文件編號(hào)FB-HR-M-006版次0/A所屬部門人力資源部制度名稱文件管理制度頁 數(shù)2頁一、為使公司的各類文件制度更有效地落實(shí)執(zhí)行，使各項(xiàng)文件資料的管理統(tǒng)一化，制訂本文件管理制度。二、文件種類1. 內(nèi)部文件：管理制度、作業(yè)流程、工作職責(zé)、組織體系、各類通知通告等。2. 外部文件：政府法律法規(guī)文件、當(dāng)?shù)卣呐R時(shí)發(fā)文、其它相關(guān)聯(lián)公司來文來函。三、文件編號(hào)1. 公司名：FB2. 部門代碼：用兩個(gè)大寫英文字母表示（各部門代碼如下有所示）；部門英文名稱代碼總經(jīng)辦Jeneral managet officeJM營(yíng)運(yùn)部Operantion departmentOD管家部House keepingHK人力資源部HR&Administration DeptHR財(cái)務(wù)部Financial DeptFD后勤部Back of the houseBH工程部Maintenance departmentMD餐飲部Food and beverageFA營(yíng)銷部Sales and marking DeptSD樓面部Front of the houseFH前廳部Front office FO3. 文件類型代碼：用一個(gè)大寫英文字母表示；文件資料類型代碼文件資料類型代碼管理制度M通知通告等雜類文件N作業(yè)規(guī)范、表格T培訓(xùn)類文件P4. 文件編制時(shí)間的年、月：統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)0101；5. 文件的順序號(hào)：其它類文件以月為單位文件按01，制度類等以月為單位按001；舉例：制度類編號(hào)：FB-HR-M-006，表示前海灣人力資源部管理文件類第六份。通知通告等文本與作業(yè)規(guī)范、表格類編號(hào)：FB-HR-N-060916，表示前海灣人力資源部通告類文九月份第十六份。6. 制度類文件需注明版次：文件的版次用分?jǐn)?shù)表示，分子表示第幾次發(fā)行，分母表第幾版；分子用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0開始，分母用26個(gè)字母子表示。文件第一次發(fā)行版為A版，第二次發(fā)行為B版,依此類推.如:0/A表示A版第一次發(fā)行,1/A表示A版第一次改版發(fā)行,0/B表示,依此類推.四、文件格式1. 臺(tái)頭：對(duì)外文件采用有前海灣圖標(biāo)的臺(tái)頭，統(tǒng)一樣式，電話以部門專用電話為準(zhǔn)。2. 文件標(biāo)題：各種文件中，文件標(biāo)題均使用黑體小四號(hào)字，加粗。3. 正文字體：各級(jí)標(biāo)題均用序號(hào)區(qū)別。正文為宋體小四號(hào)字。段落首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。4. 行距與段落：文件全文行距設(shè)置為單倍行距。段落與段落間空一行。5. 頁面設(shè)置：頁邊距上/下設(shè)置為1厘米，左/右為2厘米。6. 頁眉頁腳：對(duì)內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左 “前海灣健康水會(huì)”，靠右 “XXXX管理文件FB-HRA-006”或“XXXX部XX（根據(jù)需要分類，如會(huì)議等）文件”，通知、通告類文件均需要編號(hào);頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號(hào)字，頁眉帶格式線。7. 通知、公告類及對(duì)外發(fā)文格式：使用有“前海灣健康水會(huì)”字樣的統(tǒng)一抬頭打印，標(biāo)題字體為黑體四號(hào)，正文及落款用四號(hào)宋體。（格式附后）五、文件的密級(jí):分絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。一類：絕密，只限承辦人；二類：機(jī)密，只限部門內(nèi)部；三類：秘密， 只限公司內(nèi)部。六、文件資料的急級(jí)：分加急、急、普通三級(jí)，按以下標(biāo)準(zhǔn)處理：一類：加急，限在半個(gè)工作日內(nèi)完成；二類：急，限在一個(gè)工作日內(nèi)完成；三類：普通，限在二個(gè)工作日內(nèi)完成；四類：特殊要求在其它欄中標(biāo)注。七、文件的發(fā)送與接收 1. 公司任何跨部門的內(nèi)部發(fā)文、需公告的發(fā)文及對(duì)外發(fā)文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，需由總經(jīng)理核準(zhǔn)后才可發(fā)文執(zhí)行。2. 屬公司制度規(guī)定、決定決議、作業(yè)流程、標(biāo)準(zhǔn)書或其它重要性文件資料，需發(fā)送公司各相關(guān)部門及分部，發(fā)送方要在發(fā)文審批表填寫好相關(guān)事項(xiàng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。文件的接收方要在發(fā)文/收文簽收表上核實(shí)簽收，抄送分部可電話確認(rèn)由主辦人代簽。此類文件需加蓋公司對(duì)內(nèi)公章或人力資源部章發(fā)送相關(guān)部門。3. 會(huì)議記錄或?qū)俟緝?nèi)部各部門之間的各類通知及公告欄各類通知，發(fā)文部門可不需填寫發(fā)文/收文簽收表，由收文方在原件背面上統(tǒng)一簽收。4. 各部門需在公司公告欄上張貼的公告通知類資料，原件由發(fā)文部門存檔，復(fù)印件由人力資源部統(tǒng)一張貼及收回。張貼時(shí)限統(tǒng)一為一周。5. 對(duì)外向政府部門發(fā)文由人力資源部發(fā)送。6. 文件接收指定接收人的由指定人員接收，若未指定的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收。相關(guān)要求：本制度的修改與解釋權(quán)歸人力資源部自本文生效日期起 原本 年 月 日起執(zhí)行之制度（編號(hào) ）同時(shí)作廢。制表人： 審核： 審批：生效日期： 年 月 日3