黑龍江省億發(fā)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司 合同管理制度合同管理制度編號(hào)：YFZD-03-V1.0版第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司的合同行為，加強(qiáng)合同管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本制度。第二章 合同管理原則第二條 合同的訂立和履行須符合合同法的規(guī)定。第三條 應(yīng)該遵循“事前簽訂”原則，即合同必須在業(yè)務(wù)發(fā)生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開(kāi)始履行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。第四條 合作方必須具有執(zhí)行合同的相應(yīng)資質(zhì)和能力，能夠切實(shí)執(zhí)行合同及有足夠能力承擔(dān)違約責(zé)任。第五條 合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)圍繞項(xiàng)目成本進(jìn)行運(yùn)作。第三章 適用范圍及主辦和執(zhí)行部門(mén)第六條 本制度所適用的合同、主辦部門(mén)和執(zhí)行部門(mén)規(guī)定如下：6.1 工程合同是指甲方直接發(fā)包工程項(xiàng)目而簽訂的合同，包括但不限于樁基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、區(qū)內(nèi)市政配套工程、園林環(huán)境工程、工程監(jiān)理等，也包括甲方直接供應(yīng)的材料、設(shè)備等所簽訂的合同，包括但不限于電梯、水泵、消防設(shè)備、內(nèi)外墻裝飾材料等。其主辦部門(mén)為經(jīng)濟(jì)部，執(zhí)行部門(mén)為工程管理部；6.2 勘察及委托圖紙?jiān)O(shè)計(jì)任務(wù)而簽訂的設(shè)計(jì)合同，其主辦部門(mén)和執(zhí)行部門(mén)均為技術(shù)管理部；6.3 其它合同主辦部門(mén)和執(zhí)行部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容歸屬部門(mén)予以明確。第四章 職責(zé)第七條 合同主辦部門(mén)職責(zé)7.1 負(fù)責(zé)組織編制項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表和項(xiàng)目近期發(fā)包計(jì)劃表；7.2 負(fù)責(zé)擬定主辦合同的合同范本；7.3 負(fù)責(zé)起草合同文本，其它部門(mén)配合。工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)提供工程合同的有關(guān)施工、質(zhì)量、驗(yàn)收各進(jìn)度等要求，技術(shù)部負(fù)責(zé)提供工程合同有關(guān)設(shè)計(jì)方面的要求；7.4 負(fù)責(zé)組織合同的審核會(huì)簽；7.5 負(fù)責(zé)填報(bào)主辦合同的相關(guān)信息；7.6 參與審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；7.7 負(fù)責(zé)建立各自業(yè)務(wù)合同臺(tái)帳，并根據(jù)合同簽訂與執(zhí)行情況及時(shí)更新；7.8 負(fù)責(zé)合作方違約責(zé)任的追究工作，并最大限度地保護(hù)我方利益；第八條 執(zhí)行部門(mén)職責(zé)8.1 參與合同訂立的全過(guò)程；8.2 負(fù)責(zé)熟悉合同條款并按合同條款執(zhí)行；8.3 負(fù)責(zé)合同進(jìn)度的把控、竣工結(jié)算資料的收集、審核和工程款項(xiàng)支付申請(qǐng)；第九條 經(jīng)濟(jì)部職責(zé)9.1 承擔(dān)經(jīng)濟(jì)部主辦合同的全部職責(zé)；9.2 負(fù)責(zé)成本科目所屬合同的合同編號(hào)、合同信息的報(bào)備及歸檔整理工作；9.3 負(fù)責(zé)合同的報(bào)備工作；第十條 財(cái)務(wù)部職責(zé)10.1 參與對(duì)合同價(jià)款、付款條件、違約責(zé)任等條款的審核；10.2 參與審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；10.3 參與供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)；第十一條 行政人事部職責(zé)11.1 負(fù)責(zé)合同用章的管理工作；11.2 負(fù)責(zé)合同正本的歸檔保存；11.3 協(xié)助合同主辦部門(mén)處理合同糾紛事宜；第十二條 項(xiàng)目總經(jīng)理職責(zé)12.1 負(fù)責(zé)落實(shí)有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；12.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督合同談判、審核、批準(zhǔn)、簽訂和履行工作；12.3 負(fù)責(zé)審核并簽署授權(quán)范圍內(nèi)的合同；第十三條 常務(wù)副總經(jīng)理職責(zé)13.1 負(fù)責(zé)落實(shí)有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；13.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督合同談判、審核、批準(zhǔn)、簽訂和履行工作；13.3 負(fù)責(zé)審批并簽署授權(quán)范圍內(nèi)的合同；第十四條 總經(jīng)理職責(zé)14.1 負(fù)責(zé)制訂與合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的管理制度；14.2 負(fù)責(zé)合同的審批工作。第十五條 董事長(zhǎng)職責(zé)15.1 負(fù)責(zé)制訂與合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的管理制度；15.2 負(fù)責(zé)合同的審批工作。第十六條 合同的形成16.1 直接發(fā)包類合同是指由于政府或行業(yè)壟斷原因而形成的行政性收費(fèi)合同，或土地購(gòu)置合同；或者情況緊急時(shí)直接授予的各類合同。此類合同如果由于各種原因，沒(méi)有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主辦部門(mén)在準(zhǔn)備待簽合同文本時(shí)必須附上政府或行業(yè)的收費(fèi)文件，并就付款部門(mén)全稱、收費(fèi)名目、計(jì)算方式、付款方式、洽談經(jīng)過(guò)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。16.2 議標(biāo)類合同是指通過(guò)議標(biāo)流程而形成的合同，合同主辦部門(mén)根據(jù)議標(biāo)過(guò)程形成的記錄匯總擬定待簽合同文本。16.3 招標(biāo)類合同是指通過(guò)招標(biāo)流程而形成的合同，合同主辦部門(mén)在確認(rèn)發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)后，根據(jù)所有的考察、資格審查、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)資料，以及招標(biāo)文件所附合同文本和相關(guān)部門(mén)提供的合同內(nèi)容，匯總擬定待簽合同文本。第十七條 合同中必須明確合同范圍、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同金額及組成、合同履行日期、付款方式、結(jié)算原則及方式、雙方或三方權(quán)責(zé)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式及工程保修辦法等事項(xiàng)。第十八條 形成待簽合同文本：經(jīng)對(duì)方確認(rèn)和公司內(nèi)部審查后形成待簽的合同正本；裝訂完成的合同文本一般由對(duì)方單位先行簽字，并加蓋其單位的合同專用章及騎縫章，合作方加蓋的合同專用章應(yīng)清晰可辨認(rèn)。合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)檢查合作方的簽字蓋章是否符合要求。第十九條 填寫(xiě)合同審批表：合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織填寫(xiě)合同審批表，合同主辦人應(yīng)填寫(xiě)表格當(dāng)中合同名稱、建設(shè)方、合作方、合同金額以及簡(jiǎn)要填寫(xiě)合同簽訂重點(diǎn)內(nèi)容，是否招投標(biāo)等基本情況；先在合同主辦部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)，并負(fù)責(zé)組織按順序報(bào)各級(jí)主管人員審核合同文本，認(rèn)真回答各級(jí)主管人員提出的有關(guān)合同的相關(guān)問(wèn)題并確保各級(jí)簽署意見(jiàn)得到落實(shí)。在合同文本審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，如各審批部門(mén)提出修改意見(jiàn)，合同主辦部門(mén)應(yīng)結(jié)合審核意見(jiàn)，及時(shí)將合同正本修正完畢，重新執(zhí)行合同審批流程。第二十條 授權(quán)簽字：完成審批程序后的合同，在授權(quán)范圍內(nèi)，由總經(jīng)理簽字。第二十一條 合同蓋章：行政人事部應(yīng)對(duì)合同文本、合同簽訂審批單簽字的完整性進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)后方可加蓋合同專用章，合同文本在兩頁(yè)或兩頁(yè)以上時(shí)應(yīng)加蓋騎縫章，用章完畢后及時(shí)做好相應(yīng)用章登記。第二十二條 合同編號(hào)：合同簽訂后，由行政人事部按本規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。22.1 主合同編號(hào)規(guī)則如下：黑億房合字（ ）總第( )號(hào)（ ）分( )號(hào)。如：黑億房合字（2009）總第(010 )號(hào)（經(jīng)）分( 002 )號(hào)。1 第一組括號(hào)為合同簽訂年度，如2009年；第三組括號(hào)為部門(mén)名稱代碼，“經(jīng)”字代表經(jīng)濟(jì)部；“前”字代表前期部，“技”字代表技術(shù)部；“營(yíng)”字代表銷售部。2 第二組、第四組三位數(shù)字為流水號(hào)。該流水號(hào)分別從001開(kāi)始編號(hào)。第二十三條 合同的備案：經(jīng)簽字蓋章成立后的合同需由行政人事部按要求統(tǒng)一備案。第五章 合同履行第二十四條 合同在簽訂之后，根據(jù)工作需要，主辦部門(mén)可以發(fā)起組織合同交底會(huì)，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)參加會(huì)議，由合同主辦部門(mén)講解合同的起止時(shí)間、合同范圍、質(zhì)量要求、金額、付款方式、雙方的權(quán)利義務(wù)及各部門(mén)配合中應(yīng)注意的問(wèn)題等。合同交底會(huì)必須形成會(huì)議紀(jì)要備查。第二十五條 合同生效后，合同的主辦部門(mén)和執(zhí)行部門(mén)必須指定經(jīng)辦人監(jiān)督合同雙方的履約情況，并及時(shí)更新合同臺(tái)賬，并按合同約定落實(shí)雙方的權(quán)利和義務(wù)。更新后的合同臺(tái)賬及時(shí)報(bào)經(jīng)濟(jì)部匯總。第二十六條 執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)把控合同進(jìn)度、竣工結(jié)算資料的收集審核和款項(xiàng)支付申請(qǐng)。第二十七條 在合同履行過(guò)程中，一旦出現(xiàn)合同對(duì)方違約的情況，合同主辦部門(mén)和執(zhí)行部門(mén)必須保留和收集有關(guān)證據(jù)，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。第六章 合同變更和解除第二十八條 如因情況發(fā)生變化，需要對(duì)合同進(jìn)行變更或解除時(shí)，主辦部門(mén)應(yīng)立即請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由其會(huì)同其它業(yè)務(wù)部門(mén)共同研討變更的風(fēng)險(xiǎn)和處理的方法，并與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商。最終按照原合同審批程序訂立補(bǔ)充合同或解除合同。第二十九條 合同主辦部門(mén)、執(zhí)行部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同變更或解除過(guò)程中的有關(guān)事實(shí)進(jìn)行證據(jù)收集，為通過(guò)仲裁、訴訟解決爭(zhēng)議做好準(zhǔn)備。第七章 合同終止第三十條 合同履行完畢或合同解除，合同即終止，合同執(zhí)行部門(mén)在上報(bào)最后一筆結(jié)算款時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)方可辦理項(xiàng)目結(jié)算。第八章 合同糾紛的處理第三十一條 合同糾紛由合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理。主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)在3日內(nèi)將糾紛情況上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。第三十二條 處理合同糾紛應(yīng)遵循以下原則：32.1 尊重客觀事實(shí)，遵守法律法規(guī)，信守合同約定。32.2 以協(xié)商為基本途徑。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)通過(guò)仲裁或者訴訟程序處理。第三十三條 合同糾紛如在仲裁、訴訟中采用和解或調(diào)解方式解決，簽訂和解協(xié)議或調(diào)解協(xié)議應(yīng)按合同簽訂審批程序及權(quán)限辦理審批手續(xù)。第三十四條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢后，合同主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，并將有關(guān)資料匯總后歸檔備查。第九章 合同檔案管理第三十五條 合同履行過(guò)程中的所有書(shū)面材料（包括往來(lái)信函、證據(jù)等）其原件，應(yīng)由主辦部門(mén)存檔。合同資料至少一式叁份，財(cái)務(wù)部、行政人事部及合同主辦部門(mén)各一份。第三十六條 項(xiàng)目竣工入住并結(jié)算完畢后3個(gè)月內(nèi)將全部存檔資料轉(zhuǎn)至行政人事部存檔，其它保管、保密、銷毀等具體規(guī)定按照檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。第十章 特急情況第三十七條 特急情況是指在合同的簽訂過(guò)程由于各種特殊情況不能按以上正常流程完成審批，合同主辦部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)須在第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理，經(jīng)同意后方可執(zhí)行。但必須在3日內(nèi)補(bǔ)簽全部手續(xù)，同時(shí)合同主辦部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)必須詳細(xì)說(shuō)明相關(guān)情況。第十一章 附則第三十八條 本制度由經(jīng)濟(jì)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第三十九條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。第十二章 相關(guān)表單YFZD-03-01 合同審批表YFZD-03-02 合同臺(tái)賬及付款臺(tái)賬YFZD-03-03 項(xiàng)目合約總體計(jì)劃表YFZD-03-04 項(xiàng)目近期發(fā)包計(jì)劃表黑龍江省億發(fā)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司 合同會(huì)審單黑億房合字2009總第( )號(hào)（ ）分( )號(hào) 合同名稱合同對(duì)方計(jì)劃簽訂時(shí)間年 月 日 附件后附合同文本企業(yè)/產(chǎn)品相關(guān)材料合同金額主要內(nèi)容會(huì)簽部門(mén)意見(jiàn)前期部 年 月 日 律 師：年 月 日 工程部 年 月 日技術(shù)部年 月 日經(jīng)濟(jì)部年 月 日財(cái)務(wù)部年 月 日項(xiàng)目總經(jīng)理： 年 月 日常務(wù)副總： 年 月 日財(cái)務(wù)總監(jiān)： 年 月 日總 經(jīng) 理：年 月 日董 事 長(zhǎng)： 年 月 日經(jīng)辦人：共8頁(yè) 第8頁(yè)