會計(jì)檔案的整理與歸檔操作方法一、 會計(jì)檔案會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)檔案的重要組成部分，是記錄和反映各企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。所謂會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各企業(yè)必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)把會計(jì)檔案保管好。會計(jì)檔案的內(nèi)容主要是指會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會計(jì)核算的專業(yè)資料。會計(jì)檔案資料當(dāng)初產(chǎn)生的直接目的和主要原因，不是為了供人查閱而專門形成的，而是作為一種核算手段，為了處理某種會計(jì)事項(xiàng)的需要，在會計(jì)活動中形成的，由于其中某些資料具有保留價(jià)值，因而進(jìn)行系統(tǒng)地整理，形成了會計(jì)檔案。因此，一般地說，與會計(jì)核算無關(guān)的其他資料不是會計(jì)檔案。作為會計(jì)信息主要載體的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等，不是隨意留存下來而成為會計(jì)檔案的，而是按照一定程序和方法集中保存起來，才能成為會計(jì)檔案。如果組成會計(jì)檔案的各種會計(jì)資料未經(jīng)整理、隨意組合或任意堆放、保存，就不能稱為會計(jì)檔案。二、會計(jì)檔案的整理、立卷為了更好地發(fā)揮會計(jì)檔案的作用，必須對會計(jì)檔案進(jìn)行挑選、整理、分門別類，按序存放，集中保管。整理會計(jì)檔案是整個(gè)會計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計(jì)檔案的前提，會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員必須認(rèn)真對待，努力做好。應(yīng)當(dāng)注意，不同保管期限以及規(guī)定必須另行組卷的會計(jì)資料，應(yīng)分別裝訂立卷。由于各類會計(jì)檔案保管的期限不盡一致，要對會計(jì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類，達(dá)到便于查找和調(diào)閱，也有利于各種會計(jì)檔案的分類和定期銷毀。下面按會計(jì)檔案的類別，分別敘述一下整理、歸檔的有關(guān)內(nèi)容。（一）、會計(jì)檔案的整理、立卷的總體要求會計(jì)憑證類包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證，它是會計(jì)檔案的重要組成部分。會計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固、妥善保管，便于查閱。憑證以冊為保管單位，每月裝訂一冊或數(shù)冊。1、會計(jì)檔案整理、立卷使用的物品（1）、憑證封面憑證封面中各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引，不同的憑證封面有不同的內(nèi)容，表21是我們目前推薦使用的一種封面。表21：憑證封面記 賬 憑 證 封 面年 月份單位名稱冊 別本月份共 本 本冊第 本 保管期限 年憑 單 號 次自第 號至第 號止 共計(jì) 張憑證起訖日期自 年 月 日至 年 月 日止 備 注會計(jì)主管人員： 檢查復(fù)核人： 裝訂人：（2）、憑證封底 憑證封底也有很多種類，我們推薦使用的是具有封底功能又具有一定備考功能的封底。如表22格式的封底。表22：憑證封底復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄日 期記賬憑證號碼名稱理由經(jīng)辦人蓋章單位負(fù)責(zé)人蓋章是否歸還及其他（備注）年月日（3）、憑證包角憑證包角種類很多，規(guī)格也不一致，目前使用較多的是長條形粘貼性包角，但從牢固安全的角度，我們推薦使用表231（正面），表232（反面）格式的方形包角。表231：憑證包角（正面） 年 月 憑證號 冊 號 卷 號 表232：憑證包角（反面）（4）、三角襯墊 三角襯墊是指在原始憑證折疊、裝訂過程中，為避免厚薄不一，憑證裝訂部位過于薄，影響裝訂而使用的一種材料（用紙板制成），是一種新推薦使用的檔案材料（同表24）表24：三角襯墊（5）、憑證盒憑證盒是為了裝訂后的憑證不折角、不折邊，使憑證便于堆放整齊和尋找而使用的一種檔案材料（見表25）。 會計(jì)憑證 年 度 年 全宗號 目錄號 案卷號 表25：憑證盒會 計(jì) 憑 證 盒立檔單位： 憑證名稱：啟啟用日期： 年 月 日至 年 月 日冊 數(shù)：本月共： 冊 本盒是第 冊憑證號數(shù)：自 號至 號 保管期限 年財(cái)會主管 經(jīng)辦會計(jì)全宗號 目錄號 卷號2、會計(jì)憑證整理的程序及方法（1）、要把所有應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證的不同種類，按順序號逐張排放好；（2）、整理記賬憑證的附件（原始憑證或原始憑證匯總表），剔除附件中不屬于會計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料；整理中如果附件太大的，應(yīng)將原始憑證按記賬憑證的大小折疊好，并在右上角加粘上三角襯墊；原始憑證不整齊的應(yīng)進(jìn)行修剪；原始憑證太小的，應(yīng)使用原始憑證粘貼單進(jìn)行粘帖，并注意避開裝訂位。凡需要單獨(dú)保存的原始憑證，如需經(jīng)常查閱的工資單、獎金表，可單獨(dú)裝訂成冊；如領(lǐng)料單、發(fā)票、醫(yī)院轉(zhuǎn)來的賬單等，數(shù)量過多的，應(yīng)歸類匯總后單獨(dú)裝訂成冊，并填制一式兩份的匯總表，一份附在記賬憑證后，另一份裝訂在另行裝訂的原始憑證上面，匯總表上應(yīng)注明原始憑證的張數(shù)、冊號、記賬憑證所屬年月及號碼等內(nèi)容；某些重要的原始憑證如文件、表冊、契約、合同、存出保證金收據(jù)等，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)裝訂保管，并在有關(guān)的原始憑證和記賬憑證及封底上相互注明日期和編號，是文件的應(yīng)注明發(fā)文單位及文號，是合同的應(yīng)注明合同號碼及對方單位；（3）、清除釘書釘、曲別針等金屬物；（4）、按每本12cm的厚度分成若干本，分別加具封底、封面及包角；（5）、按包角所標(biāo)注的打孔處打孔，并進(jìn)行裝訂，粘貼。3、會計(jì)憑證的立卷（1）、要認(rèn)真填好憑證封面、封底，必須如實(shí)填寫，不得遺漏。封面上會計(jì)主管人員、檢查復(fù)核人員、裝訂人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封口，并由裝訂人員加蓋騎縫章；（2）、填寫好卷脊上的項(xiàng)目。即年、月、憑證起訖號、冊號，憑證起訖號可以使用#120表示裝訂的是從第1號至第20號，冊號用“11”、“21”，“22”分別來代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按順序保存、查找，卷脊上的編號應(yīng)于封面上內(nèi)容一致；（3）、將裝訂好的憑證裝入憑證盒并填好盒面上的內(nèi)容（應(yīng)于封面上內(nèi)容一致），由專人負(fù)責(zé)保管。（4）、憑證冊平時(shí)按月份及冊號順序排列存放，卷號可以根據(jù)不同的情況在平時(shí)及時(shí)編號或待年末統(tǒng)一編號。（二）、會計(jì)賬簿的整理、立卷的總體要求會計(jì)賬簿類包括：總賬、各類明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿等。年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年，建立新賬后，一般都要進(jìn)行集中統(tǒng)一整理。賬簿即可以合并立卷，也可以分別各種賬冊各自立卷?；铐撌交蚩ㄆ降馁~頁，應(yīng)去掉空白頁，將已記賬的賬頁依次編號，立卷成冊。1、會計(jì)賬簿整理、立卷使用的物品（1）、卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄是用來登記本卷內(nèi)裝訂的資料大致內(nèi)容，以便作為事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)最基礎(chǔ)的索引。我們推薦使用表26格式的卷內(nèi)目錄。表26：卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄序號編制單位名 稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?（2）、備考表備考表是用來登記會計(jì)資料整理、立卷過程中發(fā)現(xiàn)的本卷內(nèi)存在的缺點(diǎn)和需要說明其他情況。我們推薦使用表27格式的備考表。表27：備考表備 考 表日期本 卷 內(nèi) 缺 點(diǎn) 及 其 他 情 況立卷人蓋章（3）、會計(jì)檔案案卷封面會計(jì)檔案案卷封面是用來裝訂會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料的一種檔案用品。我們推薦使用表28格式的案卷封面。表28會計(jì)檔案案卷封面自 年 月起至 年 月止 本卷內(nèi)共 頁 保管期限 年 年 度年 全宗號 目錄號 案卷號 全宗號目錄號案卷號會計(jì)檔案案卷封面 （4）、長形襯條長形襯條是在裝訂會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料時(shí)，由于厚度不夠，為保證會計(jì)檔案整齊、美觀而使用的一種檔案用品，我們推薦使用表29格式的長形襯條（用紙板作）。表29：長形襯條（5）、賬簿盒賬簿盒是在裝訂會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料后，為了裝訂后的資料不折角、折邊，使會計(jì)資料便于堆放整齊、美觀和尋找方便而使用的一種檔案材料。我們推薦使用表210格式的賬簿盒。自 年 月起至 年 月止 本卷共 頁 保管期限 年 度年 全宗號 目錄號 案卷號 2、會計(jì)賬簿整理的程序及方法（1）、將活頁賬、卡片賬去掉空白賬頁，按照會計(jì)科目的順序（會計(jì)科目編號順序，從小到大）排序，并按頁碼順序排好，再編統(tǒng)一歸檔順序號（總頁碼），并在賬簿前面加具會計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表后，再加上案卷封面，按每本（卷）12cm厚度裝訂成冊，但一般不宜將某一賬戶分冊裝訂，如遇厚度不夠的，則加墊長襯條；（2）、將訂本式賬簿的硬封面、封底打開，比照活頁賬的長度載下多余的硬封面、封底，在前面加具會計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，并在剩余的硬封面中間加墊長襯條后，再加上案卷封面，并裝訂成冊；（3）、將多余的案卷封面依賬頁長短向內(nèi)折疊。3、會計(jì)賬簿的立卷（1）、根據(jù)裝訂后的各種賬簿，分別填寫好啟用頁及會計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容；（2）、按各冊內(nèi)的內(nèi)容逐冊填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全，單位名稱、賬戶名稱都要寫全稱，不要只寫代號；“本卷頁數(shù)”要寫賬簿的有效頁數(shù)；保管期限要填寫國家統(tǒng)一規(guī)定的時(shí)間；（3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXX賬，以便保存，利用；（4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略；（5）、會計(jì)賬簿排列順序：按現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細(xì)賬、各種輔助賬及其他會計(jì)資料的順序進(jìn)行排序和編號。（三）、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理、立卷的總體要求財(cái)務(wù)報(bào)告是指月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告。包括：會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明以及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。平時(shí)月（季）度報(bào)表，由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)人保存，年終將全年會計(jì)報(bào)表由專人統(tǒng)一收集，按時(shí)間順序整理、裝訂成冊，并登記會計(jì)卷內(nèi)目錄（會計(jì)報(bào)表）及備考表，立卷歸檔。報(bào)表可分別按年度、季度、月度各自立卷，也可將季度、月度報(bào)表合并組卷。1、財(cái)務(wù)報(bào)告整理、立卷使用的物品財(cái)務(wù)報(bào)告整理、立卷使用的物品也有以下幾種：（1）、會計(jì)卷內(nèi)目錄（同表26）（2）、備考表（同表27）（3）、會計(jì)檔案案卷封面（同表28）（4）、長形襯條（同表29）（5）、報(bào)表盒（同表210）這幾種檔案用品的用途、使用方法同會計(jì)賬簿的整理、立卷的方法相一致。2、財(cái)務(wù)報(bào)告整理的程序及方法（1）、將平時(shí)由主管報(bào)表人負(fù)責(zé)保存的月（季）度報(bào)表由專人負(fù)責(zé)收集齊全、完整、不缺不漏；（2）、將年度決算（年報(bào)）連同附表、附注及文字說明取出；（3）、將年度、季報(bào)、月報(bào)以及所屬單位上報(bào)的報(bào)表分開組卷；（4）、在報(bào)表前面加具會計(jì)卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，再加上案卷封面后，按1cm2cm厚度裝訂成冊，如不夠厚的，則加墊長襯條，如太厚的，則分卷裝訂；（5）、將較大的報(bào)表依照封面的大小進(jìn)行折疊；（6）、將多余的封面，依報(bào)表長短向內(nèi)折疊。3、財(cái)務(wù)報(bào)告的立卷（1）、根據(jù)裝訂后的各種報(bào)表，分別填寫好會計(jì)卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。（2）、按各冊內(nèi)容逐冊填寫封面，封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。（3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXXX報(bào)表，以便保存、利用。（4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應(yīng)在盒外注明有關(guān)內(nèi)容，不可省略。（5）、會計(jì)報(bào)表排列順序：按年報(bào)、下屬單位上報(bào)年報(bào)、月（季）報(bào)、下屬單位上報(bào)月（季）報(bào)這一順序排列。（四）、其他會計(jì)檔案的整理、立卷其他會計(jì)檔案是指銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料和會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。一般地，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料是指除會計(jì)檔案管理辦法明確列入文書檔案以外的，與會計(jì)核算相關(guān)的會計(jì)核算資料。其他會計(jì)檔案的整理，可按不同的類別進(jìn)行，如銀行余額調(diào)節(jié)表一類，銀行對賬單一類。單位較小，這類資料數(shù)量較小的，也可以進(jìn)行合并裝訂，按先余額調(diào)節(jié)表后對賬單的順序排列，并要注意按不同的銀行、不同的賬號分開或先后裝訂。而會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊的整理最好一式兩份，一份由會計(jì)部門保管，另一份隨會計(jì)檔案移交給單位檔案部門保管。會計(jì)檔案移交清冊的格式見表211。會計(jì)檔案保管清冊的格式見表212，會計(jì)檔案銷毀清冊的格式見表213。對以下會計(jì)專業(yè)資料最好另行組卷：（1） 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；（2） 工資名冊；（3） 債權(quán)債務(wù)單據(jù)；（4） 交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)；（5） 有必要延長保管的其他會計(jì)資料。以上這些會計(jì)資料的裝訂用品及立卷辦法，可以參照會計(jì)賬簿，賬務(wù)報(bào)告的整理、歸檔辦法。表211會計(jì)檔案移交清冊編 號檔案種類名稱所屬年月數(shù)量檔案編號應(yīng)保管年限已保管年限保存起訖年月原經(jīng)辦人備注年份月份卷號冊數(shù)接收單位（部門）： 經(jīng)辦人： 移交日期：移交單位（部門）： 經(jīng)辦人： 監(jiān)交人：表212會計(jì)檔案保管清冊全宗號碼 全宗名稱 年案卷號案卷名稱起止日期卷內(nèi)張數(shù)憑單起止號裝訂人保管期限箱號格備注審核人： 填表人：表213會計(jì)檔案銷毀清冊批準(zhǔn)單位批準(zhǔn)文號編制單位 銷毀時(shí)間順序號銷毀檔案名稱本單位編制或其他單位編送卷號起止年月冊數(shù)份數(shù)編號共計(jì)頁數(shù)（張）應(yīng)保管年數(shù)已保管年數(shù)備注編制單位負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人員： 編制人員： 監(jiān)銷人員：（五）、各種檔案用品的使用及填制示例1、會計(jì)檔案封面的使用會計(jì)憑證封面如表21所示。具體填寫方法如下：（1）、封面先填上會計(jì)憑證所屬年、月，如二OO八年十二月；（2）、第一欄是單位名稱：填寫本單位的全稱；（3）、第二欄是冊別檔：如本單位十二月份有叁本憑證，本冊是第一本，則在“本月份共 本”處填上“叁”字樣，在“本冊第 本”處填上“壹”；同時(shí)在“保管期限 年”處填上“壹拾伍”，不要寫阿拉伯?dāng)?shù)字；（4）、第三欄是憑證號次欄：如本單位采用單一記賬憑證，第一本裝訂的憑證從1號至26號，則在“自第 號”處填上“零壹”字樣，至“第 號止”處填上“貳拾陸”，如憑證無分號的則在“共計(jì) 張”處填“貳拾陸”；如果其中有3張分號憑證，則在“共計(jì) 張”處填“貳拾玖”；（5）、第四欄是起訖日期欄：如本冊憑證是從12月1日12月8日，則應(yīng)在“自 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“一”在“至 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“八”字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字；（6）、第五欄是備注欄：如無特殊情況，備注欄可空著。如裝訂的憑證中有丟失、毀損或有重號、漏號的，則應(yīng)在備注欄中注明；（7）、最后在裝訂后由裝訂人簽章，檢查復(fù)核人員及會計(jì)主管人員分別在相關(guān)欄內(nèi)簽章，一般地這三欄應(yīng)分別指定人員擔(dān)任。填列后的憑證封面如表214 記 賬 憑 證 封 面二OO八年十二月份單位名稱公司冊 別本月份共叁本 本冊第壹本 保管期限：壹拾伍年憑 單 號 次自第 零壹 號至第貳拾陸號止 共計(jì)貳拾陸 張憑證起訖日期自二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日止備 注會計(jì)主管人員： 王五 檢查復(fù)核人：李四 裝訂人：張三2、會計(jì)憑證封底的使用會計(jì)憑證封底如表22如憑證裝訂正常，則不用填寫封底，如有復(fù)制、抽出或另行裝訂附件的，就要在封底上注明，并辦理有關(guān)手續(xù)，如領(lǐng)導(dǎo)簽字等；同時(shí)還應(yīng)在抽出的憑證上作好記載。例如：在裝訂2005年12月份憑證時(shí)，把發(fā)放工資的13號憑證的附件（4張工資單）抽出另行組卷，則除在記賬憑證上注明工資單另行裝訂，卷號XX號外，還應(yīng)在封底上注明有關(guān)內(nèi)容，則填列后的封底如表215。表215會計(jì)憑證封底復(fù)制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄日 期記賬憑證號碼名 稱理 由經(jīng)辦人簽章單位負(fù)責(zé)人簽章是否歸還及其他（備注）年月日20051282612月份工資單（4張）另行組成年度工資單卷張三王六3、會計(jì)憑證三角襯墊、包角的使用（1）、整理好記賬憑證及所附的原始憑證、如原始憑證太大的就需折疊，折疊后會造成左上角較薄，則可在左上角粘貼三角襯墊，使之與折疊后的原始憑證同一高度；然后再加具封底、封面；（2）、在左上角依邊對齊放好憑證包角（反面），按所示打孔的位置進(jìn)行打孔；（3）、裝訂時(shí)用雙孔引線法裝訂，注意拉緊裝訂線，裝訂后把線頭塞入孔中、壓平；（4）、然后依虛線折疊包角后，按包角紙與封面紙交匯點(diǎn)，剪去多余的方塊部分后，在剩余部分上涂上膠水，按先從前到后，后從左到右的次序折至反面進(jìn)行粘貼，粘貼后用夾子夾住，等稍干后再去掉夾子，加蓋騎縫章。（5）、寫卷脊內(nèi)容，按封面內(nèi)容摘錄至卷脊，填寫后的卷脊如表216表216 2005年 12月 憑證號#1-26 冊號 3-1 卷號 4、憑證盒的使用如為整齊起見使用憑證盒的，不論憑證封面上已填列有關(guān)內(nèi)容，但憑證盒上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略，具體填寫方法可參照憑證封面。填寫后的憑證盒如表217表217會 計(jì) 憑 證 盒 立檔單位：公司 憑證名稱：會計(jì)憑證啟用日期：二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日冊 數(shù)：本月共 叁 冊 本盒是第 壹 冊憑證號數(shù)：自 零一 號至 貳拾陸 號 保管期限 壹拾伍 年財(cái)會主管：王 五 經(jīng)辦會計(jì)：張 三全宗號 目錄號 卷號5、卷內(nèi)目錄的使用在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，要注意：（1）、順序號是指卷內(nèi)內(nèi)容的分類順序，例如賬簿要按賬戶順序排列，月報(bào)表要按月份順序排列；（2）、編制單位是指填寫編制單位的全稱，如“公司”；（3）、名稱是一個(gè)賬戶填一欄或一份報(bào)表填一欄。如月報(bào)表，則可填上“月度財(cái)務(wù)報(bào)告”，如年報(bào)（決算）報(bào)表，則填寫“年度財(cái)務(wù)報(bào)告”或“年度決算報(bào)告”。有的單位有下屬單位上報(bào)的報(bào)表，則應(yīng)單獨(dú)注出。填列后的卷內(nèi)目錄見表218表224。表218現(xiàn)金日記賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司現(xiàn)金日記賬2008.1-122009.1.121-100表219銀行存款日記賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司2表220總分類賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司總分類賬2008.1-122009.1.121-100表221各種明細(xì)分類賬卷內(nèi)目錄卷 內(nèi) 目 錄順序號編制單位名稱起訖年月立卷日期起止張?zhí)杺渥?公司其他貨幣資金明細(xì)分類賬2008.1-122009.1.121-22公司短期投資明細(xì)分類賬3公司應(yīng)收票據(jù)明細(xì)分類賬6、備考表的使用備考表必須使用，但其中內(nèi)容可以在歸檔時(shí)填列清楚，也可以在檔案鑒定時(shí)填列，一般地為明晰責(zé)任，及時(shí)明了地記載，備考表應(yīng)在裝訂完畢后填列為宜。如本卷內(nèi)無需要說明的問題，也應(yīng)在備考表中填明“本卷內(nèi)無需要說明的問題”，并要寫上立卷人姓名、立卷日期，以分清責(zé)任。填列后的備考表見表225。表225備 考 表日期本卷內(nèi)缺點(diǎn)及其他情況立卷人蓋章7、會計(jì)檔案案卷封面的使用1、會計(jì)檔案案卷封面在裝訂前先要按賬冊、報(bào)表的厚度（一般12cm）進(jìn)行折疊（一般印有折痕）。如賬簿太薄，可以加墊長襯條，達(dá)到至少1cm，但不應(yīng)超過2cm，如賬薄太厚，則分冊裝訂。裝訂時(shí)用三針引線法，然后在線頭處貼上封條紙，加蓋騎縫章。2、填寫案卷封面，封面如表28。封面上面第一檔是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如“公司”；封面中間是案卷標(biāo)題的名稱，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫。如是月度財(cái)務(wù)報(bào)表，可寫成二OO八年一月至十二月月度財(cái)務(wù)報(bào)告，如是總分類的案卷，可寫成二OO八年度總分類賬，如單位所有明細(xì)賬都裝訂在一起，則可以寫成二OO八度度各種明細(xì)分類賬封面的最后一欄要填寫好起止日期、張數(shù)、保管期限。如本卷內(nèi)資料是從2005年1月2005年12月，則應(yīng)在自年月處分別填上二OO八一至年月分別填上二OO八十二字樣，不要填寫阿拉伯?dāng)?shù)字。如本卷內(nèi)資料共有50張100頁，則應(yīng)在本卷內(nèi)共頁處填寫壹佰字樣。如本卷內(nèi)資料為現(xiàn)金日記賬，則應(yīng)在保管期限年欄中填寫貳拾伍字樣。卷脊的填寫。卷脊是為了歸檔后查找方便而填寫的，因而應(yīng)該簡潔明了。卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱，如月度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度決算報(bào)告、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、XX明細(xì)分類賬等；卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期，如二OO八等；卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號、目錄號、案卷號。書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。8、會計(jì)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒的使用會計(jì)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）盒是為了歸檔時(shí)整齊起見而使用的，不論盒內(nèi)賬簿（財(cái)務(wù)報(bào)告）的案卷封面上已填列有關(guān)內(nèi)容，但盒面上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略。盒面上第一欄是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如公司；第二欄是案卷標(biāo)題欄，要填寫會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等有效名稱；中間是案卷內(nèi)容，要概括全卷內(nèi)的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行填寫；盒面第四、五欄是起止日期、張數(shù)、保管期限欄。卷脊第一部分應(yīng)填寫案卷的名稱、卷脊第二部分年度欄應(yīng)填寫案卷所屬時(shí)期、卷脊第三部分應(yīng)填寫案卷的全宗號、目錄號、案卷號。書寫時(shí)要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。（六） 、會計(jì)檔案的分類、編號及排列方法會計(jì)檔案的分類和排列方法大致有三種：1、年度形式保管期限這一方法是先把一個(gè)年度形成的會計(jì)檔案分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料四大類，然后再把不同的保管期限的會計(jì)檔案分別組成保管單位。其排列方法是憑證賬簿報(bào)告其他。2、形式年度保管期限這一方法是先把會計(jì)檔案分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資歷料四大類，然后再在各種形式中分年度，再按不同保管期限進(jìn)行排列。編號采用代號法，如賬務(wù)報(bào)告為A，會計(jì)賬簿為B，會計(jì)憑證為C、其他會計(jì)資料為D；或財(cái)務(wù)報(bào)告為1，會計(jì)賬簿為2、會計(jì)憑證為3、其他會計(jì)資歷料為4，并按順序排列。 3、保管期限年度形式這一方法是先把會計(jì)檔案按不同的保管期限進(jìn)行分類，然后在同一保管期限的會計(jì)檔案中分年度排列、最后再按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料四大類分開。以上三種方法有各自的用途，也各有各的利弊。在單位初次整理會計(jì)檔案時(shí)，各企業(yè)可以根據(jù)各自的特點(diǎn)進(jìn)行選用，但方法一經(jīng)選用，一般不作變動。但在實(shí)際工作中，我們建議采用第一種分類排列方法，即按年度形式保管期限這一方法結(jié)合年度流水號進(jìn)行歸檔，在其中再按保管期限的長短順序排列編號。例如公司本部2005年共有會計(jì)憑證30卷，會計(jì)賬簿20卷，財(cái)務(wù)報(bào)告4卷，其他會計(jì)資料6卷。按順序會計(jì)憑證為130卷，從1月的第一卷至到12月份的最后一卷為三十卷；會計(jì)賬簿為3150卷，其中編號從現(xiàn)金日記賬開始即現(xiàn)金日記賬為31卷；財(cái)務(wù)報(bào)告為5154卷，其中年度財(cái)務(wù)報(bào)告為51卷；其他會計(jì)資料為5560卷。三、會計(jì)檔案的保管（一）、會計(jì)檔案管理人員素質(zhì)要求具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，良好的職業(yè)道德，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，能保守本單位和商業(yè)秘密，除法律規(guī)定和單位領(lǐng)導(dǎo)人同意外，不私自向外界提供或泄露單位的會計(jì)信息。（二）、會計(jì)檔案的歸檔會計(jì)檔案由單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷歸檔。以年度為單位整理會計(jì)檔案，在下一年度的第一季度內(nèi)完成整理歸檔工作。會計(jì)機(jī)構(gòu)在整理立卷歸檔過程中要及時(shí)編造保管清冊（見表2-12），將會計(jì)檔案的名稱、起止日期、卷內(nèi)張數(shù)、憑單起止號、裝訂人、保管期限等一一登記入冊，在登記時(shí)，要將不同名稱的會計(jì)檔案按卷填寫。（三）、會計(jì)檔案移交的辦理1、會計(jì)機(jī)構(gòu)對當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在年度終了后可保管1年。這樣，有利于會計(jì)機(jī)構(gòu)的日常工作，體現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計(jì)工作的連續(xù)性。保管期限的始算日期，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。2、會計(jì)機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案1年期滿后于次年1月1日前應(yīng)當(dāng)移交給單位的檔案管理部門，以便于單位檔案的集中管理，雙方不得拖延不交或推諉拒絕接收。3、會計(jì)機(jī)構(gòu)在向單位檔案部門移交會計(jì)檔案時(shí)要編寫會計(jì)檔案移交清冊，在會計(jì)檔案移交清冊中詳細(xì)登記所移交檔案的種類、名稱、所屬年月、卷號、冊數(shù)、檔案編號、應(yīng)保管年限、已保管年限、保存起訖年月、原經(jīng)手人等各項(xiàng)內(nèi)容，在登記時(shí)，要將不同名稱、種類、不同保管期限及不同經(jīng)手人的會計(jì)檔案分項(xiàng)填寫。檔案部門要根據(jù)移交清冊認(rèn)真核對清楚后，辦理移交手續(xù)。交接雙方和監(jiān)交人員在移交清冊上簽名、蓋章，這樣便于分清責(zé)任，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理。4、對沒有檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，并指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行會計(jì)檔案專門化管理，增加會計(jì)檔案管理工作的可操作性。在會計(jì)檔案正式移交檔案管理部門之前，在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)會計(jì)檔案管理工作屬會計(jì)崗位；會計(jì)檔案正式移交檔案管理部門后會計(jì)檔案管理工作，不屬于會計(jì)崗位。5、會計(jì)機(jī)構(gòu)保管會計(jì)檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。要充分體現(xiàn)內(nèi)部控制制度的要求，有利于會計(jì)檔案的安全和完整。（四）、會計(jì)檔案的拆封原則會計(jì)檔案能否拆封或在是什么情況下拆封，直接關(guān)系到會計(jì)檔案的安全和完整，是會計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。1、入檔后的單位會計(jì)檔案不得隨意拆封。這是對會計(jì)檔案拆封的原則性規(guī)定。2、個(gè)別情況下如保管期滿或單位變更時(shí)會計(jì)檔案中尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證等可以拆封重新整理，且按組成債權(quán)、債務(wù)余額的每一筆發(fā)生額抽取。3、在檔案進(jìn)行拆封時(shí)，保管會計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或保管人，應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和有關(guān)檔案的具體經(jīng)辦人共同辦理，不得私自拆封，更不得隨意撤換會計(jì)檔案內(nèi)的有關(guān)資料。（五）、會計(jì)檔案的借閱原則會計(jì)檔案借閱是會計(jì)檔案保管的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生的問題。1、各企業(yè)保存的會計(jì)檔案不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。2、遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)方需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)憑證或公檢法等監(jiān)察部門需要查閱與案件有關(guān)的會計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制原件。3、批準(zhǔn)后，會計(jì)檔案查詢或復(fù)制方在查閱或復(fù)制時(shí)，必須辦理登記手續(xù)。檔案室要詳細(xì)登記調(diào)閱、復(fù)制的會計(jì)檔案名稱，調(diào)閱日期，調(diào)閱人員姓名和工作部門，調(diào)閱理由，歸還日期等，以便備查。調(diào)閱會計(jì)檔案一般不得攜帶外出。四、單位變更的會計(jì)檔案管理（一）單位終止的會計(jì)檔案管理因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的單位，由于其法定地位消亡，包括會計(jì)檔案在內(nèi)的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)，一般由其主管單位或其財(cái)產(chǎn)所有者按照法定程序進(jìn)行處理。單位因撤消、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主觀部門或其財(cái)產(chǎn)所有者自行代管或委托當(dāng)?shù)貦n案管代為保管。（二）單位分立或業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出的會計(jì)檔案管理1、單位分立一般有兩種情形，一種是派生分立，即單位分立后原單位繼續(xù)存在，而其他部分分出設(shè)立一個(gè)或數(shù)個(gè)新單位；另一種是新設(shè)分立，即單位分立后原單位解散，分立出的各方分別設(shè)立新的單位。（1）、派生分立情形下，由于單位分立后原單位繼續(xù)獨(dú)立存在，會計(jì)檔案的保管條件不會因單位分立而發(fā)生變動，原單位的整個(gè)會計(jì)檔案由分立后繼續(xù)存在的原單位統(tǒng)一保管，其他方則具有查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案的權(quán)利。（2）、新設(shè)分立情形下，由于原單位不復(fù)存在，其會計(jì)檔案一時(shí)沒有可靠的歸屬地，應(yīng)由分立中的各方協(xié)商決定由其中的一方統(tǒng)一保管，或全部委托當(dāng)?shù)貦n案管進(jìn)行代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案?？傊瑹o論哪種情況下的分立，必須既能保證原單位會計(jì)檔案的安全和完整，又不會影響其他方的利用。五、會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案銷毀是會計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，必須嚴(yán)格規(guī)范有序進(jìn)行。（一）、基本銷毀程序單位對保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，一般需要履行以下程序：1、由單位檔案管理部門會同會計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)保管期以滿的會計(jì)檔案和單位讀這些檔案的利用要求，提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明所要銷毀會計(jì)檔案的名稱、編制單位、卷號、起止年月、冊數(shù)、份數(shù)、檔案編號、共計(jì)頁數(shù)、應(yīng)保管年限、已保管年限、銷毀時(shí)間、批準(zhǔn)單位、批準(zhǔn)文號、編制單位的內(nèi)容。2、單位檔案管理部門和會計(jì)機(jī)構(gòu)將編制號的會計(jì)檔案銷毀清冊和銷毀意見報(bào)本單位負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人對所要銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核后在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見。3、會計(jì)檔案銷毀前，需要指定的監(jiān)銷人按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列的內(nèi)容對所要銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，監(jiān)銷人員要認(rèn)真核查各項(xiàng)會計(jì)檔案是否已保管期滿，內(nèi)容和卷號是否相符，編號是否連續(xù)等。4、會計(jì)檔案銷毀時(shí)，監(jiān)銷人員根據(jù)不同情況由響應(yīng)的單位派出。對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；對于財(cái)政部門，則由同級審計(jì)部門派員監(jiān)銷。5、會計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。（二）、保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)會計(jì)檔案的處理在對保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行整理以備銷毀時(shí)，對于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)（如超過會計(jì)檔案保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購買憑證等）的原始憑證：1、此類憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到為了事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；2、在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中注明不予銷毀的原因和單獨(dú)立卷情況（包括存放地點(diǎn)、編號等）六、會計(jì)檔案的移交會計(jì)檔案交接是會計(jì)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，一般包括單位內(nèi)部會計(jì)檔案移交和單位之間的會計(jì)檔案移交。（一）、單位內(nèi)部會計(jì)檔案移交關(guān)于單位內(nèi)部會計(jì)檔案移交主要是指會計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接，也包括會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會計(jì)檔案的交接。1、會計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)間的交接在“會計(jì)檔案的保管”中已作了詳細(xì)、明確的規(guī)定，這里不再重述。2、會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部會計(jì)檔案的交接是指會計(jì)人員工作變動時(shí)對所經(jīng)營的會計(jì)檔案進(jìn)行的交接。在設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)的單位，則應(yīng)當(dāng)移交檔案機(jī)構(gòu)；對于一些小單位，由于大都沒有設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，一般地，會計(jì)檔案由會計(jì)人員自己保管，因而在會計(jì)人員調(diào)動時(shí)，便涉及會計(jì)檔案的移交問題，在移交時(shí)要避免以下幾種做法：首先，要避免只移交自己做的那部分，即移交清冊只填列本人新增（建立）的會計(jì)檔案部分，以前部分（前人移交的）不提及；其次，要避免不辦理移交，憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就接替會計(jì)工作，對以前會計(jì)人員所建的會計(jì)檔案不聞不問；要避免“新人不理舊賬”，即將會計(jì)檔案按年度或按經(jīng)管人一人一包、一年一包封包保存的方法。（二）、單位之間的會計(jì)檔案移交關(guān)于單位之間的會計(jì)檔案移交，規(guī)定如下：1、單位之間交接會計(jì)檔案，交接雙方必須履行交接手續(xù)，明確會計(jì)檔案移交責(zé)任；2、移交會計(jì)檔案前，移交方必須編制會計(jì)檔案移交清冊，注明應(yīng)當(dāng)移交會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管年限等內(nèi)容，以便于接受方在接受時(shí)的清點(diǎn)和移交工作的辦理。3、會計(jì)檔案交接時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)明確交接雙方的結(jié)交人即經(jīng)辦人員，并按照移交方編制的會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行清點(diǎn)移交；同時(shí)，為保證會計(jì)檔案移交工作的順利進(jìn)行，交接雙方的單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)監(jiān)交。4、會計(jì)檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊簽名和蓋章，證明移交工作結(jié)束，并對會計(jì)檔案的移交內(nèi)容和有關(guān)程序負(fù)責(zé)。