都會遇到，現(xiàn)在普遍性問題是把總結(jié)當(dāng)表功的工具，這就背離了總結(jié)的本意?？偨Y(jié)是要善于發(fā)掘亮點，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，以厲再戰(zhàn)。要定性與定量結(jié)合，用必要的數(shù)據(jù)和典型事例來說話。信息與簡報：這是機關(guān)內(nèi)部使用一種十分常見的文體。它的作用在于反映情況、交流信息、指導(dǎo)工作。信息的要求是及時、準(zhǔn)確、有效。實效性是它一的個顯著特點。信息寫作的要求是簡明扼要、突出重點、富有新意，核心是要有信息含量，這個含量就是別人不知道而且有價值的東西。會議紀(jì)要：會議紀(jì)要屬于記錄性文體。本身的寫作要求并不高。關(guān)鍵是真實、準(zhǔn)確、明白。時間、地點、參會人員、達成事項等基本要素，一樣都不能少。會議達成的統(tǒng)一意見是核心內(nèi)容，寫作時，認(rèn)識性文字要力求簡略，結(jié)論性文字應(yīng)力求明確。要表述明白，界定清晰，便于執(zhí)行。工作方案：工作方案往往是集體討論的產(chǎn)物，對寫作的要求不高，關(guān)鍵是全面、細致，合理可行。指導(dǎo)思想、目標(biāo)任務(wù)、工作機構(gòu)、經(jīng)費安排、實施步驟、責(zé)任對象、時間地點等各項要素要全。職責(zé)分工要明確，內(nèi)容要具體，步驟要合理。有些需要反復(fù)在心里進行過程模擬，這樣才能發(fā)現(xiàn)每個環(huán)節(jié)容易忽視的問題。公函：函是不相隸屬機關(guān)或者個人之間商洽工作、聯(lián)系事項、詢問和答復(fù)問題，或者向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用的一種公文。公函具有三個特點：溝通性。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。靈活性。一是行文關(guān)系靈活。它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，可以沒有文頭版，也不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。這里順便談?wù)劰珓?wù)文書的語言要求。公文雖以一般的語言規(guī)律為基礎(chǔ)，但由于公文的權(quán)威性以及政治性、實用性，也有自己的特點和要求。主要有以下四種：莊重平實。公文語言是非常注重莊重、平實的，這是它與文學(xué)寫作的根本性區(qū)別。因為公文是用以傳遞政令、指揮工作、溝通信息，完成公務(wù)一個重要工具和手段，具有較強的政策性和實用性，所以要求它的用語在簡明、準(zhǔn)確的前提下，務(wù)求莊重、平實。莊重，是指莊嚴(yán)鄭重，它是體現(xiàn)你的機構(gòu)單位處理公務(wù)中嚴(yán)正立場和莊重態(tài)度。不能花里胡哨輕佻，也不能含混不清模糊。平實，是指言之有物，言之成理，語言樸素?zé)o華，表意真真切切。要避免華麗辭藻的堆砌和濫用。生動活潑。公文用語在簡明、準(zhǔn)確、莊重、平實的前提下，要做到生動活潑，力求語言美，增強可讀性。語言美不是文學(xué)作品的專利。在有些人看來，只有文學(xué)寫作所使用的語言才有美可談，公文就是“板著面孔說話”，單調(diào)、枯燥、平淡，有骨頭沒肉干巴巴的，這種觀點是錯誤的。講究修辭。要使公文的語言表達準(zhǔn)確、鮮明、生動、形象，就必須講究修辭。公文用語講究修辭，是指根據(jù)公文表達的需要，選擇最恰當(dāng)?shù)恼Z言形式去表現(xiàn)所要表達的內(nèi)容，以增強語言表達的效果。比如我們常用的修辭類型和方式就有：比喻、排比、對偶、引用、反問、設(shè)問、反復(fù)、對比等等。力求規(guī)范。從某種角度看，規(guī)范也是藝術(shù)。因為公文是用于施政表達意志、傳達政令的，這一特殊性要求公文語言在使用上要符合規(guī)范。比如，要使用人民語言。簡單說，就是老百姓能看得懂的語言，不能生澀拗口。再一個是慎用網(wǎng)絡(luò)語言和社會流行語。第三是不要用浮夸的言辭，要實事求是。第四盡力避免枯燥乏味的空話、套話，做到語言實在。以上是自己的一些心得，難免失之膚淺和偏頗，錯誤之處，敬請大家批評指正。謝謝大家！